HOTEL SYSTEM

FO MODULE BO MODULE
1. Global Flow 20. Account Receivable
2. Room Rate 21. Account Payable
4. Room Allotment 22. Cash & Bank
5. Group Reservation 23. Inventory & Cost Control
6. FIT Reservation 24. Purchasing
7. Check In 25. Recipe
8. Folio Transaction 26. Daily Flash
9. Guest Activity 27. Fixed Asset
10. Check Out 28. General Ledger
11. FO Chasier
12. Room Status (HK)
13. Loan Item
14. Lost & Found
15. Point of Sales
16. Sales Marketing
17. Banquet
18. Night Audit
19. Income Audit
Back
HOTEL – Global Flow
1
2
Re se rva t io n Ch e ck In Fo lio Ch e ck Ou t 3
Pro ce ss Pro ce ss Tra n sa ct io n Pro ce ss 4
5
6
7
8
9
Gu e st
Act ivit y

SALES
& TM S POS CREDIT HK
MARKETING
Hotel menerima reservation dari tamu ( FIT, OTA, GROUP )
Kemudian tamu datang di lakukan Check in Proses
Setelah Check in akan terbentuk Folio dan didalam folio ini akan terjadi trnsaksi payment , charge kamar dan transaksi outlet
setelah melewati hari akan dilakuakn Check out Proses
Didalam reservation dan check in proses dapat mengetahui guest activity yang berupa input data tamu, request tamu , menentukan harga kamar
Proses Reservation di terima melalui Sales & Marketing baik secara Walk in atau FIT
Dalam Check in proses akan terjadi perubahan status kamar yang bisa juga di jalankan melalui TMS ( Telephone management System )
Transaction dalam Folio bisa melakukan payment by Credit , CL atau Cash
House keeping yang atur semua untuk update room status
tukan harga kamar
Back

HOTEL – Room Rate

(Package Pos Code)
HOTEL
HOTEL
SYSTEM
SYSTEM
(Published Rate)

Room Market Segment

Room
Rate Master Rate
Rate Master

Room Market
Room
Rate Period Segment
Rate Period Segment

Room Rate Detail Daily Room

Room Rate Detail Reservation
(by Room Type) Rate
(by Room Type)

Customer
Pakage Header Daily Room Rate Customer
Pakage
(by room type withHeader
valid date) Agreement
(by room type with valid date)
(Package Service Code)

Room Rate
Package Detail Agreement Detail
Package Detail (by room type)

POS POS Room Rate

POS
Master Service Master Agreement Header
Master
 Catatan :
Rate yang dikenakan pada reservation :
[Link] dengan Agreement : Berdasarkan Daily Room Rate Agreement.
[Link] dengan Package : Berdasarkan Package Header
[Link] dengan Rack Rate : Berdasarkan Daily Room Rate yang berlaku sesuai rate master yang dipilih.
[Link] dengan Market Segment : Berdasarkan Daily Room Rate yang berlaku sesuai room rate yang ditentukan bagi market seg
[Link] diantara arrival / departure date rate yang dipilih tidak valid dan tetap ingin digunakan, maka pada range tanggal tersebu
–Ambil dari Daily Room rate untuk Published Rate yang telah ditentukan pada Hotel System.
Market –Agar system bisa berjalan lancar, maka published rate harus ditetapkan untuk setiap tanggal.
Market
Segment
Segment

Customer
Customer
yang ditentukan bagi market segment tersebut.
maka pada range tanggal tersebut digunakan Published rate
a Hotel System.
uk setiap tanggal.
Back

HOTEL – Room Allotment

CUSTOMER
CUSTOMER
MASTER
MASTER

ALLOTMENT
ALLOTMENT ALLOTMENT
AGREEMENT
AGREEMENT ANALYSIS
HEADER
HEADER

ALLOTMENT DAILY
AGREEMENT ALLOTMENT RESERVATION
DETAIL AGREEMENT

HOTEL SYSTEM
ROOM TYPE ROOM TYPE HOTEL SYSTEM
ROOM TYPE CONTROL
MASTER AVAILABLE CONTROL
MASTER (Allotment System)
(Allotment System)
Catatan :
[Link] setiap agreement disebutkan berapa room contracted dan berapa room estimated (Angka estimated yang a
[Link] :
Remaining = Estimate – Sold – Release
–Over terjadi otomatis jika jumlah Sold > Release
–Release terjadi otomatos jika belum direserve pada saat cut off date, atau dapat dilakukan secara ma
–Estimate dapat bertambah max s/d contract
[Link] 2 macam perhitungan Allotment :
–By Type : Jika yang direserve melebihi remaining langsung masuk ke Over
–Run of the house : Jika yang direserve melebihi remaining akan dipindahkan secara otomatis dari rem
[Link] Reservation, bila customer mempunyai Allotment Agreement, boleh menentukan apakah reservation tersebu
ted (Angka estimated yang akan berpengaruh pada room type available)

u dapat dilakukan secara manual

an secara otomatis dari remaining di type kamar yang lainnya. Apabila semua type kamar sudah tidak ada remaining, baru dipe
apakah reservation tersebut akan memakai allotment atau tidak.
ak ada remaining, baru diperhitungkan sebagai Over.
Back

HOTEL – Group Reservation

Keterangan
1. Proses input data reservasi denga
START 2. Input Rate di Group Reservation y
3. Menentukan jumlah room block b
4. FIT Reservation dapat join sebagai
INPUT 5. Member Group bisa unjoin Group
GROUP DATA 6. Setelah proses Room Block dapat

INPUT RATE

ROOM BLOCKING

JOIN FIT
JOIN Y INTO GROUP
? ( AS MEMBER )

UNJOIN MEMBER
UNJOIN Y
TO FIT
?

PICKUP ROOM

E N D
on
input data reservasi dengan type Group
Rate di Group Reservation yang nantinya akan secara otomatis masuk ke dalam masing masing member Group nya
ntukan jumlah room block berdasarkan room type
servation dapat join sebagai member Group
er Group bisa unjoin Group dan berubah menjadi FIT Reservation
h proses Room Block dapat di lanjutkan proses pick up/create member group
mber Group nya
Back

HOTEL – FIT Reservation

Keterangan
START
1. Pengecekan apakah reservasi term
2. Pengecekan apakah profile tamu s
3. Proses input data reservasi, dari n
4. Proses input guest profile detail, d
CREATE GROUP
GROUP MEMBER Y
MASTER
?

