NOTULENSI RAPAT EXTERNAL 1

PORSENI MATEMATIKA 2019

Hari / Tanggal : Jum’at/185 Oktober 2019 aja, harus konseptual. Kalau acaranya disitu,
Pukul : 14.14 massanya dimana. Pikirkan lagi tanggalnya dan
Tempat : Gedung 192.8 bagaimana keadaan, situasi dan kondisi. Saran
Agenda : acaranya jangan bulan November.
- Konsolidasi - Pada bulan November kegiatan di Unimed ada;
- Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc tiap-tiap GUM (21-24), OPREK HIKMAT (8-10), DAN
bidang PG-PAUD (21-22).
- HYB - Tanggal acara di fix kan akhir bulan oktober.
Konsolidasi - Mengikuti program kerja HMJ, diambil hari
Mekanisme : menyebutkan nama, kelas, stambuk, dan jum’at, sabtu, dan minggu karena hanya akan
kabar hari ini. memakai 1 hari kuliah.
- pada bidang acara yang hadir hanya ada 2 - Lapangan Unimed hanya bisa dipakai sabtu dan
anggota serta koordinator bid. Acara belum minggu.
hadir karena 4 orang, 2 orang di laboratorium, - Lebih baik pakai lapangan Unimed karena biaya
dan ada yang masih dijalan. peminjaman lapangan diluar mahal.
- Pada bid. Konsumsi yang hadir 6 orang - Biasanya FIK buka event olahraga pada hari
- Pada bidang dana yang hadir 3 orang. sabtu dan minggu.
- Pada bid. Pubdekdok koordinator belum hadir - Jadwal pemakaian lapangan di Birorektor sudah
Forum di skors sampai pukul 14.40 (dengan syarat ksosng dan sudah mencantumkan k birorektor..
anggota pubdekdok dan adm kesek sudah hadir min. - Buat acara aktif diundur 1 minggu, yaitu
1 orang) tanggal 29,30 November dan 1 Desember.
Skors forum dibuka pukul 14.40. - Akan sulit membuat bazar kalau tempat
perlombaan acaranya terpisah-pisah.
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang Acara - Kemungkinan ada Expo di bulan November dan
- Tema : korelasi, konjugasi, komponen tidak akan bertabrakan.
- Maksud dari kompetisi ragam ekspresi pada - Awalnya acar akan dibuat semua dari awal
tema korelasi adalah karena olahraga dan seni sampai akhir di lapangan FIK, tapi ada fikiran
berbagai macam yang diperlombakan, yaitu; nanti tidak terlihat kesannya dari anak
Olahraga : futsal, e-sport, dan catur. matematika.
Tari : fotocontes dan tari. - Mathfair tidak selalu di gedung FMIPA.
Untuk ekspresi itu cocok di bagian tari. Masalah tempat jangan terlalu percaya dengan
- Sebagai kabid demisioner, semua kabid tahun birokrasi.
lalu diundang. - Persiapkan proposal segera, bisa saja sposnsor
- Kalau koor tidak berhalangan hadir, jadi yang diambil oleh PG-PAUD.
diundang adalah tangan kanannya. - Publikasi PG-PAUD sudah jalan terlebih
- Saran untuk mencari tema lagi karena korelasi dahulu, pastinya orang sudah melihat duluan
harus ada arti, dari penyingkatan kata, dan yang PG-PAUD, apalagi PG-PAUD cakupannya
artinya kurang mendalam. sekota Medan sedangkan Porseni se-Unimed.
- Korelasi masuk ke dalam matematika dengan - Acara Expo FMIPA diadakan setelah UAS jadi
lambang r (hubugan). Tema tahun lalu disarankan Porseni matematika sebelum UAS.
Eksponen. - Diterima saran untuk mengadakan acara Porseni
- Waktu acara 22-24 November (jum’at-minggu). pada tanggal 29, 30 November dan 1 Desember
- Rencana Acara Porseni yang akan dibuat pada agar tidak bertabrakan dengan agenda lainnya,
tanggal ; 22 : opening ceremony, ML, dan catur agar lebih meriah dan dianggap baik karena
23 : tari dan futsal sebelum pelaksanaan UAS.
