BASIC TRAINING BANQUET KNOWLEDGE
1. What’s Is Banquet
Banquet adalah salah satu depaertemet atau outlet yang ada disebuah hotel yang
melayani Segala macam kegiatan, seminar atau pesta.
2. Type of Event
- Meeting
- Seminar
- Gathering
- Wedding
- Ibadah
- Outside Catering
- Exhibition (Pameran)
3. Pakage
- Room rental Only
- CB only
- Lunch/dinner only
- Halfday Pakage (1X Cb + 1X Makan)
- Oneday Pakage (2X Cb + 1X Makan)
- Fullday pakage (2X Cb + 2X Makan)
- Fullboard Pakage (3X CB + 2X Makan + Kamar)
4. Name Of Meeting Room
- Convention Hall
- Hall A
- Hall B
- Hall C
- Meeting Room AB
- Meeting Room A
- Meeting Room B
- Meeting Room C
5. Style of Set – Up
- Theatre Style
- Class Style
- U – Shape style
- Hollow square
- Round Table style
- Board style
- Reception Syle
6. Meeting Room Capcitity
Double Hollow Round
Name Of Room Ukuran Theatre CLass U-shape
U-Shape square Table
Convention 45X 30X6 1620 774 - - - 720
Hall AB or BC 30X 30X6 1000 504 - - - 450
Hall A 15X 30X6 500 252 83 145 120 220
Hall B 15X 30X6 500 252 83 145 120 220
Hall C 15X 30X6 500 252 83 145 120 220
Meeting Room AB 16X6,45X3 128 48 41 49 54 70
Meeting Room A 8 X 6,45X3 46 18 21 25 28 20
Meeting Room B 8 X 6,45X3 46 18 21 25 28 20
Meeting Room C 13 X 8 X 3 115 54 31 48 44 50
Banquet Equipment identifikasi
Foto copy
7. Koordination with Departemet in the Hotel
Banquet adalah outlet yang paling banyak berhubungan dengan Departement dan
outlet yang ada di hotel antara lain :
a. House keeping
Departement ini bertanggung jawab atas kebersihan ruangan, setting mini garden
dan kebersihan Linen yang di gunakan untuk meeting room.
b. Enggenering
Departement ini bertanggung jawab dalam hal peengadaan penerangan, sound
system, AC, Mic dan lainnya yang menyangkut tentang audio visual.
c. F & B Produk
Kitchen : outlet ini bertanggung jawab atas segala makanan yang telah di pesan oleh
guest mulai dari juice, Snack, appetizer, soup, main course dan dessert.
Steaward : outlet ini berhungan dengan higent dan sanitasi serta setting chaffing dish
dan bertanggung jawab juga untuk pencucian peralatan yang telah digunakan oleh
guest.
d. Accounting
Departement ini bertanggun jawab atas pembuatan bill.
e. Front office
Departement ini bertanggung jawab memberikan informasi dan menyediakan kamar
untuk panitia atau peserta yang mengadakan event di banquet.
f. Sales & Marketing
Departemen ini bertanggung jawab memmbantu mempromosikan produk – produk
yang ada di hotel guna meningkatkan pendapatan hotel.
g. ART
Bertanggung jawab atas segala macam pemasangan spanduk/banner, pembuatan
sign board atau congratulation board.
8. How To read Banquet Event Order
TBA
9. SOP handle Event
Yang harus diperhatikan dapan saat handle event yang
a. Before Event
- Petugas banquet menyiapkan ruangan meeting berdasarkan function event order
yang dikeluarkan oleh sales marketing department.
- Lay out dari meeting room juga menjadi perhatian untuk mempersiapkan
berapa jumlah peralatan yang harus disiapkan untuk kebutuhan masing-masing
tempat.
- Aturlah ruang meeting sesuai dengan pesanan paniti acara jangan ditambah
atau apalagi dikurangi, dan selalu ada kordinasi antara pihak banquet, sales
dan panitia penyelenggara acara.
- Ruang meeting harus selesai diset-up secara full paling tidak dua jam sebelum
acara berlangsung, untuk memberikan kesempatan kepada pihak
penyelenggara mengadakan koreksi atau penambahan peralatan lain dalam
event tersebut.
- Berikan form perubahan set-up ruangan apabila pihak pantia menginginkan
perubahan diluar dari BEO yang di terbitkan oleh Sales agar bisa di
pertanggung jawabkan kepada atasan ataupun panitia lain.
- Supervisor atau Staff Banquet harus mengadakan final check terhadap ruangan
tersebut satu jam sebelum acara berlangsung berdasarkan function event order
tersebut.
b. During Event
- Pihak banquet harus selalu koordinasi dengan Pihak panitia atau EO pada saat
acara berlangsung
- Acara jenis meeting diperlukan pelayan khusus dalam ruang meeting seperti :
- Event Meeting Normal diperlukan satu personil incharge untuk membantu
pelayanan dan kebutuhan tamu yang sewaktu-waktu panitia membutuhkan
didalam ruangan meeting
- Event seminar, presentasi, meeting tanya jawab, talk show diperlukan dua
personil dari sisi luar meja meeting untuk membantu menangani perpindahan
mike
- Event Meeting Tertutup (top secret meeting) personil satu orang inchrge didepan
pintu luar.
C. After Event
- Berikan Bill kepada pihak panitia untuk di tanda tangani atau di bayar cash
- Re check bersama pihak panitia apabila ada barang peserta yang tertinggal, dan
berikan form barang ketinggalan kepada pihak panitia apabila tidak ada barang yang
ketinggalan, agar di kemudian hari dapat di pertanggung jawabkan apabila ada peserta
yang merasa ketinggal barang
- pisahkan peralatan yang masih bisa di pergunakan untk event selanjutnya
- catat di log book total revenue.
Name of Meeting rooms
- Ballroom A
- Ballroom B
- Ballroom C
-
St
Meeting room capacities
Banquet equipment
Tipe of function
Style of set-up
Procedure making tea and coffee
Set-up coffee break buffet
Set-up lunch or dinner buffet
How to read banquet event order