D.
Dialog Rapat
PENURUNAN OMZET PERUSAHAAN DAN STRATEGI MENINGKATKAN
PENJUALAN PRODUK PT. LAVATO OFFICE
Sekretaris : “Selamat pagi, dan salam sejahtera untuk kita semua. Pertama-
tama marilah kita panjatkan puji syukur kehadirat Allah Swt.
Karena-Nya kita semua dapat berkumpul pada acara rapat pagi
hari ini dengan keadaan sehat walafiat. Yang saya hormati bapak
Ir. Dava Busono selaku pimpinan, dan yang saya hormati
bapak/ibu kepala divisi yang sudah hadir dalam rapat ini. Baiklah
saya akan membacakan agenda rapat kita pada hari ini, yakni
pembukaan, pengarahan dari bapak Ir. Dava Busono, laporan dari
setiap manajer divisi, dilanjutkan dengan pembahasan inti rapat
serta tanya jawab, dan yang terakhir penutup. Langsung saja
kepada bapak Ir. Dava Busono kami persilahkan untuk memberi
pengarahan.”
Pimpinan : “Terima kasih atas kesempatannya, selamat pagi bapak/ibu
sekalian, seperti yang sudah diketahui, bahwasanya omzet
perusahaan selama satu tahun terakhir ini mengalami penurunan
yang cukup signifikan. Untuk itu kita akan membahasnya pada
rapat kali ini, apa saja faktor penyebab penurunan omzet tersebut,
dan bagaimana strategi untuk kembali meningkatkan penjualan
produk kita. Baiklah sebelumnya saya ingin mengetahui laporan
kinerja dari setiap divisi. Yang pertama divisi pemasaran, kepada
ibu Cantika saya persilahkan.”
Manajer Pemasaran : “Terima kasih pak atas waktunya. Saya akan melaporkan hasil
penjualan selama setahun terakhir, tingkat penjualan mengalami
penurunan sebesar 40% dari tahun sebelumnya. Kami sudah
berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan omzet pasar,
tetapi permintaan produk kita kian hari semakin mengalami
penurunan.”
Pimpinan : “Bagaimana hal tersebut bisa terjadi? Apa sudah diketahui
penyebabnya?”
Manajer Pemasaran : “Setelah kami teliti ke lapangan, ternyata terdapat produk pesaing
sejenis yang memiliki harga lebih terjangkau dari produk kita.
Meskipun dari segi kualitas produk kita lebih unggul, tetapi
produk mereka lebih diminati karena harganya lebih terjangkau.”
Pimpinan : “Baik terima kasih atas penjelasannya, permasalahan kita
tampung terlebih dulu. Selanjutnya saya ingin mengetahui
laporan kinerja dari bagian keuangan. Kepada bapak Hardoyo
saya persilahkan.”
Manajer Keuangan : “Baik terima kasih atas waktunya. Berdasarkan data yang kami
miliki, kondisi keuangan perusahaan setahun ini masih berada
dalam kondisi stabil, meskipun seperti yang disampaikan oleh
manajer pemasaran bahwa penjualan sedang mengalami
penurunan. Setelah dianalisis mengapa hal tersebut bisa terjadi,
ternyata penyebabnya karena tingkat penjualan kita tahun lalu
sangat melampaui target, karena itulah keuangan perusahaan kita
saat ini masih terselamatkan.”
Pimpinan : “Syukurlah kalau begitu, terima kasih atas penjelasannya bapak
Hardoyo. Selanjutnya dari bagian produksi apakah ada keluhan?”
Manajer Produksi : “Sebelumnya terima kasih atas kesempatan yang bapak berikan.
Proses produksi masih berjalan dengan baik, hanya saja akhir-
akhir ini beberapa mesin yang kita miliki sering mengalami
kendala, seperti tidak bisa beroperasi dan lain sebagainya. Hal
tersebut yang menjadi keluhan pekerja di bagian produksi. Kalau
boleh memberi masukan, sebaiknya kita segera melakukan servis
dan pembersihan pada mesin-mesin produksi yang kita miliki.
Mengingat sebenarnya saat ini memang sudah mendekati jadwal
servis tahunan.”
Pimpinan : “Terima kasih atas penjelasannya. Saran diterima, kita akan
segera menghubungi pihak terkait untuk melakukan servis pada
mesin- mesin produksi, agar proses produksi tetap berjalan
lancar. Selanjutnya dari bagian personalia, apakah terjadi
kendala?”
