RSU ST YOSEPH LABUAN BAJO
Jl. Eduardus Sangsung Golo Koe
Kel. Wae Kelambu, [Link] 86754 Kab. Manggarai Barat, Flores – NTT
Email; [Link]@[Link], Telp 0823.4036.9096 ;
WA 0877.5809.6463
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO
NOMOR : ..../RSU/SK/-RM/.../.......
TENTANG
PROGRAM KERJA BIDANG REKAM MEDIS RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO
DIREKTUR RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO
MENIMBANG : a Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan
rumah sakit, khususnya unit ruang Rawat Inap dan
Rawat Jalan maka perlu dibuat Program Kerja Bidang
Rekam Medis.
b
Bahwa agar pelayanan di Unit Rawat Inap RSU Santo
Yoseph Labuan Bajo dapat terlaksana dengan baik,
maka perlu adanya Program Kerja Bidang Rekam
Medis RSU Santo Yoseph Labuan Bajo sebagai
landasan bagi penyelenggaraan pelayanan di Bidang
Rekam Medis.
c Bahwa berdasarkan butir a dan b diatas, perlu
ditetapkan dengan Keputusan Direktur tentang
Program Kerja Bidang Rekam Medis di Rumah Sakit
Umum Santo Yoseph Labuan Bajo.
MENGINGAT : 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2009 tentang Kesehatan.
2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit.
3 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2014 tentang Tenaga Kesehatan.
4 Keputusan mentri kesehatan Nomor
1333/menkes/SK/X1999 tentang standar pelayanan
rumah sakit.
5 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269
Menkes/per/III/2008 Tentang Rekam Medis.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM SANTO
YOSEPH LABUAN BAJO TENTANG PROGRAM KERJA
BIDANG REKAM MEDIS RUMAH SAKIT UMUM SANTO
YOSEPH LABUAN BAJO.
KESATU Menetapkan Program Kerja Bidang Rekam Medis RSU
: Santo Yoseph Labuan Bajo
KEDUA Program Kerja Bidang Rekam Medis RSU Santo
: Yoseph Labuan Bajo sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini
KETIGA : Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya.
Ditetapkan Di Labuan Bajo
pada tanggal......................
DIREKTUR
RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO
( dr. MINAH SUKRI, MARS )
PROGRAM KERJA
UNIT REKAM MEDIS TAHUN 2021
RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO
A. PENDAHULUAN
Rekam medis adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana
pelayanan kesehatan” (Gemala R. Hatta (2012:73))
Penyelenggaraan rekam medis adalah salah satu kegiatan yang menunjang
terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu kepada pasien atau pelanggan rumah sakit.
Untuk mencapai pelayanan yang bermutu, khususnya pelayanan rekam medis diperlukan
adanya keseragaman bertindak dan keseragaman berprilaku dalam mengelola rekam medis
disamping dituntut disiplin kerja yang tinggi.
Unit Rekam Medis di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo harus dapat menyesuaikan
pelayanan yang diberikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Pelayanan yang harus ditingkatkan meliputi pelayanan medis dan manajerial. Pelayanan
yang cepat, tepat dan aman hanya dapat terwujud apabila Unit Rekam Medis didukung oleh
sarana dan prasarana yang memadai dan berfungsi dengan baik, serta didukung pula oleh
petugas yang profesional.
B. LATAR BELAKANG
Unit Rekam Medis merupakan salah satu unit penunjang kesehatan di RSU Santo
Yoseph Labuan Bajo dan bertanggung jawab kepada Direktur yang didalam tugas dan
fungsinya dibawah Koordinasi Penunjang Medis dan Non Medis. Unit Rekam Medis
berperan dalam penyelenggaraan dan pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit.
