Microsoft Access

Dengan Microsoft Access Anda dapat merancang dan mengolah database yang saling
terkait antara pembuatan Tabel, Form, Query, Report, Macro, Modul dan Pages
sehingga dapat dikoordinasikan dalam pembuatan: Tombol Macro, Menu Drop Dwon
dan Menu Switchboard.
Mengenal Struktur Database
Dalam pembuatan bentuk table pada Microsoft Access 2002 sama seperti dalam
pembuatan table pada Microsoft Excel, yaitu terdiri dari lajur kolom dan lajur baris.

Contoh Struktur database adalah sebagai berikut.

Field

No Nim Nama Jurusan

1 372017 Nida AKT
Record 2 372010 Dani ITK
3 372002 Dana ADM

FIELD adalah struktur data yang merupakan bagian dari kolom.

RECORD adalah Struktur data yang merupkan bagian dari baris.

Setiap nama field mempunyai Type data, lebar field dan Jenis field. Bagian dari Field
dan Record digabung menjadi kesatuan yang disebut DATA (data adalah sekumpulan
kejadian yang diambil dari suatu kenyataan) dan disimpan menjadi FILE.

Menjalankan Microsoft Access.

Klik Tombol Start, All Programs, Microsoft Access, dilayar muncul tampilan
sebagai berikut:

Tampilan Windows XP
 Tampilan Jendela Microsofty Acces 2002

Membuat File Database Baru (Blank Database)

Membuat file database baru yaitu menciptakan file database yang berakhiran
MDB (Master Data Base). Langkah untuk membuat file database baru adalah
sebagai berikut.

1. Klik Blank database, maka muncul tampilan sebagai berikut:

Tampilan Jendela Microsofty Acces

Tampilan file New Database

2. Pada kotak Save in : Klik My Document untuk menentukan tempat file yang
akan disimpan
3. Pada Kotak isian File Name Ketik : nama file yang akan disimpan contoh
(Latihan-1)
4. Klik tombol Create, maka muncul tampilan sebagai berikut
 Tampilan awal database
Mengenal Tampilan Jendela Kerja Access

Baris Judul Menu Database

Tool Box

Menu Object
Area database

Database
Tampilan Jendela Kerja Access
Menu Keterangan
Tabels Kumpulan struktur data untuk menentukan nm field-field dan
rancangan pada suatu tabel.

Forms Untuk membuat rancangan dalam tampilan form sebagai bahan

inputan data.

Queries Untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa tabel.

Reports Untuk menampilkan bentuk laporan dari hasil output yang sesuai
dengan data yang diproses.

Macros Untuk mengkoordinasikandari menu Tabel, From, Report, Query

menjadi tombol dan menu secara otomatis.
 Peges Untuk merancang tampilan data Access pada halaman Web melalui
sistem jaringan (Server)

Modules Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database

yang dibuat dengan menggunakan kode pada Visual Basic For
Aplications.

Mengolah dan Membuat Tabel

Membuat Tabel Baru

Membuat table baru berarti merancang table dan membuat struktur data sesuai
dengan data yang akan diolahnya

Langkah untuk membuat table adalah sebagai berikut:

1. Klik menu Tabel

Tampilan Jendela Database

2. Klik pada pilihn New, di layer muncul tampilan sebagai berikut.

Kotak tampilan New Table

3. Klik pada pilihan Design View
4. Klik tombol Ok, di layar muncul tampilan sebagai berikut.
 Tampilan Tabel Design
5. Lalu masukan struktur yang ingin di buat data dalam Tabel

Tampilan Tabel Design

Berikut contoh jenis atau tipe data yang dikenal pada Microsoft Access, yakni:

Field Name Untuk memasukkan nama-nama field yang akan dibuat.

Data Type Untuk membedakan jenis atau type data yang akan diolah.
Description Penjelasan dari nama field.
Text Serangkaian huruf, angka, spasi, dan tanda baca
Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupa data campuran
antara huruf, spasi, dan tanda baca
Number Data berupa angka untuk perhitungan matematis
Date/Time Data yang berupa tanggal atau waktu
Currency Data yang berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematis.
AutoNumber Bilangan atau penomeran yang beraturan atau berurutan secara
otomatis
Yes/No Data pemasukan hanya berupa penyangkalan antara Yes atau No
Ole Object Data yang berupa object atau gambar
Hyperlink Data yang dapat dihubungkan atau dikaitkan dengan alamat
hyperling pada lokasi penyimpanan
Lookup Wizard Memasukan data dengan memilih salah satu data pada daftar
tabel

Jenis-jenis data
Keterangan Property:

Field Size Untuk menentukan lebar dari nama-nama field tersebut.

