BAB 10

Penyusunan Jadwal Proyek

Penyusunan Jadwal Proyek

BAB

10
Tujuan Pembelajaran Umum :
Bagi kebanyakan orang yang tertarik dalam proyek Anda, patokannya adalah kapan kita
menyelesaikan proyek ini. Tetapi sebelum Anda menyusun jadwal yang realistis, Anda harus
mem-pertimbangkan beberapa data tambahan. Setelah Anda menyusun WBS, mengestimasi
tugas, dan menentukan hubungan tugas, Anda siap untuk menyusun jadwal proyek. Dalam
Jam ini Anda akan belajar bagaimana menggunakan estimasi dan diagram CPM untuk
menghitung jadwal proyek.

Tujuan Pembelajaran Khusus

1. Menghitung durasi tugas
2. Mengaplikasikan kalender proyek
3. Melakukan forward pass
4. Melakukan backward pass
5. Menentukan jalur kritis

10.1 Memahami Jadwal Proyek

Karena faktor “tepat waktu” adalah salah satu dari faktor keberhasilan suatu proyek,
maka membuat jadwal yang akurat adalah hal yang sangat penting untuk pengukuran
keberhasilan. Tetapi, seperti yang telah kita catat dalam baguian “Menyusun Estimasi Proyek,”
estimasi adalah prediksi, dan karena jadwal didasarkan pada prediksi ini, maka jadwal tidak bebas
dari kesalahan. Anda mungkin perlu mengingatkan klien dan sponsor Anda tentang hal ini
setelah Anda selesai menyusun jadwal proyek.
Bagian ini mendiskusikan proses penjadwalan CPM secara mendetail. Software manajemen
proyek bisa melakukan perhitungan yang sulit dalam bagian ini. namun, Anda masih harus
melalui bagian ini atau Anda tidak akan memahami bagaimana paket software tersebut menciptakan
jadwal, yang merupakan hal vital untuk memahami bagaimana membuat perubahan jadwal
yang tepat.

Meninjau penugasan sumber daya manusia

Sebelum menyusun jadwal proyek Anda perlu meninjau kembali penugasan sumber
daya manusia (SDM) Anda. Anda perlu memasti-kan bahwa Anda mempunyai SDM yang
ditugaskan untuk masing-masing tugas, kemudian lihat berapa banyak SDM yang ditugaskan
untuk masing-masing tugas, dan lakukan veriikasi level keahlian dari SDM itu.

MANAJEMEN PROYEK 1
 BAB 10
Penyusunan Jadwal Proyek

Meninjau estimasi
Setelah Anda meninjau penugasan SDM, lihat kembali estimasi untuk setiap tugas.
Jika level keahlian dari SDM yang ditugaskan telah berubah, atau faktor interupsi kerja atau
efek part-time dari setiap penugasan telah berubah, lakukan update estimasi.

Meninjau diagram CPM

Setelah Anda memveriikasi estimasi Anda dan melakukan penyesuaian yang
diperlukan untuk estimasi Anda, tinjau kembali hubungan ketergantungan seperti dicatat
dalam diagram CPM Anda. Apa yang secara khusus Anda perlu perhatikan selama
peninjauan ini adalah tugas yang perlu dijadwalkan As Late As Possible (ALAP).

10.2 Menghitung Durasi Tugas

Setelah Anda meninjau ulang penugasan SDM, estimasi, dan diagram CPM, Anda siap
untuk menghitung durasi tugas. Kalkulasi ini ini akan bervariasi, tergantung pada apakah tugas itu
adalah tugas dengan SDM terbatas atau dengan waktu terbatas atau tidak. Bagian berikut ini
akan menjelaskan perhitungan tersebut.
Banyak manajer proyek pemula mengabaikan langkah estimasi ini dengan menyusun
estimasi waktu yang dipakai untuk tugas-tugas yang sesungguhnya SDMnya dibatasi.
Walaupun dengan cara ini akan memudahkan estimasi, namun ini membuat penjad walan
yang akurat dan pemeriksaan menjadi mustahil dilakukan. Luangkan waktu lebih dulu untuk
menyusun tipe estimasi yang tepat untuk masingmasing tipe tugas Anda.

Menentukan durasi pada tugas dengan sumber daya terbatas

Mayoritas tugas dalam proyek Anda adalah tugas dengan SDM terbatas. Untuk menghitung
durasi tugas ini, gunakan rumus sebagai berikut:
D = tugas + jam per hari + jumlah SDM
Jadi, suatu tugas dengan SDM terbatas dengan estimasi 40 jam, yang ditugaskan untuk satu
orang yang bekerja selama 8 jam per hari, akan mempunyai durasi 5 hari
[40 + 8 + 1 = 5]. Jika kerja orangnya hanya 4 jam per hari, maka durasinya akan menjadi 10
hari. Dan jika ada dua orang bekerja selama 8 jam sehari, maka durasi penyelesaiannya adalah
2.5 hari.

