PARCEL LIFECYCLE

FEBRIANDANI LUKMAN CHAERUL

SUMBER PAKET
Datangnya paket berawal dari perjanjian antara sales dan shipper
yang memilih untuk bekerjasama dengan ninja xpress untuk
melakukan pengiriman barang. Para shipper dapat memilih jenis
kerjasama yang ditawarkan, diantaranya:

a. Social Commerce
Social commerce membantu para shipper untuk lebih
mudah mengirim barang hanya dengan menempelkan
bar code pada paket yang akan dikirim. Bar code dibuat
secara khusus oleh ninja xpress dan dikirim untuk shipper
tersebut. Reservasinya dilakukan dengan reservasi regular.

b. C2C (Costumer to costumer)

C2C diperuntukan untuk merchant yang bekerja sama
dengan market place besar seperti BLIBLI, Buka Lapak, dan
Tokopedia. Ninja xpress bekerja sama langsung dengan
market place besar untuk mempermudah pengiriman dari
semua merchant-nya. Reservationnya dilakukan dengan
menggunakan tracking ID.

C2C memiliki anak produk yaitu C2C Same Day.

Penjemputan dan pengantaran paket akan dilakukan
dihari yang sama.

c. Regular
Shipper dengan pemilihan kerjasama regular harus memiliki
jadwal pengambilan paket yang tetap. Reservasi dan CSV
Upload dilakukan oleh shipper tersebut. Reservasinya
dilakukan secara reservasi regular.

d. NP (Ninja Point)
Ninja Point adalah gerai Ninja Xpress yang berada dititik
ramai (misalnya mall). Costumer datang ke gerai untuk
melakukan pengiriman barang dalam jumlah kecil. Resi
akan

NP memiliki produk lain yang bernama ODP (on demand

pick up) dimana costumer tidak perlu mendatangi gerai
secara langsung. Costumer hanya cukup menelepon
costumer service ninja xpress untuk penjemputan paket.
Staf NP akan assign Rider untuk menjemput paket
dialamat yang sudah ditentukan dan akan dibawa ke
HUB atau distribution point.
PROSES
PENGIRIMAN
Ketika reservasi selesai dari sumber-sumbernya dan CSV
sudah ter-upload, maka dari Team AV (Address Verification)
akan melakukan penitikan pada peta sesai dengan alamat
yang dituju. Paket lalu akan berstatus PENDING PICK UP.
Setelah itu, team Fleet akan assign rider untuk menjemput
paket-paket tersebut. Status paket berubah menjadi ENRUTE
TO SORTING HUB untuk barang-barang yang sudah di pick
up.

Setibanya rider di HUB, paket yang dipick up diserahkan

kepada fleet atau warehouse. Paket terlebih dahulu dicek
quantity-nya dengan membandingkan hasil POD dan
jumlah paket. Ketika paket sudah sesuai dan terkumpul
maka barang akan diproses oleh Team Warehouse. Paket-
paket akan melalui proses global inbound, yaitu paket
akan diinput berat dan ukurannya kedalam sistem. Setelah
melalui global inbound, lalu status paket berubah menjadi
ARRIVING AT SORTING HUB.

Paket yang sudah melalui proses Global Inbound akan

di-sorting berdasarkan wilayah kota menjadi Intracity dan
Intercity. Intracity untuk pengiriman dalam kota, sedangkan
Intercity pengiriman untuk luar kota atau antar HUB. Sorting
akan dikerjakan oleh Team Warehouse.

A. INTRACITY
Setelah paket di-sorting, Night Ops menunggu roll over dari
Jakarta terlebih dahulu. Roll over adalah informasi paket
siap yang siap dikirim dan berstatus ARRIVING AT SORTING
HUB. Ketika team Night Ops mendapatkan notification bahwa
paket sudah ter-roll over, Team Night Ops segera melakukan
proses routing, yaitu pembagian wilayah berdasarkan titik-
titik yang sudah dibuat Team AV sebelumnya. Routing akan
menghasilkan rute id untuk pembagian wilayah delivery
untuk Rider.

Team Warehouse akan men-sorting lagi paket berdasarkan

route dan dimasukan ke dalam keranjang. Setelah itu
Team Night Ops yang dibantu oleh Team Warehouse akan
melakukan Outbond Cleaning, yaitu memastikan bahwa paket
yang masuk kedalam keranjang sesuai dengan fisiknya.
Ketika outbond monitoring sudah berwarna hijau, maka
Team Warehouse akan melakukan Van Inbound dan serah
terima paket kepada Rider/Driver. Status paket berubah
menjadi ON VEHICLE FOR DELIVERY

Ketika paket-paket sudah dalam perjalanan untuk dikirim,

barulah Team Fleet akan me-monitoring perjalanan paket-
paket tersebut dengan menggunakan Route Monitoring
pada sistem. Kegunaan Route monitoring adalah untuk
memonitor perjalanan paket apakah paket itu berhasil
dikirim atau gagal, dapat melihat performa rider, dan
memberikan informasi tambahan kepada rider.

