HALAMAN PENGESAHAN

Nama Modul : Event Organizer

Penulis :
a. Nama Lengkap : Jeaneta Josefin Rumerung, SE, MSi
b. NIDN : 00-3101-6705
c. Jabatan Fungsional : Lektor Kepala/IV C
d. Program Studi : Administrasi Bisnis
e. No. HP : 081340668700
f. Alamat Surel : rumerungjeaneta@[Link]

Manado, Desember 2018

Mengetahui :
Koordinator Program Studi, Penulis,

Iyam L. Dua, SE, MSi Jeaneta J. Rumerung, SE, MSi

NIP. 196501161990112001 NIP. 196701311992032002

Menyetujui :
Ketua Jurusan Administrasi Bisnis,

Dr. Ir. Efendy Rasjid, MSi, MM

NIP. 196705161994031013

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat Tuhan karena atas perkenanNya sehingga
penyusunan Modul Event Organizer dapat diselesaikan dengan baik. Mata kuliah Event
Organizer diberikan agar learning outcomes program studi D3 Administrasi Bisnis dapat
tercapai yaitu mahasiswa memiliki pengetahuan dan ketrampilan serta pemahaman tentang
penyelenggaraan berbagai event dalam ruang lingkup usaha Event Organizer dan sebagai
pedoman untuk menjalankan profesi di bidang ini secara profesional serta dapat
melengkapi diri sebagai sumber daya manusia yang memiliki kompetensi sesuai kebutuhan
dunia usaha event organizer.
Penyusunan modul ini diharapkan dapat membantu proses pembelajaran mahsiswa
agar bisa mempelajari materi event organizer secara mandiri dan dapat mencapai tujuan
setiap materi pembelajaran.
Dengan selesainya penulisan modul ini, maka penulis menyampaikan terima kasih
banyak kepada :
1. Bapak Ir. Ever Slat, MT sebagai Direktur Politeknik Negeri Manado
2. Ibu Dra. Mareyke Aleo, MBA sebagai Wakil Direktur Bidang Akademik
3. Bapak Dr. Ir. Efendy Rasyid, SE, MSi sebagai ketua jurusan Administrasi Bisnis
4. Semua pihak yang sudah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan modul
ini.
Semoga modul event organizer ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa, dosen pengajar dan
pihak lainnya yang memiliki minat untuk menjalankan unit usaha event organizer

Manado, Desember 2018

Penulis,

Jeaneta Josefin Rumerung, SE, Msi

ii
 DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Pengesahan …………………………………………………………… i
Kata Pengantar ………………………………………………………………….. ii
Daftar Isi ………………………………………………………………………... iii
Daftar Gambar ………………………………………………………………….. v
A. PENDAHULUAN …………………………………………………………. 1
B. KEGIATAN BELAJAR …………………………………………………… 2
I. PENDAHULUAN ………………………………………………………… 2
A. Pengertian, Jenis-Jenis Dan Peran Event Organizer ………………………. 2
1. Pengertian Event Organizer ……………………………………………… 2
2. Jenis-Jenis Event Dan Klasifikasi Event ………………………………….. 3
3. Peran Event Organizer ……………………………………………………. 5
B. Latihan ……………………………………………………………………. 7

II. SUMBER DAYA MANUSIA DALAM ORGANISASI EVENT ORGANIZER 8

A. Gambaran Umum Organisasi EO, Posisi Dan Jabatan, Job Description Dalam
Organisasi Event Organizer ……………………………………………. 8
1. Gambaran Umum Organisasi EO ……………………………………… 8
2. Posisi Dan Jabatan Dalam Organisasi EO …………………………….. 9
3. Job Description Dalam Organisasi EO ………………………………… 13
B. Latihan …………………………………………………………………. 15
III. SISTEM KERJA EVENT ORGANIZER …………………………………. 16
A. Posisi EO Dalam 5 P, Pedoman Profesi EO, Faktor Penunjang Bisnis EO 16
1. Posisi EO Dalam 5 P …………………………………………………….. 16
2. Pedoman Profesi EO …………………………………………………….. 18
3. Faktor Penunjang Suksesnya Bisnis EO ………………………………… 19
B. Latihan …………………………………………………………………… 23