GET HISTORY
FROM HISTORY Y
DATA
?

INPUT
RESERVATION
DATA

INPUT DETAIL
GUEST DATA

E N D
ation
cekan apakah reservasi termasuk FIT Reservation atau Group Reservation, jika Group maka harus di buatkan Group Master
cekan apakah profile tamu sudah ada di data history atau tidak, apabila sudah ada di data history maka reservasi dapat mengam
input data reservasi, dari nama tamu sampai menentukan rate yang di gunakan
input guest profile detail, dari nama, alamat, id card, dll
buatkan Group Master
aka reservasi dapat mengambil profile dari guest history tersebut
Back

HOTEL – Check In
START
START

WIG RETRIEVE GROUP OPEN

N Y
?W I G RETRIEVE
RESERVATION GROUP
MEMBER GROUPOPEN
MASTER
? RESERVATION MEMBER GROUP MASTER

N
INPUT DATA
INPUT DATA

HAVE
ROOM HAVE
BLOCK N ROOM BLOCKING
ROOM
? BLOCK ROOM BLOCKING
?

COMPLETE DETAIL
COMPLETE DETAIL
GUEST DATA
GUEST DATA

HAVE
HAVE
DEPOSIT Y AUTO APPLIED
DEPOSIT
? AUTO APPLIED
?

E N D
E N D
 Keterangan
1. Pengecekan apakah tamu typenya Walk In, FIT atau Member Group
2. Apabila tamu sudah melakukan reservasi sebelumnya, maka FO akan mencari reservasi terseb
3. Pengecekan reservasi tersebut apakah type FIT atau Member Group
4. Apabila tamu tersebut salah satu Member Group, maka harus di pastikan Group Master statu
5. Apabila tamu datang tanpa booking reservasi, maka harus di buatkan reservasi saat itu juga d

GROUPOPEN
MASTER
GROUP MASTER
kan mencari reservasi tersebut

astikan Group Master statusnya sudah Register / sudah check in

kan reservasi saat itu juga dengan type WIG (Walk in Guest)
Back

HOTEL – Folio Transaction

START
START

OPEN CASHIER
OPEN CASHIER

MANUAL CHARGES REBATE SETTLEMENT

MANUAL CHARGES REBATE SETTLEMENT
ADD RM CHARGE ROOM REBATE PAYMENT
AUTO ROOM MUTATION
ADD CHARGES
OUTLET RM CHARGE ROOMREBATE
REBATE PAYMENT
AUTO ROOM
CHARGES OUTLET REFUND MUTATION
FOLIO
OUTLET CHARGES
PAID OUT OUTLET REBATE REFUND
CHARGES PAID OUT FOLIO

CLOSE CASHIER
CLOSE CASHIER

E N D
E N D
tion
Keterangan
1. Sebelum melakukan transaksi di dalam folio, setiap cashier di wajibkan open cashie
2. Room Charge dapat di proses sebelum proses Night Audit, dengan cara menjalanka
3. Cashier dapat melakukan manual charge di dalam folio, seperti transaksi Additional
4. Cashier dapat melakukan posting transaksi Room Rebate dan Outlet Rebate
5. Cashier dapat memposting pembayaran dari tamu dan kembalian kepada tamu apa
6. Transaksi dapat di mutasi/di pindahkan ke folio yang lain
7. Nominal tagihan dan sisa pembayaran dapat di transfer ke folio lain
8. Saat pergantian shift, cashier di wajibkan close cashier dan menyiapkan laporan cas

TRANSFER
TRANSFER
FOLIO
FOLIO
 ier di wajibkan open cashier
dit, dengan cara menjalankan program Room Charge Update yang ada di dalam folio
seperti transaksi Additional Room Charge, Outlet Charge dan Paid Out
e dan Outlet Rebate
embalian kepada tamu apabila ada kelebihan pembayaran

ke folio lain
an menyiapkan laporan cashier
Back

HOTEL – Guest Activity

START

RETRIEVE RESERVATION

RESERVATION RESERVATION GUEST

TRACING NOTE MESSAGE

E N D
y Keterangan :
1. Dari tampilan list reservasi, salah satu reservasi dapat di buka detail re
2. Proses update data reservasi dengan menambahkan tracing atau cata
3. Proses update data reservasi dengan menambahkan catatan tambaha
[Link] update data reservasi dengan menambahkan message yang di
5. Proses update data reservasi dengan menambahkan informasi kebera

GUEST
LOCATOR
eservasi dapat di buka detail reservasinya
enambahkan tracing atau catatan bertujuan untuk informasi antar divisi hotel
enambahkan catatan tambahan mengenai tamu
nambahkan message yang di terima oleh FO dari tamu luar
enambahkan informasi keberadaan tamu yang sedang menginap
Back

HOTEL – Check Out

START

OPEN CASHIER

CHECK OUT
GUEST

CHECK OUT
ROOM

Y
DAY USE DAY USE
? CHARGE

LATE Y
LATE CHECK OUT
CHECK OUT
CHARGE
?

CHECK OUT Y
GROUP
?