24: final futsal, fotokontes, dan closing - Tidak cukup 2 hari lombanya karena futsal 2
ceremony. hari, catur 2 hari sedangkan keduanya dimulai
- Fotokontes, foto yang diambil adalah foto pada hari yang berbeda dan tidak semua acara
selama acara berlangsung bisa diselesaikan dalam kurun waktu 2 hari.
- Anggota acara ada 17 orang. - Disepakati Porseni Matematika 2019
- Koordinator bid. Acara masih ada kelas. dilaksanakan pada tanggal 29, 30 November
- Kepanitiaan dibentuk pada tanggal 30 september dan 1 Desember.
- Internal 1 dilaksanakan pada tanggal 7 oktober. - Deadline : hari selasa udah fix untuk tempat.
- Bid. Acar berdiskusi setiap hari, dan tertib - Ada 5 jenis lomba :
acaranya masih sedang dilakukan. 1. Futsal
- Bid. Acara sudah berdiskusi dengan bang Aji 2. Catur
dan Bang Agung. 3. Tari
- Konsep nya itu sebagai tawaran yang harus di 4. Fotokontes
fix kan hari H, tempat, dan rencana mau ngapain 5. ML
 - Target peserta: - Bid. Konsumsi harus memastikan berapa banyak
1. ML : 32 tim, 1 tim= 6 pemain anggota TM dan undangan yang datang atau
2. Tari : se-Unimed, uang pendaftaran 200k, ditaksir ke bid. Acara, adm kesek. Kira-kira
target 20 tim dengan 1 tim beranggotakan 5- kalau konsumsinya kurang bisa malu.
7 orang, dan tari tradisional Indonsia. - Jumlah lampiran ada 766 peserta.
3. Futsal : uang pendaftaran 200k, target 32 - Air mineral botol dibagikan waktu registrasi
tim. ulang.
4. Fotokontes : mahasiswa Unimed, uang - Registrasi yang dimaksud adalah registrasi
pendaftaran 20k ulang di hari H. kenapa diberi air mineral karena
5. Catur : pesertanya dosen Unimed, dan hanya sudah disepakati pada rapat intenal 1, hanya air
untuk seru-seruan saja, tidak ada uang mineral cup, tapi disanggah jadi air mineral
pendaftaran. botol, karena menghargai peserta yang sudah
- Tanggapan dosen biasanya lebih tertarik pada bayar mahal untuk pendaftaran.
tenis meja dan lebih seru mahasiswanya lomba - Saran sediakan 1 galon yang harganya Rp
badminton. 5.000,- dan juga dispenser, kemudian sediakan
- Kalau diadakan tenis meja ataupun badminton cup per banyak peserta yang registrasi pada hari
banyak kendala. perlombaan, untuk menhemat biaya.
- Kalau badminton kendalanya lapangan, bnayak - Biasanya lomba futsal tidak biberi minum,
angin, gedung H. Anif, dan waktu. menurut pengalaman oarng yang sudah sering
- Tarinya tradisional atau mau dibuat trai kreasi. ikut lomba futsal.
- Tari tradisional : melestarikan budaya kita - 1 kotak air mineralcup = Rp. 37.000,-.
secara penuh, pakaiannya lebih mudah dicari - Biasanyan hanya TM saja yang diberi minum.
- Tari kreasi = campuran - Kontribusi panitia juga mahal.
- Lebih dipertimbangkan lagi dana utuk tari - Hanya dosen yang berhadir saja yang diberikan
tradisional dananya lebih besar yang konsumsi.
dikeluarkan daripada yang diberikan. - Keterangan air mineral 1.500 mL itu kesalahan
- Saran tari tradisional didiskusikan diluar dan teknis.
ditiadakan. Forum di skors sampai tanggal 19 Oktober 2019
- Tari berdiri sendiri flayernya. pukul 09.30 WIB di Pelataran Gedung Serbaguna.
- Bid. Acara memilih tari kreasi
- Untuk tema tidak cocok korelasi karena seperti Skors forum dicabut pada pukul 09.30 tanggal 19
nama lain dari porseni sendiri. Oktober 2019 di Pelataran Gedung Serbaguna.