Manajer Personalia : “Terima kasih atas kesempatan berbicara yang bapak berikan.
Setelah saya analisis, tidak ada masalah besar yang terjadi dari
para karyawan. Semuanya bekerja sesuai dengan tanggung
jawabnya masing-masing.”
Pimpinan : “Terima kasih atas penjelasannya. Syukurlah jika tidak ada
keluhan dari para karyawan. Yang terakhir dari bagian
administrasi dan gudang apakah ada keluhan?”
Manajer Adm & Gudang: “Terima kasih atas waktu yang bapak berikan. Semua produk yang
berada di gudang tersimpan dengan baik dan terawat. Begitu juga
dengan kegiatan administrasi yang berjalan sebagaimana
mestinya. Adapun satu-satunya masalah dari bagian kami adalah
keadaan gudang yang mulai menyempit karena penjualan produk
sedang mengalami penurunan, sedangkan bagian produksi tetap
memproduksi produk seperti biasanya. Hal inilah yang
dikhawatirkan jika terus dibiarkan maka gudang yang kita miliki
tidak akan cukup lagi menampung semua barang yang sudah
diproduksi.”
Pimpinan : “Terima kasih bapak Ardan atas penjelasannya. Baiklah karena
semua sudah menyampaikan keluhannya masing-masing, dan
kita sudah mengetahui beberapa faktor yang menyebabkan omzet
perusahaan mengalami penurunan, untuk itu apakah ada yang
ingin menyampaikan ide untuk kembali meningkatkan penjualan
produk serta mengatasi beberapa kendala yang terjadi dari
masing-masing bagian?”
Sekretaris : “Izin berpendapat pak, terkait dengan menurunnya tingkat
penjualan produk kita, menurut saya yang harus kita lakukan
adalah memperbaharui cara mempromosikan produk. Karena bisa
dikatakan bahwa dari tahun-ketahun perusahaan kita selalu
menggunakan cara yang sama dan cenderung monoton.”
Pimpinan : “Ide yang bagus. Menurut anda cara seperti apa yang efektif
untuk kembali meningkatkan penjualan produk kita?”
Sekretaris : “Sebenarnya ada beberapa cara yang bisa dilakukan. Namun
menurut saya yang paling utama adalah dengan melakukan
promosi menggunakan media sosial seperti Instagram, facebook
dan lain sebagainya. Selain itu kita, juga harus mulai menjual
produk secara online di beberapa aplikasi e-commerce seperti
Shopee, Lazada, Tokopedia, dan lain sebagainya.”
Manajer Personalia : “Maaf pak menyela, saya sangat sependapat dengan ibu Imel. Hal
tersebut memang sangat perlu dilakukakan mengingat di masa
sekarang ini belanja online lebih banyak diminati karena lebih
praktis dan bisa menghemat waktu.”
Pimpinan : “Bagaimana yang lainnya apakah setuju?”
(semuanya mengangguk menyetujui)
Manajer Produksi : “Jika boleh menambahkan saran, menurut saya untuk mengatasi
permasalahan penurunan penjualan yang disebabkan karena
adanya pesaing yang menjual produk sejenis dengan harga yang
lebih terjangkau, kita bisa merencanakan memproduksi produk
yang lebih minimalis dengan harga yang tentu saja lebih
terjangkau sehingga dapat bersaing dengan produk pesaing.”
Manajer Keuangan : “Maaf saya kurang setuju dengan pendapat Aryasa, karena
seperti yang sudah disampaikan oleh bapak Ardan bahwa kondisi
gudang semakin hari semakin menyempit karena jumlah produksi
tidak sebanding dengan penjualannya. Untuk itu sebaiknya kita
mengurangi jumlah produksi untuk sementara waktu dan
memfokuskan pada penjualan produk yang sudah ada. Lalu
bagaimana cara agar dapat bersaing? Kita bisa memberikan
potongan harga 10-25% terutama bagi para distributor, konsumen
tetap, dan pembeli yang membeli dalam jumlah besar.”
Manajer Produksi : “Mungkin saran bapak Hardoyo lebih tepat, tetapi bukankah
dengan memberikan diskon yang cukup besar akan membuat
keuntungan yang didapat semakin sedikit?”