10.3 Menentukan Jadwal Berdasarkan Tanggal

Sebelum menghitung jadwal, kita perlu mempertimbangkan jadwal kita
berdasarkan tanggal. Kita dapat membuat jadwal dari tanggal start proyek, atau kita dapat
membuat jadwal dari deadline yang diusulkan.
Metode penjadwalan yang paling lazim adalah menjadwalkan dari tanggal awal
(start). Keuntungan penjadwalan dari arah ini adalah Anda mungkin akan melihat bahwa
jadwal yang dibuat secara aktual menunjukkan bahwa proyek itu dapat diselesaikan sebelum
deadline yang diajukan. Tetapi sayangnya, yang biasanya terjadi adalah tanggal penyelesaian
proyek yang dijadwalkan akan melampaui deadline-nya. Maka dalam hal ini mesti dilakukan
negosiasi ulang cakupan, sumber daya proyek, dan sebagainya.
Penjadwalan dari deadline yang diusulkan akan membuat Anda mengetahui kapan
proyek harus dimulai. Kelemahannya adalah tanggal mulai yang dijadwalkan tersebut mungkin

MANAJEMEN PROYEK 2
 BAB 10
Penyusunan Jadwal Proyek

jatuh sebelum “current date.” Jelas Anda tidak bisa kembali sesuka hati untuk memulai proyek,
jadi dalam hal ini perlu dilakukan negosiasi ulang seperti telah dikemukakan di atas.

10.4 Mengaplikasikan Penyesuaian Jadwal

Kita telah menghitung durasi untuk masing-masing tugas, dan kini kita perlu
mempertimbangkan dan mengaplikasikan penyesuaian proyek. Beberapa pertimbangan ini
mencakup hari-hari nonkerja dalam proyek, batasan waktu proyek, penugasan pekerjaan untuk
tugas dengan waktu terbatas, dan over-alokasi SDM. Masing-masing akan didiskusikan secara
lebih rinci dalam bagian-bagian berikut.

Mempertimbangkan hari-hari nonkerja proyek

Aspek selanjutnya yang perlu dipertimbangkan dalam jadwal adalah hari-hari nonkerja
proyek. Ada tiga jenis hari nonkerja:
l Korporat
l Proyek
l Sumber Daya Manusia
Di dalam kebanyakan organisasi, weekend (minggu) adalah hari nonkerja. Hari libur
nasional, rencana pengistirahatan fasilitas, dan event-event korporat lainnya juga merupakan hari-
hari nonkerja korporat.
Pada level proyek ada hari-hari nonkerja lainnya, sesi training tim dan perjalanan ke
berbagai tempat adalah contoh dari hari nonkerja [Link]-hari nonkerja proyek juga bisa
dijadwalkan pada level individual, tetapi ini akan kurang berguna jika paket software Anda bisa
membuat Anda menjadwalkannya pada level proyek;
Jadwal hari nonkerja individual termasuk liburan, hari-hari training, absen, dan jadwal
waktu tidak masuk kerja lainnya. Ini perlu dipertimbangkan untuk masingmasing SDM dalam
proyek sehingga kerja yang mereka lakukan dapat dijadwal ulang berdasar-kan hari-hari nonkerja
individual ini.

10.5 Mengevaluasi Batasan Waktu Proyek

Mungkin ada batasan waktu (tanggal) pada proyek kita yang akan memengaruhi jadwal. Yang
paling umum adalah bahwa tugas harus diawali atau diakhiri pada tanggal tertentu. Biasanya ini
dinyatakan sebagai berikut:
• Harus selesai pada tanggal
• Selesai paling cepat pada tanggal
• Selesai paling lambat pada tanggal
• Harus dimulai pada tanggal
• Dimulai paling cepat pada tanggal
• Dimulai paling lambat pada tanggal
Hari-hari nonkerja level proyek juga dapat dijadwalkan sebagai tugas dalam. WBS.
Misalnya kelas training tim dapat didaftar sebagai tugas dan kemudian masingmasing anggota
tim dapat diberi tugas tersebut. Jika Anda ingin setiap orang bisa secara visual melihat
mengapa tidak ada kerja proyek tambahan yang dapat dilakukan pada kerangka waktu ini, maka
ini adalah pendekatan yang lebih baik.

MANAJEMEN PROYEK 3
 BAB 10
Penyusunan Jadwal Proyek

Seperti diisyaratkan oleh namanya, batasan “Harus” di atas berarti bahwa tugas harus
dijadwalkan pada tanggal tertentu. Kapan pun dimungkinkan, jangan berusaha menggunakan
kedua batasan ini. Batasan ini umumnya menghasilkan jadwal yang kurang optimal. Akan
tetapi, jika batasan tanggal ini adalah model dari realitas yang sesungguhnya, Anda perlu
menggunakannya untuk membuat model jadwal secara tepat.
Batasan “Paling Cepat” dan “Paling Lambat” lebih dianjurkan karena memberi kita lebih
banyak opsi penjadwalan, yang umumnya me-mudahkan kita menyusun jadwal lebih cepat.

