PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DENGAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO 2010 DI RUMAH

SAKIT UMUM DAERAH CICALENGKA KAB. BANDUNG

ECEP BUDI ROHIMAN

Informatika Rekam Medis, Politeknik Piksi Ganesha
Ecep.budi90@[Link]

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi retensi rekam medis menggunakan
Microsoft Visual Studio 2010 Di Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka.. Teknik pengumpulan data
yang digunakan dengan cara melakukan observasi dan dilengkapi dengan kajian pustaka yang
memiliki relevansi dengan pokok permasalahan. Metode pengembangan sistem informasi yang
digunakan adalah [Link] penelitian yang dilakukan, penulis menemukan beberapa
permasalahan diantaranya: (1) proses pemilahan berkas inaktif dan pembuatan laporannya belum
terkomputerisasi sehingga penyampaian informasinya lambat, sulit, tidak efektif, dan tidak efisien. (2)
Kurang nya ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif dan nonaktif. (3) kurang nya sumber
daya manusia dalam mengelola retensi rekam medis. Adapun saran yang diberikan untuk mengatasi
masalah yang timbul adalah dengan cara: (1) Dibuatkan sistem komputerisasi yang baik untuk
pelaksanaan retensi rekam medis di rumah sakit umum daerah cicalengka. (2) diperlukan ruang yang
lebih memadai dan perlunya rak penyimpanan yang cukup untuk rekam medis inaktif dan nonaktif (3)
menambah sumber daya manusia dibagian rekam medis supaya dalam pelaksanaan retensi berkas
rekam medis jelas dan ada karyawan yang bertanggung jawab terhadap berkas yang diretensi.
Kata Kunci: Perancangan, Sistem Informasi, Rekam Medis, Retensi, Microsoft Visual Studio 2010

ABSTRACK
This research aimed to design of medical record retention information system used Microsoft
Visual Studio 2010 at Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka.. The data collection techniques used
were by observations and completed by literature study which had related with the problems.
Software development methods was made using prototype.. From the research, the writer found
several problems such as : (1) Processes of sorting out inactive files and preparation of reports were
not computerized so that the delivery information was slow, difficult, ineffective, and inefficient, (2)
lack of storage space inactive and off medical record file. (3) lack of human resource in managing
medical record retention.. Suggenstion were given by (1). An appropriate computerized system for
the implementation of medical record retention should be built. (2). An adequate more space and
adequate storage racks for active medical records should be provided. (3). Increasing the human
resource section of the medical record so that in the implementation of medical record retention file
is clearly and there are employees who are responsible for the file retention,
Keywords : Design, Information System, Medical Record, Retention, Microsoft Visual Studio 2010

PENDAHULUAN promotif, preventif, kuratif dan

rehabilitatif. Perkembangan teknologi
A. Latar Belakang
informasi yang begitu pesat telah
Salah satu aspek dalam kehidupan
merambah ke berbagai sektor termasuk
manusia yang tergantung terhadap
juga dalam bidang kesehatan. Secara
informasi adalah di bidang kesehatan.
generik, alasan utama menggunakan
Pelayanan kesehatan kepada masyarakat
teknologi informasi adalah agar mampu
dilakukan salah satunya melalui rumah
memberikan pelayanan kesehatan
sakit. Rumah sakit menyelenggarakan
masyarakat secara lebih efisien,
pelayanan kesehatan yang bersifat
meningkatkan efektivitas dan