E N D
 Keterangan

1. Setiap memulai transaksi, cashier wajib melakukan open ca

2. Proses check out guest, satu per satu atau semua guest
3. Proses check out room setelah semua guest sudah check o
4. Pengecekan apakah reservasi termasuk day use atau tidak
5. Day use charge dapat di posting manual dan automatic cha
6. Pengecekan apakah reservasi terlambat check out atau tid
7. Late check out charge dapat di posting manual dan bisa jug
8. Pengecekan apakah reservasi tersebut termasuk FIT reserv
9. Jika reservasi tersebut termasuk Group Reservasi, maka se
10. Proses check out group master/ group reservatian dengan

ANY Y
EXISTING
MEMBER

CLOSE GROUP
MASTER
hier wajib melakukan open cashier
per satu atau semua guest
h semua guest sudah check out
i termasuk day use atau tidak, jika termasuk day use maka harus diposting day use charge
ng manual dan automatic charge saat proses check out
terlambat check out atau tidak, jika terlambat apakah akan di kenakan late check out charge atau tidak
di posting manual dan bisa juga automatic charge saat proses checout
tersebut termasuk FIT reservation atau group reservation
uk Group Reservasi, maka semua member harus di check out kan.
ter/ group reservatian dengan syarat semua member sudah check out
Back HOTEL – Front Office Cashier
Start 1A
1A
Cancel Close Y

1 Open Cashier 1B Close Cashier Cancel N

1 1B
Close
Paid In
22 Paid In
2A
2A Report
End

Paid Out
3 3A
3
Paid Out 3A Report

4 4A Enter Tips
4
Enter Tips 4A Report
Rcv. Adv.
5A
5A Deposit
55Receive Adv.
Deposit Report

Refund
6A
66 Refund 6A Report

FO
FO Cashier
77 Transaction 7A
7A Transaction
Report

General
8A
8A Cashier
8 General Cashier
8 Report

General Cashier Report System

8B
8B (Maintain GL Account for General Cashier)

99 Cashier Report Based on Transaction Type

Deposit
Cash Transaction Credit Card By City Ledger By
Allocation By
By Cashier Cashier Cashier
Cashier
shier
1 Open Chasier : untuk transaksi awal dalam proses transaksi payment dalam user chasier
1A Cancel Close : cancel close apabila terjadi revisi transaksi chaier yg sudah close atau berganti shift
1B Close Chasier : Close Chasier di jalankan apabila semua tugas chasier telah selesai
2 Paid In : Transaksi chasir Fo apabila chasier FO menerima titipan uang cash dr AR yang transaksi nya tida
End 2A Paid in report adalah hasil transaksi paid in
3 Paid Out : transaksi chasier Fo apabila tamu meminjam uang cash FO dan transaksi tersebut akan masuk
3A data history dr transaksi paid out
4 Enter Tips : Transaksi untuk input tips yang di terima chasier FO
4A Data History Transaksi enter tips
5 Receive Advance Deposit : Transaksi Deposit yang di terima FO baik dalam bentuk credit card , City Ledg
5A Data History Receive advance deposit report
6 Refund : Refund adalah uang lebih berdasarkan payment di chasier
6A data history transaksi refund
7 FO Chasier Transaction : Transaction yang terdapat di dalam Folio kamar
7A FO Transaction Report merupakan data history dari transaksi dalam folio kamar
9 Berdasarkan transaksi di FO Chasier menghasilkan report untuk pengecekan hasil transaksi
 atau berganti shift

AR yang transaksi nya tidak alokasi jurnal

aksi tersebut akan masuk ke dalam folio tamu

tuk credit card , City Ledger dan Cash

sil transaksi
Back
HOTEL – Housekeeping (Room S
Start

Room Boy Assignment

Maintenance Y N
Status Release

N Y
Release Maintenance

New Status Y
Maintenance Input Status Maintenance

Room Assignment

Make Up Room

Update Status Dirty Y

(Manual or By Phone) Discrepancy Note Input Discrepancy

Update Status Clean (Manual or By Phone)

Supervisor Inspected

Ok

Y
Update Status Clean Inspected
(Manual or By Phone)

End
(Room Status)
1 Room Boy Assigment di jalankan untuk membagi room boy untuk make up room
2 Maintenace Status : update status kamar apabila ada kerusakan dalam kamar tersebut
3 Maintenance status terdapat tanggal berlaku masa maintenance yang harus di release atau d
4 Discrepancy Room terjadi perbedaan status di Housekeeping dan FO
5 Setelah Make Up room , room boy akan merubah status kamar baik secara system atau interf
End
6 Dan perubahan status setelah inspected dari Supervisor atau manager Incharge

End

Input Discrepancy
uk make up room
dalam kamar tersebut
e yang harus di release atau di extend

baik secara system atau interface telephone

anager Incharge
Back
HOTEL – Housekeeping (Loan It
Loan Item digunakan untuk menginput barang-barang hotel yang dipinjamka

RECEIVE

GUEST LOANING

RETURN LOST DAMAGE

g (Loan Item)
el yang dipinjamkan kepada tamu.
1 House Keeping Loan Item adalah barang yang dapat di pinjamkan kepada tamu
2 Ketika HK admin terima receive dr FO atau tamu maka barang yg akan di pinjamkan
3 Apabila tamu sudah selesai menggunakan Hk admin akan mencatat pengembalian

ADJUSTMENT
di pinjamkan kepada tamu
a barang yg akan di pinjamkan di catat maka loan item stock akan berkurang
akan mencatat pengembalian barang baik tu kondisi hilang , rusak ataupun kembali kondisi baik
Back HOTEL – Housekeeping (Lost &
Modul ini digunakan untuk pencatatan penemuan atau kehilangan barang dari pihak tamu
g (Lost & Found)
barang dari pihak tamu di area hotel
1A Input Data barang yg telah di temukan oleh Hotel
1B Apabila ada sesuai penemuan barang dengan laporan kehilan
1C laporan penemuan barang tidak ada yang sesuai dengan lapo

2A Pencatatan laporan Kehilangan di Lost Modul

2B Apabila ada yang sesuai dengan laporan penemuan di match
2C Status akan berubah dari penemuan ke return
 mukan oleh Hotel
barang dengan laporan kehilangan maka di match kan dan di distribusikan ke tamu
k ada yang sesuai dengan laporan kehilangan maka akan di keep di HK office

di Lost Modul
n laporan penemuan di match kan dan di distribusikan ke tamu
muan ke return
Back HOTEL – Point of Sales
Berfungsi untuk mencatat segala kegiatan transaksi (Bill & Folio) yang terjadi di restaurant
di di restaurant
1 Point of Sales adalah transaksi yang ada di outlet ataupun Retail
2 Di outlet bisa menjalankan transaksi split bill yang tamu bisa memisahkan payment pertamu dengan 1 ta
3 pada Outlet Transaction bisa merubah methode pembayaran , dengan proses membuat bill terlebih dah
4 apabila sudah terjadi payment dan terjadi koreksi , bisa di jalankan re-open dengan input no bill yg sudah
5 Ketika Void Bill ada akses untuk approval yang di lakukan manager incharge
payment pertamu dengan 1 table
ses membuat bill terlebih dahulu dan setelah mengetahui jenis pembayaran maka di lakukan payment disesuaikan dengan jenis payment
n dengan input no bill yg sudah tercetak untuk melakukan void bill
uaikan dengan jenis payment nya
Back

