Menulis Pesan Negative

Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif

a)      Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa
situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan
para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.
b)      Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.
Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih
sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan,
menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.
Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive.
Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang
diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..
c)      Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.
Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya
maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan
pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :
1.    Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan
langsung atau tidak langsung
2.    Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau
antarpenerima internal dan eksternal
3.    Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika
yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

Ada dua pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan
pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada
seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi
dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum
menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya
adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam
banyak situasi.

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :

*        Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?
      Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan
menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok,
gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.
*        Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?
      Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam
penyampaian pesan
*        Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?
      Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik.
Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi
bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena
pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima
berita Anda
*        Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?
      Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh
karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik
*        Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?
      Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering
kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita
buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda
*        Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?
      Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan
yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-
pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada,
pendekatan tidak langsung
*        Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?
      Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal
yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan
tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda
membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-
kadang merupakan strategi yang terbaik

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan
1.      Memperpendek pesan
2.      Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional
yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan
penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu
buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana
memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan
bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu
tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan
salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas,
baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak
digunkan sebagai bukti kewajiban hukum
Tutup dengan catatan positif
Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur
dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk
dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun
tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung
jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima
situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan
pendekatan tidak langsung, yaitu:

1.    Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak

langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral
dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga
membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat
mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca
tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada
kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.
Contoh:
Berikut adalah beberapa macam respon yang dapat diberikan kepada seorang manajer departemen
permintaan yang meminta staff pembantu sementara dari departemen anda (permintaan yang
tidak mungkin dipenuhi karena baru saja terjadi perampingan tenaga kerja di setiap departemen)
 Membangun landasan yang sama dengan pembaca dan mengakui keprihatinan yang
mendorong permintaan asli, tanpa menjanjikan jawaban yang positif.
Contoh :Departemen kami memahami tujuan anda untuk meproses pesanan dengan cepat
dan efisien.
 Membangun landasan yang sama, tetapi dengan cara negatif yang meremehkan
keprihatinan penerima.
Contoh : Terima kasih untuk perampingan pegawai yang terakhir, setiap departemen di
perusahaan sedang kekurangan tenaga kerja
 Berpotensi menyesatkan pembaca dengan menyimpulkan bahwa anda akan mengabulkan
permintaan.
Contoh : Anda semua telah melakukan pekerjaan dengan baik, sebenarnya kami ingin
sekali membantu.
 Meremehkan keprihatinan pembaca dengan membuka dengan isu yang tidak relevan.
Contoh : Peraturan ketenaga kerjaan di sini membuat seya gila, bagaimana dengan
departemen anda?
Dari macam-macam penyangga, hanya penyangga pertama saja yang efektif, tiga penyangga lainnya
hanya akan membuat kemungkinan rusaknya hubungan anda dengan manajer lainnya.
2.        Berikan alasan-alasan dan informasi tambahan. Sebuah penyangga yang efektif berfungsi
sebagai batu pijakan kebagian selanjutnya dari pesan yang ingin anda sampaikan, dimana anda
membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya dalam berita negatif anda.
Sebelum anda benar-benar mengatakan “tidak”, pembaca mengikuti urutan alasan anda dan siap
dengan jawaban yang akan diberikan. Dengan memberikan alasan yang efektif, dapat membantu
mempertahankan fokus pada isu-isu yang ada di tangan dan meredakan emosi yang secara
signifikan selalu mengikuti berita buruk.
Contoh:
Respon penolakan yang anda berikan kepada seorang pelamar kerja
 Hindari bersembunyi di balik kebijakan perusahaan.
Contoh : Kebijakan perusahaan melarang kami untuk merekrut setiap orang yang tidak
mempunyai pengalaman bekerja selama dua tahun.
 Sebaiknya respon yang diberikan adalah :
Contoh : Karena posisi manajer ini cukup menantang, departemen hubungan masyarakat
telah meneliti kualifikasi yang dibutuhkan agar berhasil di posisi ini
Hasilnya menunjukkan bahwa dua kualifikasi yang paling penting adalah gelar sarjana
dalam bisnis administrasi dan pengalaman dua tahun sebagai manajer Menunjukkan pada
pembaca bahwa keputusan didasarkan pada analisis yang logis atas kebutuhan
perusahaan, tidak berdasarkan panduan yang acak. Menentukan kriteria di belakang
keputusan dan membiarkan pembaca tahu dengan sendirinya apa yang sebenarnya
diharapkan perusahaan.
3.      Lanjutkan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk. Setelah memaparkan alasan-
alasan dengan baik dan logis, sekarang secara psikologis pembaca telah siap menerima
berita buruk yang ingin disampaikan. Ada tiga teknik untuk menangani berita buruk dengan
hati-hati:
·         Kurangi tekanan pada berita buruk.
Contohnya dengan mensubordinasikan berita buruk dalam sebuah kalimat kompleks:
Departemen kami sedang kekurangan tenaga kerja, jadi saya akan membutuhkan semua
staff saya paling tidak untuk dua bulan kedepan.
·         Gunakan pernyataan pengandaian.
Tujuannya untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari
akan menerima jawaban yang baik agar dapat memotivasi penerima pesan.
Ketika anda sudah memiliki pengalaman lebih banyak mengenai manajerial, silahkan
untuk melamar kembali
·         Beri tahukan apa yang telah anda kerjakan, bukan apa yang tidak anda kerjakan.
Contoh :
Sebagai ganti ini Gunakan ini
 Kami tidak dapat melayani pesanan anda, Kami menjual eksklusif melalui pedagang
jadi silahkan telpon saja ke dealer terdekat pengecer, salah satu yang terdekat dengan
anda. anda yang menjual barang dagangan kami
adalah......

Ketika menyampaikan berita buruk secara tersirat, pastikan kembali bahwa penerima pesan
anda memahami seluruh isi pesan, termasuk berita buruk itu sendiri. Menahan informasi
negatif atau menekankan pada informasi positif itu sendiri adalah tindakan yang tidak etis
dan tidak adil bagi pembaca pesan.

4.      Tutup dengan catatan positif. Kesimpulan dari pendekatan tidak lagsung adalah peluang anda
untuk menekankan rasa hormat bagi penerima pesan, walaupun and baru saja menyampaikan
pesan yang tidak menyenangkan. Ekspresikan harapan terbaik tanpa harus berakhir dengan
catatan yang keliru. Bila ada sudut positif, dapat anda tambahkan di akhir pesan. Apapun jenis
kesimpulan yang anda gunakan, sebaiknya mencakup hal-hal berikut ini:

·         Jaga agar tetap positif.

Jangan merujuk pada, mengulang, atau meminta maaf karena berita buruk yang anda
sampaikan, dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan anda akan
diterima pembaca. (hindari mengatakan, “Saya pecaya keputusan kami adalah keputusan
terbaik yang dapat diberikan saat ini”)

·         Optimis tentang masa depan.

Jangan mengantisipasi masalah yang akan terjadi ke depan. (hindari mengatakan, “Bila
anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beri tahu kami”)

·         Jadilah orang yang percaya diri.

Jangan tunjukan keraguan apapun tentang mempertahankan orang untuk tetap menjadi
partner anda (hindari mengatakan, ”Kami harap anda akan terus melakukan bisnis
dengan kami”)
Bagian penutup dari sebuah pesan adalah hal terakhir yang kemungkinan besar akan
diingat oleh penerima, maka cobalah membuat memori yang positif.