MAKALAH

RAPAT BISNIS

OLEH

KELOMPOK : VI

NAMA MAHASISWA : NANDO HERMAWAN

KHODEN BROTTAN SITORUS
DOSEN PENGAMPU : IRWANSYAH S.E, M. Si
MATA KULIAH : KOMUNIKASI DAN NEGOSIASI
BISNIS

PENDIDIKAN BISNIS
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan khadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
rahmat dan hidayah-Nya lah kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Kami
mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Bapak Irwansyah S.E, M. Si selaku dosen pengampu mata kuliah Komunikasi dan Negosiasi
Bisnis, yang telah memberikan tugas ini sehingga kami dapat belajar dan memahami isi materi
pembelajaran dengan baik.
2. Orang tua, yang senantiasa memberi kami dukungan dalam perkuliahan baik dalam memberikan
semangat maupun dana sehingga kami dapat membuat makalah ini.
3. Teman-teman, yang senantiasa mau bekerja sama dalam berkoban waktu, pikiran, dan tenaga
sehingga terwujudlah makalah ini.
Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kata sempurna oleh
karena itu kami sangat menantikan kritik maupun saran yang membangun demi penyempurnaan
makalah ini dan semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Terima kasih

Medan, Maret 2021

Kelompok VI

Makalah : Rapat Bisnis | 1

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ 1

DAFTAR ISI ........................................................................................................................... 2

BAB I. PENDAHULUAN ...................................................................................................... 3

1.1 Latar Belakang ........................................................................................................... 3

1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................................... 3

1.3 Tujuan Penulisan ....................................................................................................... 4

1.4 Manfaat Penulisan ...................................................................................................... 4

BAB II. PEMBAHASAN ....................................................................................................... 5

2.1 Pengertian Rapat Bisnis ............................................................................................. 5

2.2 Tujuan Rapat ................................................................................................................5

2.3 Jenis-Jenis Rapat ..........................................................................................................6

2.4 Perencanaan Rapat Bisnis ........................................................................................... 7

2.5 Pelaksanaan Rapat Bisnis ......................................................................................... 10

2.6 Tindak Lanjut Rapat Bisnis ...................................................................................... 11

BAB III. PENUTUP ...............................................................................................................12

3.1 Kesimpulan ...............................................................................................................12

3.2 Saran .........................................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................13

Makalah : Rapat Bisnis | 2

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dan koordinasi yang
digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun non bisnis untuk membahas atau mendiskusikan
suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapat sering kali berjalan tidak efektif bahkan terkesan
membuang – buang waktu dan berjalan tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik
perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik, sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan
yang di kehendaki. Oleh karena itu, dalam makalah ini akan dibahas berbagai hal yang
berkaitandengan bagaimana melakukan sebuah rapat secara efektif dalam dunia bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas yang menjadi pokok permasalahan
dalam makalah ini adalah:
1. Apa Pengertian dari Rapat Bisnis?
2. Apa Saja Tujuan Rapat?
3. Apa Saja Jenis-Jenis Rapat?
4. Bagaimana Perencanaan Rapat Bisnis?
5. Bagaimana Pelaksanaan Rapat Bisnis?
6. Bagaimana Tindak lanjut Rapat Bisnis?

Makalah : Rapat Bisnis | 3

1.3 Tujuan Penulisan
Berdasarkan perumusan masalah yang kami buat sebelumnya, maka tujuan permasalahan
ini adalah sebagai berikut
1. Untuk mengetahui Pengertian Rapat Bisnis.
2. Untuk mengetahui Tujuan Rapat.
3. Untuk mengetahui Jenis-Jenis Rapat.
4. Untuk mengetahui Perencanaan Rapat Bisnis.
5. Untuk mengetahui Pelaksanaan Rapat Bisnis.
6. Untuk mengetahui Tindak lanjut Rapat Bisnis.

1.4 Manfaat Permasalahan

Hasil dari penulisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada semua pihak untuk
menambah pengetahuan dan wawasan. Manfaat lain dari penulisan makalah ini adalah dengan
adanya penulisan makalah ini diharapkan dapat dijadikan acuan belajar, khususnya bagi para
mahasiswa dan umumnya bagi kita semua.

Makalah : Rapat Bisnis | 4

 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Rapat Bisnis

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada
umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis
(business meeting), dapat didefenisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu
tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non bisnis:

Apa yang membedakan antara rapat bisnis dengan rapat nonbisnis (nonbusiness meeting)?
Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau
orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Berbicara tentang bisnis, pada akhirnya adalah bagaimana
suatu perusahaan memperoleh keuntungan (laba). Di samping itu, rapat bisnis umumnya bersifat
resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraannya bukan

berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan
kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal
(formal meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh
instansi pemerintah memiliki sifat yang formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh
warga masyarakat (rapat warga/rapat kampong) untuk membahas kebersihan dan peduli
lingkungan sekitarnya termasuk yang tidak formal.

2.2 Tujuan Rapat

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills

menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain:

a) Berbagi informasi
b) Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
c) Evalusi ide/gagasan
d) Pengambilan keputusan
e) Membuat dokumen
f) Memotivasi peserta

Makalah : Rapat Bisnis | 5

 Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan
tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan
untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat,
diikuti dengan sesi tanya jawab.

Di samping itu, sebuah rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah
dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi perusahaan
ke depan.

2.3 Jenis-Jenis Rapat

Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima
jenis, antara lain:
1. Pengarahan (Briefing)

Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
Mengapa demikian? Karena dalam briefings pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan
informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan, dalam suatu perusahaan untuk
melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Di samping itu, briefing juga dimaksudkan
untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka
dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan.

Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing di suatu perusahaan dapat bervariasi. Ada

perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic (misalnya, setiap hari
Senin jam 08.00 hingga jam 09.00 atau setiap hari mulai jam 08.00 hingga jam 09.00).

2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam
mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan.

3. Rapat Komite (Committee Meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu
berdasarkan keputusan suatu terbanyak (voting).

4. Rapat Dewan (Council Meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari
consensus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu diupayakan dengan

Makalah : Rapat Bisnis | 6

berbagai cara melalui consensus atau kesepakatan bersama dan tetap menghindari proses
pengambilan keputusan melalui voting.

5. Negosiasi (Negotiation)
Pada dasarnya, dalam proses negoisasi terdapat sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negoisasi diantara mereka
diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepaktan dengan cara-cara yang saling
menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah bahwa masing-masing yang terlibat dalam
bernegoisasi bisa saling menerima dan memberi, sehingga menemukan suatu kesepakatan yang
baik dan saling menguntungkan.
Sementara itu, menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat
dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu:
1. Rapat Informasional (Informational Meeting)

Rapat informasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para pesera rapat
bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan informasi yang baik
kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik pula. Misalnya,
dalam menyampaikan informasi usahakan informasi tersebut disampaikan dengan jelas, ringkas,
menarik, dan tidak bertele-tele.

2. Rapat Motivasional (Motivasional Meeting)

Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Sebagai contoh, pimpinan rapat
yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk
bekerja dengan lebih bersemangat, meningkatkan komitmennya, meningkatkan kedisiplinan kerja,
meningkatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegoisasi.
3. Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta
rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik.

2.4 Perencanaan Rapat Bisnis

Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis
tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain
sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

a) Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

Makalah : Rapat Bisnis | 7

 b) Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
c) Cantumkan siapa saja yang hadir.
d) Daftar topic yang akan dibahas.
e) Alokasi waktu untuk setiap topic yag dibahas.
f) Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
g) Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya
seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi
Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:
1. Undangan

Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis
berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan di
bahas dalam rapat bisnis tersebut.
2. Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat.

3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis

Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Sebagai contoh,
dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00
hingga jam 16.00.
4. Pembawa Acara

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan
dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5. Ketua Panitia Penyelenggara

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas peaksana rapat bisnis. Misalnya
maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional (misalnya: departemen
pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi).

6. Jumlah peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan,
bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila harus menginap di hotel),
dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut.
7. Peserta yang Diundang

Makalah : Rapat Bisnis | 8

 Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan
luar perusahaan.

8. Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional
diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis.
9. Narasumber

Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis
sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya
berasal dari dalam atau luar perusahaan.
10. Alokasi Waktu untuk Narasumber

Pada umumnya, dalm rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas
berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat
bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi Tanya jawab.
11. Waktu Istirahat

Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat,
sholat, dan makan siang, atau makan malam.

12. Presensi Peserta

Petugas yang diberi tugas mengecek presensi(kehadiran) peserta sudah selayaknya datang
lebih awal daripada para peserta rapat bisnis.
13. Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis.
14. Sound System

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system
berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah.

15. Komputer Portable, LCD Projector dan Flip Charts

Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan komputer portable
(laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah menjadi
kebutuhan bagi para pelaku bisnis.

16. Fasilitas Pendukung Lainnya

Makalah : Rapat Bisnis | 9

 Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat
bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla.

2.5 Pelaksanaan Rapat Bisnis

Pelaksanaan rapat bisnis yang baik perlu melibatkan panitia penyelenggara narasumber,
serta keaktifan dan partisipasi peserta.

Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk
penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:
1. Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroam style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relatif terbatas.

2. Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” (U Shape) lebih sesuai digunakan untuk
jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat.
3. Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk
rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan
orang.
4. Gaya Melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluang
interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative lebih sedikit.

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk)
lain, seperti:

1. Gaya Chevron (Chevron Style)

Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi
audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada pembicara yang berada di depan.
2. Gaya Modifikasi (Modified Style)

Makalah : Rapat Bisnis | 10

 Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan layout gaya Chevron,
hanya perbedaannya gaya modofikasi menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi
sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.
3. Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)

Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-circular style) pada dasarnya
memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.

4. Gaya Kelompok (Cluster Style)

Layout tempat duduk gaya kelompok disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil di
mana audiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.

2.6 Tindak Lanjut Rapat Bisnis

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik,
terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui bersama.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu
menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga
menjelang usai.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah
selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis.

Makalah : Rapat Bisnis | 11

 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rapat mencerminkan esensi dari organisasi. Rapat menyingkap kondisi dari orang orang
yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat yang dikelola dan dipimpin dengan baik akan
mencerminkan efektifitas dari suatu organisasi.

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk mendapatkan
saling pengertian. Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan
untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan,
rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para
staf lainnya. Demi keberlangsungan suat organisasi, rapat harus selalu diagendakan dalam
membahas setiap kebijakan dan atau permasalahan.

3.2 Saran
Dalam penulisan makalah ini, Kami menyadari bahwa penyusunan makalah ini tidak luput
dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan senantiasa
penyusunan nanti dalam upaya evaluasi. Kami berharap, bahwa dibalik ketidak sempurnaannya
penulisan dan penyusunan manakalah ini adalah ditemukan sesuatu yang bermanfaat.

Makalah : Rapat Bisnis | 12

 DAFTAR PUSTAKA

Irwansyah. 2016. Komunikasi Bisnis. Medan.

Makalah : Rapat Bisnis | 13