Maintenance Management

System (MMS)

THE WAY YOU DO MAINTENANCE

CronosERP MMS merupakan sistem aplikasi yang di desain khusus sebagai alat bantu pelaksanaan
Maintenance yang mencakup asset management, work order management, sparepart management, contractor
management, asset analisis tools, preventive maintenance hingga maintenance strategy setting.

[Link]
 DAFTAR ISI

Daftar Isi .............................................................................................. 2

Tentang CronosERP MMS .................................................................. 3

Fitur CronosERP MMS ........................................................................ 7

Manfaat Dan Keuntungan .................................................................. 11

Equipment Running Hours Reading Process Flow ............................ 14
Metodologi Implementasi ................................................................... 15

Pelatihan............................................................................................ 17
Spesifikasi Teknis .............................................................................. 18

Informasi Lebih Lanjut : ..................................................................... 19

2
 TENTANG CRONOSERP MMS
CronosERP MMS (Asset Maintenance and Management System), adalah aplikasi Sistem Manajemen
yang dalam dunia maintenance biasa di sebut CMMS (Computerized Maintenance Management
System).

CronosERP MMS di disain khusus sebagai pusat pengaturan semua aktifitas maintenance, CronosERP
MMS dapat dimplementasikan pada peralatan, kendaraan, mesin ataupun gedung.

CronosERP MMS akan menampilkan kalender waktu pelaksanaan maintenance dalam periode tahunan,
bulanan, hingga harian, dengan begitu pengelolaan budget serta perencanaan kebutuhan maintenance
dapat di persiapkan jauh hari sebelumnya baik kebutuhan sparepart, crew, bahkan pihak ketiga yg akan
membantu proses maintenance.

Dengan arsitektur yang handal dan telah teruji serta tersaji dalam format yang sangat mudah dijalankan
(user-friendly), CronosERP MMS mampu menyediakan informasi yang berkaitan dengan maintenance
secara cepat dan mudah.

CronosERP MMS di kelompokkan ke dalam 6 modul besar, yang di sesuaikan dengan proses yang di
butuhkan dalam dunia maintenance yaitu;
1. MAINTENANCE MANAGEMENT MODULE
Modul ini khusus untuk mengetahui detil assets (asset register), tool untuk membantu men-setting
strategi maintenance & alat untuk melakukan PMR (Planned Maintenance Routine) development.
2. PLANNED & SCHEDULING MODULE
Modul ini memberikan kemudahan ke pada user untuk mengatur perencanaan dan pelaksanaan
maintenance (Work Plan & Job Plan) antara lain; task maintenance, tenaga kerja, sparepart, etimasi
biaya maintenance, detail waktu pelaksanaan, lama pengerjaan, dll. Dalam modul ini juga akan
merecord semua aktifitas maintenance (planned sampai dengan unplanned/ad - hoc maintenance)
3. CONTRACTOR SERVICES MODULE
Modul yang di gunakan untuk membantu mengelola pelaksanaan maintenance yang membutuhkan
pihak ketiga sebagai pelaksana.
4. MATERIAL MANAGEMENT MODULE
Modul yang di peruntukkan membantu proses pengelolaan sparepart maintenance.
5. EQUIPMENT RELIABILITY MODULE
Modul ini akan menampilkan KPI (Key Performance Indicator) dalam bentuk grafik dan data-data
dalam bentuk dan format yang mudah pembacaannya. Informasi tersebut nantinya akan sangat
membantu untuk pelaksanaan RCM (Reliability Center Maintenance) serta dapat di gunakan pada
proses analisa asset (FMEA, REM dan RCFA) untuk meningkatkan tingkat kehandalan (reliability)
asset.
6. REPORTING
Modul ini akan menampilkan semua report standart seperti (MTBF, MTTR, %WO Closed, %Plan vs
Unplanned, % Downtime)

Secara keseluruhan CronosERP MMS akan membantu anda untuk mengambil keputusan terbaik dan
memudahkan anda dalam melaksanakan semua aktifitas maintenance asset.

