INVENTORY

Inventori dalam sebuah perusahaan adalah stok barang yang digunakan

untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Inventori dihitung sebagai salah satu jenis kekayaan perusahaan sehingga membutuhkan modal
(capital) yang besar untuk pengadaan/pembeliannya. Di satu pihak inventori merupakan beban bagi
keuangan perusahaan, namun di sisi yang lain ketersediaan inventori merupakan suatu
keharusan agar proses operasi/produksi dapat berjalan lancar dan permintaan konsumen/pelanggan
dapat dipenuhi.
Dari pemahaman diatas, maka perusahaan harus menjaga keseimbangan dari inventorinya.
Apabila inventori terlalu besar, maka beban keuangan (capital) perusahaan akan berat. Namun
apabila terlalu kecil/sedikit maka operasi/produksi akan terganggu dan tingkat layanan (service
level) perusahaan kepada pelanggan akan menjadi rendah.
Jenis-jenis Persediaan
Jenis-jenis persediaan dalam suatu perusahaan menurut fungsinya dapat dibedakan atas:

1. Bath Stock/Lot Size Inventory adalah persediaan yang diadakan karena kita membeli
barang barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada
saat itu. Keuntungannya:
Potongan harga pada harga pembelian.
Penghematan biaya angkutan.

2. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi

permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.

3. Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi

permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu
tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat.
Dalam Manajemen persediaan, barang-barang dapat dibagi menurut beberapa sudut
pandang/pendekatan, yang antara lain dapat disampaikan sebagai berikut:

1. Menurut jenis
barang umum (general materials), barang jenis ini biasanya cukup banyak, pemakainnya tidak
tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih kecil. Dan penentuan kebutuhannya relatif gampang.

2. Menurut harga
Barang berharga tinggi (high value items), barang ini biasanya berjumlah sekitar hanya 10% dari jumlah
item persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar 70% dari seluruh nilai persediaan, dan oleh
sebab itu memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi.
Barang berharga menengah (medium value items), barang ini biasanya berjumlah kira-kira 20% dari
jumlah item persediaan, dan jumlah nilainya juga sekitar 20% dari jumlah nilai persediaan, sehingga
memerlukan tingkat pengawasan cukup saja.
Barang berharga rendah (low value items), berlawanan dengan barang berharga tinggi, jenis barang ini
biasanya berjumlah kira-kira 70% dari seluruh pos persediaan, namun nilai harganya hanya mewakili
10% saja dari seluruh nilai barang persediaan, sehingga hanya menerlukan tingkat pengawasan rendah.
3. Menurut frekuensi penggunaan.

a. Barang yang cepat pemakaiannya atau pergerakannya (fast moving items), barang
ini frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun lebih dari sekian bulan tertentu, misalnya
lebih dari 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan
pemesanan kembali yang lebih sering.

b. Barang lambat pemakaian atau pergerakannya (slow moving items), barang yang
frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun kurang dari sekian bulan tertentu, misalnya
dibawah 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan
pemesanan kembali yang tidak sering.
Untuk dapat mengetahui besarnya persediaan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1. Besarnya persediaan pengaman (safety stock)

Menurut Freddy Rangkuti “persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk
melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan/barang (stock out)”.

Ada beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman, yaitu:

a. Faktor waktu. Lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan yang dipesan
sampai pada bahan diterima digudang pesediaan.

b. biaya-biaya yang digunakan

Mengapa persediaan harus dikelola dengan matang-matang???
persediaan merupakan investasi yang memerlukan modal besar sangat mempengaruhi ke
pelayanan pelanggan memiliki fungsi penting dalam sistem operasi, pemasaran, dan keuangan.
Tujuan
a. menghilangkan pengaruh ketidakpastian
b. memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian.
c. untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran
Klasifikasi
Klasifikasikan stock barang sesuai dengan pergerakan setiap bulan menjadi Fast, Slow dan Death.
Gunakan data penjualan 6 bulan ke belakang sebagai acuan awal.
Contoh :
• Fast : Dalam 6 bulan terakhir, setiap bulannya dalam 5 bulan ada demand (permintaan/terjadi
penjualan)
• Slow : Dalam 6 bulan terakhir, setiap bulannya dalam 1-2 bulan ada demand (permintaan
/terjadi penjualan)
• Dead : tidak ada penjualan selama 6 bulan
Lakukan review ulang setiap 1 minggu.
Minimum stock
Minimum stock adalah jumlah minimum yang harus ada di stock dealer untuk parts
tertentu. parts yang sudah menyentuh minimum stok harus dimonitor secara khusus,
diperiksa apakah order sudah dibuat, apakah ada backorder, dll.
Minimum stock :
• Fast : 2.0 x ordering leadtime x kebutuhan/minggu
• Slow : 1.0 x ordering leadtime x kebutuhan/minggu

