Proposal Penawaran Pekerjaan Jasa

Analisa Beban kerja

PROPOSAL
ANALISA BEBAN KERJA
Sangat Pribadi dan Rahasia
Outline
• Objectives Underlying Theory
• Process and Scope of Work
• Outcomes Working Schedule
Expert Professional Fee
OBJECTIVE
Seringkali bagian HRD mendapatkan keluhan dari bagian-
bagian lain bahwa mereka kekurangan karyawan sehingga
membuat HRD melakukan rekrutmen terus menerus. Tetapi,
apakah benar jumlah karyawan yang dimiliki kurang
memadai? Atau jangan-jangan sebagian besar karyawan
tidak bisa bekerja secara efisien?

Hal ini menjadi sangat penting, karena apabila komposisi

jumlah atau produktivitas karyawan tidak tepat, akan
menyebabkan pembengkakan biaya bagi perusahaan yang
seringkali perusahaan tidak menyadari terjadinya hal ini.
OBJECTIVE
PT. Petrokopindo Cipta Selaras ingin melakukan perencanaan
sumber daya manusia dengan baik, sehingga kinerja
organisasi dapat ditingkatkan.
Untuk itu kapasitas sumber daya manusia perlu
ditingkatkan dari sisi proporsional dan rasional melalui
penghitungan beban kerja yang optimal.
OBJECTIVE
#1
Apakah karyawan telah
melaksanakan seluruh tugas
Pada dasarnya, tujuan utama dari analisis beban kerja atau workload dan tanggung jawab
analysis ini adalah untuk membantu perusahaan dalam menentukan jabatannya dengan baik?
kebutuhan sumber daya manusia dengan efektif dan efisien.

Selain itu, analisis beban kerja juga bertujuan untuk mengetahui

beberapa hal, yaitu

#3 #2
Apakah deskripsi pekerjaan Apakah deskripsi pekerjaan
yang dirancang untuk suatu yang dirancang sudah
jabatan memiliki beban kerja menjamin adanya beban kerja
yang relative seimbang? yang optimal sesuai dengan
waktu kerja yang disediakan?
Objectives
Analisis Beban Kerja dilakukan dengan tujuan:

-Assessing-Mengukur beban kerja setiap jabatan

-Improving-Meningkatkan kapasitas organisasi yang professional, proporsional dan rasional

-Planning-Merencanakan program-program kepegawaian

Underlying Theory
Profesionalitas belum
dapat tercapai karena:
- komposisi keahlian
Analisis Beban Kerja adalah suatu Profesionalitas pegawai belum
teknik manajemen yang dilakukan dibutuhkan untuk proporsional
secara sistematis untuk memperoleh
menciptakan
informasi mengenai tingkat efektivitas
dan efisiensi kerja organisasi efektivitas dan efisiensi - Pendistribusian
berdasarkan volume kerja kerja organisasi karyawan belum
mengacu pada
kebutuhan
organisasi yang
sebenarnya
 Underlying Theory
Uraian Tugas Jabatan
Struktural dan
Fungsional

Analisis Analisis
Jabatan Beban Kerja - Volume Kerja
- Norma Waktu
- Teknologi
Pendukung
- Jumlah Pegawai
 Process and Scope
Process Two
Interview with key informants untuk Process Four
mendapatkan informasi yang lebih Analisis dilakukan untuk
detail mengenai uraian tugas dari para mengetahui beban kerja dan
pemegang jabatan dan atasannya kebutuhan jumlah karyawan

Step One Step Two Step Three Step Four

Process One Process Three

Review job description untuk Penentuan metode perhitungan yang
memastikan bahwa job description terdiri dari empat pendekatan yaitu
merupakan job description yang pendekatan hasil kerja, pendekatan objek
terbaru dan yang benar-benar kerja, pendekatan peralatan kerja dan
dilaksanakan oleh pemegang jabatan pendekatan per tugas jabatan.
 Beban kerja setiap jabatan
A
Outcomes
Mengacu pada tujuan-tujuan yang akan
Jumlah kebutuhan Karyawan
dicapai maka outcomes ataupun B
per jabatan
deliverables dari aktivitas ini adalah
sebagai berikut
 Outcomes-Ilustrasi (CONTOH)

Jumlah hari menurut kalender 365 hari

Jumlah hari sabtu & minggu dalam 1 thn (104) hari
Jumlah hari libur nasional dalam 1 thn (15) hari
Jumlah cuti dalam 1 thn (12) Hari
Hari kerja efektif 234 hari
Outcomes-Ilustrasi (CONTOH)
◦ Jam kerja per hari = 8 jam = 480 menit
◦ Allowance 30% x 8 jam = 2.4 jam = (144) menit

◦ Jam kerja efektif per hari = 336 menit

Maka :
◦ Jam kerja efektif per minggu = 1680 menit

◦ Jam kerja efektif per bulan = 6720 menit

◦ Jam kerja efektif per tahun = 80.640 menit

 Outcomes-Ilustrasi (CONTOH)
Tugas Pokok Unsur Tugas Beban Tugas Satuan SKR (Standar Satuan Waktu
Pokok (1 tahun) kemampuan penyelesaian
rata-rata) tugas (1
tahun)
a. Mengikuti
morning 234 Kali 15 menit 3.600
meeting
1. Melakukan
persiapan b. Melakukan
kerja persiapan
register 234 Kali 15 Menit 3.600
tourney
nasabah
a.
Mengunjungi
936 Kali 180 Menit 172.800
nasabah baru
2.
Melaksanakan b.
pengumpulan Mengunjungi
702 Kali 60 Menit 43.200
dan nasabah lama
pembinaan
nasabah
c.
Mengunjungi
234 kali 240 Menit 57.600
nasabah
menunggak
Total waktu penyelesaian tugas 273.780
Kebutuhan pegawai (Total waktu : jam kerja efektif per tahun) 3,39
Working Schedule
Waktu Bulan 1 2 3 4
No
Pekerjaan Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Review jobdesc dan jobspec tiap jabatan

2 Melakukan perhitungan analisis beban kerja untuk tiap jabatan

3 Menelaah kembali hasil perhitungan beban kerja

Penentuan kebutuhan jumlah pegawai dan penyusunan peta
4 jabatan

5 Proses Revisi dan penyusunan Laporan Akhir

§ Proses penyusunan workload analysis ini akan berlangsung +- 120 hari kerja, terhitung
dari saat SPK diterima.
§ Jadwal tersebut tidak bersifat mengikat dan dapat disesuaikan berdasarkan
kesepakatan dua belah pihak.
 EXPERT & TEAM

Harris Prasetya Rahmandika, S.E., M.M., CPMA.

Dr. Dra. Ec. Nuri Herachwati, [Link]., [Link].