3
MAINTENANCE MANAGEMENT

MENGAPA MAINTENANCE MANAGEMENT DIBUTUHKAN

4
ALUR PROSES MAINTENANCE MANAGEMENT

 ANALISA KERUSAKAN
SETUP  PENILAIAN KINERJA PERAWATAN
SISTEM  EVALUASI PROGRAM PERAWATAN

HISTORIKAL

PERENCANAAN PENJADWALAN PELAKSANAAN

MAINTENANCE PERAWATAN PERAWATAN

PERMINTAAN
MAINTENANCE

SYSTEM FLOW MAINTENANCE MANAGEMENT

Maintenance Policies ANALYSIS

ASSET KPI&
REGISTER
WORK ORDER LISTING
REPORT

MAINTENANCE REQUEST

5
DIAGRAM FLOW ASSET MAINTENANCE MANAGEMENT

ASSET MANAGEMENT

ACCOUNTING DATE PURCHASE

LOCATION MODEL DIMENSION
DATA WARRANTY

CORRECTIVE
MAITENANCE

JOB REQUEST ASSET

REGISTER

PREVENTIVE
MAITENANCE

JOB CLOSING WORK ORDER

PREVENTIVE
MAINTENANCE HISTORY & TASK
MAINTENANCE
POLICY READING
TYPE
POLICY

DOCUMENT COST SPAREPART RESOURCES

MAINTENANCE POLICY

PROCUREMENT WAREHOUSE
SYSTEM MANAGEMENT
SYSTEM

6
 FITUR CRONOSERP MMS
1. Kemudahan akses dan pengoperasian serta kastemisasi user profile atau security setting.
2. Dapat diakses dari berbagai lokasi yang terkoneksi internet.
3. Kemudahan untuk menambah record atau data (asset register, parts catalogue, work order,
maintenance request).
4. Mempunyai beberapa pilihan Report yang akan sangat membantu dalam menganalisa performace dari
asset. Custom report juga dapat ditampilkan sesuai kebutuhan informasi yang diinginkan.
5. Informasi lengkap dan akurat tentang asset tersaji dalam satu layar monitor sehingga mudah dalam
pembacaannya.
6. Fitur untuk menampilkan Graph Monitoring Performace / KPI .

ASSET REGISTER
1. Memiliki record/informasi yang lengkap untuk setiap asset.
2. Memberikan informasi nilai depresiasi asset.
3. Memberikan informasi supplier dan warranty.
4. Menampilkan gambar asset.
5. Memberikan informasi fisik asset seperti berat, warna, lebar, tinggi.
6. Memberikan informasi spesifikasi teknis asset.
7. Memberikan informasi Policies (program maintenance) dan Work Order yang aktif.
8. Memberikan informasi perpindahan asset.
9. Tree view display yang dapat menampilkan semua struktur asset hingga 4 level.
10. Memberikan informasi tambahan lain yang dapat dimasukkan sesuai kebutuhan user.

7
WORK ORDER & WORK ORDER HISTORY
1. Work Order dapat dibuat untuk setiap pekerjaan yang telah atau belum dilaksanakan.
2. Post Entry Work Order, pembuatan Work Order untuk maintenanceyang bersifat breakdown atau
tidak terencana.
3. Pre Entry Work Order, pembuatan Work Order untuk maintenance yang bersifat terencana
(corrective, preventive, atau predictive).
4. Dilengkapi dengan data estimated dan actual cost setiap Work Order yang dibuat.
5. Dilengkapi dengan semua record data spare parts yang dikonsumsi dalam melakukan aktifitas
perawatan.
6. Link dengan dokumen eksternal, yang otomatis tercetak ketika Work Order dicetak (baik file Excel,
Word, dll).
7. Work Order dapat dialokasikan sesuai department yang berkepentingan.
8. Work Order dapat dibuat dari Maintenance Request melalui entry pada eM-Request (fitur opsional
untuk aplikasi web).
9. Work Order dilengkapi dengan Scheduling (penjadwalan) dan spare parts dapat dipesan
(reservation).
10. History pekerjaan maintenance tercatat setiap kali pekerjaan tersebut sudah dalam kondisi Close
atau selesai dilaksanakan.
11. Work Order bisa dibuat untuk setiap Policies yang dibuat, termasuk yang bersifat standard job.
12. Maintenance task bisa ditambahkan untuk setiap Work Order.
13. Instruksi safety dan prosedur kerja dapat dilampirkan dalam satu file Work Order.