- Saran Tema :
1. Bangun Kreativitas dan Sportivitas Melalui Forum di skors sampai tanggal 19 Oktober 2019
Olahraga dan Seni pukul 10.30 WIB (dengan syarat sampai ada SC
2. SIGMA F = Sambut porsenI denGan yang hadir lagi)di Pelataran Gedung Serbaguna.
Mewujudkan Aksi sportiF, ekspresiF dan
inovatiF. Skors forum dicabut pada pukul 10.55 tanggal 19
3. Spirit dan Energy of Youth. Oktober 2019 di Pelataran Gedung Serbaguna.
4. Eratkan Persaudaraan Melalui Olahraga dan
Seni Demi Terwujudnya Spirit Millenial - konsumsi untuk futsal ditiadakan.
5. Junjung Tinggi Sportivitas, Lebur - Lomba futsal biasanya memang tidak ada
Perbedaan konsumsinya, jadi dialihkan ke hadiahnya yang
6. Sambut Kompetisi dengan Semangat diperbesar. Tahun lalu juga lomba futsal tidak
Spotivitas. diberikan konsumsi.
- KORELASI = dari judulnya saja sudah - Konsumsi diberikan pada saat TM saja, karena
PORSENI untuk olahraga dan seni tidak perlu Porseni tahun lalu juga seperti itu.
lagi dipasahkan. - Untuk TM hanya diberikan air mineral dan
- Tanggapan untuk KORELASI, karena Porseni permen
sudah kompetisi jagan sampai seakan-akan - sewaktu TM hanya perwakilan tiap-tiam tim
membuat kompetisis sendiri. saja yang hadir.
- Harus sudah tau apa yang mau difikirkan di Forum di skors sampai tanggal 19 Oktober 2019
eksternal 2. selama 15 menit (dengan syarat ada SC yang
- Tanyakan pendapat SC dengan membawa mengevaluasi) di Pelataran Gedung Serbaguna.
bahan, didengar, dan ditindak lanjuti.
Lakukanlah perbaikan untuk selanjutnya. Skors forum dicabut pada pukul 11.18 tanggal 19
Oktober 2019 di Pelataran Gedung Serbaguna.
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang
konsumsi - Teknis pembagian konsumsi saat registrasi
- Bedakan survey harga yang jangka panjang ulang yaitu air mineral cup dan permen.
dengan jangka pendek. - Untuk konsumsi lomba ML diberikan konsumsi
seharusnya untuk lomba futsal juga diberikan
 konsumsi karena uang pendaftarannya sama saja cuma mengarahkan . jadi panitia
jumlahnya. mempunyai hak unuk menanyakan kejelasan
- Ada yang kurang setuju mengenai pemberian dari 30 orang yang akan di undang.
konsumsi kepada peserta lomba futsal - Bid. Konsumsi sudah diskusi dengan bid. Acara
- Panitia lebih setuju dengan diberikannya air untuk undangan dibulatkan jadi 30 orang.
mineral cup kepada peserta karena kalau pakai - Untuk daftar nama-namanya belum ada.
galon akan tidak kondusif dan ketika air pada
galonnya habis panitia bid. Acara akan Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang dana
kerepotan bolak-balik menukar isi galonnya.
- Pada porseni tahun lalu panitianya membuat Perkembangan : produk sudah bertambah
hadiahnya saja yang dibesarkan daripada Target dana : 4-5 juta Rupiah.
diberikan konsumsi kepada pesertanya. Uang yang sudah terkumpul : Rp. 1.630.000,-
- Hal yang ditakutkan ketika ada peserta Uang yang sudah disetor ke bendahara panitia :
perlombaan futsal yang menanyakan konsumsi Rp. 1.000.000,-
karena pada perlombaan yang uang Sudah diskusi dengan : koordinator bid. Dana tahun lalu
pendaftarannya sama besar peserta pada Bendahara porseni tahun lalu
perlombaan ML mendapatkan konsumsi. Perkembangan : list sponsor
- Alasannya untuk lomba futsal membutuhkan - Proposal belum dibuat karena belum ada list no.
banyak dana untuk property sedangkan pada telepon dan alamat sponsor.
lomba ML tidak. - Kalau memilih sponsor hendaklah sesuai
- Tidak setuju dijadikan alasan karena untuk biaya dengan acara yang dibuat.