1
produktivitas kerja serta menguatkan merupakan Keterangan baik yang tertulis
fungsi stratejik organisasi kesehatan dan terekam tentang identitas, anamnesa,
masyarakat dengan memanfaatkan pemeriksaan fisik, laboratorium,
informasi kesehatan dari berbagai diagnosa, serta pelayanan dan tindakan
sumber. Sehingga, seorang praktisi medis yang di berikan kepada pasiendan
kesehatan masyarakat harus mampu pengobatan baik yang dirawat inap,
menggunakan informasi kesehatan rawat jalan maupun yang mendapatkan
secara efektif, memanfaatkan teknologi pelayanan gawat darurat. Selain itu,
informasi secara efektif serta rekam medis berguna sebagai bukti
mengembangkan, mengelola dan tertulis atas tindakan pelayanan terhadap
memelihara program teknologi informasi seorang pasien serta mampu melindungi
kesehatan masyarakat secara efektif kepentingan hukum bagi pasien yang
pula. bersangkutan, rumah sakit maupun
Dunia kesehatan (medis) merupakan dokter dan tenaga kesehatan lainnya. Di
bidang yang bersifat information- rumah sakit yang besar, frekuensi keluar
intensive, akan tetapi adopsi teknologi masuknya rekam medis sangat tinggi,
informasi relatif tertinggal. Sebagai sehingga dalam waktu yang lama
contoh, ketika transaksi financial ruangan penyimpanan akan penuh dan
secara elektronik sudah menjadi salah tidak mencukupi lagi untuk rekam medis
satu prosedur standar dalam dunia yang baru. Penyusutan, pemusnahan dan
perbankan, sebagian besar rumah sakit jadwal masa penyimpanan rekam medis
di Indonesia baru dalam tahap merupakan salah satu upaya yang
perencanaan pengembangan billing dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan
sistem. Meskipun fasilitas pelayanan tujuan mengurangi penumpukan rekam
kesehatan dikenal sebagai organisasi medis dalam ruangan.
yang padat modal, padat karya, tetapi Dengan memanfaatkan
investasi teknologi informasi masih teknologi serta sumber daya yang ada,
merupakan bagian kecil. Seiring maka suatu kegiatan rekam medis dapat
dengan berkembangnya ilmu berlangsung dengan lebih efektif dan
pengetahuan dan teknologi kedokteran, efisien, tidak terkecuali pada kegiatan
fungsi pelayanan kesehatan klinik pun penyusutan (retensi) data rekam medis.
mengalami perkembangan, maka yang Kendala yang sering dialami pada
disebut fasilitas pelayanan kesehatan kegiatan retensi adalah pada saat proses
tidak terbatas hanya pada dokter dan pendokumentasian data rekam medis
pemakai jasa pelayanan saja, tetapi baik itu data identitas pasien maupun
juga berbagai tenaga kesehatan data medis pasien seperti diagnosa,
lainnya. mengingat meskipun data rekam medis
Pengelolaan fasilitas telah di retensi namun kemungkinan data
pelayanan kesehatan telah begitu tersebut digunakan kembali sangat besar
meluasnya, maka munculah kebutuhan ketika pasien yang bersangkutan kembali
akan jenis tenaga lain karena pekerjaan- berobat.
pekerjaan administrasi tidak mungkin Pendokumentasian Proses data
hanya ditangani oleh dokter dan perawat rekam medis yang telah di retensi di
saja. Maka diperlukan tenaga yang Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka
menangani administrasi dan pengolahan masih manual, yaitu dengan
data yaitu khususnya di bidang rekam mengarsipkannya kedalam buku yang
medis. Tenaga kesehatan yang dimaksud disebut buku retensi. Hal ini jelas sangat
salah satunya adalah Perekam Medis dan tidak efektif dan efisien apabila
Informatika Kesehatan yang merupakan diperlukan dikemudian hari, selain itu
tenaga kesehatan sesuai dengan yang jika dihubungkan dengan kemajuan
tercantum dalam Peraturan Pemerintah teknologi saat ini, kegiatan retensi yang
No.32 tahun 1996 tentang tenaga dilakukan sangat ketinggalan jaman.
kesehatan. Berdasarkan kenyataan yang
Menurut Depkes Dirjen ditemukan di lapangan, peneliti tertarik
Yanmed (2006 : 11) “rekam medis untuk mengetahui lebih jauh bagaimana
 3