8
MAINTENANCE POLICIES
1. Kemudahan membuat Maintenance Policies untuk semua asset.
2. Menampilkan semua detail informasi Policies yang digunakan pada tiap asset.
3. Menampilkan semua asset yang telah jatuh tempo pelaksanaan maintenancenya.
4. Adanya Grouping menu antara Policies dengan beberapa Work Order yang terkait.
5. Kemudahan setting dan alokasi resource atau operating support lainnya pada Policies.
6. Maintenance task dalam Policies bisa diorganisir dan diupdate dengan mudah.
7. Dokumen yang berkaitan dengan Policies bisa dikaitkan dan secara otomatis tercetak saat Work
Order dicetak.
8. Terdapat beberapa pilihan setting Polices. Scheduler dengan basis kalender, Triggering dengan
basis variabel operasional, Auto Trigger akan mengaktifkan secara otomatis semua Policies yang
sudah jatuh tempo.
9. Kemudahan untuk melakukan aktifasi semua Policies.

SECURITY DAN OTORISASI

1. Aplikasi CronosERP MMS didisain dengan tingkat keamanan yang tinggi yang dapat diatur oleh
user dengan level Administrator untuk security setting yang berbeda untuk setiap user. Sehingga
pengguna aplikasi CronosERP MMS dapat lebih fokus dalam melakukan pengelolaan maintenance
sesuai akses yang diberikan.
2. Sistem otorisasi mempunyai fleksibilitas dalam pemilihan menu menyesuaikan kebutuhan user.
Sistem otorisasi ini diatur oleh user dengan level Administrator.
3. Konfigurasi sistem keamanan disediakan bagi individual user atau group user untuk setiap fungsi
dalam sistem aplikasi CronosERP MMS termasuk fitur- fitur advanced.

9
PELAPORAN / REPORT
Report yang dihasilkan oleh aplikasi CronosERP MMS antara lain:
1. Planned Maintenance Calender 19. Equipment Costs Report
2. Backlog of Work by Dept and Crew Code 20. Equipment Downtime by Month Report
Detail 21. Estimated v Actual Detail Costs
3. Backlog of Work by Dept and Crew Code 22. Estimated v Actual Summary Costs
Summary 23. Maintenance Costs by Job Type Report
4. Backlog of Work by Job Type 24. Mean Time Between Failure Detail Report
5. Backlog of Work by Job Type Summary 25. Mean Time Between Failure Report
Report
26. Work Completed by Crew Code
6. Backlog of Work by Priority
27. Work Completed by Crew Name
7. Backlog of Work by Crew Code Detail Report
28. Work History Costs Detail
8. Backlog of Work by Crew Code Summary
29. Work History Costs Summary
Report
30. Work Order Avarage Report
9. Backlog of Work by Crew Name Detail Report
31. Work Order Completed Report
10. Backlog of Work by Crew Name Summary
Report 32. Work Order Count Graph
11. Breakdown of Hours by Equipment Type Detail 33. Work Order Current Report
12. Breakdown of Hours by Equipment Type 34. Work Order Delays Detail Report
Summary 35. Work Order Failure Codes
13. Breakdown of Hours by Site Detail 36. Work Order History by Job Type
14. Breakdown of Hours by Site Summary 37. Work Order History by Job Type Summary
15. Delays by Job Type Summary Report 38. Work Order History Report
16. Downtime Report 39. Work Order Outstanding Report
17. Equipment APL Report 40. Work Order Outstanding Report by
18. Equipment Costs by Job Type Contractor