Setiap Unit di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo wajb menyusun Program Kerja, dimana
program kerja tersebut mendukung dalam penyusunan Rencana Kerja RSU Santo Yoseph
Labuan Bajo dalam meningkatkan mutu pelayanan, untuk itu perlu diterapkan suatu standar
pelayanan. Mutu pelayanan dirumah sakit dapat dilhat dari kegiatan pelayanan yang
diberikan dan di catat dalam dokumen rekam medis sebagai bukti proses dan hasil yang
dilakukan oleh tenaga profesional yang berhak atas rekam medis. Unit rekam medis adalah
unit penyedia informasi atau data-data pasien. Semua data pasien dapat di akses melalui
rekam medis.
C. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan pelayanan rekam medis yang cepat,
tepat dan akurat.
2. Tujuan Khusus
Meningkatkan mutu pelayanan dengan pelayanan rekam medis yang lebih baik
Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian data dan
informasi rumah sakit
Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadapt penyelennggaraan rekam medis sesuai
sistem yang standar
Meningkatnya sarana prasarana Unit Rekam Medis di RSU Santo Yoseph Labuan
Bajo
Meningkatkan keterampilan petugas rekam medis secara berkesinambungan
Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program, rencana kerja dan kegiatan Unit
Rekam Medis di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
1. Program Peningkatan Mutu
a. Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis 1x24 Jam
Defenisi : Kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap 1x24 jam setelah
pasien mendapatkan pelayanan.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Setiap berkas
rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan Data ketidak lengkapan
pengisian berkas rekam medis oleh PIC Mutu Unit Rekam Medis
Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan
b. Kelengkapan Formulir Informed Consent
Defenisi : Kelengkapan pengisian formulir informed consent 1x24 jam setelah
pasien mendapatkan informasi yang jelas.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
Monitoring Ketidak Lengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Setiap berkas
rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidak lengkapan
pengisian berkas rekam medis oleh PIC Mutu Unit Rekam Medis
Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
c. Ketepatan Pengiriman Laporan Eksternal
Defenisi : Ketepatan waktu dalam melaporkan rekapitulasi laporan (RL) rumah sakit
sesuai dengan batas waktunya (bulanan, tahunan atau up to date)
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan :
Rekap Laporan yang akan dikirim setiap bulan
Monitoring ketepatan pengiriman Laporan Eksternal ke Dinkes tepat waktu
Bukti pengiriman
Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
d. Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Defenisi : Jumlah berkas RM rawat jalan yang di antar tepat waktu
Sasaran : ≤ 10 menit
Cara Pelaksanaan :
Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pendistribusian berkas rekam
medis rawat jalan
Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data keterlambatan
pendistribusian Berkas RM oleh PIC Mutu Unit Rekam Medis
Pelaporan Indikator Mutu setiap bulan.
2. Program Pengembangan
a. Pendidikan dan Pelatihan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
Membuat analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan
Pengajuan permohonan pendidikan
Presentasi hasil
Monev dan pengembangan ilmu
b. Evaluasi Kinerja Rekam Medis
Cara Pelaksanaan :
Rapat bulanan internal rekam medis.
Rapat dengan Spv. Yanmed
Pengisian kuisioner
Penilaian indikator kinerja setiap 3 bulan sekali
c. Penyusunan Laporan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
Melakukan rekapitulasi harian, bulanan, triwulan, semester dan tahunan data
mentah laporan triwulan rekam medis.
