Pengorganisasian

Pengorganisasian Dan Struktur Organisasi

Pengorganisasian menurut Schermerhorn (1996:218) [1] adalah proses mengatur orang-orang dan
sumber daya lainnya untuk bekerja menuju tujuan bersama .

Pengorganisasian meliputi kegiatan pembagian pekerjaan, menugaskan anggota organisasi untuk

mengerjakannya, mengalokasikan sumber daya dan membuka upaya-upaya yang dicapai.
Pengorganisasian merupakan tugas kedua manajer setelah penyusunan rencana selesai dilakukan.
Melaksanakan fungsi pengorganisasian akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.

Peranan Pengorganisasian

Penggunaan tujuan pelaksanaan tercapainya tujuan sistem manajemen dan manajer selain membuat
jelas, tetapi juga menjelaskan sumber daya mana yang akan digunakan untuk mencapainya.

Pengorganisasian memiliki fungsi yang amat vital dalam sistem manajemen modern. Hal ini dapat
dipahami mengingat fungsi pengorganisasian merupakan mekanisme utama yang digunakan para
manajer untuk menggerakkan seluruh sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.

Banyak hal yang dapat kita peroleh apabila kita dapat melakukan pengorganisasian dengan tepat, yaitu :

Pengorganisasian dapat menciptakan dan memelihara hubungan di antara semua sumber daya
organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang harus digunakan untuk kegiatan-kegiatan
tertentu, kapan, di mana, dan bagaimana menggunakannya.

Pengorganisasian dapat membantu manajer dalam mengurangi kelemahan yaitu biaya tinggi, seperti
duplikasi kegiatan dan sumber daya organisasi yang tidak terpakai secara penuh.

Pengorganisasian memiliki peran untuk meningkatkan keterampilan manajerial agar sesuai dengan
kebutuhan sistem manajemen yang sedang berjalan.

Pengorganisasian dapat mendorong dan menciptakan iklim organisasi yang lebih kondusif dalam sistem
manajemen baik secara keseluruhan maupun parsial.

Tahapan Pengorganisasian

Proses pengorganisasian dalam manajemen dapat dilakukan melalui enam tahapan, yaitu :

menetapkan tujuan pengorganisasian

menetapkan tugas-tugas pokok anggota organisasi

melakukan pembagian-tugas pokok menjadi tugas-tugas yang lebih rinci

Mengalokasikan sumber daya yang tersedia

Memberikan Arahan-arahan untuk tugas-tugas

melakukan evaluasi atas hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang telah dilakukan

Memiliki struktur organisasi memungkinkan perusahaan untuk tetap efisien dan fokus.

Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu
organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi.

Struktur ini dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam
mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur diilustrasikan
menggunakan bagan organisasi.

Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan.
Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur
desentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan organisasi.

Meski tak semua perusahaan menggunakan struktur organisasi, tetapi menerapkan hal tersebut akan
memberikan beragam manfaat, yaitu:

1. Komunikasi lebih baik

Struktur organisasi mendorong komunikasi antar karyawan dan tim lebih baik. Misal setelah Anda
memberikan tugas kepada masing-masing anggota tim, maka mereka tahu pekerjaan yang harus
dilakukan. Sehingga menghindari duplikasi pekerjaan dan mendukung pengambilan keputusan dengan
baik.

2. Meningkatkan efisiensi operasional

Struktur organisasi meningkatkan sistem operasional yang efisien. Pasalnya, struktur ini memastikan
bahwa semua tugas dan tanggung jawab untuk semua tim dapat melakukannya dengan lebih mudah.

Bahkan struktur organisasi bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki beberapa lokasi bisnis berbeda.
Misal masing-masingtahu tugas-tugasnya dan mematuhi prosedur perusahaan yang sama.

Mengurangi konflik karyawan

Memang, konflik selalu ada di lingkungan kerja. Namun struktur organisasi bermanfaat mengurangi
konflik karyawan.
Karena para karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya, sehingga fokus pada pekerjaan
masing-masing. Jika ada perselisihan, leader akan menengahi karyawan yang berselisih untuk berdialog
dan menyelesaikan masalah.

4. Meningkatkan kinerja karyawan

Ketika leader mendelegasikan tugas dengan jelas (beserta panduannya) kepada karyawan, ia akan
mengerjakan tugas tersebut sebaik-baiknya. Langkah ini dapat meningkatkan kinerja sekaligus
kepercayaan diri karyawan.

PROSES PENGORGANISASIAN

1. Pemerincian seluruh kegiatan yang harus

dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi

kegiatan-kegiatan secara logik dapat

dilaksanakan oleh satu orang.

3. Pengadaan dan pengembangan suatu

mekanisme untuk mengkoordinasikan

pekerjaan para anggota organisasi menjadi

kesatuan yang terpadu dan harmonis.

pembagian kerja (division of labor) berarti membagi pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkan
produk beberapa tugas yang berbeda dan saling tergantung. Perusahaan memecah sistem produksi yang
kompleks menjadi beberapa unit. Mereka kemudian menetapkan tugas dan pekerja di masing-masing
unit. Masing-masing pekerja memiliki pekerjaan yang unik dan rutin namun saling terkait dengan unit
lainnya.