kegiatan retensi yang dilakukan dan medis di Rumah Sakit Umum

bagaimana merancang sistem informasi Daerah Cicalengka.
pada kegiatan retensi berkas rekam 2. Untuk mengetahui permasalahan
medis pasien rawat jalan di Rumah Sakit apa yang timbul dalam sistem
Umum Daerah Cicalengka. Dihadapkan retensi rekam medis di Rumah
kondisi dan situasi diatas serta dalam Sakit Umum Daerah Cicalengka.
rangka meningkatan mutu pelayanan 3. Untuk mengetahui upaya
yang baik, maka judul yang diambil pemecahan masalah apa saja yang
yaitu : PERANCANGAN SISTEM dilakukan untuk mengatasi
INFORMASI RETENSI REKAM masalah dalam retensi rekam
MEDIS DENGAN medis di Rumah Sakit Umum
MENGGUNAKAN MICROSOFT Daerah Cicalengka.
VISUAL STUDIO 2010 DI RUMAH 4. Untuk mengetahui perancangan
SAKIT UMUM DAERAH sistem informasi retensi rekam
CICALENGKA. medis di Rumah Sakit Umum
1.2. Pokok Permasalahan Daerah Cicalengka.
adapun yang menjadi pokok
permaslahan dalam penulisan skripsi ini B. Manfaat Penelitian
adalah : Dalam pelaksanaan
bagaimana perancnagan sistem penelitian ini mempunyai manfaat
informasi reatensi berkas rekam medis bagi beberapa pihak diantaranya
pasien rawat jalan dengan menggunakan adalah sebagai berikut :
microsoft visula studio 2010 di rumah
sakit umum daerah cicalengka meliputi : 1. Penulis
Dapat mengembangkan ilmu
1.3 Pertanyaan Penelitian pengetahuan yang diperoleh
Berdasarkan pokok selama mengikuti perkuliahan
permasalahan diatas, maka pertanyaan dan mampu menerapkannya di
yang timbul dalam penelitian ini meliputi lapangan, khususnya tentang
sebagai berikut : analisis dan rancangan sistem
1. Bagaimana pelaksanaan proses informasi retensi berkas rekam
retensi rekam medis di Rumah medis.
Sakit Umum Daerah Cicalengka ? 2. Akademik
2. Permasalahan apa yang timbul Menjadi sumbangsih bagi ilmu
dalam sistem retensi rekam medis pengetahuan khususnya tentang
di Rumah Sakit Umum Daerah rancangan sistem informasi
Cicalengka ? retensi berkas rekam medis
3. Upaya pemecahan masalah apa saja rumah sakit untuk mendukung
yang dilakukan untuk mengatasi evaluasi pelayanan.
masalah dalam retensi rekam medis 3. Rumah Sakit
di Rumah Sakit Umum Daerah Dapat dijadikan bahan
Cicalengka ? pertimbangan untuk
4. Bagaimana perancangan sistem meningkatkan kualitas
informasi retensi rekam medis di pelayanan khususnya pada unit
Rumah Sakit Umum Daerah rekam medis mengenai retensi
Cicalengka ? berkas rekam medis Rumah
Sakit Umum Daerah
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian. Cicalengka. melalui
A. Tujuan Penelitian pengembangan sistem
Berdasarkan pertanyaan informasi.
penelitian yang telah dipaparkan 1.5. Ruang Lingkup/ Batasan Analisis
diatas, maka tujuan dalam penelitian Permasalahan.
ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan Ruang lingkup penulisan skripsi
proses pemilihan retensi rekam ini dibatasi mengenai pelaksanaan