Manajer Keuangan : “Iya benar, keuntungan yang kita dapat memang akan lebih
sedikit. Tetapi dalam keadaan yang cukup darurat ini, saya rasa
lebih baik mendapat keuntungan sedikit dari pada barang tidak
terjual sama sekali dan perusahaan tentunya akan lebih merugi.”
Pimpinan : “Baiklah kita akan menggunakan saran dari bapak Hardoyo.
Proses produksi akan dikurangi dan dihentikan sementara pada
produk yang masih tersedia dalam jumlah banyak. Kita akan
lebih memfokuskan pada penjualan produk yang sudah tersedia
dan memberikan diskon 10-25%. Keputusan ini dipilih selain
sebagai strategi peningkatan penjualan, juga untuk mengatasi
permasalahan yang terjadi di bagian gudang. Bukankah begitu
bapak Ardan?”
Manajer Adm & Gudang: “Benar sekali Pak. Saya rasa itu pilihan terbaik yang harus
dilakukan saat ini.”
Pimpinan : “Baiklah, selanjutnya untuk ibu Cantika, apakah semua saran
yang diberikan sudah cukup? Atau ada lagi yang ingin
disampaikan?”
Manajer Pemasaran : “Terima kasih pak sebelumnya, saya rasa saran-saran yang
diberikan akan sangat membantu. Kami akan segera membentuk
tim untuk mengurusi segala hal yang berkaitan dengan promosi
di sosial media, dan juga hal-hal lain yang berkaitan dengan
penjualan produk secara online. Kami akan berusaha membuat
konten promosi yang menarik baik dengan visual ataupun dari
diskon-diskon yang diberikan. Adapun yang ingin saya
tambahkan adalah, kami akan memperluas jangkauan promosi
produk dengan mengajukan proposal kerja sama sebagai supplier
pada perusahaan yang belum memakai produk kita. Dalam
proposal tersebut kita juga akan memfokuskan pada potongan
harga yang sudah dibahas sebelumnya. Karena saya rasa dengan
hal tersebut, kualitas produk, serta kredibilitas yang perusahaan
kita miliki, rasanya akan mudah untuk menjalin kerja sama
dengan perusahaan lain.”
Pimpinan : “Baik saran disetujui, segera lakukan tindakan-tindakan terkait
agar tujuan lebih cepat tercapai. Adapun untuk masalah dana
yang dibutuhkan bisa dibicarakan dengan ibu Cantika setelah
ini.”
Manajer pemasaran : “Baik Pak.”
Pimpinan : “Yang terakhir untuk ibu Kinaya apakah ada lagi yang ingin
disampaikan?”
Manajer Personalia : “Saya ingin sedikit menambahkan saran, bagaimana untuk lebih
meningkatkan semangat kerja para karyawan kita rencakan
liburan akhir tahun jika target perusahaan sudah tercapai?”
Pimpinan : “Saran yang menarik. Hal tersebut akan dipertimbangkan dan
dibahas lebih lanjut nanti pada saat target sudah tercapai. Baiklah
terima kasih atas semua pendapat yang bapak/ibu berikan. Saya
cukupkan rapat kali ini, semoga strategi yang kita susun dapat
berjalan sesuai harapan dan dapat mengatasi semua permasalahan
yang ada. Selanjutnya saya serahkan kepada sekertaris saya.”
Sekretaris : “Baiklah, alhamdulillah rapat sudah berlangsung dengan lancar.
Sebelum mengakhiri rapat ini saya akan membacakan hasil rapat
pada hari ini, diantaranya:
1. Akan segera dilakukan servis dan pembersihan pada mesin-
mesin produksi.
2. Melakukan produksi melalu media sosial.
3. Menjual produk secara online melalui e-commerce.
4. Mengurangi proses produksi dan menghentikan sementara
produksi pada produk yang masih tersedia dalam jumlah
banyak.
5. Fokus pada penjualan produk yang sudah tersedia dan
memberikan potongan harga sebesar 10-25%.
6. Mengajukan proposal kerja sama sebagai supplier pada
perusahaan yang belum memakai produk Perusahaan. Dengan
memfokuskan pada potongan harga, kualitas produk, dan
kredibilitas yang perusahaan kita miliki, sehingga menarik
minat client.
7. Rencana liburan akhir tahun bagi para karyawan jika target
perusahaan terpenuhi.
Demikian rapat pada hari ini, semoga kedepannya perusahaan
kita semakin maju dan berkembang. Bila ada kesalahan dari saya
mohon dimaafkan, selamat siang, dan selamat beristirahat.