Format Untuk menentukan dan mengatur bentuk dari nama field
tersebut, digunakan untuk format tanggal, format angka, format
waktu dll.
Input Mask Untuk menentukan penulisan data pada saat data dimasukan,
karakter atau label diwakili dengan huruf “L” dan angka atau
numeric diwakili dengan angka “9”.
Decimal Places Untuk memasukan data sesuai dengan format atau angka
decimal yang diingikan.
Caption Untuk penulisan judul atau title pada pembuatan form, Report
dan sebagainya.
Default Value Untuk menentukan nilai atau harga awal dari sebuah bilangan
secara otomatis dengan mengikuti format yang sudah ada.
Validation Rule Untuk menentukan nilai atau batasan dan aturan pemasukan data
pada sebuah field.
Validation Text Untuk mengatur dan mengontrol pemasukan data pada sebuah
field, sesuai dengan aturan yang telah ditentukan pada kotak
isian validation Rule.
Required Untuk menentukan batasan pemasukan data, Jawab “Yes”
apakah data tersebut akan diisi atau “No” data akan
dikosongkan.
Allow Zero Length Untuk menentukan pemasukan data pada sebuah field jika data
tersebut valid atau tidak
Indexed Untuk menentukan indek pada field tersebut.

Untuk mengisi data pada tebel adalah:

Klik View pilih Datasheet View

Tampilan Tabel datasheet view

Tampilan Tabel datasheet view

Mencari Data, Mengganti Data, Mengurukan Data,
Menyaring Data dan Pivot Table

1. Mengubah Jenis Huruf (Font)

Mengubah jenis huruf berarti mengganti semua atau sebagian huruf (Font)
dalam sebuah table.
Langkah untuk mengubah jenis huruf adalah sebagai beikut
a. Pada jendela database, klik Table yang ingin di pilih
b. Klik menu Format Pilih Font, di layer muncul tampilan sebagai
berikut.

Kotak dialog font

c. Tentukan pada Pilihan : Font, Font style, Size, Effect dan Color
yang Anda Inginkan

2. Mencari Data
Klik menu edit – find – find what ( ketik data yang dicari ) – find
next.

3. Mengganti data
Klik menu edit – Replace – find What (ketik kata yang diganti) –Replace With (ketik
kata yang baru).
 Klik tombol Replace all untuk mengganti kata secara keseluruhan, dilayar muncul
kotak dialog sebagai berikut

Pilih Yes, untuk mncari Kotak dialog akhirkata

dan mengganti dariberikutnya,
pencarian. pilih No, jika mengganti
kata tidak dilanjutkan.

4. Menyortir (Sort) data pada jendela datasheet View

Menyortir berarti mengurutkan data baik secara Ascending (menaik : A – Z) ataupun
secara Descending (Menurun : Z – A ). Caranya sorotlah kolom atau field yang akan
diurutkan. Klik menu Records, sort ascending, untuk mengurutkan data dari yang
terkecil ke yang terbesar. Descending untuk mengurutkan data dari terbesar ke yang
kecil.

5. Menyaring Data (filter)

Menyaring record data yaitu memisahkan atau menyeleksi semua record yang
dikehendaki. Klik menu Records, filter, filter by selection. Klik menu Record untuk
mengembalikan ke tempilan semula, lalu pilih menu Remove Filter/Sort.

6. Membuat PivotTable
PivotTable adalah membuat laporan untuk dikelompokam dalam bentuk table
berdasarkan kriteria melalui menu form.
Caranya : Bukalah Tabel (Pilih table yang diinginkan), form, New, AutoForm
PivotTable, Choose the table or Query where the object’s data comes from: pilih salah
satu tabel yang dikehendaki, OK.

Kotak dialog Form

Setelah muncul tampilan kotak dialog PivotTable, Klik dan Geser Field yang
diinginkan kebaris Drop Filter Fields Here, llalu Field berikutnya ke Drop Column
Fields Here, Drop Row Fields Here, Drop Total or Detail Fields Here, maka hasinya
sebagai berikut:

Kotak dialog PivotTable

Tampilan PivotTable

Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog layout PivotTable, Klik tombol Yes
untuk menyimpan data tersebut , dilayar muncul tampilan kotak dialog sebagi berikut.
 Menciptakan Hubungan
Beberapa Tabel dengan Query
1. Menciptakan Hubungan Beberapa Tabel
Menciptakan hubungan antaratabel agar ada relasi antara tabel yang satu dengan
tabel yang lainnya. Sebagai contoh, buat file master database dengan nama
Persediaan dimana file tersebut terdiri dari 2 tabel, yaitu tabel pertama dengan nama
Pembelian dan tabel kedua dengan nama Penjualan.
a. Buatlah tabel pertama yang bernama Pembelian dengan struktur data
sebagai berikut.

b. Inputlah data-data berikut ini:

c. Buatlah tabel kedua yang bernama : Penjualan dengan struktur data

sebagai berikut

d. Inputlah data-data berikut ini

e. Klik menu Quries, New, OK. Di layar muncul tampilan sebagai berikut.