property yang disiapkan untuk perlombaan - Sponsor faber castle kurang sesuai dengan
futsal itu tanggung jawab dari panitia yang acara yang dibuat
mengadakan lomba. - Sponsor adem sari dibuat karena menjadi
- Bid. Pubdekdok menawarkan saran untuk loba sponsor tahun lalu juga.
futsal ditambahkan lagi saja, tapi konsumsinya - Sponsor grab dan gojek sebaiknya dipilih salah
ditiadakan. Pada pengalaman lomba futsal satu saja.
biasanya peserta lomba membawa minumnya - Diharapkan mendapat banyak sponsor karena
masing-masing. Karean ada uang denda dari biasnaya akhir tahun itu perusahaan tutup buku
pelanggaran kartu itu saja yang diberdayakan jadi lebih banyak peluang sponsornya.
sebagai uang untuk konsumsi peserta. - Tambah diskusi dengan koordinator dana tahun
- Saran dari orang sudah beberapa kali punya lalu.
pengalaman mengikuti lomba dan biasanya - Extrajoss dan bintang 7 ada kendala karena
memang tidak diberikan konsumsi, tetapi ini tahun lalu diminta kerjanya untuk berjualan
alasannya diberikan konsumsi untuk menghargai produk.
supaya setidaknya menghilangkan kelelahan - Catatan bidang dana :
para peserta  Harus mencari tahu kalau misalnya
- Bid. Konsumsi tinggal menentukan mekanisme sponsor the botol mereka minta paniati
karena brosure sudah ada, dan silahkan diskusi untuk berjaualan juga atau tidak
dengan yang sudah berpengalaman.  96,97,98,96 pembeliang itu sudah
- Bid. Konsumsi sudah diskusi dengan SC dan terjaul baran yang.
koordinator konsumsi tahun lalu.  Untuk itu dibeli perbungkusnya dan
- Konsumsi buah-buahan diperuntukkan kepada dijual dalam bungkusan-bungkusan
tamu undangan. kecil.
- Jenis tamu undangannya adalah dosen, pengisi  Pengebonannya ada yang salah nomor.
acara, undangan dari setiap fakultas, dan cs. 115, 116, yang didapat.
- Harus dipastikan jumlah konsumsi pastinya - catatan dari bid. Dana :
untuk undangan sebanyak itu.  perbanyaklah diskusi
- Untuk buah-buahan cukup diletakkan di meja  sponsor harus disesuaikan dengan jenis
saja. Tidak perlu dibagibagikan lagi. Buahnya kegiatan acara
di mix aja  sponsornya lebih diperhatikan dan
- Buah diletakkan di meja tamu dan undangan , diperdalam lagi.
sudah diminimalisir juga harganya.  Sponsor extrajoss bisa dimasukkan
- Budget buah-buahan sebesar 200k.  Nomor bonnya harus sesuai.
- Budget terlalu mahal untuk buah-buahan saja.
- Saran tidak perlu disetarakan duduk antara CS Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang adm
dengan dosen dan tamu undangan ataupun kesek
fungsionaris fakultas.
- Daftar nama yang jelas untuk undangan ada - PC per-rencana kerja bukan perjobdecs.
[Link] belum dikonfirmasi sama pengurus. - Jalan santai dibuat dari tahun lalu, dan
- Untuk panitia itu punya hak-hak untuk diperkirakan tahun ini dibuat lagi.
mengurus untuk undangan. Sedangkan pengurus - Surat elektronik dibuat Hardianti.
 - Saran untuk desain sertifikat, bet nama, piagam - Koordinator bid. Perlengkapan harusnya minta
penghargaan jangan Cuma ada 1 desain, biar list perlengkapan dari bid. Acara paling lama
biasa dipilih sesuai tema. hari minggu.
- Formulir Mathematics Cup merujuk ke tahun - Karena itu mendesak saat mengumpulkan
lalu, kurang komunikasi. barang-barang sudah ada sama bid.
