LOGISTIC DIVISION Document Number
[LOGO]
SOP
Revision
PENANGANAN
PRODUK RETUR Implementation Date
Page # 1 of 1 Last Reviewed/Update Date
SOP Owner Approval
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana produk dari perusahaan dikembalikan (retur).
Pengertian
Yang dimaksud produk retur (kembalian) adalah produk yang dikembalikan dari
distributor atau cabang perusahaan karena komplain cacat kualitas teknik, komplain
produk kadaluarsa atau salah pengiriman.
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Prosedur
1. Lakukan penerimaan kembali atas persetujuan manajer logistik
2. Alasan retur produk:
Produk yang rusak:
Produk yang rusak berkaitan dengan kualitas dan karena masalah produksi,
terjadi perubahan fisik, misalnya warna, perubahan bentuk
Kerusakan kemasan primer. Kemasan primer pecah, sobek, menggelembung,
sparepart
Kerusakan kemasan sekunder, kemasan sobek, cat tidak lengket
Produk yang kadaluarsa:
Perusahaan akan mengganti 100% untuk produk yang sampai di gudang
perusahaan tiga bulan sebelum batas kadaluarsa pada batas kadaluarsa.
Misalnya, Expired Date Januari 2020, maka batas penerimaan di gudang
perusahaan antara 1 November 2019 sampai dengan Januari 2020.
3. Alasan produk kembalian yang tidak dapat diterima gudang
LOGISTIC DIVISION Document Number
[LOGO]
SOP
Revision
PENANGANAN
PRODUK RETUR Implementation Date
Page # 2 of 2 Last Reviewed/Update Date
SOP Owner Approval
Rusak karena kesalahan penyimpanan di gudang. Misalnya, dimakan rayap,
dimakan tikus, dan penyimpangan dari tata cara yang sudah ditentukan.
Komplain kerusakan primer dan sekunder yang disampaikan lebih dari seminggu
sejak barang diterima pelanggan.
Produk yang sampai di gudang perusahaan dalam waktu di luar ketentuan, baik
sebelum maupun sesudahnya tidak mendapatkan penggantian.
4. Terima produk yang dikembalikan oleh bagian gudang dan periksa serta catat
dalam buku penerimaan pengendalian gudang: nama produk, batch no, jumlah
dan bentuk persediaan.
5. Kategorisasi dan analisis setiap produk kembalian.
6. Untuk produk kembalian yang rusak, kemas produk dengan rapih.
7. Simpan produk kembalian di ruang karantina atau tempatkan terpisah dahulu
dari persediaan barang.
8. Buat bukti penerimaan oleh bagian gudang yang kemudian dikirim ke bagian
logistik.
9. Kembalikan produk ke persediaan penjualan, bila:
Produk tersegel dalam kemasan asli dan dalam kondisi yang baik.
Diketahui bahwa produk telah disimpan dan dikelola dalam kondisi yang
sesuai dan belum kadaluarsa.
Telah diperiksa dan diuji oleh petugas yang memiliki kewenangan untuk
itu.
10. Catatan kembalian produk disimpan oleh penanggungjawab dan secara resmi
meneruskan produk tersebut ke bagian pemasaran apabila masih layak jual.
11. Apabila produk kembalian tersebut rusak maka diberi tanda secara mencolok
“RUSAK”, selanjutnya diatur pelaksanaan pemusnahan dan berita acaranya.
LOGISTIC DIVISION Document Number
[LOGO]
SOP PENGIRIMAN
Revision
BARANG
DAGANGAN Implementation Date
Page # 3 of 1 Last Reviewed/Update Date
SOP Owner Approval
Tujuan
Untuk menjelaskan kegiatan pengiriman barang dagangan dan memastikan barang
yang dikirim sesuai dan tepat dengan pesanan serta dapat mencapai tujuan dengan
aman
Pengertian
Yang dimaksud pengiriman barang dagangan adalah melakukan pemindahan hak milik
dengan cara melakukan pengiriman yang dilakukan oleh penjual ke pembeli
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Alat yang dibutuhkan
Surat pesanan (dalam bentuk digitak maupun manual)
Surat pengiriman barang
Forklift
Kendaraan untuk pengiriman barang
Prosedur
1. Periksa barang yang akan dikirim
Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
Periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dengan
Surat Pesanan dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
Ditanda tangani kepada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
Serahkan Surat Pengiriman Barang dan barang kepada pengirim barang.
Periksa ulang kesesuaian barang dengan Surat Pesanan (SP) dan SPB oleh
pengirim barang.
Packing barang dengan rapih dan masukkan dalam armada pengiriman.
Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku ekpedisi
pengiriman.
LOGISTIC DIVISION Document Number
[LOGO]
SOP PENGIRIMAN
Revision
BARANG
DAGANGAN Implementation Date
Page # 2 of 2 Last Reviewed/Update Date
SOP Owner Approval
Serahkan kembali SP dan SPB lembar ke-2 dan ke-3 yang telah
ditandatangani dan distempel penangungjawab setelah pengiriman barang
kepada administrasi gudang.
Periksa kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
Arsipkan SP dan SPB lembar ke-3.
Serahkan SPB lembar ke-2 ke bagian keuangan.
2. Pengiriman barang melalui jasa angkutan (ekspedisi):
Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antarkan barang ke
kantor jasa angkutan.
Informasikan ke petugas keamanan bila akan ada pengiriman untuk
melakukan PENGAWASAN selama pemuatan barang.
Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan
petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen
pada kolom diserahkan oleh dan penerima disertai nama petugas, tanggal
dan cap perusahaan.
Pastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman / resi sesuai
dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.
3. Pengeluaran barang agar mengikuti sistem :
FIFO, adalah barang yang lebih dulu diterima agar lebih dahulu dikeluarkan.
Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan
untuk tiap jenis barang sehingga mutu tetap terjamin selama dalam
perjalanan.
Document Number
LOGISTIC DIVISION
[LOGO] SOP Product Revision
Traceability
Implementation Date
Page # 5 of 1 Last Reviewed/Update Date
SOP Owner Approval
Tujuan
Menyediakan Product Traceability sejak dari bagian produksi sampai ke pelangggan.
Alat dan Bahan
Kartu Stok Gudang
Data Laporan Distribusi Produk
Pihak Terkait
Logistik
Gudang
Marketing
Prosedur
Memelihara catatan terkini yang memudahkan ketertelusuran produk yang
didistribusikan, misalnya pada kartu stok gudang, yang meliputi nama konsumen,
kode produksi, no. Batch, tipe, jumlah, nomor ijin edar.
Catatan harus dipelihara selama periode tertentu yang ditetapkan berdasarkan
persyaratan atau ketentuan regulasi yang terkait.
Sesuai dengan masa kegunaan produk yang bersangkutan sebagaimana
ditetapkan oleh bagian produksi yang membuat produk tersebut.
Tidak kurang dari tahun terhitung tanggal produk tersebut dikirim dari
perusahaan. Diambil periode yang paling lama.
Harus diterapkan sistem penelusuran hingga ke tingkat customer.
Jika penelusuran tidak memungkinkan hingga ke tingkat customer, diterapkan
sistem penelusuran hingga ke fasilitas pengguna.
Catatan penelusuran sekurang-kurangnya meliputi tanggal produk dibeli
cusmtomer.
Hasil penelusuran harus dilaporkan kepada instansi berwenang.
Catatan-catatan penelusuran harus dipelihara.