5.

1 Menjelaskan pengertian stock opname

6.1 Mengidentifikasi stock opname

MATERI POKOK :
STOCK OPNAME

Apa itu Stock Opname ?

Stock opname adalah kegiatan perhitungan persediaan fisik stok barang yang berada di
dalam toko atau gudang. Secara umum, kegiatan ini dilakukan guna mengetahui secara
pasti dan akurat mengenai kecocokan barang dengan catatan pembukuan internal.
Kegiatan ini merupakan kegiatan yang cukup menyita waktu karena Anda akan benar-
benar secara langsung memeriksa keadaan serta kondisi persediaan barang
perusahaan Anda. Untuk mengatasi persoalan ini, perusahaan sudah harus mengatur
waktu secara efisien ketika ingin melakukan stock opname.
Tujuan dari stok opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam
pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk sistem
pengendalian intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang
terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Fungsi Stock opname, dengan melakukan Stock opname kita dapat:
 Memastikan data persediaan barang yang ada di rak/gudang sesuai dengan
sistem pencatatan persediaan.
 Membantu memastikan segala aktifitas pengiriman dan penerimaan barang
berjalan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.
 Mengetahui arus keluar dan masuk barang.
 Mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya.

Jadwal Stock Opname
Periode untuk melakukan stock opname pada umumnya dilakukan setiap akhir tahun
atau bahkan setiap akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan tersebut.
Berbeda dari perusahaan dengan SPI yang rapi, biasanya hal ini dilakukan setiap
triwulan dan caturwulan.
Menentukan periode yang tepat untuk melakukan stock opname bisa disesuaikan
dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan dalam melakukannya.
Di beberapa perusahaan, guna menekan risiko selisih dari stok, kegiatan stock
opname ini dilakukan setiap awal bulan. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat
segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis perhitungannya. Apabila
penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan stock
opname juga semakin lama. Kegiatan ini dapat Anda lakukan di sela hari kerja atau
ketika perusahaan Anda sedang tidak beroperasi.

Memahami Purchase Order

Puchase order (PO) atau pesanan pembelian mengkomunikasikan kebutuhan pembeli

dan menentukan ekspektasi transaksi bisnis.

Karena PO adalah kontrak yang mengikat, dokumen ini melindungi penjual jika pembeli
menolak pembayaran.
Purchase order juga melindungi pembeli jika penjual tidak mengirimkan barang atau
jasa (atau jika mereka mengirimkan barang atau jasa yang salah).
Karena purchase order (PO) mengikat secara hukum, pastikan Anda berkonsultasi
dengan ahli hukum untuk memastikan bahwa pesanan pembelian yang Anda kerjakan
memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Purchase Order – Apa itu PO?
Secara sederhana purchase Order (PO) atau pesanan pembelian adalah dokumen
yang dibuat oleh pembeli, yang menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari
penjual.
Purchase order adalah kontrak yang membentuk perjanjian antara pembeli dan penjual,
mengenai barang yang ingin dibeli oleh pembeli.
Berbeda dari invoice (faktur) yang dibuat oleh penjual kemudian dikirim ke pembeli.
Kalau purchase order si pembeli yang membuatnya kemudian dikirim kepada penjual
berisi jumlah barang yang diinginkan pembeli agar penjualnya menyediakannya.
Apa isi Purchase Order (PO)?
Selain informasi yang merinci perusahaan yang terlibat, dan tanggal pemesanan,
purchase order dikirim dari pembeli ke penjual akan memuat perincian penting tentang
barang yang ingin dibeli oleh pembeli. Ini termasuk:
 Nomor dokumen pembelian
 Jumlah barang yang dibeli
 Nama barang atau SKU
 Harga per unitnya
 Pajak
 Tanggal pengiriman
 Lokasi pengiriman
 Metode pengiriman
 Alamat tagihan
 Ketentuan pembayaran
 Informasi tambahan seperti nomor telepon dan email
Inilah contoh dari dokumen purchase order:
Apa yang terjadi setelah Purchase Order (PO) dikeluarkan?
Setelah purchase order dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan
apakah akan menerima kontrak atau tidak.
Jika purchase order diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah
yang terdaftar dengan harga yang ditentukan oleh pembeli.
Penjual kemudian menerbitkan invoice (faktur) kepada pembeli berdasarkan purchase
order.
Sebagai contoh:
Perusahaan ABC perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk membuat produk
mereka. Perusahaan kemudian membuat purchase order untuk disampaikan kepada
pemasok tempat mereka ingin memesan bahan.
Pemasok menyetujui purchase order dan mengirimkan materi ke perusahaan ABC
bersama dengan faktur. Ketika perusahaan ABC menerima barang dan faktur, mereka
membandingkannya dengan purchase order. Jika dokumen dan barang cocok,
perusahaan ABC membayar faktur yang dikirim oleh penjual / pemasok.
Manfaat PO (Purchase Order)
 PO berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual.
 PO memungkinkan pembeli dan penjual untuk melacak biaya operasional. Selain
itu, penjual mengetahui keuntungan yang akan didapatnya dari penjualan karena
dia tahu berapa banyak harga yang akan dia bebankan kepada si pembeli.
 Pembeli memungkinkan pengoptimalan yang lebih baik atas inventarisnya, karena
ia mengetahui tanggal pengiriman barang yang ia pesan.
 PO memungkinkan untuk merencanakan pengiriman, karena kondisi yang sama
diketahui sejak awal.
 Pemasok dapat menggunakan PO untuk membiayai aktivitasnya lewat pinjaman,
selama perusahaan yang menerbitkannya cukup besar sehingga lembaga kredit
menganggap operasi tersebut dapat diandalkan.
 Menghindari pesanan ganda
Ketika perusahaan mendapatkan PO dari pelanggan, berarti perusahaan
mendapatkan pesanan sehingga perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan.
Contoh fungsi Purchase Order PO yang paling penting adalah membantu
menghindari pesanan ganda.
Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menskalakan bisnis, PO dapat
membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa.
Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, sulit untuk mencocokkan faktur.
 PO berfungsi sebagai dokumen untuk mengecek faktur yang harus dibayar.
 Melacak pesanan yang masuk
Salah satu contoh PO adalah untuk membantu melacak pesanan yang masuk.
Sistem pesanan pembelian yang terorganisir dengan baik dapat membantu
menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
 Berfungsi sebagai dokumen hukum
PO berfungsi sebagai dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di
masa mendatang terkait transaksi.