Pengembangan format laporan
d. Revisi Formulir RM sesuai standar akreditasi
Cara Pelaksanaan :
Mencari referensi format Formuir
Pengajuan revisi ke Direktur
Mengadakan Rapat dengan Panitia RM dan pihak terkait
e. Pengajuan penggunaan SIMRS di Unit RM
Cara Pelaksanaan :
Membuat analisa kebutuhan SIMRS
Membuat pengajuan penggunaan SIMRS di Unit RM
f. Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
Cara Pelaksanaan :
Membuat analisa kebutuhan lemari penyimpanan
Mengajukan PO pembelian alat
Mengajukan WO pengerjaan/ pembuatan lemari penyimpanan
g. Penataan Tata Ruang Unit RM
Cara Pelaksanaan :
Membuat analisa kebutuhan perubahan tata ruang
Membuat pengajuan perubahan tata ruang
Mengajukan PO pembelian barang yang dibutuhkan
Mengajukan WO pengerjaan
h. Pemusnahan Berkas RM in-aktif selama 5 tahun terakhir
Cara Pelaksanaan :
Melakukan pemilahan berkas aktif dan in-aktif (2013-2018)
Melakukan proses scaning (alih media berkas – foto)
Melakukan pemilahan formulir yang bernilai guna
Melakukan pemusnahan sesuai standar
Membuat berita acara pemsnahan
i. Gotong Royong
Cara Pelaksanaan :
Merapikan penyusunan berkas rekam medis di rak penyimpanan
Merapikan berkas-berkas yang tidak terpakai
Menyapu lantai dan melap lemari rak penyimpanan dari debu
j. Program Manajemen
Program Pengajuan RAB dan RKA
Cara Pelaksanaan :
Pendataan Rencana Anggaran Sarana dan Prasaran Unit RM
Pendataan Rencana Kerja dan Anggaran Kegiatan
Pengajuan ke Manajer dan Direktur
Format Terlampir
E. PROGRAM RUTIN
1. Rapat Bulanan
2. Program Peningkatan Mutu
3. Program retensi berkas rekam medis in-aktif selama 5 tahun terakhir 1x setahun
4. Laporan internal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
5. Laporan eksternal bulanan, triwulan, semester dan tahunan
6. Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7. Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas RM rajal
8. Meminimalisir dalam hal kesalahan fiiling (penyimpanan)
9. Gotong Royong bersih- bersih ruangan (merapikan berkas RM di rak penyimpanan)
F. SASARAN
Terlaksananya Program Kerja Unit Rekam Medis Tahun 2021 minimal sebesar 80%
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
No Kegiatan Bulan Ket
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Program
Peningkatan
Mutu
2 Pendididkan
dan Pelatihan
Rekam Medis
3 Evaluasi Kinerja
Rekam Medis
4 Penyususnan
Laporan Rekam
Medis
5 Revisi formulir
RM Sesuai
Standar
Akreditasi
6 Pengajuan
penggunaan
SIMRS di RS
7 Penambahan
Lemari
Penyimpanan
Berkas RM
8 Penataan Tata
Ruang Unit RM
9 Pemusnahan
Berkas RM in-
aktif selama 5
tahun terakhi
10 Gotong Royong
G. PELAPORAN HASIL EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
Pelaporan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun
berjalan, menuju pembuatan program kerja tahun berikutnya. Pelaporan hasil evaluasi
pelaksanaan kegiatan ini sebagai pertimbangan dalam melakukan rencana program
kerja kedepan.
LAPORAN HASIL EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN UNIT REKAM MEDIS TAHUN
2021 DI RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO
No Kegiatan Hasil Evaluasi Rekomendasi Tindak Lanjut
1 Program peningkatan mutu
2 Pemusnahan Berkas
3 Penambahan Lemari
Penyimpanan Berkas RM
4 Evaluasi Kinerja Rekam
Medis
5 Gotong Royong
6 Penyususna Laporan Rekam
Medis
7 Pengajuan penggunaan
SIMRS di Unit RM
8 Revisi Formulir RM sesuai
standar Akreditasi
9 Pendidikan dan Pelatihan
Rekam Medis
10 Penataan Tata Ruang Unit
RM
H. PENUTUP
Program kerja Unit Rekam Medis ini dibuat dalam periode 1 (satu) tahun sekali,
kemudian akan dilakukan monitoring dan evaluasi. Hasil evalasi merupakan dasar untuk
membuat program kerja periode berikutnya.
Dengan adanya program kerja ruangan rekam medis diharapkan dapat menjadi acuan
atau pedoman melakukan perbaikan kedepan serta menentukan target kedepannya dalam
hal pelayanan Unit Rekam Medis di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo.