1

MODUL PERKULIAHAN

Modul 3
Komunikasi
Bisnis
Komunikasi dalam Organisasi

Abstract Kompetensi
Membahas Konsep Mampu mengidentifikasi dan
Komunikasi Bisnis dalam organisasi menjelaskan konsep komunikasi bisnis
dalam organisasi 

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi Bisnis Akuntansi F0141700011 Septyana Mubarakah, SE,[Link]

03
Ekonomi & Bis
Komunikasi Organisasi
A. Pengertian Komunikasi Organisasi

Pearson dkk dalam bukunya Human Communication (2011:206)

mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai berikut :

“Organizational communication as the ways in which groups of people both maintain

structure and order through their symbolic interactions and allow individual actors the
freedom to accomplish their goals”. (Komunikasi organisasi sebagai cara di mana
sekelompok orang mempertahankan struktur dan ketertiban melalui interaksi
simbolik mereka dan memberikan kebebasan bagi setiap individu untuk mencapai
tujuan mereka).

Dari definisi di atas terlihat bahwa komunikasi merupakan alat utama untuk
mempengaruhi organisasi dan untuk memperoleh akses ke dalam sumber daya
organisasi. Masing-masing organisasi memiliki ciri-ciri komunikasi yang berbeda dan
dipengaruhi oleh tipe atau bentuk organisasi serta jaringan komunikasi organisasi.

B. Cakupan komunikasi

Pembahasan mengenai komunikasi dan cakupannya cukup luas dan cukup

penting untuk dikaji adalah mengenai komunikasi dalam organisasi. Hal ini
dikarenakan organisasi adalah sarana yang sarat akan persebaran informasi.

Komunikasi Dalam Organisasi merupakan komunikasi yang dijalankan dan

dibentuk pada tubuh organisasi. Khususnya struktur hirarki organisasi sangat
mempengaurhi proses komunikasi yang [Link] yang baik sangat
fundamental bagi organisasi. Keberadaan komunikasi diperlukan karena tiap sumber
daya manusia di dalam organisasi dapat saling bertukar ide dan gagasan untuk terus
memajukan organisasi. Perlu diketahui pula bahwa komunikasi yang tercipta akan
berbeda sesuai dengan Bentuk Bentuk Organisasi yang ada. Oleh karenanya
diperlukan ilmu dan strategi dalam membahas teori dan penerapan komunikasi
dalam organisasi.

C. Proses Komunikasi Dalam Organisasi

Adapun beberapa tahapan tahapan mengenai model proses komunikasi dalam

organisasi yaitu:

 Tahap penciptaan gagasan atau tahap ideasi, yaitu dapat dilakukan oleh
pihak pengiriman informasi (komunikator=communicator)
 Tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda tanda sandi
(tahap enconding) yaitu simbol atau tanda-tanda sandi yang berupa gambar
gambar yang menunjukan mengandung arti.

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

2 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
  Tahap pengiriman, yaitu gagasaan yang sudah di susun dalam wujud simbol
simbol atau tanda tanda sandi yang di sampaikan melewati saluran atau
media komunikasi yang sudah di sediakan oleh organisasi yang ber tanggung
jawab.
 Tahap penerimaan, yaitu informasi yang telah dikirim oleh komunikator lewat
media komunikasi di terima oleh pihak penerima informasi.
 Tahap menginterprediksikan gagasan atau pesan yang di terima, yaitu tahap
yang di sebut juga tahap decoding. Dalam tahap ini gagasan gagasan atau
pesan pesan yang telah di terima di interprediksikan atau di artikan
 Tahap tanggapan, yang merupakan tahapan terakhir, sesudah pihak
penerima berita melakukan interpretasi terhadap informasi yang telah di
terima. Kemudian ada respon respon yang telah di tanggapi , respond umpan
balik atau feedback diantaranya yaitu:

Respon langsung

Respon tidak langsung

Respond yang kurang dimengerti

Respond yang dapat dimengerti

Respond yang bersifat netral

Respond yang bersifat negatif

Supaya komunikan dapat memberikan respon yang di inginkan oleh

kominikator , komunikator dan komunikan harus memiliki jiwa pengalaman yang
sama (common experience) Umpan balik atau feedback akan selalu tersambung
melalui setiap tahap proses komunikasi, dengan ini pola atau model proses
komunkasi bisa di gambarkan seperti pada gambar yang ada di buku rangkuman.

D. Unsur-unsur komunikasi

Menurut charles E. redfield dalam pemikirannya yang telah di bukukan

olehnya yang mengenai unsur unsur komunikasi dalam bukunya yang berjudul
“communication in management” yang mengatakan sebagai berikuta “dministrative
communication can best regarded as aform of social or human comunication in which
there are these five elemen : a communicator , transmits, messages, communicatee,
response. Kemudiaan setelah menjadi mengandung 5 unsur dapat di rangkum
sebagai berikut :

komunikator (communicator) yaitu memberitahu berita, yang dalam masalah

ini yaitu orang orang yang bertingkah cara berbicarannya ,cara pengirimmannya
berita, atau orang orang yang memberitakan menyampaikan berita yaitu yang dalam
masalah ini memperoleh dengan cara mengatakan, memberi mengiriman atau yang
menyiarkan suatu berita melalui [Link] berita yang di sampaikan yaitu yang
memperoleh dengan cara kerja nya berupa perintah, laporan atau bisa juga dengan
cara sarang menyarannkan. komunikan yaitu cara kerjanya dengan cara orang yang
telah di tuju oleh pihak penanggung jawab atau bisa juga para pengunjung dengan

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

3 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
 kata lain orang yang mendapatkan berita tanggapan atau reaksi yaitu sebuah cara
yang berupa bentuk dalam tata cara jawabannya atau reaksinya.

E. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Terdapat empat fungsi komunikasi organisasi atau perusahaan yang perlu

diketahui (Robbins, 2006). Keempat fungsi tersebut yaitu :

1. Pengendalian
Fungsi pengendalian dalam komunikasi organisasi memiliki tujuan untuk
mengendalikan tingkah laku anggota organisasi melalui berbagai cara. Pada tiap
organisasi pasti memiliki kewenangan dan garis komando yang wajib ditaati oleh
karyawan.
Apabila karyawan memiliki masalah pada departementnya maka
permasalahan tersebut secara prioritas harus dikomunikasikan kepada atasan atau
manajer departemenn yang bersangkutan. Komunikasi dalam kasus ini menjalankan
fungsi pengendalian. Meski demikian adanya komunikasi informal juga sangat
membantu dalam pengendalian tingkah laku.
2. Motivasi
Dalam fungsi manajemen pengarahan maka motivasi diperlukan untuk
mengarahkan karyawan/anggota. Dengan demikian pada proses motivasi perlu
terjalinnya komunikasi yang baik. Komunikasi organisasi yang terbentuk dalam
kegiatan pemberian motivasi akan dapat meningkatkan semangat karyawan dalam
menjalankan kinerjanya di organisasi.
3. Pengungkapan Emosi
Peran komunikasi dalam organisasi yang juga perlu dipahami adalah sebagai
pengungkapan emosi. Para anggota/karyawan maupun manajer dapat menunjukkan
rasa puas maupun kecewa terhadap lawan bicaranya. Hal tersebut dapat menjadi
signal supaya kinerja organisasi dapat lebih ditingkatkan atau dipertahankan apabila
telah mencapai target. Komunikasi pada kasus ini mencoba untuk menjembatani
dalam pengungkapan perasaan emosional khususnya dalam interaksi sosial.
4. Informasi
Secara fundamental komunikasi sejatinya sebagai proses persebaran
informasi. Pada organisasi informasi yang didistribusikan pastinya merupakan info
yang dibutuhkan oleh anggota/kelompok. Informasti tersebut digunakan untuk
pengambilan keputusan dalam bentuk data-data. Data-data tersebut kemudian
diolah, dianalisis, dievaluasi sehingga menghasilkan berbagai pilihan alternatif.

F. Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi

Pada praktiknya, komunikasi yang terbentuk di dalam organisasi tidak selamanya

berjalan lancar. Terdapat berbagai hambatan dalam keberjalanan komunikasi
organisasi. Pada dasarnya dapat tiga hambatan utama komunikasi dalam organisasi
yang dapat dikemukakan, diantaranya :

1. Hambatan Teknis

Hambatan teknis merupakan hambatan dalam komunikasi yang timbul

karena keterbatasan akan ketersediaan fasilitas komunikasi. Hambatan teknis yang
sering ditemui adalah :

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

4 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
  Tidak ada prosedur/perencanaan yang jelas terkait keberjalanan organisasi
 Informasi yang rancu
 Kurangnya pemahaman anggota dalam menerjemahkan suatu informasi
 Pemilihan saluran komunikasi dalam organisasi yang kurang tepat.
2. Hambatan Semantik

Problematika semantik merupakan hambatan yang seringkali terjadi.

Semantik atau bahasa merupakan dasar dari komunikasi. Perbedaan cara
penyampaian atau pemilihan bahasa yang kurang tepat dapat mengakibatkan salah
pengertian atau pengertian yang berbeda. Hal ini dapat berakibat fatal apabila
perbedaan pemahaman terkait dengan keputusan yang fundamental. Oleh karena itu
untuk menghindari hal tersebut perlu adanya pelatihan komunikasi ataupun
dilakukan training yang saling mempererat komunikasi antar elemen organisasi agar
terjalinnya komunikasi yang baik dan slaing memahami antar sesama.

3. Hambatan Manusiawi

Kendala komunikasi yang timbul dari diri individu juga seringkali terjadi dan
seharusnya dapat dihindari. Kendala komunikasi ini dapat terjadi akibat faktor
emosional maupun presepsi pribadi. Hal lain dapat disebabkan oleh
ketidakmampuan panca indra dalam menangkap informasi. Hal yang sering menjadi
penyebab timbulnya hambatan manusiawi dalam berkomunikasi organisasi yaitu :

4. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan sifat manusia

Komunikasi yang tidak berjalan dengan baik biasa disebabkan karena

perbedaan aktor komunikasi dalam hal presepsi, kondisi emosional pribadi,
perbedaan umur, pengalaman, jabatan, kemampuan menyerap informasi, dll.

5. Hambatan yang dipengaruhi suasana psikologis di dalam organisasi

Suasana kerja di dalam organisasi dapat mempengaruhi sikap anggota

dalam berkomunikasi. Hal ini dapat pula menentukan keefektifan komunikasi dalam
organisasi.

Hubungan Komunikasi
Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan
kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan
baik. Sedangkan definisi komunikasi organisasi menurut beberapa ahli adalah :
1. Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan
dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
2. Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen
mengoordinasikansumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola
struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

5 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
 3. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai
pesanorganisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu
organisasi.(Wiryanto, 2005)

1.
2. Manajerial
Peran manajerial menurut Henry Mintzberg dijelaskan sebagai berikut:
1) Peran Interpersonal
Peran hubungan personal dapat terdiri dari:
a) Figur kepala (figur head) adalah manajer mewakili organisasi untuk kegiatan-
kegiatan diluar organisasi.
b) Pemimpin (leader) adalah manajer mengkoordinasi, mengendalikan,
memotivasi, dan mendukung bawahan-bawahannya.
c) Penghubung (liaison) adalah manajer menghubungkan personal-personaldi
semua tingkatan manajemen.
2) Peran Informational
Peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untukmenerima
informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator)informasi
keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai
juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan- pertanyaan tentang informasi
yg dimilikinya.
3) Peran Decisional
Peran yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg
menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber- sumber
dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.
3. Kegiatan Pertukaran Informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses
komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan
menggunakan suatu bahsa atau symbol symbol yang biasa digunakan. Secara
umum komunikasi mempunyai 2 fungsi penting dalam organisasi :
1) Komunikasi memungkinkan orang orang untuk saling bertukar informasi
2) Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam
organisasi yang terpisah dengan organisasi lainnya.
Pada umumnya organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk
[Link]-kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
informasi:
a. Menetapkan tujuan

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

6 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
 b. Membuat dan melaksanakan tujuan
c. Mengukur prestasi kerja
d. Merekrut dan mengembangkan staf
e. Pelayanan pelanggan
f. Negoisasi dengan pemasok
g. Memproduksi produk
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Pola komunikasi
Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal
communication channel) , dan saluran komunikasi non formal (informal communications
channel)
1. Saluran komunikasi formal
a) Komunikasi dari atas kebawah
Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer ) ke bawah (karyawan)
merupakanpenyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,instruksi , maupun prosedur
untuk dijalankan sebaik baiknya , untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Menurut Katz
dan Khan,komunikasi kebawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu :
 Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
 Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
 Memberikan informasi tentang prosedurdan praktik organisasional
 Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
 Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu
organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai Salah satu kelemahan
saluran komunikasi ini adalah memungkinkan terjadinya penyaringan ataupun sensor
informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya.
b) Komunikasi dari bawa keatas
Ide atau gagasan penyampaian pesan dalam komunikasi dari bawahan keatas
berasal dari bawahan , bawahan terlibat secara langsung dalam proses pengambilan
keputusan.
c) Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu [Link] komunikasi
horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberikan
informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
d) Komunikasi diagonal

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

7 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
 Komunikasi diagonal melibatkankomunikasi antara dua tingkat organisasi yang
berbeda. Keuntungan komunikasi diagonal:
 Penyebaran informasi bias lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi tradisional
 Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen,ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur
komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.
e) Keterbatasan komunikasi formal
Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses pengambilan
keputusan menjadi lamban. Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan
tingkatan organisasi yang lebih sedikit , dan lebih banyak rentang kendalinya (span
of control ) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
2. Saluran Komunikasi Informal
Komunikasi informal cenderung fleksibel dan tidak ketat sebagaimana komunikasi
yang terjadi disaat saat istirahat kerja.
Cara Mengelola Komunikasi
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi:
1. Bagaimana menangani pesan pesan yang bersifat secara rutin
2. Bagaimana menangani krisi komunikasi
1. Penanganan Pesan-Pesan Rutin
Dalam organisasi besar pada umumnya volume pesan tertulis lebih banyak
disbanding organisasi kecil,tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya
pada bagaimana memaksimumkan benefit dan meminimum kan biaya dari kegiatan
komunikasi, untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya, seorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut :
a) Mengurangi jumlah pesan
b) Instruksi yang jelas
c) Mendelegasikan tanggung jawab
d) Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Dalam situasi krisi komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:
 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan kritis
 Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

8 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
  Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh ,terbuka dan [Link] ada yang salah
segera mohon maaf.
 Tunjukan keseriusan perusahaan,bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam
tindakan nyata.

Meningkatkan Ketrampilan Komunikasi

Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapannya menarik
 Melakukan wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat,memo dan laporan.

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

9 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]
Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta. Erlangga

Mulyana, Deddy (Ed.). 2010. Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja

Perusahaan. Bandung : Rosda.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis (Edisi 3). Jakarta: Erlangga.

Sendjaja. 1994. Teori-Teori Komunikasi . Universitas Terbuka KPPN Rantau

2021 Nama Mata Kuliah dari Modul

10 Septyana Mubarakah, SE, [Link]
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
[Link]