- Saran buat formulir yang mengikat peserta, Perlengkapan.
jikalau terjadi kerusuhan bisa dikenakan sanksi. - Jumlah dari bid. Perlengkapan masih kacau,
- Oleh karena itu perlu materai, Pada TM. tanggung, tunggu semua sudah memberi list
- saran lainnya tidak perlu menggunakan materai yang akurat baru rabid.
pakai ttd saja sudah cukup. - Untuk tabel dari bid. Perlengkapan, mengedit
- PJ haruslah bertanggung jawab atas tugasnya tabelnya yaitu no, nama barang, nama pemilik,
masing-masing jangan sampai koordinator jumlah, status, PJ, keterangan dan tanggal.
bidangnya. - Saran ditambah 1 atau 2 kolom, statusnya tidak
- Hasil rapat dibuat di word. ada, harus jelas.
- Hal yang sudah dilakukan oleh bid. Adm kesek: - Terlalu berat menentukan PJ sebelum barang di
 Menginformasikan dan meyebar surat data.
undangan - Plastik bet nama dikasih perorang.
 Memberitahukan hasil rapat - Untuk masalah hekter gunting sudah seharusnya
 Menjalankan absensi dan ekspedisi di list dan dipastikan julahnya berapa. Harusnya
 Berkoodinasi dengan sekretaris panitia bisa diperkirakan.
- Kalau masalah mengundang, harus tahu pa - Perlengkapan yang sudah dilengkapi bid.
esensi undangan kalau mealui elektronik, Perlengkapan salah satunya tempat kue untuk
bedakan mengundang dengan bid. Dana.
menginformasikan. - Kertas merah dan kuning untuk kartu tidak perlu
- Saran untuk hasil rapat dibuat setelah skosr dibeli, dilihat dulu ke HMJ masih ada atau tidak.
bukan setelah rapat eskternal selesai supaya - Piala tidak masuk ke dalam list karena bid.
langsung ada perbaikannya. Acara sudah menetukan perlengkapan tidak
- Jadwal rapat berkoordinasi dengan sekretaris memerlukan piala.
panitia baru setelah itu diinformasikan. - ATK akan dipinjam kepada anggota
- Bid. Adm kesek sudah diskusi dengan sekretaris - Bukan hanya untuk ATK saja harus inisiatif
panitia 2015 Mathfair dan menanyakan masalah minta bantuan.
jobdecs. - Bukan berarti dilarang meminjam barang ke
- Keterangan dari hal-hal lain yang berkaitan bidang lain, tapi lihat dulu kelengkapan di HMJ.
dengan administrasi yaitu sertifikat, bet nama - Bambu sudah tersedia.
dan formulir. - Saran lapangan sebaiknya sewa daripada
- Sekretaris panitia harusnya mengontrol minjam
bagaimana pembagian draft jobdesc tiap-tiap - Lapanga itu dipinjam bukan disewa.
bidang. - Untuk barang yang mau dipinjam itu dilist dulu
- Untuk pembuatan jobdesc yang sudah ada itu dan ditanyakan kapan mau dipakai.
melihat dari lpj dan tertera jobdecs dan rencana - Untuk tabel di eksternal 2 akan diperbaiki, dan
kerjanya (ternyata itu adalah format yang belum akan dibentuk PJ-PJ nya.
diperbaharui). - Untuk penjepit makanan masih mencoba dan
- Sekretaris panitia tidak memberikan format disanggupi.