10
 MANFAAT DAN KEUNTUNGAN
CRONOSERP MMS didisain untuk membantu anda dalam :
1. Memonitor Performansi Aset /Mesin
2. Membantu Pelaksanaan Analisa Proses Maintenance :
RCFA ~ Root Cause Failure Analysis
FMEA ~ Failure Mode And Effect Analysis
MTBF ~ Mean Time Between Failure
MTTR ~ Mean Time To Repair
3. Melakukan Asset Management
4. Mengoptimalkan Pelaksanaan Maintenance
5. Memberikan Kemudahan dalam Analisa Downtime
6. Optimalisasi Ketersediaan Stok Spare Part (Inventory Management)
7. Mengefisiensikan Alur Pembelian Sparepart
8. Mengatur Sumber Daya Pelaksanaan Maintenance
9. Melakukan Tracking Pembiayaan Proses Maintenance
10. Memonitor garansi Aset (Warranty Monitoring)

11
GRAFIK PERBANDINGAN IMPLEMENTASI CRONOSERP MMS
1. Availability Loses (Sebelum)
Availability Losses

30%

25%

20%

15%

10%
M-12 M-11 M-10 M-9 M-8 M7 M-6 M-5 M-4 M-3 M-2 M-1

2. Availability Loses (Sesudah Implementasi CronosERP MMS)

Availability Losses

30%

25%

20%

15%

10%
M+1 M+2 M+3 M+4 M+5 M+6

3. DOWNTIME (Sebelum)
Unplanned Downtime

15%

13%

11%

9%

7%

5%
M-12 M-11 M-10 M-9 M-8 M7 M-6 M-5 M-4 M-3 M-2 M-1

12
4. DOWNTIME (Sesudah Implementasi CronosERP MMS)
Unplanned Downtime

15%

13%

11%

9%

7%

5%
M+1 M+2 M+3 M+4 M+5 M+6

5. SPARE PART Consumption (Sebelum)

Spare parts Consumption

$60,000

$55,000

$50,000

$45,000

$40,000

$35,000

$30,000
M-6 M-5 M-4 M-3 M-2 M-1 M+1 M+2 M+3 M+4 M+5 M+6

6. SPARE PART Consumption (Sesudah Implementasi CronosERP MMS)

Spare parts Consumption

$60,000

$55,000

$50,000

$45,000

$40,000

$35,000

$30,000
M+1 M+2 M+3 M+4 M+5 M+6

13
EQUIPMENT RUNNING HOURS READING PROCESS FLOW

14
 METODOLOGI IMPLEMENTASI

DIFINISI :
Difinisi dan Membuat kesepakatan target pencapaian project dan item-item kritikal lainnya.

1. Identifikasi system yang dibutuhkan

2. Melakukan Meeting persiapan implementasi project, termasuk didalamnya membahas persiapan
serta follow-up dari project yang telah disepakati.
3. Konfirmasi dan membuat kesepakatan item-item yang termasuk dalam scope pelaksanaan project
(time frame, target pencapaian, scope, constraints dan commercial basis)
4. Kesepakatan yang dibuat didalamnya juga termasuk membahas kebutuhan-kebutuhan kritikal yang
dibutuhkan dalam pengerjaan project
5. Membuat kesepakatan dan Mendokumentasikan project roles
6. Mempresentasikan Global pelaksanaan Project
7. Mengkonfirmasikan ulang langkah-langkah pengerjaan project

PERSIAPAN :
Mempersiapkan semua item kunci yang di butuhkan untuk pengimplementasian system

1. Melakukan Training kepada super-users

2. Persiapan dan implementasi installation untuk trial dan melihat beberapa aspek yang dibutuhkan
user
3. Mempersiapkan dan melakukan system mapping, termasuk didalamnya:
Persiapan dan follow-up
Identifikasi dan persetujuan training yang di butuhkan
Pendifinisian aturan pembuatan struktur pengcodean dan "look-ups"
Identifikasi semua sumber data yang relefan
Mendefinisikan detail struktur kode dan "look-ups"
Trial data import process
Develop dummy data set
Verifikasi dan membuat persetujuan dummy data set dan item penting lainnya.

