PPIC

(Production Planning and

Inventory Control)
Forecasting
• Lead time  Kebutuhan
• Fungsi forecasting pada bagian keuangan, marketing, produksi
• Akibat forecast yang buruk
• Metode peramalan penjualan:
• Kualitatif
• Kuantitatif
• Time series (Pola horizontal, pola musiman, pola siklus, pola trend)
• Casual (peristiwa yang sengaja dibuat yang mempengaruhi penjualan)
• Focus forecasting (Bernie T Smith)
Inventory Control
Inventory  apa saja inventory di industri farmasi?
Perlunya inventory :
• Unsur ketidakpastian permintaan  stock out
• Unsur ketidakpastian dari supplier  raw and packaging material
• Ketidakpastian lead time
Tujuan:
• Memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan
• Memperlancar proses produksi
• Mengantisipasi stock out
• Menghadapi fluktuasi harga
Untuk tercapainya tujuan tersebut ada konsekuensi biaya bagi perusahaan
Keuangan  inventory << berkaitan dengan modal
Marketing  inventory >>
Produksi  inventory optimum
Material Management
• Alat (manajemen) untuk mencapai tujuan pengelolaan material
(bahan baku, bahan kemas, produk setengah jadi, dan produk jadi) itu
sendiri.
• Jembatan antara bagian marketing dengan bagian-bagian lain seperti
bagian produksi, R&D, finance, dll untuk mencapai pengelolaan
material secara tepat (jumlah, mutu, waktu dan biaya)
• Hal-hal yang perlu diperhatikan: jenis barang, spesifikasi,
perencanaan jumlah dan jenisnya, anggaran, penilaian, pengadaan
material, desain tata ruang, tempat penyimpanan, prosedur,
perawatan alat, bahan, tempat simpan, aspek manusia.
Gambaran Kegiatan Material Management
Hubungan PPIC:

1. Secara internal dengan bagian : marketing,

produksi, HRD, QC, PD, General Affairs, teknik,
dan Business Manager.
2. Secara eksternal dengan : distributor dan
supplier.
 Forecast
Order cabang PPIC marketing :
OTC, α, γ, toll in
Tugas dan
Lead time 1
hari Master
tanggung
production
schedule jawab PPIC
konfirmasi
Ok
stock
Lead time :
by sea : 3 bln.
 ???
Air : 1,5 bln
No

MRP PR PO

WO_F
Work order yang
Shipment
Keu order faktur + sudah siap
shipper
Shop floor
WO-R-C Lead time tablet : 3 minggu
Gudang Tablet salut : 1 bulan
produk jadi kapsul : 2 minggu
injeksi : 5 minggu
Realisasi salep/injeksi : 1 minggu
pelanggan produksi

Laporan Laporan/ FPR/

penjualan evaluation
Sasaran dan Dampak Perencanaan Produksi
Sasaran:
Ketepatan waktu memenuhi janji (permintaan) ke pelanggan,
Kecepatan waktu penyelesaian pesanan pelanggan, berkurangnya biaya
produksi, new product launching dan produk lama berjalan lancar.

Dampak:
Antar bagian, keseimbangan dalam inventory, program produksi stabil,
pengelolaan sumber daya (orang, mesin, alat, ruang penyimpanan),
investasi minimal pada barang ½ jadi, biaya penyimpanan, biaya tidak
langsung, angka kerusakan dan cacat produk
 Faktor2 yang mempengaruhi Production Planning

Current
Competitor capacity
Behaviour

External Raw/
Capacity
(e.g. sub
contractor) External
packaging
material
availability
Activities
required
Internal Current
for Work Force

factors
production factors

Economic Market Inventory

Condition Demand Levels
Biaya Persediaan
1. Biaya pemesanan
2. Biaya penyimpanan *
3. Biaya kekurangan persediaan (stock out)
4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas
5. Biaya bahan / barang * diskon

EOQ  ???

Optimum inventory  kapan dan berapa yang harus dipesan?

3 Pendekatan
1. Reorder Point Approach (ROP)
• ∑ persediaan tetap tiap kali pemesanan
• Buffer stock
• Pengecekan secara teratur
• Resiko stock out bila jumlah permintaan >> buffer stock selama lead time
2. Periodic Review Approach
• Interval waktu sama
• Jumlah pemesanan berdasarkan pada tingkat maksimum pemesanan kembali
• Resiko stock out jika lead time >>> untuk penerimaan pemesanan
3. Material Requirement Planning Approach (MRP)
• Jumlah permintaan tidak konstan
Langkah-langkah perhitungan MRP
1. Menentukan Net Requirement (gross-soh)
2. Menentukan jumlah pemesanan tiap komponen
3. Menentukan BOM dan kebutuhan kotor tiap komponen
4. Menentukan tanggal pemesanan (dipengaruhi rencana penerimaan
dan tenggang waktu pemesanan)
Contoh BOM
Pareto / ABC Classification
• Pengendalian persediaan berdasarkan nilai ( value )
Penggunaan : jumlah (quantity ) x harga ( price )
• Konsep ini dikenalkan oleh Vilfredo Pareto, ahli ekonomi &
sosiologi Itali (1842-1923), terkenal sbg “ Pareto Law “ atau
Hukum Pareto.
Sebagian besar kekayaan di Itali , dimiliki oleh sebagian kecil dari
populasi penduduknya
Income distribution dinegara-negara lain adalah serupa
Item A misalnya 20% dari item persediaan = 80% dari nilai persediaan
Item B misalnya 30% dari item persediaan berikutnya = 10% dari nilai pesediaan
Item C sisanya yang 50% dai item persediaan = 10% terakhir dari nilai persediaan