HOTEL – Sales & Marketing

MAINTAIN TRANSFER MAINTAIN
PROSPECT TO CUSTOMER AGREEMENT

SALES CALL LABEL / MAIL MERGE

keting
1 Proses Ini untuk input data operational sales & marketing Hotel
2 Data Customer seperti baik yang sudah prospect atau agreement
3 aktivitas Sales juga dicatat dalam aktivitas Sales Call
MAINTAIN
AGREEMENT
Back

HOTEL – Banquet
Digunakan untuk mencatat transaksi penggunaan function room untuk event-event terten
ntuk event-event tertentu sehingga akan menghasilkan data analisa terhadap transaksi di modul banquet.

1 Proses create Reservasi banquet selalu untuk pengecekan function room availabilit
2 ketika create Banquet Reservasi akan terbentuk banquet Event Order
3 Apabila tanggal Event sudah berlangsung Banquet Reservasi dijalankan Check in fu
4 ketika Check in Banquet reservasi maka terbentuk Banquet Folio
5 Didalam banquet Folio bisa untuk menjalankan transaksi payment dan POS Charge
6 Setelah Event Berlangsung dan masa waktu selesai terhitung oleh waktu ( Jam ) ata
ksi di modul banquet.

ekan function room availability

quet Event Order
eservasi dijalankan Check in function room yang di gunakan oleh tamu
nquet Folio
aksi payment dan POS Charge yang terbentuk Folio untuk tamu
erhitung oleh waktu ( Jam ) atau hari maka Banquet Reservasi dijalankan Check Out
Back

HOTEL – Night Audit

Start

Open Cashier

All Cashier
No Close Cashier
Close

Yes

Room Release
Yes
Maintenance Status Maintenance

No

Exp.
Yes Extend or C/O
Departure Restore Data

No

Pending
Yes Payment
Folio

No

Close The Day

Print Report Before N/A

Balancing Report Balance Yes
(Report Not Valid After N/A)

No

Self Test
 Keterangan
1. Sebelum masuk ke dalam proses Night Audit, Night Auditor wajib melakukan Op
2. Night Auditor melakukan pengecekan apakah masih ada cashier yang belum clos
3. Night Auditor melakukan pengecekan apakah ada outstanding Room Maintenan
4. Night Auditor melakukan pengecekan terhadap reservasi yang seharusnya check
5. Night Auditor melakukan pengecekan terhadap guest folio, apakah ada folio yan
6. Night Auditor wajib melakukan proses Close day agar transasksi bisa lanjut ke ha
7. Night Auditor Memastikan semua transaksi sudah terposting dengan benar dan
8. Apabila ada report yang bersifat actual dan selalu bergerak datanya, sebaiknya r
9. Sebelum memasuki proses Room Charge sebaiknya di jalankan proses Backup Da
10. Night Auditor menjalankan proses Room Charge dan rate yang sudah di assign
11. Untuk proses terakhir adalah menjalankan Night Audit proses. Di dalam proses

End

Yes

Restore Data No Ok

N/A Process

Room Charge

Backup Data
No

Active User
Information

Yes

Logout
t Auditor wajib melakukan Open Cashier
h ada cashier yang belum close cashier atau tidak, apabila ada yang belum close cashier maka seorang Night Auditor memiliki otorisasi un
outstanding Room Maintenance. Apabila ada Room Maintenance yang jatuh tempo dan harus di release, maka Night Auditor wajib merele
servasi yang seharusnya check out pada hari itu, apabila masih ada yang belum di checkout kan maka Night Auditor dapat men-checkoutka
est folio, apakah ada folio yang statusnya masih pending karena ada pembayaran yang bermasalah atau belum terposting. Apabila masih a
gar transasksi bisa lanjut ke hari selanjutnya
terposting dengan benar dan sesuai dengan report yang ada di system. Apabila bukti fisik atau document pendukung tidak sesuai dengan
bergerak datanya, sebaiknya report tersebut di print sebelum proses NA
a di jalankan proses Backup Database. Jadi apabila sewaktu waktu terjadi masalah saat proses Room Charge ataupun proses NA, Database
dan rate yang sudah di assign akan masuk ke masing masing folio kamar
Audit proses. Di dalam proses ini meliputi proses transfer analisa dan print report pada hari itu
t Auditor memiliki otorisasi untuk close secara paksa
aka Night Auditor wajib merelease status tersebut atau melakukan extend Room Maintenance
Auditor dapat men-checkoutkan atau melakukan proses extend
um terposting. Apabila masih ada outstanding payment, maka harus di selesaikan sebelum masuk proses NA

ndukung tidak sesuai dengan report yang ada di system maka harus di telusuri dari mana letak kesalahannya dan dapat di perbaiki

ataupun proses NA, Database dapat di restore untuk di perbaiki

a dan dapat di perbaiki
Back

CUSTOMER
CHART OF CUSTOMER CUSTOMER FRONT OFFICE
CHART OF JOURNAL CUSTOMER FRONT OFFICE
ACCOUNT JOURNAL MASTER TRANSACTION
ACCOUNT GROUP MASTER TRANSACTION
GROUP
Folio
Folio
Outlet
Outlet
Paid Out
GROUP OF PaidIn
Out
GROUP OF
ACCOUNT Paid
ACCOUNT Paid In
Advance Deposit
CREDIT CARD Advance
Credit CardDeposit
CREDIT CARD Credit Card
Exchange
MASTER
MASTER Exchange
CHARGE
CHARGE
JOURNAL
JOURNAL
GROUP
GROUP
POS SERVICE NIGHT AUDIT
POS SERVICE NIGHT AUDIT
PROCESS
CATEGORY PROCESS
EXPENDITURE CATEGORY
EXPENDITURE
JOURNAL
JOURNAL
GROUP
GROUP DISTRIBUTION
INCOME POS MASTER DISTRIBUTION
LIST
INCOME
SYSTEM POS MASTER
SYSTEM
PARAMETER
PARAMETER
TAX MASTER
TAX MASTER
INCOME AUDIT
INCOME AUDIT
CORRECTION
CORRECTION