15
PERSIAPAN (LANJUTAN):
1. Develop procedure kerja, jika dibutuhkan
2. Komunikasi dengan end users tentang process yang ada, target dan beberapa item penting
didalamnya
3. Develop dan membuat kesepakatan detail spesifikasi untuk konfigurasi atau persiapan
implementasi software
4. Develop dan membuat kesepakatan detail spesifikasi untuk kebutuhan integration work
5. Memepersiapkan dan membuat kesepakatan detail rencana dan fase
6. Trial pilot data set
7. Pilot Training untuk users
8. Publikasi progress dan pencapaian
9. Konfigurasi (atau pengimplementasian) software untuk pilot
10. Melakukan tes integrasi sistem, jika dibutuhkan
11. Install dan upgrade pilot project

PILOT:
Melakukan pengetesan asumsi yang dibuat oleh user untuk menunjukkan sistem berjalan secara efektif

1. Pilot all significant processes

2. Review procedures and practical issues with users
3. Merubah proses, jika dibutuhkan
4. Check outputs dan hasilnya
5. Merubah data, jika dibutuhkan
6. Persiapan full data set
7. Review efektifitas training
8. Merubah training, jika dibutuhkan
9. Pelatihan full user
10. Install dan upgrade untuk full running
11. Konfirmasi stage complete

IMPLEMENTATION:
Melakukan penggunaan sistem secara efektif yang dibutuhkan

1. Mereview eksisting systems dan procedures

2. Memulai proses baru
3. Melakukan pembaruan data
4. Kesepakatan live running
5. Konfirmasi stage complete

SUPPORT:
Pendampingan penggunaan system secara efektif

1. Pemeliharaan dan pemutakhiran data

2. Analisa data histori
3. Penggunaan system pada area baru
4. Pendampingan penggunaan system

16
 PELATIHAN
STANDARD

Asset Asset
Register Criticality

Spare Parts Maintenance

Management Routine
Development

Planning Root Cause

and Failure
Scheduling Analysis

ADVANCED

Maintenance Contracted
Process Maintenance
Mapping

Maintenance Equipment
Performance Life Cycle
Indicators Management

Total Maintenance
Productive Data
Maintenance Management

17
 SPESIFIKASI TEKNIS
Bagian ini menjelaskan baseline dari kebutuhan sistem yang diperlukan untuk instalasi dan operasional modul-
modul CronosERP MMS.

KEBUTUHAN SERVER
Rekomendasi berikut adalah kebutuhan untuk server database CronosERP MMS:
1. Secara umum, CronosERP MMS membutuhkan 2-3 MB hard drive space untuk setiap 50
Aset/Equipment.
2. Sistem CronosERP MMS dikembangkan menggunakan Microsoft SQL Server sebagai aplikasi
database.

Specification
1. Intel® Xeon® Processor
2. 2 GB ECC Memory
3. Harddisk 120 GB SATA 10,000 rpm HOTSWAPPABLE ( Mirroring System )
4. DVD IDE (ATAPI) drive
5. Integrated 10/100/1000 Ethernet
6. UPS 2200 VA

TAMBAHAN INFORMASI MENGENAI SERVER

1. Multiple network cards dan dual Processor dibutuhkan apabila CronosERP MMS digunakan oleh
user yang banyak pada saat bersamaan.
2. Kami merekomendasikan server yang khusus digunakan untuk database CronosERP MMS untuk
implementasi yang lebih luas. Konsultasikan dengan kami apabila anda memiliki kebutuhan
spesifik ini.

SOFTWARE UNTUK MANAJEMEN DATABASE (DBMS)

1. Microsoft® SQL Server Standard Editions 2008

KEBUTUHAN CLIENT
Rekomendasi sistem berikut digunakan untuk instalasi di workstation user dari modul-modul utama
CronosERP MMS (Asset Register, Work Order, Maintenance Policy, Spare Part, dan lainnya).
Kebutuhan tambahan akan diperlukan lebih lanjut untuk instalasi modul Maintenance Process
Automation Module (MPAM): On-line Maintenance Request, e-Procurement, Inspection and Office
Console.

Specification
1. Processor – Dual Core
2. Memory 2 GB
3. Harddisk 20 GB
4. Microsoft® Windows XP Professional (SP 3), Windows 7
5. Microsoft® .NET Framework

18
INFORMASI LEBIH LANJUT :

Abdullah Soedarmo
0815 11 431 401
soedarmo@[Link]
[Link]@[Link]

[Link]

19