Kunci sukses pengendalian persediaan cara ABC classification :

Item A harus dikendalikan secara hati-hati sekali
Item B dan C dilakukan usaha pengendaliannya secara minimum/ sederhana
Kesalahan mendasar , menganggap pengendalian minimum item C berarti :
Tidak ada seorangpun yang memastikan bahwa item-item tersebut terdapat dalam
persediaan pada saat diperlukan
contoh :
Kapal yang harganya bermilyar-milyar tidak dapat diluncurkan karena tidak adanya pelumas yang
bernilai ribuan rupiah saja, untuk melumasi landasan peluncuran
Produksi Tablet yang mahal tidak dapat dilakukan pengemasan , sehingga perusahaan rugi karena
tidak memenuhi kebutuhaan pasar ,berhubung kekurangan karton untuk mengemasnya, yang
harganya relatif sangat murah
Pengendalian minimal berarti
Menjamin bahwa item-item yang bernilai rendah selalu ada dalam
persediaan, dengan cara pengendalian yang sederhana , mempunyai
persediaan yang cukup , sebelum terjadi stock-out
Mempunyai persediaan yang cukup untuk persediaan class B & C,
sehingga pembelian/pengadaan item-item tersebut dilakukan pada
jangka waktu yang lama (setiap 3 atau 4 bulan sekali).
Teknik Analisis Pareto :
Tentukan penggunaan tahunan setiap item persediaan
Kalikan penggunaan tahunan disetiap item dengan harga satuannya, didapat nilai
penggunaan tahunan
Susun item-item persediaan dalam daftar nilai penggunaan tahunan, terbesar
diletakkan paling atas, terkecil paling bawah dalam daftar
Tambahkan secara kumulatif item persediaan dan nilai penggunaannya
Konversikan jumlah kumulatif menjadi persentase kumulatif
Perlu diperhatikan :
Melipatduakan jumlah persediaan yang termasuk class C, tidak akan memberatkan
biaya penyimpanan (stock holding cost)
Perubahan kecil pada class A, akan berakibat besar pada biaya penyimpanan
Pertimbangan khusus :
• Item yang peka terhadap penyimpanan , mempunyai expiry date
• Item yang menjadi rusak dalam penyimpanan
• Item hanya untuk memenuhi kepentingan seseorang atau langganan khusus

1,2, dan 3 tersebut tidak perlu dilakukan pengendalian secara khusus.