Kotak dialog queries

f. Klik Pembelian, lalu klik tombol add

g. Klik Penjualan, lalu klik tombol add
h. Klik tombol Close, di layar muncul tampilan sebagai berikut:

Tampilan Queries

i. Pindahkan KdBarang ke kotak field yang ada di bawah dengan cara Klik
dua kali field KdBarang yang ada pada tabel Pembelian. Begitupun
selanjutnya untuk field: Nmbarang dari Pembelian, JmlBeli dari
Pembelian, HegBeli dari Pembelian, JmlJual dari Penjualan, HrgJual dari
Penjualan.
MERANCANG TAMPILAN FORM

Mendesain Form adalah membuat rancangan berupa formulir untuk penginputan data
agar tampilan form tersebut lebih menarik, mudah diperbaiki, dapat menampilkan data
dari record pertama sampai dengan record terakhir, juga dapat menambahkan tombol
dan gambar

1. Mendesain form dengan AutoFoprm Columnar

Membaut Form dengan AutoForm Columnar adalah mendesain formulir secara
otomatis.

Langkah untuk membuat form adalah sebagai berikut:

a. Buka file database yang bernama persediaan
b. Klik menu form, New, di layer muncul tampilan sebagi berikut

Tampilan Kotak dialog Form

c. Pilih dan klik AutoForm: Columnar

d. Pilih Persediaan pada kotak pilihan Choose the table or query where the
object’s data comes from.
e. Klik tombol OK, di layer muncul tampilan sebagi berikut

Tampilan kotak dialog rancangan Form

f. Klik menu view untuk membuat judul pada rancangan form
g. Pilih Design view, di layer muncul tampilan sebagai berikut

h. Besarkan tampilan rancangan form dengan cara : tarik setiap pinggiran

ke kiri atau ke kanan dan ke atas atau ke bawah untuk memperkecil dan
memperbesar rancangan Form
i. Tarik kotak Detail ke bawah secukupnya, seperti contoh berikut ini

Tampilan kotak dialog Design Form-2

j. Klik toolbar Label

k. Ketik judul : input data Pembelian di bawah Form Header

l. Untuk membuka atau menjalankan Form klik View
m. Pilih menu Form View, maka di layer muncul tampilan sebagai berikut:
 Ke record Akhir
Ke record awal
Ke record Ke record
sebelumnya selanjutnya

Tampilan kotak dialog Form View

n. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog form

Tampilan kotak dialog Form Pembelian

Membuat Combo Box, List Box pada Tampilan Form

Membuat Combo Box akan memudahkan Anda dalam penulisan data sehingga tidak
terjadi kesalahan dan mempercepat penulisan data karena hanya memilih dari daftar
yang telah disediakan.

Langkah untuk membuat combo box adalah sebagi berikut:

1. Buatlah database tentang Data Mahasiswa
2. Klik menu Form
3. Klik Data Mahasiswa

4. Klik menu Design, di layer muncul tampilan sebagai berikut:

Rancangan Combo Box

5. Hapuslah nama field Tingkat dengan cara klik field Tingkat lalu tekan tombol
Delete pada keyboard, maka field tingkat akan hilang
6. Klik toolbar Combo Box
7. Klik di area Desain Form, maka dilayar muncul tampilan sebagai berikut

Kotak dialog design Form

8. Klik I Will type in the values that I want

9. Klik tombol Next, di layar muncul tampilan sebagai berikut

Kotak dialog Combo Box Wizard-1

10. Klik kursor di bawah col1 : Teknisi Komputer, Programmer, Administrasi,
Akuntansi, Bahasa.
11. Klik tombol Next, di layer muncul tampilan sebagai berikut

Kotak dialog Combo Box Wizard-2

12. Pada kotak isian Store that value in this field pilih Jurusan
13. Klik tombol Next, di layer muncul tampilan sebagai berikut

