TUGAS TM 12
MATA KULIAH SISTEM MANAJEMEN MUTU
Analisis PDCA Terhadap Suatu Permasalahan Rekam Medis
I. Tahapan PLAN
a. Identifikasi permasalahan yang ada di unit rekam medis setiap bagian proses layanan.
- TPP RJ : Pasien tidak membawa kartu berobat.
- Asembling : Kesalahan dalam mengurutkan lembaran
formulir rekam medis.
- Penjajaran dan Penyimpanan : Kesalahan dalam menempatkan DRM di rak
filing.
- Koding : Kesalahan dalam menentukan kode
diagnosa/penyakit.
- Statistik : Sensus harian tidak dilakukan pada waktu
tertentu setiap hari.
- Pelaporan : Keterlambatan pelaporan dokumen rekam
medis.
b. Tentukan 1 permasalahan yang akan diselesaikan menggunakan Metode USG
METODE USG
G
U S
No. Masalah (Growth Total
(Urgency) (Seriousness)
)
1. Keterlambatan pelaporan dokumen 5 5 5 15
rekam medis.
2. Kesalahan dalam menentukan 5 4 4 13
kode diagnose penyakit dan
tindakan.
3. Kesalahan dalam menempatkan 4 4 4 12
DRM di rak filing.
4. Sensus harian tidak dilakukan pada 3 3 3 9
waktu yang sama setiap hari.
5. Kesalahan dalam mengurutkan 2 2 1 5
lembaran formulir rekam medis.
Keterangan : Menggunakan skala likert 1-5
5 = Sangat besar
4 = Besar
3 = Sedang
2 = Kecil
1 = Sangat kecil
Berdasarkan hasil Metode USG di atas maka permasalahan yang akan diselesaikan ialah
Keterlambatan pelaporan dokumen rekam medis.
c. Tentukan akar penyebab permasalahan menggunakan Fishbone
d. Tentukan akar penyebab utama permasalahan menggunakan Metode USG atau
Diagram Pareto
METODE USG
U S G
No. Penyebab Masalah Total
(Urgency) (Seriousness) (Growth)
1. Formulir belum diisi dengan 5 5 5 15
lengkap
2. Tidak ada SOP pelaporan 5 4 4 13
3. Dokter tidak segera 4 4 4 12
melengkapi data pada DRM
4. Petugas rekam medis tidak 3 3 3 9
patuh dengan manajemen
waktu
5. Missfile DRM 2 2 3 7
6. Tidak ada sosialisasi mengenai 2 2 2 6
tata cara pelaporan
7. Formulir yang diisi terlalu 2 1 1 4
banyak
Keterangan : Menggunakan skala likert 1-5
Berdasarkan hasil Metode USG di atas maka penyebab utama permasalahan tersebut
ialah Formulir belum diisi dengan lengkap. Formulir belum diisi dengan lengkap
bisa disebabkan oleh beberapa faktor seperti dokter tidak segera mengisi DRM setelah
selesai pelayanan, beban kerja petugas berat, dan lain-lain.
II. Tahapan DO
Rank Penyebab Masalah Tindakan Perbaikan
I Formulir belum diisi dengan Petugas rekam medis segera mengidentifikasi
lengkap ketidaklengkpaan DRM lalu melakukan upaya
melengkapi DRM tersebut.
Misalnya, jika dalam DRM tersebut kurang tanda
tangan dokter, maka perekam medis menghubungi
dokter yang bersangkutan agar DRM dapat segera
dilengkapi.
II Tidak ada SOP pelaporan Membuat SOP pelaporan. SOP tersebut harus segera
disahkan agar dapat digunakan dan dievauasi
sehingga dapat segera ditetapkan.
III Dokter tidak segera Dokter melengkapi DRM dengan tepat waktu. Dokter
melengkapi data pada DRM harus mampu membagi waktu dalam memberi
pelayanan kepada pasien, melakukan visite pasien,
maupun melengkapi DRM setelah pasien
mendapatkan pelayanan.
IV Petugas rekam medis tidak Petugas rekam medis mengerjakan pekerjaan dengan
patuh dengan manajemen efektif dan efisien. Petugas rekam medis harus
waktu mampu membagi waktu dalam melakukan
pekerjaannya.
V Missfile DRM Ketika terjadi missfile, petugas rekam medis harus
segera mencari/menemukan DRM tersebut.
VI Tidak ada sosialisasi Melakukan sosialisasi pada semua pihak yangg
mengenai tata cara terkait mengenai tata cara pelaporan yang telah
pelaporan sesuai dengan SOP Pelaporan.