Mempertimbangkan patokan proyek

Pertimbangan lain yang berhubungan dengan tanggal adalah jadwal proyek sebagai
“patokan.” Patokan ditentukan pada waktu tertentu dan dikaitkan dengan penyelesaian proyek
penting. Patokan biasanya mengandung batasan waktu “Harus” sebagaimana dideskripsikan di
atas. Contoh dari patokan tanggal ini adalah tanggal kedatangan pengiriman material, tanggal
penyelesaian hasil proyek utama, dan sebagainya.
Suatu patokan (milestone) adalah waktu tertentu yang terkait dengan
penyelesaian proyek penting. Patokan juga bisa “mengambang.” Ini berarti bahwa patokan itu
masih terkait dengan peristiwa, tetapi peristiwa tersebut tidak ditentukan pada tanggal spesifik.
Contohnya adalah keputusan melanjutkan/tidak melanjutkan
suatu proyek. Ini terjadi pada suatu waktu di antara tahap-tahap, tetapi tidak terjadi pada tanggal
yang telah ditentukan.
Karena patokan adalah waktu tertentu, maka patokan tidak mengandung durasi yang
mengubah jadwal. Tetapi jika mengandung tanggal yang “Harus” dan tugas selanjutnya yang
“Harus,” maka tanggal “Harus” tersebut bisa memengaruhi jadwal selanjutnya.

Mempertimbangkan efek pada tugas dengan waktu terbatas

Kita telah mencatat dalam Jam Kedelapan bahwa meskipun suatu tugas dibatasi oleh
waktu, tugas itu masih mengandung pekerjaan yang dikaitkan dengannya. Pekerjaan ini dapat
dialokasikan untuk tugas dengan tiga cara utama. Pertama adalah pada awal tugas, kedua adalah
pada akhir tugas, dan ketiga adalah merata di seluruh tugas.

Mempertimbangkan over-alokasi sumber daya

Dari SDM yang ditugaskan pada tugas seperti yang disusun dalam diagram CPM, kita
dapat melihat apakah SDM itu akan over-alokasi untuk tugas atau tidak. Secara sederhana dapat
dikatakan bahwa over-alokasi berarti SDM dijadwalkan untuk mengerjakan lebih dari jam
normalnya per hari pada hari tertentu. Meski kita bisa meminta SDM untuk lembur, namun kita
tidak boleh mengawali jadwal dengan cara itu.
Anda dapat mengeliminasi over-alokasi ini dengan dua cara. Pertama adalah
menugaskan SDM yang berbeda untuk tugas tersebut. Karena SDM kita terbatas, hal ini
biasanya tidak mungkin. Karena itu kita harus menempuh cara kedua, yakni memindahkan satu
atau lebih tugas untuk menghilangkan konlik SDM. Meskipun kita dapat memindahkan tugas ke
depan atau ke belakang, kita biasanya perlju memindahkan tugas ke depan, dan karenanya
memperpanjang jadwal.
Pemindahan tugas ini secara otomatis dilakukan untuk kita dalam paket software
manajemen proyek. Istilah yang mereka pakai untuk hal ini adalah resource levelling. Resource
leveling adalah penyesuaian jadwal tugas untuk mengeliminasi over-alokasi SDM.

MANAJEMEN PROYEK 4
 BAB 10
Penyusunan Jadwal Proyek

10.6 Melakukan Forward Pass

Setelah Anda menghitung durasi, mempertimbangkan hari-hari nonkerja, batasan dan
patokan tanggal, dan meninjau penugasan SDM, Anda siap untuk menyusun jadwal. Membuat
jadwal dalam metode CPM tradisional melibatkan dua perangkat perhitungan. Yang pertama
adalah perhitungan yang dinamakan “forward pass.”

Memahami start aAwal dan finish awal

Start awal (early start) adalah waktu paling awal di mana suatu tugas dapat dimulai
berdasarkan hubungan ketergantungan, prioritas tugas, dan batasan-batasan.
Berdasarkan deinisinya, start awal dari tugas pertama dalam jaringan kerja adalah hari 1.
Dalam hubungan inish-start, start awal dari tugas sesudahnya adalah inish awal dari tugas
sebelumnya plus satu. (Asumsinya adalah bahwa tugas ini selesai di akhir tanggal inish awal,
sehingga tugas sesudahnya yang paling awal dapat dimulai pada hari berikutnya). Pada tugas
dengan lead-time, ini adalah start awal dari tugas sebelumnya plus lead-time.
Finish awal (early inish) adalah waktu paling awal di mana suatu tugas selesai jika
segala sesuatu berjalan sesuai dengan rencana. Finish awal sama dengan start awal plus durasi
tugas minus satu.
Start awal adalah waktu paling awal di mana suatu tugas dapat dimulai berdasarkan
hubungan ketergantungan dan batasan proyek lainnya. Finish awal adalah waktu paling awal di
mana tugas selesai.