IV. PENYELENGGARAAN EVENT ………………………………………….. 24

A. Unsur Penunjang, Tahapan Penyelenggaraan Event, Kiat Menyusun Acara 24
1. Unsur Penunjang Dalam Penyelenggaraan Event ……………………. 24
2. Tahapan Penyelenggaraan Event …………………………………….. 25
3. Kiat Menyusun Acara ………………………………………………... 26
B. Latihan ……………………………………………………………………. 36

iii
 Halaman

V. PERAN SPONSOR DALAM EVENT ORGANIZER ……………………… 37

A. Peran Sponsor, Persiapan Mendapatkan Sponsor, Jenis-Jenis Sponsor,
Penawaran Sponsor ………………………………………………………. 37
1. Peran Sponsor Dalam Suksesnya sebuah Event ………………………… 37
2. Persiapan Untuk Mendapatkan Sponsor ………………………………… 39
3. Klasifikasi Sponsor ……………………………………………………… 40
4. Menjalin Hubungan Kerja Sama Dengan Sponsor ……………………….. 42
B. Latihan ………………………………………………………………… 43

VI. MENGELOLAH KEUANGAN EVENT ORGANIZER ………………….. 44

A. Faktor Penting Dalam Keuangan Event, Penyusunan Mata Anggaran,
Pedoman Pengelolaan Keuangan Event ………………………………….. 44
1. Faktor Penting Dalam Keuangan Event ………………………………….. 44
2. Penentuan dan Penyusunan Mata Anggaran ……………………………… 45
3. Pedoman Pengelolaan keuangan event …………………………………… 46
B. Latihan ……………………………………………………………………. 48

VII. MITRA KERJA EVENT ORGANIZER …………………………………… 49

A. Jenis-Jenis Mitra Kerja Dan Menjalin Hubungan Dengan Mitra Kerja …. 49
1. Jenis-Jenis Mitra Kerja ………………………………………………….. 49
2. Menjalin Hubungan Dengan Mitra Kerja ……………………………….. 51
B. Latihan …………………………………………………………………… 52

VIII. PRAKTEK PELAKSANAAN EVENT …………………………………… 53

A. Kiat Sukses Pelaksanaan Event, Judul Dan Tema Event, Praktek
Pelaksanaan Event ……………………………………………………. 53
1. Kiat Sukses Pelaksanaan Event ………………………………………… 53
2. Judul Dan Tema Event ………………………………………………….. 58
3. Praktek Pelaksanaan Event ……………………………………………… 60
B. Latihan …………………………………………………………………… 62

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………… 63

iv
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 1. Struktur Organisasi Perusahaan EO 16
Gambar 2. Peralatan Make Up 27
Gambar 3. Prosesi Penutupan Waring 29
Gambar 4. Prosesi Catatan Sipil 31
Gambar 5. Ruangan Resepsi Pernikahan 32
Gambar 6. Wedding Toast 34
Gambar 7. Tempat Event Wedding 61

v
 A. PENDAHULUAN

Event organizer merupakan jenis usaha dalam dunia bisnis entertainment yang
membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di bidang ini. Profesi sebagai EO
membutuhkan pribadi yang berani, kreatif dengan ide-ide cemerlang sehingga dapat
memberikan kualitas jasa yang berdampak pada kepuasan pelanggan. Lembaga pendidikan
diharapkan dapat menjawab kebutuhan dunia usaha akan kualitas sumber daya manusia
yang kompeten menjalankan usaha event organizer.
Materi pembelajaran event organizer dibuat untuk melengkapi ilmu pengetahuan
dan keterampilan mahasiswa agar memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan
lapangan pekerjaan. Modul ini terdiri delapan kegiatan belajar yang mencakup pengertian,
jenis dan peran EO, sumber daya manusia dalam EO, sistem kerja EO, penyelenggaraan
event, peran sponsor dalam EO, mengelolah keuangan EO, mitra kerja EO dan praktek
pelaksanaan event di akhir perkuliahan.
Perkiraan waktu yang dibutuhkan dalam penyajian modul ini adalah dua kali tatap
muka perminggu, satu kali tatap muka terdiri dari dua jam. Mahasiswa dapat menggunakan
modul ini secara mandiri dengan membaca dan memahami setiap materi pembelajaran dan
contoh yang diberikan dalam modul, membuat tugas sesuai instruksi dan memberikan
umpan balik dengan membuat soal latihan yang diberikan dibagian akhir modul. Setelah
mempelajari materi pembelajaran I sampai VIII, mahasiswa dapat mengimplementasi ilmu
pengetahuan dan keterampilan mengorganize sebuah event dalam kegiatan praktek.

