BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Perngawasan dan Pengendalian atau Controlling

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik

menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang

sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan

standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan

koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah

dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan

pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang

diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan

tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking

action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk

memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang

telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform

the planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai

mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi

prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif

sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

4
 5

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu

merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga

membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan

organisasi.

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak

hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan

mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya

sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada

pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang

membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan

dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah

ditetapkan sebelumnya.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk

menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,

merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata

dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan

mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi

yang diperlukan.

2.2 Fungsi Pengawasan

 6

Ralph Currier Davis dan Alan C. Filley membagi fungsi pengawasan

menjadi delapan sub-fungsi yang terdiri dari tahap-tahap kegiatan sebagai

berikut:

1. Perencanaan rutin (routine planning)

2. Penjadwalan (scheduling)

3. Persiapan (preparation)

4. Pengabaran (dispatching)

5. Pengarahan (direction)

6. Pemeriksaan (supervision)

7. Pembandingan (comparison)

8. Pembetulan (corrective action)

2.3 Prinsip Pengawasan dan Pengendalian

1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf

dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas

pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan

yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja

staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk

memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

2.4 Manfaat Pengawasan dan Pengendalian

 7

1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilakukan oleh staf,

apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumber daya

telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal

akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam

melaksanakan tugas-tugasnya.

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi

kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien

4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk

merenungkan isi dan pekerjaan mereka

6. Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan

seseorang

7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja

tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan

proyeksi saja.

9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan

2.5 Objek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis

obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.

 8

1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa.

2. Keuangan

3. Pelaksanaan program dilapangan

4. Obyek yang bersifat strategis

5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

2.6 Proses Pengawasan

1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar

pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran

yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.

Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan.

Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif.

Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan

mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan

secara memuaskan.

Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut

kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang

umum adalah:

a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah

langganan, atau kualitas produk.

 9

b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan

mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor,

pendapatan penjualan, dan lain-lain.

c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas

waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

2.  Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara

untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap

kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan

kegiatan secara tepat.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan

pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang

dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran

pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan

tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan

nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah

ditetapkan.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan

ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

 10

a. Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu

rendah)

b. Mengubah pengukuran pelaksanaan

c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan

penyimpangan-penyimpangan.

2.7 Jenis –Jenis Pengawasan dan Pengendalian

Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :

1. Pengendalian karyawan (Personal control).

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya

dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan

perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

2. Pengendalian keuangan (financial control)

Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut

keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan

termasuk pengendalian anggaranya.

3.  Pengendalian produksi (Production control).

Pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan

kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau

rencananya.

4. Pengendalian waktu (Time control)

 11

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya

apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak

dengan rencana.

5. Pengendalian teknis (Technical control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang

berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah

kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang

digariskan.

7. Pengendalian penjualan (Sales control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang

dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

8. Pengendalian inventaris (inventory control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris

perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua

inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui

kerusakan.

2.8 Prinsip Pokok

 12

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar

pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau

hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu

diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:

1. Adanya Rencana

2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang

perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja

bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha

pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi

manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua

tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka

pendek maupun jangka panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa

tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi.

Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan (kompliansi) aturan

dan kebijakan yang esensial

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan

tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-

standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

a. Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah

kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

 13

b. Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke

dalam tugas penampilan.

2.9 Pengendalian Efektif

Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada

strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-

control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan

objektif, fleksibel.

2.10 Tipe-Tipe Pengendalian

1. Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut

kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan

dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun

dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

2. Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang

sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering,

kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk

menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

3. Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut

kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan

dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input

dan aktivitas.
 14

Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian.

Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri

(internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat

mengambil tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku

orang lain.

1. Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk

melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi

untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu

memiliki tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang

tepat.

2. Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan

penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian

penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin

kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar

tujuan).

2.11 Kompensasi Dan Keuntungan Dari Sistem Pengawasan Dan

Pengendalian Yang Baik

1. Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam

organisasi.

2. Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam

pekerjaannya

3. Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.