Melakukan perhitungan
Anda mendasarkan perhitungan pada formula standar plus penyesuaian lainnya yang telah
dikemukakan di atas. Dalam proyek software, jadwal dari tanggal adalah pada 8 April 2002,
tanggal start proyek. Tidak ada hari-hari nonkerja proyek, tetapi ada libur per-usahaan pada 27 Mei,
4 Juli, 2 September, 14 Oktober, 25 November, dan 24 Desember sampai 1 Januari 2003. Tidak
ada tanggal “Harus” atau patokan pada saat ini dan tidak ada over-alokasi SDM.
Mari kita melihat bagaimana kita menghitung angka-angka ini. Untuk
menyederhanakan perhitungan, kita hanya akan menggunakan pembulatan hari sebagai
durasi, sehingga tugas yang berdurasi 0,5, akan menjadi 1 hari, dan tugas yang berdurasi 12,5
menjadi berdurasi 13.
Tugas pertama dalam proyejc ini adalah tugas 1.1. Berdasarkan deinisi, start awal dari
tugas 1.1 adalah 24 April 2007. Finish awal adalah start awal plus durasi tiga hari, yang berarti
27 April 2002, kemudian minus satu, yang berarti 26 April 2002.
Sekarang, alasan mengapa kita mengurangi satu hari sering kali membingungkan, tetapi mari
kita memikirkannya dengan cara ini: Kita mulai awal hari kerja pada 24 April, dan bekerja
seharian untuk hari pertama dari durasi tiga-hari. Kita juga bekerja seharian pada 26 April, dan
menyelesaikannya pada akhir 26 April. Tetapi menambahkan tiga hari untuk 24 April berarti
akan sampai pada tanggal 27, jadi kita harus mengurangi satu untuk kembali ke hari yang
benar.
Untuk menghitung start awal dari 1.2, kita menambahkan satu hari untuk inish awal dari
1.1. Sekali lagi, kita menambahkan satu karena waktu paling awal di mana tugas kedua dapat
dimulai adalah pada awal 26 April. Tabel berikut ini mendaftar tanggal start awal (ES) dan
inish awal (EF) untuk seluruh proyek.

MANAJEMEN PROYEK 5
 BAB 10
Penyusunan Jadwal Proyek

10.7 Menentukan Jalur Kritis

“Jalur kritis” dari setiap proyek adalah jalur terpanjang dalam jaringan. Setiap tugas di jalur
kritis yang lepas dari jadwal aslinya akan memperpanjang seluruh jadwal proyek.

10. 1 Aktivitas dengan early start dan early finish

Tugas Durasi ES EF Aktivutas pendahulu

1 Concept 7 days
1.1 Analisa kebutuhan 3 days Tue Thu 4/26/07
1.2 Menentukan personil 3 days Fri Tue 5/1/07 1.1
1.3. Project Charter 1 day Wed Wed 5/2/07 1.2
2 Design 12 days
2.1 Storyboard 10 days Thu Wed 5/16/07 1.3
2.2 Struktur navigasi 2 days Thu Fri 5/18/07 2.1
3 Material Collecting 12 days
3.1 Dokumen internal 8 days Thu Mon 5/14/07 2.1
3.2 Dokumen ekesternal 8 days Thu Mon 5/14/07 2.1
3.3 Contoh produk 8 days Thu Mon 5/14/07 2.1
3.4 Foto internal 8 days Thu Mon 5/14/07 2.1
3.5 Foto eksternal 12 days Thu Fri 5/18/07 2.1
3.6 Video internal 12 days Thu Fri 5/18/07 2.1
3.7 Video eksternal 12 days Thu Fri 5/18/07 2.1
3.8 Musik 12 days Thu Fri 5/18/07 2.1

Jalur kritis adalah jalur terpanjang yang melintasi jaringan kerja. Berdasarkan deinisinya,
semua tugas pada jalur kritis tidak punya loat, yang berarti bahwa setiap penambahan dalam
durasi pada setiap tugas kritis akan memperpanjang jadwal.

Menemukan jalur kritis

Dalam beberapa proyek, adalah cukup mudah untuk mengidentii-kasi jalur kritis,
yang dengan melihat pada diagram jaringannya, tetapi dalam proyek yang kompleks, jalur
kritis memuat semua tugas yang tidak mengandung loat. Proyek biasanya mempunyai jalur
kritis yang bercabang sejajar dua atau tiga pada titik tertentu di dalam proyek.