CENTRE
CENTRE DEPARTMENT
MASTER DEPARTMENT INCOME
MASTER INCOME
AUDIT
AUDIT
TRANSFER
TRANSFER
 Master Data
1 CHART OF ACCOUNT
FRONT OFFICE
FRONT OFFICE Adalah kode perkiraan akun dalam akuntasi, yang nantinya ak
TRANSACTION
TRANSACTION 2 GROUP OF ACCOUNT
Adalah pengelompokan Chart of Account yang akan digunaka
Folio
Folio
Outlet a Charge Journal Group
Outlet
Paid Out Berfungsi untuk mengarahkan jurnal untuk revenue, allow
PaidIn
Paid Out
b Customer Journal Group
Paid In
Advance Deposit Berfungsi untuk membuat customer yang diberikan fasilit
Advance
Credit CardDeposit
Credit Card c Expenditure Journal Group
Exchange
Exchange Berfungsi untuk mengarahkan jurnal yang berkaitan deng

Income Audit adalah sebuah program untuk menampung hasil kegiatan operasiona
NIGHT AUDIT 1 Dari Master Data diatas, maka dapat dilakukan transaksi di Front Office
NIGHT AUDIT
PROCESS N/A Report
PROCESS 2 Transaksi di Front Office kemudian dilakukan Night Audit lalu akan meng
3 IA Correction ini harus dicek oleh IA Officer, jika telah cocok semua akan

DISTRIBUTION
DISTRIBUTION
LIST
LIST

INCOME AUDIT
INCOME AUDIT
CORRECTION
CORRECTION

INCOME
INCOME
AUDIT GL JOURNAL
AUDIT
TRANSFER GL JOURNAL
TRANSFER
akuntasi, yang nantinya akan digunakan dalam pernjurnalan

count yang akan digunakan per masing2 modul, a.l:

urnal untuk revenue, allowance, dll

omer yang diberikan fasilitas kredit

urnal yang berkaitan dengan expenses

hasil kegiatan operasional di FO,Outlet sebelum ditransfer ke Accounting

n transaksi di Front Office
Night Audit lalu akan menghasilkan NA Report dan IA Corrrection
a telah cocok semua akan di transfer ke GL
Back
MASTER
TRANS. CHART OF GROUP OF
F/O DATA TRANS.
TYPE CHART OF
ACCOUNT GROUP OF
ACCOUNT
TYPE ACCOUNT ACCOUNT
FOLIO TERM OF
FOLIO TERM OF
PAYMENT
PAYMENT
NA
NA
[Link] MISC. CUSTOMER CUSTOMER
CUSTOMER
[Link] MISC. CUSTOMER CUSTOMER
CUSTOMER
JOURNAL
MASTER CATEGORY MASTER JOURNAL
MASTER CATEGORY MASTER GROUP
GROUP

PRE A/R TRANSFER

PRE A/R TRANSFER
PROFORMA
PROFORMA
INV
INV
INV

CORR INVOICE
CORR ADJ TRF INVOICE
ADJ TRF

CREDIT

C/B
PMT
PMT
ALLOC
ALLOC
$
$
ADD
ADD PAYMENT
PMT PAYMENT
PMT
$
CORR
CORR
CHARGE Program Account Receivable berfungsi untuk menampung transaksi - transaksi yang m
CHARGE SYSTEM
JOURNAL SYSTEM
JOURNAL
GROUP
CONTROL City Ledger. Setelah proses Night Audit, transaksi - transaksi tersebut akan muncul seca
CONTROL Pre A/R. Pre A/R ini akan diinvoicing kemudian dapat diinput pembayarannya
GROUP

1. User harus maintain Master Data

2. Transaksi Folio yg mempunyai payment type city ledger atau credit card, setelah me
3. Dalam Modul AR, transaksi2 tersebut masih berbentuk Pre AR, yg artinya harus di in
CHARGE CHARGE 4. Sebelum Pre AR diinvoicing, dapat dilakukan koreksi, adjustmen, atau transfer jika d
CHARGE
MASTER CHARGE
CATEGORY 5. Proforma Invoice hanya dapat dimunculkan apabila sudah ada grup reservasinya, ke
MASTER CATEGORY 6. AR yg sudah diinvoicing, dapat dilakukan penerimaan uang melalui modul Cash & Ba

PR. INV
PR. INV

ENTER
ENTER
PROFORMA
PROFORMA

INV

ADJ
ADJ

A/R

ADJ
ADJ
 ng transaksi - transaksi yang menggunakan payment type Credit Card atau
aksi tersebut akan muncul secara otomatis di program AR ini dalam bentuk
nput pembayarannya

er atau credit card, setelah melalui proses NA akan masuk ke modul AR

k Pre AR, yg artinya harus di invoicing agar bisa ditagihkan ke customer
adjustmen, atau transfer jika data yg tampil masih kurang benar
dah ada grup reservasinya, kemudian dapat lsg muncul di modul AR
uang melalui modul Cash & Bank.
Back

MASTER DATA CHART OF GROUP OF TAX MISC. BANK

CHART OF
ACCOUNT GROUP OF
ACCOUNT TAX
MASTER MISC.
MASTER BANK
TABLE
ACCOUNT ACCOUNT MASTER MASTER TABLE
SYSTEM
SYSTEM
PARAMETER AGEING
PARAMETER TERM OF AGEING TRANSACTION
TERM OF
PAYMENT TABLE TRANSACTION
TYPE
PAYMENT TABLE TYPE
SUPPLIER EXPENDITURE EXPENDITURE
SUPPLIER SUPPLIER SUPPLIER EXPENDITURE
JOURNAL
SUPPLIER SUPPLIER JOURNAL EXPENDITUR
MASTER
CATEGORY MASTER JOURNAL
GROUP JOURNAL
GROUP
CATEGORY MASTER E MASTER
GROUP GROUP