Setelah route pegantaran selesai, rider kembali ke HUB

dengan membawa Uang hasil COD (Cash on Delivery) dan
paket yang failed. Team Fleet akan melakukan Route Inbound
untuk collect jumlah uang COD dan mendata barang yang
failed. Uang yang diterima dari COD dimasukan kedalam
Cash Register yang diberikan kode yang disesuaikan dengan
yang tertera di struk pembayaran. Paket-paket yang failed
akan dibagi menjadi 4 bagian berdasarkan POD (Proof od
Delivery).

B. INTERCITY
Semua paket yang di-Sorting oleh Team Warehouse,
dimasukan kedalam Holding Route sesuai dengan kota
pengiriman ditanggal berikutnya oleh Team Night Ops.
Setelah itu Team Night Ops akan melakukan Shipment
Scan sesuai dengan End HUB-nya masing-masing. Paket
yang sudah di-scan dikirim menggunakan Linehaul dengan
transportasi blind van, pesawat, maupun kereta api.

Setibanya paket dikota tersebut, Driver masing-masing

HUB akan menjemput paket tersebut jika pengiriman
menggunakan kereta api atau pesawat. Apabila pengiriman
menggunakan blind van, maka paket akan langsung dikirim
ke HUB masing-masing.

Paket yang sudah ada di HUB akan melalui Shipment

Inbound. Proses Shipment Inbound terlebih dahulu
memasukan Shipment ID, lalu dilakukan proses Inbound.
Setelah itu akan terlihat paket-paket yang ter-shipment dan
paket yang tidak ter-shipment. Paket yang tidak ter-shipment
akan masuk dalam list extra scan. Semua paket yang ter-
shipment ataupun yang tidak ter-shipment akan dimasukan
kedalam keranjang, dengan syarat kota tujuan sesuai
dengan kota alamat pengiriman. Paket dalam keranjang
tersebut menunggu untuk dilakukan proses routing. Apabila
kota tujuannya salah, Team Warehouse atau Night Ops
akan memasukan paket tersebut kedalah keranjang cross
station untuk dikembalikan ke HUB awal.
C. PAKET FAILED
Paket failed berubah statusnya menjadi FAILED DELIVERY
PENDING RESCHDULE. Ada 4 kategori untuk paket failed,
yaitu:

a. Pergantian Tanggal
Proses untuk paket yang failed karena pergantian
tanggal adalah dengan melakukan route inbound, lalu
buka shipper support pada operator ninja, pilih FDM
(Failed Delivery Management), tembak bar code, lalu
setelah muncul dialog box baru, klik reschedule next
day, lalu pilih tanggal yang akan dikirim. Batas maksimal
pergantian tangga adalah 7 hari dari pengantaran terakhir.
Apabila melebihi batas waktu, paket akan dikembalikan
ke Shipper dan menyarankan costumer untuk memesan
kembali.

b. Pergantian Alamat
Proses pergantian alamat adalah buka shipper support,
pilih FDM, ganti tanggal, buka order, tembak tracking
id pada order, klik edit, klik edit delivery details, ganti
alamat, ganti longlat, klik ok.

c. Paket yang ditolak oleh penerima

Proses untuk paket yang ditolak oleh penerima dan
harus dikembalikan pada sender adalah dengan buka
shipper support, pilih FDM, tembak bar code, lalu klik
return to sender.

d. Paket Problematic
Untuk paket-paket yang tidak jelas, alamatnya sudah
benar namun nama penerima tidak ada di alamat, dan
paket yang tiba di HUB namun tanpa AWN, akan di
masukan category paket problematic.
Untuk prosesnya terbagi dua bagian, yaitu:

- Pertama, paket yang selesai di antarkan namun

costumer tidak ada di alamat tersebut, maka tim
fleet dan NO akan memasukan data berupa track id
ke dalam g-sheet problematic yang akan diteruskan
oleh tim shipper support kepada shipper terkait

- Kedua, barang yang tiba dari linehaul tanpa AWB

maka akan langgsung dilaporkan oleh NO dan WH
di laporan g-sheet problematic dan akan diteruskan
oleh tim shiper support kepada shiper terkait.

Barang-barang failed ini akan di proses semuanya

oleh tim shiper support namun apabila tim fleet dapat
mengoprasikanya masih di perbolehkan untuk melakukan
update pada paket-paket failed tersebut.