Menggarisbawahi jalur kritis

Setelah jalur kritis dapat diidentiikasi, biasanya jalur ini digaris-bawahi dengan beberapa
cara. Cara yang umum adalah dengan memberi warna merah pada tugas kritis atau mengubah
pola titik pada jalur kritis. Dalam kasus yang disebut belakangan, ini mungkin berarti bahwa
tugas nonkritis menggunakan node kotak tradisional tetapi node jalur kritisnya mungkin kotak
dengan ujung yang tidak siku (rounded).
Jalur kritis tidak mengidentiikasi tugas paling pentiiig di dalam proyek; jalur kritis
sekadar mengidentiikasi sekuensi tugas yang terpanjang.

MANAJEMEN PROYEK 6
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Penyusunan Gannt Chart

BAB

11
Tujuan Pembelajaran Umum :
Alat lain yang baik untuk menampilkan jadwal proyek adalah digram atau tabel Ganntt.
Henry Gannt menemukan diagram Gannt pada akhir 1800-an. Sejak itu diagram ini menjadi salah
satu alat visual paling popular baik untuk perencanaan maupun untuk memeriksa proyek. Bagian
berikut ini akan memberikan beberapa latar belakang diagram Gannt dan menjelaskan
bagaimana cara membuat dan menggunakannya.

Tujuan Pembelajaran Khusus

1. Meninjau diagram jaringan kerja
2. Meninjau penugasan sumber daya manusia
3. Meninjau kalender proyek
4. Meninjau jadwal proyek
5. Menggambar diagram Gannt

11.1 Memahami Gannt Chart

Pada akhir 1800-an, seorang karyawan Bethlehem Steel me-ngembangkan teknik
penyusunan diagram sebagai bagian dari sistemnya untuk meningkatkan eisiensi pabrik. Henry
Gannt menyebut proses ini sebagai “Task and Bonus System,” dan di dalamnya dia meletakkan
landasan untuk sebagian besar teknik manajemen proyek dewasa ini. Yang paling terkenal tentu
saja adalah diagram yang masih menyandang namanya.

Gannt menciptakan teknik penyusunan diagram ini untuk memeriksa perkiraan durasi tugas
versus durasi aktual. Maksudnya adalah agar status proses dapat dipahami cukup dengan “melihat
sekilas,” me-mudahkan semua orang untuk melihat kemajuan atau kekurangan proyek. Dia
melakukan ini dengan mendesain diagram bar (diagram batang/balok) horizontal yang mendaftar
nama-nama tugas dengan cara menurun di kolom kiri, dan kemudian menampilkan durasi tugas
yang terkait sebagai bar yang ditarik melintasi kolom-kolom skala waktu. Dia
menggunakan satu set bar untuk
rencana durasi tugas dan satu set lainnya di bawah rencana itu untuk merepresentasikan durasi
aktual.

MANAJEMEN PROYEK 7
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Untuk pandangan yang bagus mengenai Task and Bonus System dari iLlS Gannt
serta tabelnya, lihat salinan dari salah satu artikel yang dill- publikasikan dalam Engineering
Magazine dan jurnal lainnya pada masa itu. Yang paling terkenal adalah “The Task and Bonus
System,” Engineering Magazine, April 1911.
Jika dua jenis bar tersebut panjangnya sama, Gannt tahu bahwa tugas telah berjalan
sesuai dengan jadwal. Perbedaan panjang akan me-nunjukkan bahwa tugas tidak berjalan
sesuai rencana. Inilah kekuatan diagram Gannt. Diagram itu mudah dibuat, bahkan secara
manual, dan semua orang bisa memahaminya.
Dalam Jam ini kita akan melihat langkah-langkah dalam pembuatan dan pengelolaan
diagram Gannt. Kita juga akan melihat bagaimana alat ini membantu kita untuk “mengecek
realitas” dari jadwal dan penugasan SDM kita.