VII Formulir yang diisi terlalu Jumlah formulir sudah disesuaikan kebutuhan
banyak sehingga formulir tersebut tidak dapat dikurangi,
maka tidakan perbaikan yang tepat adalah petugas
rekam medis harus cepat dan cekatan dalam
melengkapi formulir DRM pasien.
III. Tahapan CHECK
Tidak
Masalah Tindakan Dilakukan
Dilakukan
Formulir belum Petugas rekam medis segera
diisi dengan mengidentifikasi ketidaklengkpaan DRM
lengkap lalu melakukan upaya melengkapi DRM
tersebut.
Misalnya, jika dalam DRM tersebut
V
kurang tanda tangan dokter, maka
perekam medis menghubungi dokter yang
bersangkutan agar DRM dapat segera
dilengkapi.
Tidak ada SOP Membuat SOP Pelaporan. SOP tersebut
pelaporan harus segera disahkan agar dapat
digunakan dan dievauasi sehingga dapat V
segera ditetapkan.
Dokter tidak Dokter melengkapi DRM dengan tepat
segera waktu. Dokter harus mampu membagi
melengkapi waktu dalam memberi pelayanan kepada
data pada DRM pasien, melakukan visite pasien, maupun V
melengkapi DRM setelah pasien
mendapatkan pelayanan.
Petugas rekam Petugas rekam medis mengerjakan
medis tidak pekerjaan dengan efektif dan efisien.
patuh dengan Petugas rekam medis harus mampu
V
manajemen membagi waktu dalam melakukan
waktu pekerjaannya.
Missfile DRM Ketika terjadi missfile, petugas rekam
medis harus segera mencari/menemukan
V
DRM tersebut.
Tidak ada Melakukan sosialisasi pada semua pihak
sosialisasi yangg terkait mengenai tata cara
mengenai tata pelaporan yang telah sesuai dengan SOP V
cara pelaporan Pelaporan.
Formulir yang Jumlah formulir sudah disesuaikan
diisi terlalu kebutuhan sehingga formulir tersebut
banyak tidak dapat dikurangi, maka tidakan
V
perbaikan yang tepat adalah petugas
rekam medis harus cepat dan cekatan
dalam melengkapi formulir DRM pasien.
IV. Tahapan ACTION
No. Masalah Action (Hasil Monitoring)
1. Formulir belum Petugas rekam medis mampu mengidentifikasi
diisi dengan ketidaklengkpaan DRM lalu melakukan upaya melengkapi
lengkap DRM
2. Tidak ada SOP SOP Pelaporan telah dibuat dan dijalankan dengan baik.
pelaporan
3. Dokter tidak segera Dokter mampu melengkapi DRM dengan tepat waktu.
melengkapi data
pada DRM
4. Petugas rekam Petugas rekam medis mampu mengerjakan pekerjaan dengan
medis tidak patuh efektif dan efisien.
dengan manajemen
waktu
5. Missfile DRM Petugas rekam medis mampu mencari / menemukan DRM
dengan segera.
6. Tidak ada Sosialisasi tata cara pelaporan telah dilaksanakan mencangkup
sosialisasi seluruh pihak terkait.
mengenai tata cara
pelaporan
7. Formulir yang diisi Petugas rekam medis mampu dengan cepat dan cekatan
terlalu banyak melengkapi formulir.
Kesimpulan:
PDCA merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari penyusunan rencana kerja,
pelaksanaan rencana kerja, pelaksanaan rencana kerja, pemeriksaan pelaksanaa rencana
kerja, serta perbaikan yang dilakukan serta terus menerus dan berkesinambungan untuk
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Secara ringkas, Implementasi PDCA dalam
kasus keterlambatan pelaporan dokumen rekam medis sebagai berikut:
P (Plan = Rencana)
Menentukan akar masalah sesuai dengan spesifikasi tujuan yang ditetapkan terkait kasus
keterlambatan pelaporan dokumen rekam medis
D (Do = Kerjakan)
Melakukan perencanaan proses/tindakan yang telah ditetapkan berdasar dari akar
masalah dalam kasus keterlambatan pelaporan dokumen rekam medis.
C (Check = Evaluasi)
Melakukan evaluasi terhadap sasaran dan proses serta memberikal laporan terkait
hasilnya.
A (Action = Menindaklanjuti)
Melakukan evaluasi total terhadap hasil sasaran dan proses, kemudian menindaklanjuti
dengan perbaikan-perbaikan.
KELOMPOK 7
Nama Anggota :
1. Nurul Masfufah (P17410203091)
2. Arnila Umi Zahrotin (P17410203092)
3. Dhea Novira Dwisastika Basuki (P17410203093)
4. Natasa Ilka Fahziza Salima (P17410203095)
5. Afrina Ainura Badrisyah (P17410203096)
Kelas : 1B D-3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan