BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Pengertian Apotek

Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan
kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya
kepada masyarakat (Keputusan Menteri RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002).

Pengelola apotek sepenuhnya menjadi tanggung jawab Apoteker Pengelola

Apotek (APA). Oleh karena itu, Apoteker Pengelola Apotek dan Asisten Apoteker
harus memahami prinsip-prinsip bisnis dalam pengelolaan apotek yang berdasarkan
kepada sistem manajemen.

2.2 Manajemen

Manajemen dapat didefinisikan secara sederhana sebagai suatu usaha atau

kegiatan yang dilaksanakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan dengan menggunakan bantuan orang lain. Defenisi manajemen
secara klasik adalah seni dan ilmu tentang perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, koordinasi dan pengawasan usaha manusia dan sumber-sumber untuk
kebaikan umum dalam rangka kerja organisasi dan lingkungan ekonomi dari
[Link] dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen
semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit.

Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen, yaitu :

1. Untuk mencapai tujuan

Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi.
2. Untuk menjaga keseimbanan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan
sasaran dan kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang
berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, kreditur,
 pelanggan, konsumen, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan
pemerintah.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah
satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. Kekuasaan seorang
manajer tergantung pada kemampuan membuat orang lain melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen.

Berdasarkan deskripsi pekerjaan (job describtion). Apoteker Pengelola Apotek

(APA) dan Ahli Madya mempunyai tugas (fungsi) dan wewenang (tanggung jawab)
sebagai berikut:

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

- Apoteker
a. Tugas dan fungsi Apoteker
 Membuat visi dan misi.
 Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja.
 Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Standart Prosedur
Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek.
 Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO (Standart
Prosedur Operasional).
 Mengawasi pelaksanaan SPO (Standart Prosedur Operasional) dan
program kerja.
b. Wewenang dan tanggungjawab Apoteker
 Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan.
 Menentukan sistem atau peraturan yang akan digunakan.
 Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh.
 Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan.

2. D-III Ahli Madya

 a. Tugas dan Fungsi Asisten Apoteker
 Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan.
 Melayani konsumen dengan ramah dan santun.
 Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen.
 Pekerjaan kefarmasian (mengerjakan resep dan menggerus obat).
b. Wewenang dan Tanggungjawab Asisten Apoteker
 Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang
terdapat di fungsi penjualan.
 Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen.
 Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan.
 Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak.
 Pekerjaan kefarmasian ( mengerjakan resep dan menggerus obat).

2.3 Studi Kelayakan Untuk Mendirikan Apotek

Studi kelayakan adalah suatu kajian yang dikerjakan menyeluruh mengenai

suatu usaha dalam proses pengambilan keputusan investasi yang mengandung resiko.
Studi kelayakan untuk mendirikan apotek dilakukan untuk memperkirakan berbagai
hal yang dapat mengakibatkan kegagalan sehingga dapat diantisipasi terlebih dahulu.

Hal-hal yang dapat menyebabkan kegagalan pada proses pendirian suatu

apotek adalah :

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) tidak memahami dengan benar bidang

usaha perapotekan.
2. Modal usaha yang dibutuhkan ternyata lebih tinggi daripadadana yang
diperkirakan.
3. Terlampau sedikit konsumen yang datang ke apotek sehingga kapasitas kerja
jauh melebihi pekerjaan yang ada, akibatnya kegiatan berlangsung tidak
efisien.
 4. Kesulitan dalam pengadaan modal kerja akibat ketersediaan farmasi yang
harus disediakan bertambah jumlahnya.

Langkah-langkah yang perlu dalam melaksanakan studi kelayakan mendirikan

apotek :

1. Survey dan pemilihan lokasi.

2. Membuat analisa pembelanjaan, meliputi modal minimal yang diperlukan,
kemungkinan sumber modal serta analisa impas.
3. Menentukan target yang ingin dicapai.

2.3.1 Lokasi

Lokasi sangat mempengaruhi maju mundurnya usaha apotek, maka penentuan

lokasi apotek merupakan pemikiran awal yang paling [Link] dapat hidup
berkesinambungan, apotek harus mempunyai konsumen yang sepadat mungkin terus
bertambah [Link] karena itu, lokasi harus dicari sedemikian rupa sehingga
konsumen dengan mudah dapat mencapainya.

Lokasi yang baik untuk mendirikan apotek memiliki keadaan :

1. Daerah yang ramai, dekat dengan penduduk ataupun daerah pembelanjaan.

2. Daerah yang padat penduduknya dengan tingkat kehidupan yang cukup
mampu.
3. Adanya tempat pelayanan kesehatan seperti praktik dokter,rumah sakit
ataupun poliklinik di daerah yang aman dan mudah dijangkau oleh
masyarakat banyak.
2.3.2 Analisa pembelanjaan

Jumlah anggaran belanja yang dibutuhkan untuk mendirikan apotek dihitung

sebagai modal minimal yaitu jumlah modal yang diperlukan untuk pengadaan sarana
dan prasarana sebagai syarat diperolehnya izin apotek mampu melaksanakan
tugasnya untuk melayani masyarakat dengan baik.
2.4 Pengelolaan Sumber Daya Apotek

2.4.1 Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku, apotek harus dikelola oleh

seorang apotekeryang professional. Dalam pengelolaan apotek, apoteker senantiasa
harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik,
mengambil keputusan yang tepat, mapu berkomunikasi antar profesi, menempatkan
diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM
secara efektif, selalu belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan
memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan.