retensi data rawat jalan di Rumah Sakit
 Umum Daerah Cicalengka dengan Kabupaten
memanfaatkan teknologi informasi Bandung.
dengan menggunakan sebagai berikut: Waktu : 11 Juli 2020 sd 11
September 2020
1. Pengolahan data berupa data retensi
rekam medis yang berdasar pada
data ekspedisi berkas rekam medis 1.8 Sistematika Penulisan
pasien. Penulisan Skripsi ini terdiri dari 6
2. Metode pengembangan sistem bab, yang secara garis besar disusun
informasi menggunakan Waterfall. sebagai berikut :
3. Perancangan menggunakan BAB I PENDAHULUAN
Flowmap dan Data Flow Diagram Di dalam bab ini berisi tentang Latar
(DFD). Belakang Masalah, Pokok masalah,
4. Bahasa pemograman menggunakan pertanyaan penelitian, batasan
Microsoft Visual Studio 2010 dan masalah, tujuan dan manfaat laporan,
database Microsoft Access 2010. tempat dan pelaksanaan penelitian
1.6. Metodologi Penelitian serta sistematika penulisan laporan.
Penelitian dan penyusunan BAB II LANDASAN TEORI
Skripsi ini, penulis melakukan Pada bab ini akan dijelaskan tentang
penerapan metode penelitian dalam penjabaran teori-teori yang digunakan
memperoleh data yang dibutuhkan pada analisa dan perancangan serta
sehingga penyusunan Skripsi ini dapat teori-teori pendukungnya sebagai
terselesaikan dengan baik. Adapun pedoman terhadap permasalahan yang
metode penelitian yang penulis [Link] Rumah Sakit,
lakukan adalah sebagai berikut : Rekam Medis, Prosedure, Retensi,
1. Wawancara Perancangan Sistem
Melakukan komunikasi BAB III METODOLOGI
langsung dengan staff di PENELITIAN
bagian Rekam Medis Rawat Bab ini menbahas mengenai
inap dengan mengajukan metodologi yang digunakan dalam
secara langsung pertanyaan – penelitian dan mendefinisikan
pertanyaan yang berkaitan permasalahan-permasalahan sistem
dengan masalah yang di serta kebutuhan informasi pada sistem
bahas. yang akan dirancang.
2. Studi Pustaka BAB IV ANALISIS SISTEM YANG
Mencari dan SEDANG BERJALAN
mempelajari buku – buku Bab ini berisi tentang profil Rumah
teori yang berhubungan Sakit Umum Daerah Cicalengka. Serta
dengan masalah yang dibahas. Gambaran Rumah Sakit Umum Daerah
3. Observasi Cicalengka
Melakukan pengamatan BAB V PERANCANGAN SISTEM
lingkungan kerja yang Bab ini menjelaskan mengenai
berhubungan dengan masalah perancangan sistem yang
yang di teliti di Rumah Sakit menggunakan data flow diagram,
Umum Daerah Cicalengka. flowmap, serta rancangan basis data.
1.7 Waktu dan Tempat Penelitian BAB VI KESIMPULAN DAN
Penulis melakukan Observasi dan SARAN
Praktek Kerja Lapangan yang Bab ini berisi kesimpulan dan saran
bertempat di : selama melakukan penelitian di Rumah
Nama : Rumah Sakit Sakit Sakit Umum Daerah Cicalengka.
Perusahaan Umum Daerah LANDASAN TEORI
Cicalengka.
Alamat : Jl H. Darham No A. Konsep Rumah Sakit
35 Tenjolaya Kec. 1. Pengertian Piutang
Cicalengka
 5