11.2 Mempersiapkan Penyusunan Gannt Chart

Sebelum Anda menggambar diagram Gannt untuk proyek Anda, Anda perlu meninjau
kembali beberapa bagian rencana proyek. Langkah berikut ini mendiskusikan apa yang harus
ditinjau dan; alasannya.
1. Meninjau diagram jaringan kerja . Karena diagram Gannt me-nunjukkan usulan
jadwal secara grafts, Anda perlu memastikan j bahwa hubungan ketergantungan
yang dicatat dalam diagram j jaringan itu masih berlaku (valid).
2. Meninjau penugasan SDM . Setelah Anda meninjau kembali 1 diagram jaringan
kerja, periksa kembali penugasan SDM, level j keahliannya, dan durasinya, untuk
memastikan bahwa ini] semua masih akurat.
3. Meninjau kalender jadwal . Berbeda dengan diagram jaringan, diagram Gannt
memuat skala waktu dengan bar-bar tugas yang memanjang dari awal sampai akhir
tugas. Setiap hari nonkerja dapat diberi bayangan dalam diagram untuk membantu
orang melihat di mana periode nonkerja ada di dalam setiap tugas. Meninjau jadwal
proyek. Anda dapat menggunakan jadwal proyek dengan dua cara ketika
menyusun diagram Gannt. Yang pertama adalah menggunakan tanggal yang
dikalkulasikan dalam jadwal sebagai basis untuk menggambar bar-bar Gannt. Tetapi
mungkin cara yang lebih baik, khususnya jika Anda menghitung jadwal secara manual,
adalah menggunakan proses penggambaran diagram Gannt untuk memveriikasi
hitungan Anda dalam jadwal.
Membuat WBS berdasarkan hasil atau peran mungkin akan menghasilkan diagram
Gannt yang tidak berjenjang dalam tanggal yang dijadwal-kan. Meski ini tidak apa-apa,
beberapa manajer lebih memilih untuk melihat tugas secara berjenjang (berurutan) ke bawah. Untuk
meng-hindari hal seperti ini, Anda dapat membuat WBS berdasarkan fase dan kemudian
mendaftar tugas secara berurutan dalam fase tersebut.

11.3 Menggambar Gannt Chart

Setelah Anda meninjau kembali SDM, diagram jaringan, dan jadwal, Anda sudah
hampir siap untuk menggambar diagram Gannt. Tinggal dua keputusan yang tersisa. Skala
waktu apa yang akan Anda pakai pada diagram, dan simbologi apa yang akan Anda pakai pada
bar?
Simbologi adalah istilah yang dipakai untuk simbol grafis yang meng-
ekspresikan durasi tugas-tugas dalam jadwal proyek.

MANAJEMEN PROYEK 8
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Menentukan skala waktu

Skala waktu pada diagram Gannt sangat penting untuk memudahkan pembacaan diagram
dan karena itu perlu dihubungkan dengan durasi proyek dan durasi rata-rata dari tugas-tugas.
Proyek berdurasi singkat, atau proyek dengan durasi tugas rata-rata kurang dari lima hari, akan
lebih mudah dibaca jika skala waktunya adalah harian. Proyek berdurasi menengah, atau rata-rata
durasinya kurang dari sebulan, akan lebih mudah dibaca jika menggunakan skala waktu mingguan.
Proyek yang lama, atau rataratanya lebih dari sebulan, akan lebih mudah dibaca dengan skala
waktu bulanan. Skala waktu juga bisa dalam detik atau menit, atau jam, perempat jam, atau
tahunan, tetapi ini tidak lazim.
Ketika Anda membuat diagram Gannt secara manual, Anda bisa memakai skala waktu dua
hari, tiga hari, dua bulan, dan seterusnya, jika memang diagram itu lebih mudah dibaca dengan
skala waktu seperti ini. Sayangnya, kebanyakan paket software manajemen proyek tidak
mengizinkan leksibilitas seperti ini.
Kemungkinan lain dalam pembuatan diagram secara manual adalah adanya skala
waktu yang diinterupsi. Misalkan Anda memiliki proyek tiga bulan dengan mayoritas tugas
berdurasi kurang dari tiga hari. Diagram akan paling mudah dibaca jika menggunakan skala
harian, tetapi akan menghasilkan skala waktu yang panjang. Jika hanya satu atau dua tugas yang
durasinya panjang, dan sisanya pendek, Anda bisa memecah skala waktu selama tugas durasi
yang panjang itu jika tidak ada pekerjaan lain yang dilakukan secara bersamaan.
Berbeda dengan kawan-kawannya dan juga dengan Fredrick Taylor yang dianggap
bapak riset perbaikan proses, Gannt percaya bahwa S||!lt’ pekerja harus diberi bonus jika
mereka menyelesaikan pekerjaannya lebih avval dari jadwal yang ditetapkan, dan diberi upah
reguler jika pekerjaan selesai sesuai atau melebihi jadwal. Dia juga percaya bahwa jika pekerja
tidak menyelesaikan pekerjaannya sesuai jadwal, maka yang keliru adalah pihak yang
menyusun estimasi dan supervisornya.