PURCHASE
PURCHASE
RETURN
PJ RETURN
PJ LIST
LIST PURCHASE
PURCHASE
RETURN
RETURN
ALLOCATION GL
ENTER ALLOCATION GL
JOURNAL
ENTER
INVOICE/ JOURNAL
INVOICE/
PURCHASE
PURCHASE
RETURN
RETURN UNALLOCATE
INVOICE PAYMENT UNALLOCATE
INVOICE PAYMENT
ALLOCATION
PAYMENT
LIST PAYMENT
LIST ALLOCATION LIST
LIST
GL
GL DEBIT/
JOURNAL DEBIT/
CREDIT
JOURNAL PAYMENT CREDIT
PAYMENT ADJ. GL
SCHEDULE ADJ. GL
JOURNAL
SCHEDULE JOURNAL

C/B
ENTER
GL GL PRE
PAYMENT JOURNAL
JOURNAL PAID

PAYMENT &
PAYMENT &
ALLOCATION
ALLOCATION
LIST
LIST
 BANK Account Payable adalah program yang berfungsi untuk mecatat transaksi - transaksi Hutang yang mu
BANK
TABLE
TABLE Dalam program ini, user dapat menggunakan tools, a.l
1. AP Adjustment
TRANSACTION 2. Proses Payment
TRANSACTION
TYPE 3. Melihat history pembayaran per invoice
TYPE
Untuk alurnya :
1. Setelah melakukan close di receiving record (Modul PJ), secara otomatis sistem akan membentuk ju
purchase return
2. Dari purchase return harus melakukan purchase return allocation untuk mengurangi jumlah hutang
invoice list
3. Berdasarkan invoice list dapat dilakukan debit/credit adjustment untuk nilai yg tidak sesuai dengan
Journal
4Jika tagihan sudah sesuai , maka dapat dilakukan pembayaran di modul CB dan langsung dialokasika
5. Proses pembayaran dan alokasi tersebut secara otomatis menghasilakn GL Journal dan memotong u

NALLOCATE
UNALLOCATE
PAYMENT
si - transaksi Hutang yang muncul dari proses pembelian barang atau jasa.

tis sistem akan membentuk jurnal dan akan membuat invoice atau

uk mengurangi jumlah hutang dan akan mengupdate ke Gl Jurnal dan

uk nilai yg tidak sesuai dengan tagihan supplier dan lsg mengupdate GL

ul CB dan langsung dialokasikan ke hutang yg akan dibayarkan.

kn GL Journal dan memotong umur hutang supplier tersebut.
Back

MASTER TRANS. CHART OF GROUP OF CASH/BANK

TRANS.
TYPE CHART OF GROUP OF CASH/BANK
DATA TYPE
ACCOUNT
ACCOUNT
ACCOUNT
ACCOUNT
MASTER
MASTER

Receive
from
Customer IN OUTSTANDING
COMING INCOMING TRANSF.
Receive CHQ CHQ INTERNAL
Journal

BOUNCE
REPORT
PRINT
REPORT
Payment to DUE
A/P Payment OUT
Vendor DATE
Schedule GOING
CHQ
RCV
Payment CHQ
CLEAR
Journal CHQ
FORM

Print Cheque

Receive Payment
OUTSTANDING OUT
Payment to form GOING Journal
OUT OUTGOING IN
Vendor CHQ Customer COMING CASH
GOING WT Payment to
CASH
Payment CHQ Receive Vendor
WT
Journal Journal

REPORT

A/P Payment
Schedule
DAILY
TRANSACTION LIST
 SYSTEM
SYSTEM
PARAMETER
PARAMETER Cash & Bank adalah program untuk melakukan pencatatan uang keluar
operasional hotel baik itu dari customer ataupun supplier
1. Master data harus diisi dahulu
CB ACCOUNT 2. Modul Cash & Bank digunakan untuk mencatat uang keluar ( Paymen
TRANSACTION masuk ( Receive from Customer / Receive Journal)
LIST
3. Didalam modul ini ada 3 metode pembayaran yaitu Cheque, Transfe
REPORT
4. Metode pembayaran Cheque, setelah melakukan input pembayaran
sebuah transaksi pencairan uang ( clear ) ataupun akan di hold ( bounc
pembentukan jurnal secar otomatis
5. Sedangkan metode pembayaran Cash / Transfer, begitu selesai meng
membentuk jurnal
CB
ACCOUNT
ANALYSIS

REPORT

A/P

A/R
Payment G/L
Journal

Payment to
Vendor

A/P Payment
Schedule
kukan pencatatan uang keluar / masuk yang berasal dari kegiatan
ataupun supplier

mencatat uang keluar ( Payment to Supplier / Payment Journal ) dan uang

e Journal)
bayaran yaitu Cheque, Transfer ataupun Cash
melakukan input pembayaran / penerimaan, kemudian akan menuju ke
ataupun akan di hold ( bounce ) baru kemudian akan dilanjutkan ke

/ Transfer, begitu selesai menginput pembayaran / penerimaan, akan lsg

Back
GROUP OF CHART OF
MASTER DATA ACCOUNT ACCOUNT
DEPARTMENT
MASTER
PRODUCT
JOURNAL GRP
PRODUCT PRODUCT
WAREHOUSE PRODUCT ALLOCATION ALLOCATION
MASTER MASTER DEFAULT MASTER

STORE REQUISITION

MAIN STORE MAIN STORE

INVENTORY TRANSFER

STORE GL
STORE
REQUISITION JOURNAL
REQUISITION

INTER OUTLET REQUEST

OUTLET OUTLET
STORE INVENTORY STORE
TRANSFER
GL
JOURNAL
INTER OUTLET
INTER OUTLET
REQUEST
REQUEST

INTER DEPARTMENT
REQUEST
OUTLET OUTLET
USAGE INTER DEPARTMENT USAGE
EXPENSE TRANSFER
GL
JOURNAL
 CHART OF
ACCOUNT TRANSACTION Untuk Inventory dan Cost Control terdapat beberapa progra
TYPE 1. Store Requisition ( SR ), program ini berfungsi untuk mem
2. Daily Usage Out / Transfer Product Out, program ini berfu
SYSTEM berdasarkan inputan di SR
PARAMETER
PRODUCT
ALLOCATION PRODUCT PRICE
MASTER DISPLAY USER
RIGHT

MAIN STORE

INVENTORY
INVENTORY
TRANSFER
TRANSFER

GL
GL
JOURNAL
JOURNAL

OUTLET
GL
STORE GL
JOURNAL
JOURNAL

USAGE
STOCK TAKE USAGE
STOCK
WITH TAKE
WITH
ALLOCATION
ALLOCATION

GL
OUTLET GL
JOURNAL
USAGE JOURNAL
trol terdapat beberapa program, a.l
gram ini berfungsi untuk membuat request barang2 yang ada di store
roduct Out, program ini berfugsi untuk mengeluarkan barang2 dari store
Back
PRODUCT PRICE SYSTEM GROUP OF
DISPLAY USER RIGHT PARAMETER ACCOUNT

SUPPLIER PRODUCT REQUEST EXPENDITURE

JOURNAL GRP JOURNAL GRP MASTER JOURNAL GRP

SUPPLIER BUYER'S PRODUCT EXPENDITURE

MASTER GUIDE MASTER MASTER

MASTER DATA

PO APPROVAL
PO APPROVAL DIRECT PURCHASE
DIRECT PURCHASE
INVOICE
INVOICE
ENTER PO
ENTER PO
GL
PURCHASE JOURNAL
ML/BGO APPROVAL STO APPROVAL PURCHASE JOURNAL
PR APPROVAL ML/BGO
AFTER APPROVAL
ASSIGNMENT STO
AFTER APPROVAL
ASSIGNMENT
PR APPROVAL
AFTER AFTER ASSIGNMENT AFTER ASSIGNMENT
AFTER
ASSIGNMENT
ASSIGNMENT DIRECT ORDER
ML/BGO STO ASSIGNMENT DIRECT ORDER
APPROVAL
ML/BGO
ASSIGNMENT STO ASSIGNMENT APPROVAL
ASSIGNMENT PR ASSIGNMENT
ASSIGNMENT PR

PR APPROVAL ML/BGO APPROVAL STO APPROVAL ENTER

PR APPROVAL ML/BGO APPROVAL STO APPROVAL
BEFORE ENTER
BEFORE BEFORE DIRECT ORDER
BEFORE BEFORE BEFORE
ASSIGNMENT DIRECT ORDER
ASSIGNMENT ASSIGNMENT
ASSIGNMENT ASSIGNMENT ASSIGNMENT

ENTER DEPT
ENTER PR ENTER ML/BGO ENTER DEPT
ENTER PR ENTER ML/BGO STANDING ORDER
STANDING ORDER

STORE
STORE
 CHART OF TRANSACTION
ACCOUNT TYPE Program purchasing berfungsi untuk melakukan pencatatan
Harga, Purchase Order. Di setiap fungsi tersebut dapat ditam
PRODUCT fungsi control
EXPENDITURE TAX MASTER
ALLOCATION
JOURNAL GRP MASTER 1. Master data harus diisi terlebih dahulu
WAREHOUSE 2. Proses pembentukan PR, berdasarkan kondisi barang di St
EXPENDITURE [Link] memang barang sudah akan habis, maka purchasing a
MASTER PRODUCT
DEPARTMENT oleh kepala department
ALLOCATION
MASTER 4. Setelah disetujui, maka purchasing akan menginput suppli
DEFAULT
PR dan kemudian harus disetujui oleh orang2 yg berwenang
5. Setelah disetujui, maka akan diterbitkan PO dan dikirimka
6. Setelah barang datang, akan dilakukan penginputan Recei
SUPPLIER control yg berfungsi untuk pembentukan jurnal dan purchas
SUPPLIER
7. Langkah yg sama juga dilakukan jika akan membuat Marke

RECEIVING FORM &

RECEIVING
RECORD REPORT
RECORD
GL
GL
JOURNAL
JOURNAL

CLOSED BY
CLOSED PURCHASE
COST BY PURCHASE
COST INVOICE
CONTROL INVOICE
CONTROL
GL
GL
JOURNAL
JOURNAL

REPORT

DEPT

STORE REPORT
 untuk melakukan pencatatan mulai dari Purchase Request, Pemberian
ap fungsi tersebut dapat ditambahkan approval sebagai tambahan dari

bih dahulu
rdasarkan kondisi barang di Store
akan habis, maka purchasing akan membuat PR yg kemudian akan disetujui

hasing akan menginput supplier dan harga melalui program assignment

jui oleh orang2 yg berwenang
n diterbitkan PO dan dikirimkan ke supplier
n dilakukan penginputan Receiving Record dan akan di closed oleh cost
mbentukan jurnal dan purchase invoice secara otomatis.
kan jika akan membuat MarketList, Standing Order dan Direct Order.
Back
UPDATE
UPDATE
SELLING
SELLING
PRICE
PRICE
UPDATE
UPDATE
STANDARD
STANDARD
COST
PRODUCT COST POS
PRODUCT POS
MASTER SERVICES
MASTER SERVICES

UPDATE
UPDATE
MATERIAL
MATERIAL
COST
COST

STANDARD
STANDARD UPDATE
RECIPE UPDATE
RECIPE PACKAGE
PACKAGE
COST
COST
PACKAGE
PACKAGE
MENU
MENU
RECIPE
RECIPE
CATEGORY
CATEGORY

REPORTS :
- RECIPE DETAIL
- ITEM RELATION
 Program Recipe ini digunakan untuk menginput resep - rese
dihasilkan. Program ini dapat disambungkan ke POS untuk ke

1. Sebelum pembuatan Recipe, Product Master / Article haru

2. Setelah semua informasi terinput di Product Master, selan
Recipe dimana hasil penginputan ini bisa disambungkan ke m
3. Agar cost receipe selalu up to date, maka perlu dilakukan
dan Update Material Cost

REPORTS :
- STOCK TO SERVICE RELATION
- SERVICE PRICE, COST & MARGIN
- STOCK USAGE BY RECIPE
- SERVICE INGREDIENT REQUIREMENT