Misalnya di pabrik garmen, setiap bagian operasi menghasilkan satu bagian dari pakaian seperti lengan
baju dan lubang kancing. Itu membuat produksi lebih cepat dan lebih murah daripada satu orang
menyelesaikan setiap pakaian secara sendiri-sendiri.

Departementalisasi

Istilah Departementalisasi atau departementasi, secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses
penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Departementalisasi merupakan cara di
mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan
kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.

Dasar Departementalisasi (1) • Departenentalisasi

atau departementasi adalah proses penentuan cara

bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Dasar

departementalisasi:

• Fungsi : Pemasaran, Keuangan, Produksi,

Akuntansi

• Produk (barang/jasa) : divisi mesin cuci, lemari es,

televisi

• Wilayah : Divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Sumatera

Selatan, dll

• Langganan : Penjualan industri, penjualan

pemerintah, pedagang eceran, militer, konsumen

Dasar departementalisasi (2)

• Proses/peralatan : Departemen pemotongan,

kelompok perakitan, bagian finishing

• Waktu : Shift pertama, kedua, ketiga

• Pelayanan : Kelas eksekutif, bisnis, ekonomi

• Apha-numerical : misal pelayanan telepon,

dimana nomor 00000-50000 ditempatkan dalam

suatu departemen A dan nomor 50001-99999

ditempatkan dalam suatu departemen B

• Proyek dan Matriks : Digunakan pada

perusahaan konstruksi , konsultan Departemen

Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan

fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan

yang sejenis untuk membentuk suatu satuan

organisasi

Departementalisasi Fungsional

Kebaikannya

• Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi

manajemen

• Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

• Memusatkan keahlian organisasi

• Memungkinkan pengawasan manajemen

puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi

Departementalisasi Fungsional

Kelemahannya

• Struktur fungsional dapat menimbulkan

berbagai konflik antar fungsi

• Kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan

• Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap

perubahan

• Hanya mementingkan pada tugasnya sendiri

• Menyebabkan anggota berpandangan sempit

dan kurang inovatif

Aspek-aspek Penting Organisasi Dan Proses

Pengorganisasian

1. Pembagian kerja

2. Departementalisasi

3. Bagan organisasi formal

4. Rantai perintah dan kesatuan perintah

5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen

6. Saluran komunikasi

7. Penggunaan komite

8. Rentang manajemen

9. kelompok-kelompok informal yang tak dapat

dihindarkan
Bagan Organisasi Formal (Struktur Organisasi)

• Mekanisme-mekanisme formal dengan mana

organisasi dikelola

• Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan

susunan perwujudan pola tetap hubungan-

hubungan diantara fungsifungsi, bagian-bagian

atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang

menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan

tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu

organisasi

Bagan Organisasi Formal Lima aspek utama struktur

organisasi

• Pembagian kerja
• Manajer dan bawahan atau rantai perintah

Menunjukkan hubungan wewenang dan tanggung

jawab antara atasan dengan bawahan dalam suatu

organisasi

• Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

• Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

dasar pembagian kegiatan organisasi (misal:

Fungsional atau divisi)

• Tingkatan manajemen Fakt

Faktor Utama Yang Menentukan Perancangan

Struktur Organisasi

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan

2. Teknologi yang digunakan

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang

terlibat dalam organisasi

4. Ukuran organisasi

Unsur-unsur Struktur Organisasi

1. Spesialisi kegiatan spesifikasi tugas-tugas individual

dan kelompok kerja dalam organisasi

2. Standardisasi kegiatan prosedur-prosedur yang

digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya

kegiatan seperti yang direncanakan

3. Koordinasi kegiatan Prosedur-prosedur yang

mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja

dalam organisasi

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan

keputusan

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan

dalam suatu kelompok kerja

KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL

ORGANISASI

1. Kesatuan tugas khusus

2. Panitia

3. Dewan atau komisi

Kesatuan Tugas Khusus (Task Force) Kelompok

tugas biasanya meliputi :

1. Para wakil (atau para pembuat keputusan)

dari satuansatuan organisasi

2. Para ahli yang secara teknis diperlukan untuk

menangani masalah atau tugas tersebut.

3. Keberadaan kesatuan tugas ini hanya sampai

saat tugas diselesaikan atau masalah berhasil

dipecahkan.

Dewan

• Dewan (boards) dipilih dari individu-individu

yang terpilih atau ditugaskan untuk mengelola

suatu organisasi masyarakat atau swasta.

• Contoh Direksi suatu perusahaan dipilih oleh

pemegang saham untuk mengatur manajemen

aktiva perusahaan, menetapkan tujuan dan

kebijaksanaan perusahan,dll.