Kesalahan fatal :
• Kesalahan fatal ,menganggap bahwa dalam analisa ABC , item yang harganya
mahal termasuk dalam kelas A, yang murah kelas C, padahal yang benar adalah
jenjang urutan ( kelas ) tergantung pada total nilai penggunaan tahunan
Manfaat pengendalian persediaan secara
Pareto
Sangat berguna, mudah dilaksanakan, membantu manajemen dalam
menentukan tingkat persediaan yg efisien
Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat
memberikan cost benefit yang besar bagi perusahaan
Manfaat nyata diperoleh karena dapat meningkatkan produktivitas dan
effisiensi fungsi-fungsi produksi
Dapat memanfatkan modal kerja ( working capital ) sebaik- baiknya, sehingga
dapat memacu pertumbuhan perusahaan
Memanfaatkan persediaan sebagai “idle resources“, untuk menjamin
kontinuitas operasi, sehingga dapat menyediakan barang-barang secara
ekonomis dan menguntungkan
Sumber daya-sumber daya produksi dapat dimanfatkan secara lebih efisien
JIT
• Konsep eliminasi jumlah persediaan, menghilangkan biaya
penyimpanan dan transportasi
• Syarat kondisi untuk JIT:
• Waktu dan biaya pemesanan sekecil mungkin
• Jumlah pemesanan mendekati satu
• Lead time <<<
• Beban antar lini seimbang
• Tidak ada waktu tunda
• JIT vs MRP lebih tepat mana?
• Untuk pelancaran sistem produksi yang masih sulit dan proses produksi yang
pendek  MRP
GUDANG (WAREHOUSING)
• Sasaran pengelolaan gudang:
• Fasilitas
penyediaan dan pengaturan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan
Pemakaian ruangan seefektif mungkin
pemeliharaan yang baik, fleksibel terhadap perubahan
• Tenaga kerja
Efektifitas SDM, Resiko kecelakaan kerja <<<, pengawasan yang baik
• Barang
Menghindari kerusakan dan kehilangan barang
Aliran keluar masuk barang
Syarat gudang sesuai CPOB
• Harus ada protap yang mengatur tata cara kerja: penerimaan bahan,
penyimpanan bahan, dan distribusi bahan/produk
• Gudang harus cukup luas, terang, dapat menyimpan bahan dalam keadaan
kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih, dan teratur
• Harus ada tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar
atau mudah meledak
• Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status
“karantina”atau “ditolak”
• Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling dengan kualitas seperti
ruangan produksi
• Menggunakan prinsip FIFO atau FEFO
Material Flow
• Bagian purchasing akan melakukan pemesanan kepada supplier, kemudian
supplier akan mengirimkan pesanan ke gudang.
• Pada saat di gudang akan dilakukan beberapa pemeriksaan seperti: kesesuaian
fisik dengan surat barang surat pengantar dari supplier (DO), sertifikat analisis
(CoA), Purchasing Order (PO), memeriksa vendor list).
• Setelah pemeriksaan selesai, bagian gudang akan menerbitkan Note of Receive
yang akan diserahkan kepada supplier sebagai bukti penerimaan barang dan CoA
untuk diserahkan ke QC.
• RM/PM akan dikelompokkan dan ditempelkan label karantina yang berwarna
merah. Kemudian bagian QC akan mengambil sampel untuk analisis.
• Ketika hasil dari QC telah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan maka
QC akan memberikan label released (berwarna hijau), kemudian RM/PM akan
disimpan di gudang RM/PM. QC akan memberikan label merah apabila RM/PM
tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan
Label bahan kembalian
Label released & rejected
• 6.53. Penimbangan atau perhitungan dan penyerahan bahan awal,
bahan pengemas, produk antara dan produk ruahan dianggap sebagai
bagian dari siklus produksi dan memerlukan dokumentasi serta
rekonsiliasi yang lengkap. Pengendalian terhadap pengeluaran bahan
dan produk tersebut untuk produksi dari Gudang area penyerahan,
atau antar bagian produksi adalah sangat penting.
• 6.54. Cara penanganan, penimbangan, penghitungan dan penyerahan
bahan awal, bahan pengemas, produk antara, dan produk ruahan
hendaklah tercakup dalam prosedur tertulis.
• 6.55. Semua pengeluaran bahan awal, bahan pengemas, produk
antara dan produk ruahan termasuk bahan tambahan yang telah
diserahkan sebelumnya ke produksi, hendaklah didokumentasikan
dengan benar.
• 6.56. Hanya bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan produk
ruahan yang telah diluluskan oleh pengawasan mutu dan masih
belum daluwarsa yang boleh diserahkan.
• Pencatatan dapat dilakukan secara manual atau elektronis/
komputerisasi yang tervalidasi
• 6.57. Untuk menghindarkan terjadinya kecampurbauran, pencemaran
silang, hilangnya identitas dan keraguan, maka hanya bahan awal,
produk antara dan produk ruahan yang terkait dari satu bets saja
yang boleh ditempatkan dalam area penyerahan. Setelah
penimbangan, penyerahan dan penandaan bahan awal, produk
antara dan produk ruahan hendaklah diangkut dan disimpan dengan
cara yang benar sehingga keutuhannya tetap terjaga sampai saat
pengolahan berikutnya.
• 6.65. Semua bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan produk
ruahan yang dikembalikan ke Gudang penyimpanan hendaklah
didokumentasikan dengan benar dan direkonsiliasi
• 6.65. Bahan awal, produk antara dan produk ruahan yang
dikembalikan hendaklah diberi penandaan, jumlahnya diperiksa
kembali dan disetujui oleh petugas yang diberi wewenang. Bahan
pengemas yang telah diberi kode hendaklah dimusnahkan. Bahan
awal yang telah dikeluarkan dari wadah aslinya serta dipindahkan ke
dalam wadah lain hendaklah diberi label identitas dan status yang
jelas.
• 6.189 Tiap area penyimpanan hendaklah diberi nomor lokasi penyimpanan.
Tiap bets atau lot hendaklah ditempatkan secara terpisah, bila digunakan
palet hendaklah tiap palet hanya untuk satu jenis bahan atau produk dan
dari satu bets/lot kecuali palet tersebut diberi sekat pemisah
• 6.191 Kondisi lingkungan yang sesuai antara lain suhu, kelembaban dan
cahaya. Bahan yang mudah terbakar hendaklah disimpan di gudang khusus
untuk bahan mudah terbakar yang letaknya terpisah sesuai dengan
peraturan keselamatan kerja yang berlaku. Sesuai dengan peraturan
pemerintah yang berlaku bahan awal narkotika, psikotropika dan zat aktif
(NAPZA) serta precursor hendaklah disimpan di tempat terkunci dan
kuncinya disimpan oleh penanggungjawab yang ditunjuk.
Beberapa Protap yang Terkait
• Protap Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Awal dan Bahan
Pengemas (POPP Jilid I hal 192)
• Protap Pelulusan Produk Jadi Lamp. 1.2.f (POPP Jilid 1 hal 190)
• Protap Penyimpanan Bahan Awal (Lampiran 6.34 POPP Jilid I hal 221)
 CoA dan MSDS
ASSIGNMENT