contoh :
Hari kerja : 30 hari.
Kebutuhan 1 bulan : 100 pcs.
Kebutuhan 1 minggu : 25 pcs
Ordering leadtime : 1 minggu
Klasifikasi : Fast moving (2x)
Safety stock : 2 x 1 x 25 = 50 pcs
Maximum Stock
Maximum stock adalah jumlah terbanyak yang bisa disimpan oleh dealer. Maximum
stock sangat penting, karena menyangkut perputaran uang dan efisiensi warehouse
• Fast Moving : Minimum Stock + Kebutuhan 1.5 minggu
• Slow Moving : Minimum Stock

Stock Control
Stock control yang baik sangat menentukan keberhasilan dalam
forecasting/perencanaan. Stock control dapat menggunakan bantuan :
• system computer
• stock card

Untuk menjaga akurasi, dapat dilakukan “cycle count” untuk barang-barang fast moving,
secara periodik, dan dilakukan penghitungan stock secara keseluruhan, sekurang-
kurangnya 1 kali dalam setahun.
Penghapusan stock lama
Untuk menjaga efisiensi inventory, diperlukan pengapusan stock lama yang sudah
tidak bergerak, dengan cara :
• Scrap
• Menjual dengan harga murah (Discount Campaign)

Stock lama yang masih ada di warehouse perlu ditempatkan terpisah, agar tempat
di rack dapat dipergunakan oleh parts lain yang masih bergerak.

Warehouse
1. Layout
• Letakkan fast moving parts lebih dekat ke Counter/loket pengeluaran barang.
• Mengatur layout rack yang efisien mungkin, agar penyimpanan parts dapat
lebih maksimal.
• Mengatur layout penempatan parts berdasarkan jenis barang
MENGAPA INVENTORY PENTING ??

• Nilainya sangat signifikan

• Resiko (potensi) kerugian
• Over stock
• Kehabisan Stock
• Peluang untuk cost saving
• Law of tens

Karena nilainya sangat signifikan, maka perlu untuk :

• Diketahui nilainya secara pasti
• Dikendalikan jumlahnya
• Dikendalikan pergerakannya
• Cepat dideteksi jika terjadi inefisiensi
• Dikendalikan penggunaannya.
Dead Stock Management
Penyebab Terjadinya Dead Stock (1)
Perubahan desain atau komposisi atau spesifikasi tanpa disertai dengan perhitungan
yang matang atau tanpa koordinasi yang baik.

Kesalahan prediksi :

• Product life time lebih pendek dari yang diperkirakan

• Daya serap pasar tidak sebesar yang diperkirakan
• Sistem pengendalian stock yang buruk. (Menurut data, stock sudah habis,
ternyata kemudian barang tersebut masih ditemukan)
• Pada waktu mengorder barang tidak mengetahui posisi stock yang sebenarnya
(Over Stock)
• Rencana kerja terlalu sering berubah-ubah (terutama sales forecasting)
• Kesalahan dalam pemesanan barang
Barang Kadaluwarsa karena :
1. Over Stock (terlalu lama disimpan, mutunya menurun)
2. Sistem FIFO tidak benar.

Langkah-Langkah Preventive
• Data stock harus akurat
• Penyusunan di rak teratur dan rapi
• Hindari terjadinya penyebab yang sudah dibahas

Stock Opname/sering juga disebut Stock Take

Adalah salah satu cara untuk mengetahui stock yang ada dengan cara menghitung langsung fisik barang
yang ada. Biasanya dibandingkan juga dengan stock administrasi. Jika ada selisih biasanya dilakukan
penyesuaian (adjustment) antara stock fisik dan stock administrasi
Jenis Stock Opname
1. Stock Opname Total
Menghitung seluruh stock yang ada sekaligus.
2. Stock Opname Partial
Menghitung sebagian stock yang ada secara bergiliran (Cycle Counting).
Cycle Counting
Cara Melakukan Cycle Counting
Kelompokkan semua jenis barang ke dalam kategori, misalnya :
• Fast Moving Stock = A
• Slow Moving Stock = B
• Very Slow Moving / Dead Stock = C

Tentukan Cycle Time untuk masing-masing kategori, misalnya :