Menentukan simbologi tugas

Setelah Anda memutuskan skala waktunya, Anda perlu menentukan simbologi bar yang
akan Anda pakai. Ini bisa bervariasi mulai dari karakter sederhana yang merepresentasikan
tugas sampai ke simbol dan pola yang kompleks. Ketika Anda membuat diagram Gannt Anda
secara manual,tidak ada pembatasan dalam simbologi, tetapi umumnya paket software
manajemen proyek hanya mengizinkah simbologi yang terbatas. Mari kita lihat pada pilihan
yang paling lazim.
Cara pembuatan paling sederhana adalah bagan karakter dasar dengan karakter
“alphanumeric” yang merepresentasikan durasi tugas. Contohnya seperti di bawah ini:

Tabel 11.1 Jadwal aktivitas

Tugas April Mei
23-27 30-4 7-11 14-18
1.1 Analisa kebutuhan XXX
1.2 Menentukan personil XXX
1.3. Project Charter X
2.1 Storyboard XXXXXXXXXX
2.2 Struktur navigasi XX

MANAJEMEN PROYEK 9
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Perhatikan betapa mudahnya untuk melihat, bahkan dalam contoh sederhana ini,
bahwa tugas 1.2, 1.3, dan 1.5 semuanya melebihi jadwal yang telah ditentukan.
Jika Anda tidak punya paket software manajemen proyek tetapi tidak, suka dengan
bagan model karakter seperti contoh di atas, Anda dapat menggunakan paket program spreadsheet
untuk menyusun. diagram Gannt Anda.
Simbologi lain yang lazim dipakai adalah garis lurus dengan bar vertikal pada
tanggal awal dan akhir. Ini dapat dikerjakan dengan graik karakter yang telah ditunjukkan
sebelumnya, namun umum-nya ini dilakukan secara manual dalam sebuah format grid.
Dengan paket software manajemen proyek utama, simbologi yang paling lazim
adalah bar yang berarsir (shaded bar). Ketika, baik itu rencana maupun aktual ditampilkan,
umumnya ada dua bat seperti yang diperlihatkan dalam contoh graik karakter di atas. Tetapi jika
ruangannya terbatas, bar terbuka (open bar) dapat dipakai untuk merepresentasikan tugas yang
dijadwalkan, dan bar yang lebih kecil dan berarsir (atau berbayang) dapat dipakai di tengah untuk
merepresentasikan yang aktual.

Menggambar Gannt pengembangan Company Profile

Untuk memulai Gannt Chart, kita pertama-tama perlu mempertimbangkan skala
waktunya. Proyek ini berlangsung selama sekitar tiga bulan, dan karena itu skala harian akan
menjadi terlalu panjang. Akan tetapi skala bulanan adalah skala yang terlalu besar, khususnya
dengan mengingat fakta bahwa banyak tugas dalam proyek ini yang berdurasi kurang dari
seminggu. Karena itu skala mingguan akan menjadi yang paling praktis. Karena proyek
dimulai pada 8 April 2002, skala waktu kita akan diawali pada tanggal ini.

Dalam bal simbologi, kita punya beberapa piliban. Karena bar yang berbayang (yang
berarsir) adalah bar yang paling umum, maka kita akan menggunakan jenis ini. Ketika kita
memulai menambahkan keadaan aktual seiring dengan berjalannya proyek, kita akan
menggunakan bar yang berbayang dengan warna bayangan yang berbeda (lihat contoh di

Gambar 11.1 Gant chart proyek pengembangan company profile

Menunjukkan tugas yang terputus

Kebanyakan tugas yang kita kerjakan adalah tugas yang kontinu. Yaitu, setelah kita
mulai mengerjakannya, kita akan terus mengerja-kannya sampai selesai. Ketika tugas itu
ditampilkan pada diagram Gannt, tugas-tugas itu akan ditunjukkan sebagai bar yang kontinu
(tak terputus-putus).

MANAJEMEN PROYEK 10
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Tetapi, ada beberapa tugas bukan tugas yang kontinu, misalnya rapat. Dan Anda
mungkin ingin mencatat tugas ini dalam diagram Gannt. Untuk melakukannya Anda perlu
mendaftar tugas sekali saja, dan hanya menggambar bar-nya pada hari rapat itu dilakukan.
Secara tradisional, diagram Gannt tidak menunjukkan hubungan ke tergantungan antartugas.
Kebanyakan paket software manajemen proyek kini membuat Anda bisa menunjukkan hubungan
itu jika Anda menginginkannya, umumnya dengan pola garis yang berbeda untuk masing-
masing jenis hubungan.

Menunjukkan jalur kritis

Meski konsep jalur kritis belum ditemukan saat diagram ini dicipta-kan oleh Gannt, kini
kebanyakan manajer proyek menampilkan jalur kritis pada diagram Gannt dengan memberi
bayangan dalam pola yang merepresentasikan tugas kritis atau dengan memberi warna selain warna
tugas nonkritis.
Cara ini sangat bermanfaat untuk memudahkan pembacaan data tanpa harus membuat
perincian yang justru menyulitkan pern’ bacaannya.