UPDATE
UPDATE
PACKAGE
PACKAGE
COST
COST

REPORTS :
- PACKAGE INGREDIENT REQUIREMENT
 untuk menginput resep - resep yang ada di restaurant, beserta cost yang
disambungkan ke POS untuk keperluan analisa

, Product Master / Article harus sudah terinput

input di Product Master, selanjutnya bisa menginput program Standard
tan ini bisa disambungkan ke menu di POS
o date, maka perlu dilakukan update Standar Cost, Update Selling Price,
Back

WAREHOUSE WAREHOUSE
WAREHOUSE
MASTER WAREHOUSE
TYPE
MASTER TYPE

RECIPE
RECIPE RECIPE TYPE
MASTER RECIPE TYPE REPORT
MASTER REPORT
TEMPLATE
TEMPLATE
SALES / SALES / OTHER
SALES
OTHER COST/ SALES
COST/ OTHER
OTHER COST
MASTER COST
TRANSACTION
MASTER TRANSACTION

TRANS. LIST

PRODUCT PRODUCT
PRODUCT
MASTER PRODUCT
TYPE
MASTER TYPE

PRODUCT
PRODUCT
TRANSACTION
TRANSACTION
 Program ini untuk menampilkan daily flash cost dari kegiatan operasio
1. Report in akan dapat digunakan jika sudah melakukan pengisian data
Recipe master dan type, sales other cost master dan transaction, produ
modul Purchase Journal

REPORT
REPORT
TEMPLATE
TEMPLATE

DAILY FLASH
REPORT
sh cost dari kegiatan operasional hotel
dah melakukan pengisian data2 untuk Warehouse Master dan type,
master dan transaction, product master dan type serta transaction dari
Back
ALLOCATION
ALLOCATION GROUP OF CHART OF MASTER DATA
EXPENSE GROUP OF
ACCOUNT CHART OF
ACCOUNT
Pogram ini untuk
EXPENSE
MASTER ACCOUNT ACCOUNT
MASTER 1. Master Data h
2. Fixed Asset da
TAX ASSET FA SYSTEM TRANSACTION 3. Penginputan d
TAX ASSET
JOURNAL FA SYSTEM TRANSACTION
CATEGORY CONTROL TYPE 4. Semua transak
CATEGORY JOURNAL
GROUP CONTROL TYPE
GROUP

Depreciation Method
Ÿ Straight Line
CHANGE ASSET Ÿ Declining
PJ CHANGE
DATA ASSET Ÿ Double Declining
DATA
Ÿ Sum of the Year
PURCHASE Ÿ Unit Production
PURCHASE
AUTOMATIC
AUTOMATIC
DEPRECIATION
DEPRECIATION

MANUAL
MANUAL
DEPRECIATION
ASSET MASTER DEPRECIATION
OTHER ASSET MASTER
OTHER (ACQUISITION) CAPITAL
(ACQUISITION) CAPITAL
EXPENDITURE
EXPENDITURE
REVENUE
REVENUE
EXPENDITURE
EXPENDITURE
IC
GL
REVALUATION GL
REVALUATION JOURNAL
INVENTORY JOURNAL
INVENTORY
DEVALUATION
DEVALUATION

ADJUSTMENT
ADJUSTMENT

SALE
SALE

DISCARD
DISCARD
Pogram ini untuk menginput Fixed Asset, depresiasi hingga penjualan atau pembuangan asset

1. Master Data harus diisi terlebih dahulu

2. Fixed Asset dapat diinput melalui 3 cara, yaitu melalui Pembelian, melalui Inventory atau melalui beginning balance
3. Penginputan data Assets dilakukan melalui program FA Acquisition yg kemudian dapat dilakukan transaksi2 seperti Autom
4. Semua transaksi tersebut akan membuat jurnal secara otomatis didalam GL Journal
alui beginning balance
kan transaksi2 seperti Automatic Depreciation, Manual Depreciation, dll
Back

RECURRING RECURRING
RECURRING
MASTER PROCESS
MASTER

ALLOCATION ALLOCATION
ALLOCATION
MASTER PROCESS
MASTER
REPORT
MASTER DATA
REPORT
TEMPLATE
CLOSING TEMPLATE
SYSTEM ENTRIES
SYSTEM
CONTROL
CONTROL
RATE
TRANSACTION REVALUATION
TRANSACTION ACCOUNT
TYPE PROCESS ACCOUNT
TYPE BALANCE
BALANCE
DEPARTMENT
BUDGET DEPARTMENT
BUDGET
WEIGHTING NORMAL
WEIGHTING NORMAL
JOURNAL
CENTER JOURNAL JOURNAL
CENTER JOURNAL

CHART OF
BUDGET CHART OF
BUDGET ACCOUNT ADJUSTMENT
ACCOUNT ADJUSTMENT
JOURNAL
JOURNAL
CORRECTION
CORRECTION
JOURNAL
OPERATOR JOURNAL
OPERATOR
MODUL
MODUL
REVERSING
REVERSING
JOURNAL
JOURNAL
SUB MODUL
SUB MODUL
 Program ini untuk mengakomodir urnal Umum dan jurnal2 y
terbentuk laporan keuangan

1. General Ledger adalah muara dari semua transaksi mulai

2. Didalam modul ini juga dapat menghasilkan laporan keua
Statement, Trial Balance

 WORKSHEET
 BALANCE SHEET
REPORT  INCOME
REPORT
TEMPLATE STATEMENT
TEMPLATE

ACCOUNT  TRIAL
ACCOUNT BALANCE
BALANCE
BALANCE

 JOURNAL LIST
JOURNAL  LEDGER
JOURNAL

INCOME AUDIT
CORRECTION CREDIT
CORRECTION
JOURNAL ACCOUNT RECEIVABLE
JOURNAL ACCOUNT PAYABLE
CASH & BANK
FIXED ASSETS
INVENTORY CONTROL
PURCHASE JOURNAL
odir urnal Umum dan jurnal2 yang dihasilkan tiap2 program, hingga dapat

ra dari semua transaksi mulai dari Income Audit hingga transaksi logistik
at menghasilkan laporan keuangan, seperti Balance Sheet, Income