Kotak dialog Combo Box Wizard-3

14. Pada kotak isian What table would your like for combo box ketik : Jurusan
15. Klik Tombol Finish
16. Untuk Mencobanya klik menu View
17. Pilih menu Form View di layar muncul tampilan sebagai berikut

Tampilan kotak Form

18. pada kotak isian Jurusan klik tanda panah ke bawah, dilayar muncul tampilan
sebagai berikut:

Tampilan kotak dialog Combo Box

Pembuatan Report (Laporan)

Membuat Laporan Melalui AutoReport Tabular

Membuat laporan Auto Report Tabulator adalah langkah yang paling mudah dalam
pembuatan laporan sesuai dengan data yang diinputkan dan kebutuhan. Laporan dapat
ditambahkan judul, gambar, tanggal, waktu dan juga dapat dikelompokan menurut kode
ataupun nama barang.

Langkah untuk membuat laporan dengan AutoReport Tabular adalah sebagai berikut:
1. Bukalah file database yang bernama: Data Mahasiswa
2. Klik Object Report, New, di layar muncul tampilan sebagai berikut
3. Pilih dan Klik AutoReport : Tabular

4. Klik tanda panah ke bawah

5. Pilih dan Klik Data Mahasiswa
6. Klik tombol Ok, di layar muncul tampilan sebagai berikut
 7. Untuk membuat judul, sebelumnya klik dahulu menu View
8. Klik menu Design View, di layar muncul tampilan sebagai berikut

9. Klik tombol Label (Aa)

10. Klik mouse di bawah Report Header
11. Ketik judul dengan Nama : Laporan Data Mahasiswa Baru LPK “EL RAHMA”

Soal-soal latihan
Latihan 1.
1. Buatlah tabel database dengan nama : Sewa dengan struktur sebagai berikut:

Field Name Data Type Description Field Size/Format

Kode_Buku Text Kode buku 6
Judul_Buku Text Judul Buku 22
Pengarang Text Nama Pengarang 20
Penerbit Text Nama Penerbit 25
Tgl_Pinjam Date/Time Tanggal Pinjam Medium Date
Tgl_Kembali Date/Time Tanggal Kembali Medium Date
Biaya_Sewa Number Biaya Sewa Long Integer
 Berikan Primary Key untuk field Kode Buku
 Simpan latihan 1 tersebut dengan nama Sewa

2. Ketiklah Data berikut ini melalui Datasheet View

Kode Judul Tgl Tgl Biaya
Pengarang Penerbit
Buku Buku Pinjam Kembali Sewa
MSW001 Ms. Word Drs. Sukardi Kisi Media 07/05/2005 17/06/2005 5000
MSE002 Ms. Excel Nana Suama Dinastindo 10/05/2005 20/06/2005 5500
MSA003 Ms. Acces Drs. Suparmin Indah 11/05/2005 15/06/2005 6000
VSB004 V. Basic Andi Setiawan Kisi Media 13/05/2005 20/06/2005 7000
VSF005 [Link] Ir. Asep K Indah 20/05/2005 25/06/2005 7500
PWP006 Powerpoint Nana Suama Kisi Media 23/05/2005 06/07/2005 4700
CDR007 CorelDraw Nana Suama Dinastindo 20/05/2005 23/06/2005 7500
 PRP008 Front Page Ir. Asep K Indah 17/05/2005 20/07/2005 6500

Latihan 2
1. Buatlah Master Database Dengan nama Gaji
2. Buat tabel 1 dengan nama Kerja
3. Data-data Karyawan sebagai berikut:
Nik Nama_Karyawan Jabatan Gapok
37120501 M. Rau’uf Supervisor 900000
37120502 Rahman ali Manager 1000000
37120503 Agung Wibowo Operator 850000
37120504 Dana Kusuma Sekretaris 800000
37120505 Dani Saputra Marketing 785000

4. Buat tabel 2 dengan nama Data Lembur

5. Data lembur karyawan sebagai berikut:
Nik Nama_Karyawan Tgl_Lembur Jml_Lembur Upah_Lembur
37120501 M. Rau’uf 03-10-05 20 27500
37120502 Rahman ali 17-10-05 25 30000
37120503 Agung Wibowo 05-10-05 13 25000
37120504 Dana Kusuma 04-10-05 10 27500
37120505 Dani Saputra 06-10-05 28 23000
Ketentuan:
a. Buatlah Query dari kedua tabel diatas
b. Total_Lembur = Jml_Lembur x Upah_Lembur
c. Gaji_Total = Gapok + Total_Lembur
d. Simpan Query tersebut dengan nama Gaji Lembur