1
 B. KEGIATAN BELAJAR

I. PENDAHULUAN

Tujuan :
Setelah mengikuti kegiatan belajar ini mahasiswa dapat menjelaskan pengertian event
organizer, jenis-jenis dan klasifikasi event serta peran EO dalam menyelenggarakan sebuah
event

A. Pengertian, Jenis-Jenis Dan Peran Event Organizer

1. Pengertian Event Organizer

Bicara tentang event organizer – selanjutnya disebut EO – kita harus mengerti dulu
tentang apa kriteria event organizer. Istilah ini sekarang memang sangat popular, karena
dunia EO di berbagai tempat semakin berkembang. Bahkan, beberapa pihak telah
menjadikannya sebagai profesi.
Organizer tidak jauh beda pengertiannya dengan sebuah kepanitiaan, mulai dari
level ‘Perpisahan Sekolah’ sampai ‘Pindah Jabatan’, kita selalu terlibat dengan apa yang
namanya panitia. Berikut ini yang dikemukakan oleh Adrie Subono (JAVA Musikkindo
Present WOW!! : Glossary) Event Organizer adalah penyelenggara kegiatan.
Sedangkan menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, mengemukakan bahwa
bisnis Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara
berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalam-
dalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses
memilih acara, mengkemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan,
meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan
teknologi dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau
evaluasi.
Selanjutnya yang dikemukakan oleh Indro’Kimpling’Suseno (Cara Pinter Jadi
Event Organizer) : Event Organizer adalah sekelompok orang yang terdiri dari tim
pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas
operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk mewujudkan

2
suatu program acara.

3
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu
kegiatan (Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk
memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir
pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga
bisa bersifat non material. Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal
di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan
pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di
lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang
tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.

2. Jenis-Jenis Event Dan Klasifikasi Event

-Jenis-Jenis Event
Organizer mempunyai ruang lingkup kerja yang luas, sesuai jenis acara yang ada dan
perkembangannya. Macam-macam jenis acara antara lain dapat dikelompokkan sebagai
berikut :
1. Olahraga
-Pertandingan professional
-Kompetisi peringkat
-Pertandingan persahabatan (eksebisi)
-Lomba-lomba
2. Seni

-Pementasan/pergelaran profit oriented

-Pementasan/pergelaran program acara
-Non profit
-Institutional/privat
-Lomba/festival
-Pentas eksebisi/apresiasi
3. Topik Bicara
-Diskusi/dialog
-Seminar

4
 -Sarasehan
-Talk show
-Variety show
-Presentasi
4. Pameran
-Pameran komoditi perdagangan
-Pameran seni dan budaya
5. Pribadi
-Pesta Pernikahan
-Pesta ulang tahun
-Syukuran
-Jabatan baru
-Pisah sambut dan pesta peringatan pribadi.
- Kasifikasi Event Organizer

Bentuk acara, mulai dari pesta ulang tahun dirumah sampai setingkat olympiade
dunia, memerlukan hasil kerja para EO. Tanpa sentuhan tangan EO, acara tersebut tidak
dapat terwujud. Istilah penyebutan Event Organizer (EO) bisa berbeda-beda, seperti
misalnya : Production, Communication, Biro Jasa/Agency, Management, Panitia Pelaksana,
Organizing Committee, Entertainment, dan lain-lain.
Pada prakteknya, memang sebagai EO, tidak akan mungkin menyelenggarakan
semua event, pastinya ada klasifikasi spesialisasinya. Klasifikasi ini muncul secara alamiah
saja. Biasanya menyangkut klien yang sudah biasa dilayani. Beberapa klasifikasi EO antara
lain sebagai berikut :