Sumber daya manusia yang dimiliki oleh apotek setidaknya adalah Pemilik
Sarana Apotek (PSA) , Apoteker Pengelola Apotek (APA), Asisten Apoteker, Juru
Resep, dan Tenaga Tata Usaha.

2.4.2 Pengelolaan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Lainnya

Pengelolaan jenis ini dalam system pengelolaan apotek dikategorikan sebagai
pengelolaan teknis.
Secara umum pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya ini
meliputi pekerjaan sebagai berikut :
[Link] Perencanaan
Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan
pola penyakit dan kemampuan dan budaya masyarakat.
[Link] Pengadaan

Pengadaan barang dagangan/pembelian perbekalan farmasi di apotek

dilakukan oleh bagian [Link] dagangan atau persediaan merupakan
barang yang dimiliki dengan tujuan untuk dijual kembali atau diproses kemudian
[Link] dagangan di apotek meliputi obat-obat termasuk obat-obat asli
Indonesia atau obat tradisional, alat-alat kesehatan dan kosmetik.
 Pengadaan/perbekalan farmasi harus direncanakan baik untuk mendapatkan
jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan dan menghindari terjadinya
kekosongan perbekalan farmasi.

Untuk barang yang fast moving disediakan dalam jumlah yang lebih banyak
sedangkan barang yang slow moving disediakan dalam jumlah yang cukup sehingga
setiap resep yang masuk bisa dilayani.

Pemesanan barang dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui

salesman ataupun telepon. Khusus untuk obat narkotik dilakukan oleh PBF Kimia
Farma Medan dengan menggunaan surat pesanan narkotika yang ditanda tangani oleh
Apoteker.

[Link] Penyimpanan

Penyimpanan perbekalan farmasi di suatu apotek dapat dilakukan digudang

maupun di ruang [Link] penyimpanan perbekalan farmasi untuk
memelihara perbekalan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak
bertanggungjawab, menjaga kelangsungan persediaan dan memudahkan pencarian
dan [Link] penyimpanan perbekalan farmasi di gudang dan di ruang
peracikan disusun secara alfabetis, obat-obat bebas membutuhkan penataan letak
secara farmakologis dengan prinsip obat yang pertama masuk akan pertama keluar
dan sistem FIFO (First In First Out).

Penyimpanan obat narkotika mempunyai tempat yang khusus dengan

persyaratan sebagai berikut :

1. Harus dibuat seluruhnya dari bahan kayu atau bahan lain yang kuat.
2. Harus mempunyai kunci yang kuat.
3. Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan.
Bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin dan garam-garamnya
serta persediaan narkotika.
 Bagian kedua digunakan untuk menyimpan narkotika lain yang dipakai sehari-
harinya.
4. Lemari berukuran 40 x 80 x 100 cm dan harus diletakkan padatembok atau
lantai.
5. Tempat khusus tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang lain selain
narkotika.
6. Anak kunci lemari harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai yang
lain yang diberi kuasa misalnya : Asisten Apoteker (AA).
7. Lemari khusus harus diletakkan dengan aman dan tidak terlihat oleh umum.

Barang yang masuk berdasarkan faktur dan surat pengantar barang terlebih
dahulu harus dicek kualitas dan kuantitas, batas kadaluarsa, keadaan fisik barang
harus sesuai surat pesanan setelah disetujui dibubuhi tanda terima barang dan
stempel, kemudian dicetak dalam kartu barang dengan mencantumkan tanggal, nomor
faktur dan jumlah barang yang bersangkutan. Copy faktur dicatat dalam buku
penerimaan barang buku pembelian.

[Link] Administrasi

Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang

dilaksanakan oleh suatu perusahaan (Apotek). Administrasi yang baik dan benar
sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan oleh Apoteker selaku
pengelola apoteker.

Administrasi yang biasa dilakukan apotek meliputi antara lain:

1. Administrasi pembukuan yaitu yang mencatat keluar dan masuknya uang
yang disertai bukti pengeluaran dan pemasukan.
2. Administrasi penjualan yaitu penjualan resep, penjualan bebas, langganan dan
pembayaran secara tunai.
3. Administrasi pemberian yaitu pencatatan pemberian secara tunai atau kredit
dan dicatat dari mana, nota-notanya dikumpulkan dengan terakhir.
 4. Administrasi penggudangan yaitu pencatatan penerimaan barang darimana
dan pengeluaran barang untuk apa dan untuk siapa, masing-masing diberi
kartu stock.
5. Administrasi kepegawaian dilakukan dengan mengadakan absensi karyawan
mencatat kedudukan, gaji dan pendapatan lainnya dari para karyawan.

[Link] Keuangan
Dalam keuangan di apotek ada beberapa hal yang mempengaruhi keuangan, yakni
seperti :
-Penerimaan
Berupa pekerjaan yang dilakukan diapotek sehingga menghasilkan pendapatan di
apotek, kegiatan tersebut berupa pelayanan resep dan non resep.
- Pengeluaran
Dalam apotek terdapat beberapa pengeluaran seperti biaya rutin dari apotek. Biaya
rutin yakni seperti gaji, karyawan, listrik, telepon dan air.