Menunjukkan task float

Aspek jadwal lainnya yang dapat ditampilkan pada diagram Gannt adalah tugas loat.
Float biasanya ditampilkan sebagai bar lain, dengan pola berbeda, yang memanjang dari ujung
tugas melalui sejumlah hari-hari loat. Bar untuk loat sering kali berupa garis solid atau
terputus-putus dengan bar vertikal pada ujungnya, seperti dalam diagram Gannt yang digambar
pada kertas graik dalam contoh di atas.
Jika Anda ingin [Link] tugas yang sedang berjalan, seperti status pertemuan, hanya
ditampilkan pada tanggal jadwal, maka Anda perlu memastikan agar setiap software
manajemen proyek yang Anda beli dapat menangani keinginan ini.

Menggambar diagram patokan proyek

Jika Anda punya patokan waktu dalam proyek Anda, patokan itu bisa juga ditampilkan
pada diagram Gannt. Seperti loat, patokan waktu itu harus memakai simbol yang berbeda dengan
tugas, dan harus dapat dengan mudah dikenal sebagai patokan. Sering kali patokan ini
ditampilkan dengan gambar permata, bisa permata yang solid, atau berbayang/berarsir. Jadi
Anda bisa menggunakan satu pola untuk rencana dan satu pola lainnya untuk hasil aktual.

Menggarisbawahi tanggal proyek penting

Tanggal lain yang biasanya digarisbawahi pada diagram Gannt antara lain harihari
nonkerja proyek, tanggal awal proyek, tanggal selesai, dan tanggal sekarang. Hari-hari
nonkerja biasanya berupa kolom yang berbayang, sedangkan garis vertikal umumnya
menandai tanggal awal proyek, tanggal akhir proyek, dan tanggal sekarang.

11.4 Memperlihatkan Jadwal SDM Individual

Keuntungan lain dari diagram Gannt adalah dapat dipakai untuk menunjukkan jadwal
departemen atau individual. Dalam hal ini, satu-satunya bagian tertentu dari jadwal perlu
ditampilkan sekaligus.

MANAJEMEN PROYEK 95
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Gambar berikut ini menunjukkan jadwal individual untuk dua SDM dalam proyek
pengembangan company profile.

Anda telah membuat gambar visual jadwal yang mudah dibaca, dan kini saatnya untuk
mengecek realitas. Mari kita lihat diagram Gannt dari proyek software pembelian dan acara
penghargaan dan melihat apakah jadwal itu dengan tepat me’representasikan apa yang kita yakini
akan menjadi kenyataan atau realitas.
Mari kita mulai dengan proyek sistem pembelian. Meski kita bisa mengatakan dari
diagram CPM bahwa tugas 1.8 adalah satu-satunya tugas dengan loat, tetapi ada yang belum
jelas, yakni berapa lama desain instruksional training akan dilakukan jika dibandingkan
dengan pengujiannya. Jika Anda ingat, kita menugaskan dua orang penguji untuk tugas
pengujian, tetapi hanya satu orang desainer instruksional untuk tugas training. Untuk
mempersingkat tugas training, kita dapat menugaskan desainer tambahan. Alternatifnya, kita
dapat mengurangi satu penguji dari tugas pengujian. Dengan cara itu kita masih punya lima
hari loat pada tugas pengujian.

11.6 Memahami Histogram Sumber Daya Manusia

Di awal bagian ini kita telah mendiskusikan pembuatan diagram Gannt untuk masing-
masing SDM atau kelompok SDM. Konsep yang terkait erat dengan ini adalah histogram SDM.
Dalam bagian, “Membentuk Tim Proyek Anda,” saya secara singkat telah mendiskusikan
histogram SDM ini sebagai alat perencanaan SDM. Dalam bagian ini kita akan melihat pada
bagaimana cara mem-buatnya dari diagram Gannt Anda.

MANAJEMEN PROYEK 96
 BAB 11
Penyusunan Gannt Chart

Meninjau over-alokasi
Jika Anda menyesuaikan jadwal proyek berdasarkan over-alokasi
SDM, histogram yang Anda buat dari diagram Gannt jadwal tersebut akan
menunjukkan penugasan SDM Anda yang telah disesuaikan. Jika Anda
tidak menyesuaikan jadwal berdasarkan over-alokasi, histogramnya akan
menunjukan over-alokasi ini dan membuat Anda bisa melakukan
penyesuaian saat itu juga.

Menggambar histogram sumber daya manusia

Anda memulai histogram SDM dengan membuat graik lain dengan
skala waktu yang sama dengan diagram Gannt Anda. Akan tetapi, Anda tidak
mendaftar tugas pada sumbu Y. Anda nantinya akan memiliki skala jam
kerja. Anda menggambar histogram SDM dengan memanfaatkan
diagram Gannt dan menyesuaikan skala waktunya, dan kemudian
menggambar masing-masing penugasan dalam format “stacked-bar” (bentuk
balok).

Gambar 11.3 Over-alocated resource

MANAJEMEN PROYEK 97