Walaupun ada perusahaan yang lebih memilih untuk tidak mengeluarkan

purchase order, namun karena manfaat besar yang akan dinikmati nantinya dan
keutamaan lain dari PO, maka sangat penting bagi perusahaan menerbitkan purchase
order / PO.
Status Hukum Suatu Purchase Order (PO)
Pembeli harus selalu mengomunikasikan permintaan dengan jelas kepada penjual
untuk mengurangi atau menghilangkan kebingungan ketika penjual menerima PO.
Jika pembeli pernah menolak pembayaran, penjual tetap dilindungi karena status
kontrak dokumen yang mengikat secara hukum.
Bagi pembeli untuk memiliki perlindungan yang sama, penting untuk memiliki konfirmasi
purchase order, atau purchase order, dilacak.
Memastikan Anda memiliki syarat dan ketentuan purchase order yang kuat yang
mencakup semua skenario yang relevan, termasuk perincian seperti kapan Anda dapat
membatalkan purchase order, akan memastikan batasan yang jelas untuk
mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok utama Anda.
Sebagai dokumen hukum, beberapa pemberi pinjaman komersial akan menggunakan
PO untuk referensi ketika memberikan bantuan keuangan kepada organisasi Anda, ini
disebut pembiayaan purchase order.
“Purchase Order, setelah diterima oleh vendor atau pemasok, adalah kontrak yang
mengikat secara hukum antara kedua pihak.”
Kedudukan Purchase Order dalam hukum perdata perjanjian dapat ditemui pada pasal
1458 KUHPerdata, yaitu :
“Jual-beli itu dianggap telah terjadi antara kedua belah pihak, seketika setelahnya
orang-orang ini mencapai sepakat tentang kebendaan tersebut dan harganya,
meskipun kebendaan itu belum diserahkan, maupun harganya belum dibayar.”
Dikarenakan Purchase Order tercipta berdasarkan “kesepakatan” sejumlah pihak
(konsesualisme) sehingga perjanjian dan perkataan yang telah terjadi sehingga sepakat
antara kedua pihak yang terlibat. Maka kesepakatan itu sudah sah di mata hukum
negara.
Melacak Purchase Order (PO)
Penting untuk melacak purchase oder melalui seluruh proses pengadaan untuk
memastikan Anda menerima barang atau jasa sesuai yang Anda pesan dan Anda
hanya membayar sekali untuk barang-barang ini.
Pedagang tunggal atau bisnis kecil mungkin memulai dengan pelacakan purchase
order di excel saat menggunakan formulir templat purchase order, atau bahkan lebih
buruk dalam buku purchase order duplikat atau rangkap tiga .
Semakin banyak orang yang terlibat dan semakin besar volume PO yang diproses
mengalikan jumlah masalah yang mungkin terjadi.
Sistem PO untuk bisnis kecil harus mencakup kebutuhan dasar untuk melacak semua
transaksi pembelian dan banyak lagi. Memastikan jejak audit penuh terkait dengan
setiap pembelian sambil menerapkan praktik terbaik purchase order.
Kemampuan untuk melacak dan dengan mudah melaporkan semua jenis purchase
order, termasuk Purchase Order Blanket (Membeli produk dari supplier secara
berkelanjutan), adalah suatu keharusan untuk mendapatkan visibilitas penuh atas
pengeluaran.
Ini juga memungkinkan departemen keuangan untuk merampingkan rekonsiliasi
pesanan pembelian dan proses hutang. Visibilitas pada seluruh proses, termasuk
laporan purchase order terbuka otomatis, akan memastikan waktu dihemat dan tidak
ada yang terlewatkan saat penagihan.
Transformasi digital adalah tujuan utama bagi banyak organisasi dan transformasi
pengadaan adalah bagian penting dari tujuan yang lebih besar itu. Sistem PO online
akan melacak pesanan pembelian elektronik melalui seluruh proses. Anda tidak perlu
departemen pembelian khusus untuk merasakan manfaat digitalisasi