GOODS / SERVICE RECEIVED FORM
Company : PT. Borneo Indobara Vendor : INDO JAYA
Date GR : Transportir :
Location : BIB Site Angsana, Tanah Bumbu Sales Order :
Kalimantan Selatan
Order Received
No PO No No. Material Items Unit Unit GR No Delivery Notes Remarks
Quantity Quantity
1 4910003195 2100009428 PARAFFIN;WAX 20 KG 20 KG
PLASTIC WRAPPING;ROL;50CM X
2 4910003195 2100009434 10 ROL 10 ROL
300M; 17 MIC
3 4910003195 2100000987 FOIL,METAL;ALUMINIUM FOIL 50 PC 50 PC
Note:
- Please attached all supporting documents related with this transaction
Received By, Checked by,
…………………… Nadya Muntaza
Logistic Admin Officer
Working Instruction Penerimaan Barang dan Jasa
(Addendum atas WI Persyaratan Kelengkapan Dokumen Berikut Dengan Isinya Untuk Pengajuan Payment
Application dengan Nomor Dokumen GEMS/FA/05/2011 point 1h, 12)
1 Pada saat penerimaan barang dan jasa
1. 1 Pihak User dan Purchasing/Logistic melakukan pemeriksaan atas jumlah dan kualitas barang/jasa
1. 2 Melakukan pemeriksaan atas dokumen pendukung dari pihak Vendor
1. 3 Tanda tangan persetujuan atas hasil pemeriksaan pada Berita Acara/Surat Jalan/Delivery Note
1. 4 Berita Acara/Surat Jalan/Delivery Note menjadi dasar pembuatan Good/Service Received Form
2 Proses pembuatan Good/Service Received Form
2. 1 Satu Received Form digunakan untuk satu vendor dengan transaksi penerimaan barang/jasa pada hari yang sama
2. 2 Jika penerimaan jasa yang bersifat rutin (di dalam periode yang sama) seperti sewa kendaraan, maka satu Received Form dapat
digunakan untuk beberapa transaksi dengan syarat:
2.2. 1 Transaksi dengan satu Vendor yang sama
2.2. 2 Company code adalah sama
2.2. 3 Tanggal penerimaan barang/jasa adalah sama
2.2. 4 Lokasi penerimaan barang/jasa adalah sama
2. 3 Informasi yang wajib diisi oleh user pada Goods/Service Received Form antara lain:
2.3. 1 Company; merupakan nama Perusahaan yang melakukan transaksi dengan Vendor
2.3. 2 Date GR; merupakan tanggal penerimaan barang/jasa dan yang merupakan tanggal posting ke dalam sistem SAP
2.3. 3 Location; merupakan lokasi terjadinya penerimaan barang/jasa
2.3. 4 Vendor; merupakan pihak yang memberikan barang/jasa ke Perusahaan
2.3. 5 Transportir; diisi jika untuk pembelian solar penambangan maupun non penambangan
2.3. 6 Sales Order; diisi hanya untuk pembelian solar penambangan
2.3. 7 Purchase Order; nomor Purchase Order atas transaksi pembelian barang/jasa
2.3. 8 Order Quantity; jumlah pemesanan dari Perusahaan ke pihak Vendor
2.3. 9 Received Quantity; jumlah barang/jasa yang diterima oleh Perusahaan dari pihak Vendor
2.3. 10 GR No; nomor yang dihasilkan atas transaksi di sistem SAP yang diperoleh dari pihak Purchasing
2.3. 11 Delivery Notes; referensi nomor dari Berita Acara/Surat Jalan/Delivery Note/Delivery order atas penerimaan barang/jasa
Remarks ; Tambahan informasi atas barang yang diterima khusunya CAPEX atau ASSET (Serial Number, merk, Type, warna, serta
2.3. 12
spesifikasi detail lainnya)
2.3. 13 Received Form yang telah diisi dengan lengkap, mendapat persetujuan dari pihak-pihak pada point 1.1
3 Permintaan melakukan Good/Service Received (GR) di sistem SAP
3. 1 Pihak user melakukan permintaan ke pihak Purchasing agar input GR atas barang/jasa ke sistem SAP
3. 2 User telah mengisi informasi penerimaan barang/jasa pada Good/Service Received Form pada point 2.3
3. 3 User melampirkan Foto barang CAPEX atau ASSET yang telah diterima melalui email
GR Received Form diserahkan kepada Purchasing dapat berupa Hard Copy atau dikirim melalui email dengan CC ke atasan user, serta
3. 4
pihak-pihak yang melakukan pengecekan barang.
3. 5 Permintaan GR yang diterima oleh pihak Purchasing sebelum jam 16.00 WIB akan input ke sistem SAP pada hari yang sama
3. 6 Untuk permintaan back dated yang berbeda periode, maksimal permintaan GR adalah tanggal 6 setelah periode aktual penerimaan
4 Kelengkapan dokumen pendukung Payment Application atas Good/Service Received (GR) di sistem SAP
4. 1 Received Form dilampirkan pada Payment Application sebagai bagian kelengkapan dokumen pendukung pembayaran
4. 2 Jika Received Form berupa email maka email dari pihak Purchasing yang memuat informasi No GR dilampirkan pada Payment Application
4. 3 Jika permintaan GR dari User ke pihak Purchasing tidak sesuai dengan periode aktual penerimaan barang/jasa,
maka user harus membuat Request For Release Payment Application yang dilampirkan pada Payment Application
Informasi yang terdapat pada Request For Release Payment Application antar lain:
4.3. 1 Company; merupakan nama Perusahaan yang melakukan transaksi dengan Vendor
4.3. 2 Location; merupakan lokasi terjadinya penerimaan barang/jasa
4.3. 3 Payee; merupakan pihak yang akan menerima pembayaran dari Perusahaan
4.3. 4 Purchase Order; nomor Purchase Order atas transaksi pembelian barang/jasa
4.3. 5 Date of Received; tanggal aktual penerimaan barang/jasa
4.3. 6 Date of GR SAP; tanggal posting di sistem SAP
4.3. 7 Amount; jumlah pembayaran yang akan diterima oleh Payee
4.3. 8 Request For Release Payment Application harus mendapat persetujuan dari Departemen Heand dan BU Head