pembuatan jobdecs - Meminta kertas ke bang herman kalau tidak ke
- Sekretaris panitia harusnya teliti setiap laporan jurusan
jobdecs di samakan dan sesuaikan. - Untuk benda yang ada di draft perlengkapan
- Bid. Adam salah paham, yang dilihat lpj padahal mempunyai pikiran untuk hibah kertas dari HMJ
ini kan rapat, kalau lpj itu untuk yang sudah , ternyata kertas nya hanya bisa 1rim, jadi 3rim
selesai. seharusnya kalau tidak lpj ada yang lagi tidak tau meminta kemana
akan, mau dan sudah dikerjakan. - Fungsi kenapa dibuat hibah karena barang yang
(perkembangan tiap rapat). diminta tidak mungkin dikembalikan lagi
- Yang mengundang panitia OC adalah bid. Adm setelah acara
kesek - Kalau kertas dari senior jika ada sisa kertas nya
tidak tahu mau dikemanakan
Pembacaan dan Pembahasaan Jobdesc bidang - Untuk tanda pengenal panitia SC dan OC
perlengkapan diperlukan plastik dan tali badge nama
- Buku kwitansi untuk pendaftaran dibuat dua ,
- Mendata semua barang yang diperlukan tiap karena takutnya banyak yang mendaftar
bidang baik sebelum, saat dan setelah PORSENI - Menurut koor perlengkapan buku kwitansi tahun
2019. lalu hanya satu, tapi menurut SC tidak satu
- Mendata semua perlengkapan baik sebelum, saat - Arsip yang dibeli 1 dan 5 lagi masih ada di HMJ
dan setelah PORSENI 2019. dan sudah dipastikan ke kesekretariatan HMJ
- Ralat buku kwitansi tahun lalu ada 3, tetapi - Untuk mekanisme pengambilan konsumsi
Adm meminta 2 buku peserta, yang sudah dapat dilingkari namanya,
- Laptop dipakai 3,supaya tidak terlalu berat setiap registrasi pesera membawa nomor peserta
untuk memprint sertifikat,draft,dan list peserta dan bukti pendaftaran
lomba, serta print juga ada 3 - Kartu merah dan kuning ,bahan nya yang dibeli,
- Bambu 3 meter 7 buah untuk umbul-umbul kartu nya buat sendiri menggunakan kertas map
sponsor - Gawang dan jaring gawang disewa, dibuat
- Tanngapan biasanya umbul-umbul nya sudah dipengeluaran
ada dari sponsor - Kamera disediakan disetiap lomba, kecuali di
- Untuk peminjaman laptop , sudah ada orang nya foto kontes, untuk kamera bantuan
dan sudah disetujui dari anggota menggunakan kamera hp
[Link] - Photoboth diusahakan dari bahan bekas
- Saran : untuk privasi pakai punya masing- - 1 kamera untuk di photoboth
masing bidang , jadi akan dicari laptop dari - Saran nya untuk pertandingan futsal
anggota Adm itu sendiri menggunakan drone, bidang PUBDEKDOK
- Tempat kue untuk jual risol dan donat dari anak sudah meminta drone
[Link] - Dimanapun berada harus sigap dalam
- Printer belum dapat mengambil setiap foto dan langsung segera post
- Kalau tinta printer dibeli, maka sisa nya mau di medsos
dikemanakan jika menggunakan sistem suntik, - Untuk mendali masih didiskusikan kembali
saran nya dihibahkan ke HMJ
- Alas talam digunakan untuk bagi-bagi makanan
sewaktu opening ceremony
- Gunting sudah ada 3, dan hekter sudah ada 2
dari 3 permintaan
- Fungsi gunting untuk badge nama
- Sertifikat dan badge nama pakai kertas bc, saran
nya sangat disayangkan dana nya jika badge
nama pakai kertas bc, padahal dapat dialihkan
ke sertfikat semua
- Hekter dan gunting juga disediakan untuk di
posko juga
- Jumlah hekter dan gunting akan
dipertimbangkan ulang
- Meja 3 buah untuk tamu undangan ,sewaktu
opening ceremony
- Cok sambung 10 buah ,akan dipinjam dari
komting-komting
- Jumlah cok sambung akan disesuaikan
- Flashdisk disediakan untuk lomba tari
- Harus nya ada opsi lain atau plan B jika teradi
hujan, karena properti yang digunakan berbahan
kertas,jangan samapi opening ceremony batal
kalau mau pakai kertas jika ingin
meminimalisirkan dana, saran nya diskusi ulang
sama [Link]
- Sound system 2 untuk futsal dan tari
- Saran untuk proyektor, jika pakai wps bisa jadi
4 layar dalam 1 proyektor, kalau proyektor biasa
tidak cukup
- Sudah dikirim list nya ke perlengkapan dari
bidag acara ada panggung, meja 3 buah untuk
opening ceremony dan 1 buah untuk tari
- Piring 32 buah dari bidang konsumsi untuk
opening ceremony dan juga juri , saran nya
dikurangi saja menjadi 20 buah
- 2 Plastik rol untuk menutupi buah , dan susunan
nya 1 meja untuk 2 piring
- Piring nya berupa piring batu
- Kursi 6 buah untuk bidang konsumsi ,dipakai
untuk registrasi ulang