• Kategori A = 20 Hari Kerja, B = 30 Hari Kerja dst
• Hitung Jumlah Item Yang harus dicocokkan setiap harinya
• Buat Daftar jenis barang Per kategori
• Buat schedule stock opname per hari Sehingga seluruh Jenis Barang Yang masuk kategori
tsb selesai dihitung dalam 1 siklus
• Setiap Jenis Barang sekurang-kurangnya setahun sekali dihitung
• Buat Laporan Hasil cycle counting, dan lakukan adjustment berdasarkan prosedur yang
sudah ditentukan.
• Hati-Hati Dalam melakukan justifikasi selisih stock.
Manfaat stock opname (total / partial) :
• Memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang , kadang-
kadang hal yang tidak terduga bisa terjadi, misalnya kebocoran internal dll
• Data ini bisa digunakan oleh pihak accounting untuk meningkatkan akurasi
laporan keuangannya
• Bisa digunakan untuk melakukan trace back (penelusuran) terhadap penyebab
terjadinya variance.
• Bisa digunakan sebagai salah satu bahan performance appraisal dari staf gudang
(misalnya penilai di akhir tahun).

Masalah Yang Sering Terjadi

• Barang rusak dalam penyimpanan
• Rusak dalam handling
• Salah menyimpan barang
• Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll
• Banjir
• Selisih Stock (Fisik vs Administrasi)
• Stock tidak mencukupi
Tip – Tip Untuk Stock Opname
• Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar atau masuk
(Freezing)
• Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak berkaitan
dengan barang yang akan dihitung)
• Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung oleh dua orang
/ kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak bersamaan

Langkah-Langkah Yang Perlu Dilakukan

Sebelum Stock Opname :
• Rapikan semua barang yang ada digudang
• Semua barang sudah dalam kemasan yang benar
• Buat tabel jenis barang yang perlu dihitung
• Tentukan siapa saja yang bertanggung jawab menghitung masing-masing jenis barang
tersebut. Jika perlu buatlah kepanitiaan untuk tujuan stock opname ini
Pada Saat Stock Opname :
• Lakukan penghitungan sampai tuntas
• Jika hasil penghitungan berbeda diantara dua kelompok, lakukan penghitungan bersama-sama.
• Pastikan semua barang sudah dihitung dan hasil penghitungan sudah benar
Setelah Stock Opname :
• Buat Laporan hasil stock opname
• Hitung penyimpangan (variance) masing-masing barang (fisik Vs administrasi)

Pasca Pelaporan Variance

• Pelajari item barang yang selisih. Jika jumlah item barang Banyak, lihat barang-barang dengan selisih
terbesar.
• Beri perhatian khusus dan selidiki penyebab selisih tersebut dan ambil langkah-langkah perbaikan.
• Bandingkan dengan hasil stock opname sebelumnya, apakah barang ini bermasalah terus. Jika Ya, cari
solusinya segera,
• Buat tugas pengontrolan khusus untuk barang-barang tersebut (Misalnya dikontrol setiap hari).
• Simpan di tempat khusus yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.
• Masukkan hasil variance ini sebagai salah satu point penilaian karyawan (Performance Appraisal).
Jenis Alat Kontrol Stock
Terdiri atas stock card (kartu stock) dan komputer (program inventory)

1. Kartu Stock
• Setiap Barang Mempunyai satu kartu stock
• Setiap pemasukan dan pengeluaran barang yang sama dicatat pada kartu yang sama
Kelemahan :
• Resiko salah besar (salah pencatatan, penjumlahan dll)
• Pengontrolannya sulit (sulit diperiksa bukti transaksi)
• Pengolahan data tidak tersedia
• Data mudah dirubah oleh orang lain, karena tersimpan di tempat yang umum (Iseng atau mempunyai tujuan
tertentu)
Kelebihan :
• Posisi stock dengan mudah bisa diketahui oleh petugas gudang
• Tidak membutuhkan teknologi yang tinggi
• Biaya Investasi rendah
• Tidak membutuhkan manpower skill yang tinggi
Program Komputer
Ciri – Ciri :
• Ada operator yang bertanggung jawab melakukan data entry.
• Operator melakukan data entry berdasarkan bukti-bukti transaksi yang sah. Bisa juga dengan menggunakan barcode.
• Data disimpan di PC (lokal) atau server

Biasanya sistem multi user, bisa digunakan oleh banyak orang.

Keuntungan :
• Faktor Human error lebih kecil
• Mudah dilakukan trace back
• Lebih cepat
• Datanya mudah diolah lebih lanjut
• Sharing data dengan divisi lain sangat mudah (Purchasing, PPIC dll)
Kelemahan :
• Perlu Investasi (Soft Ware dan Hard Ware)
• Man Power Requirement lebih tinggi
• Membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menguasai sistemnya. (Masa Adaptasi lebih lama)
• Jika ada masalah, sulit dikompromikan (tidak fleksibel)-> GIGO
• Kadang-kadang ada masalah yang tidak terdeteksi.