rumah sakit adalah institusi 6) Documentation, karena

pelayanan kesehatan yang dipakai sebagai bahan
menyelenggarakan pelayanan pertanggung jawaban dan
kesehatan perorangan secara laporan rumah sakit.
paripurna yang menyediakan 7) Acurate, karena isinya sesuai
pelayanan rawat inap, rawat jalan dan dengan kebenaran.
gawat darurat. 8)  Informatif, karena
2. Pengertian Rekam Medis menyangkut sebagai informasi
Rekam medis adalah keterangan baik dengan cepat.
tertulis maupun yang terekam tentang 9) Responsibility, karena dapat
identitas, anamnesa, pemeriksaan direspon atau cepat tanggap
fisik, laboratorium, diagnosis serta dan bertanggung jawab dalam
segala pelayanan dan tindakan medis pelayanan kesehatan.
yang diberikan kepada pasien, dan A. Tujuan Rekam Medis
pengobatan baik yang dirawat inap, Menurut Dirjen Yanmed
rawat jalan, maupun yang (Dirjen Yanmed, 2006:13 ) tujuan
mendapatkan pelayanan gawat darura rekam medis adalah “untuk
Menurut Dirjen Yanmed menunjang tertib administrasi
(2006:10) falsafah dari rekam dalam rangka upaya peningkatan
medis berasal dari singkatan pelayanan kesehatan di rumah
kata ALFRED AIR yaitu sebagai sakit”.
berikut: Tujuan utama rekam
A = Administration medis adalah penunjang terciptanya
L = Legal tertib administrasi dalam rangka
F = Financial upaya peningkatan pelayanan
R = Riset kesehatan di rumah sakit. Tanpa
E = Education didukung suatu sistem pengelolaan
D = Documentation rekam medis yang baik dan benar,
A = Akurat tidak tercipta tertib administrasi
I = Informatif rumah sakit sebagaimana yang
R = Responsibility diharapkan. Sedangkan tertib
administrasi merupakan salah satu
1) Administration, karena isinya faktor yang menentukan didalam
menyangkut tindakan pelayanan kesehatan rumah sakit.
wewenang dan tanggung (Dirjen Yanmed, 2006 :13).
jawab dalam mencapai tujuan Rekam medis dapat
pelayanan keehatan. dikatakan sebagai bukti tertulis
2)  Legal, karena isinya proses pelayanan yang diberikan
menyangkut jaminan dokter dan tenaga kesehatan
kepastian hukum atas dasar lainnya kepada pasien, hal ini
keadilan. merupakan cerminan kerja sama
3) Financial, karena isinya lebih dari satu orang tenaga
menyangkut informasi yang kesehatan untuk menyembuhkan
dipergunakan sebagai aspek pasien. Bukti tertulis pelayanan
keuangan. dilakukan segera setelah
4) Riset, karena isinya pemeriksaan tindakan pengobatan
menyangkut informasi sebagai sehingga dapat
aspek penelitian dan dipertanggungjawabkan.
pengembangan iptek. B. Kegunaan Rekam Medis
5) Education, karena isinya Direktorat Jendral Pelayanan
menyangkut informasi tentang Rekam Medis (2006 : 13),
perkembangan kronologis dan kegunaan rekam medis jika dilihat
pelayanan medis yang dari berbagai aspek, diantaranya
diberikan terhadap pasien. yaitu :
1) Aspek Administrasi
 Rekam medis mempunyai nilai pertanggungjawaban laporan
administrasi karena isinya rumah sakit.
berhubungan dengan tindakan Dengan melihat dari
berdasarkan wewenang dan beberapa aspek tersebut diatas,
tanggung jawab sebagai tenaga rekam medis mempunyai kegunaan
medis dan paramedis dalam yang sangat luas, karena tidak
mencapai tujuan pelayanan hanya menyangkut antara pasien
kesehatan. dengan pemberi pelayanan
2) Aspek Medis kesehatan saja. Kegunaan rekam
Rekam medis mempunyai nilai medis menurut Dirjen
medis karena di pergunakan Yanmed(2006 :15) adalah :
sebagai dasar untuk 1) Sebagai alat komunikasi antara
merencanakan pengobatan atau dokter dengan tenaga kerja
perawatan yang harus diberikan ahlinya yang ikut ambil bagian
kepada seorang pasien. didalam memberikan pelayanan
3) Aspek Hukum pengobatan, pelayanan kepada
Rekam medis mempunyai nilai pasien.
hukum karena isinya 2) Sebagai dasar untuk
berhubungan dengan masalah merencanakan
jaminan hukum atas dasar pengobatan/perawatan yang
keadilan. Rekam medis juga harus diberikan kepada seorang
bisa di gunakan sebagai barang pasien.
bukti dalam kasus pengadilan. 3) Sebagai bukti tertulis atas
4) Aspek Keuangan segala tindakan pelayanan,
Rekam medis memiliki nilai perkembangan penyakit, dan
uang karena isinya mengandung pengobatan selama pasien
data atau informasi yang dapat berkunjung atau dirawat di
digunakan dalam aspek rumah sakit.
keuangan. 4) Sebagai bahan yang berguna
5) Aspek Penelitian untuk analisa, dan evaluasi
Rekam medis memiliki nilai terhadap kualitas pelayanan
penelitian karena isinya yang diberikan kepada pasien.
menyangkut data atau informasi 5) Melindungi kepentingan hukum
yang dapat dipergunakan dalam bagi pasien, rumah sakit
aspek penelitian dan maupun dokter dan tenaga
pengembangan ilmu kesehatan lainnya.
pengetahuan di bidang 6) Menyediakan data-data
kesehatan. khususnya yang sangat berguna
6) Aspek Pendidikan bagi penelitian dan pendidikan.
Rekam medis mempunyai nilai 7) Sebagai dasar dalam
pendidikan karena isinya perhitungan biaya pembayaran
menyangkut data atau informasi pelayanan medik pasien.
tentang perkembangan dan
kegiatan pelayanan medic yang
di berikan kepada pasien.
3. Pengertian Retensi
Informasi tersebut dapat di
gunakan sebagai bahan atau Penjualan kredit menimbulkan
rafarensi pengajaran di bidang adannya piutang, piutang dapat menjadi
profesi pemakai. kerugian maupun keuntungan. Apabila
7) Aspek Dokumentasi perusahaan dapat menagih piutang maka
Suatu rekam medis memiliki perusahaan akan besar keuntungannya,
nilai penelitian karena isinya dan sebaliknya apabila perusahaan tidak
menyangkut nilai yang harus dapat menagih piutang maka menimbulkan
didokumentasikan dan dipakai piutang tak tertagih, Piutang yang tidak
sebagai bahan dapat ditagih dikarenakan penjualan secara
 7

kredit, merupakan kerugian bagi kreditur Tujuan Retensi atau

Menurut Stice (2011:417) penyusutan berkas rekam medis
menurut Akasah, 2008 adalah :
Menurut Reeve dan Warrant
1) Mengurangi jumlah
(2015:449) terdapat dua metode akuntansi
berkas rekam medis yang
untuk piutang tak tertagih yaitu sebagai
semakin bertambah.
berikut :
2) Menyiapkan fasilitas
1) Metode penghapusan langsung (direct yang cukup untuk tersedianya
write off menthod) tempat penyimpanan berkas
Mencatat beban piutang tak rekam medis yang baru.
tertagih hanya pada saat piutang benar- 3) Tetap menjaga kualitas
benar dianggap tidak bisa ditagih. pelayanan dengan
2) Metode penyisihan (allowance mempercepat penyiapan rekam
menthod) medis jika sewaktu waktu
diperlukan.
Mengestimasi jumlah piutang
4) Menyelamatkan rekam
yang tidak dapat ditagih dan mencatat
medis yang bernilai guna
beban piutang tak tertagih berdasarkan
tinggi serta mengurangi yang
estimasi tersebut pada tiap akhir
tidak bernilai guna/nilai guna
periode akuntansi. Metode yang dapat
rendah atau nilai gunanya
digunakan dalam mengestimasi jumlah
telah menurun.
piutang yaitu metode presentase
4. Pengertian Perancangan
penjualan yang menekankan pada
Pengertian perancangan menurut
pendanaan beban piutang tak tertagih
Ladjamudin (2005:51) adalah
dengan penjualan secara kredit dengan
“kemampuan untuk membuat
periode tersebut, dan metode analisis
beberapa alternatif pemecahan
umur piutang yaitu mengestimasi
masalah”. Menurut Azhar Susanto
jumlah piutang tak tertagih dengan
dalam buku Al bahra “perancangan
melihat berapa lama piutang tertentu
adalah spesifikasi umum dan terinci
belum dilunasi dengan menghitung
dari pemecahan masalah berbasis
umur piutang.
komputer yang telah dipilih selama
Penyusutan rekam medis tahap analisis”
menurut Akasah, 2008 adalah suatu 5. Pengertian Sistem
kegiatan pengurangan berkas rekam Menurut McLeod dalam buku Yakub,
medis dari rak penyimpanan sistem “adalah sekelompok elemen-
dengan cara: elemen yang terintegrasi dengan
1) Memindahkan berkas rekam tujuan yang sama untuk mencapai
medis in aktif dari rak file aktif tujuan”. Sedangkan menurut
ke rak file in aktif dengan cara (Jogiyanto, 1999 dalam buku Yakub
memilah pada rak file “terdapat dua kelompok pendekatan
penyimpanan sesuai dengan sistem di dalam mendefinisikan
tahun kunjungan. sistem yaitu pendekatan pada
2) Menginput data berkas rekam prosedur, dan pendekatan pada
medis in aktif sesuai ketentuan komponen komponen atau elemen-
yang berlaku pada program elemen.
retensi. 6. Pengertian Informasi
3) Memusnahkan berkas rekam Menurut Ladjamudin,2005:8)
medis yang telah di input mendefiniskan informasi sebagai data
datanya dengan cara tertentu yang telah diperoleh menjadi bentuk
sesuai ketentuan yang berlaku. yang lebih berarti dan berguna bagi
4) Dengan melakukan scanner penerimanya untuk mengambil
pada berkas rekam medis. keputusan masa kini maupun yang
akan dating

A. Tujuan Retensi
 Menurut Nugroho et. Al (2014:6)
kualitas informasi tergantung dari 3
(tiga hal penting), yaitu :
a. Akurat
b. Tepat pada waktunya
c. Bermanfaat (Relevan)
A. Konsep Data Flow Diagram
1. Pengertian Data Flow Diagram
Menurut Ladjamuddin (2005:64)
data flow diagram merupakan
“model dari sistem untuk
menggambarkan pembagian
sistem ke modul yang lebih
kecil”. Macam-macam Data
Flow Diagram menurut
Ladjamuddin
(2005:64) dilihat dari tingkatan Sumber : Ladjamudin
levelnya : (2005:72)
a. Diagram Konteks 3. Larangan Dalam DFD
Diagram konteks Menurut Ladjamuddin
adalah diagram yang terdiri (2005:75) dalam
dari suatu proses yang menggambarkan / mendesain
menggambarkan ruang DFD ada beberapa hal yang
lingkup suatu sistem. harus dihindari, sehingga DFD
Diagram konteks merupakan tersebut menggambarkan secara
Level tertinggi. keseluruhan sistem yang akan
b. Diagram Nol/Zero (Overview dirancang, hal-hal tersebut
Diagram) adalah:
Diagram nol yaitu a. Arus data tidak boleh dari
diagram yang entitas luar langsung menuju
menggambarkan proses dari entitas luar lainnya tanpa
fakta data flow diagram. melalui proses.
Diagram nol memberikan b. Arus data tidak boleh dari
pandangan secara menyeluruh simpanan data langsung
mengenai sistem yang menuju entitas luar tanpa
ditangani, menunjukkan melalui suatu proses.
tentang fungsi-fungsi utama, c. Arus data tidak boleh dari
aliran data dan eksternal simpanan data langsung
entity. menuju simpanan data lainnya
c. Diagram Rinci (Level tanpa melalui suatu proses.
Diagram) d. Arus data dari satu proses
Diagram rinci adalah langsung menuju proses yang
diagram yang menguraikan e. lainnya, tanpa melalui suatu
proses apa yang ada didalam simpanan data,
diagram zero atau diagram sebaliknya/sebisa
level diatasnya. mungkin dihindari.
2. Simbol Data Flow Diagram yang B. Konsep Entity Relationship Diagram
sering digunakan: (ERD)
Tabel 2.1 Menurut Ladjamuddin
Simbol-simbol DFD (2005:142) adalah suatu model
jaringan
yang menggunakan susunan data yang
disimpan dalam abstrak.
BAB III
Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah
Cicalengka Kabupaten Bandung
 9

Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka Dipakai pada metodologi

diresmikan pada tanggal 15 Februari 2010 pengembangan sistem yang terstruktur
dengan direktur pertama drg. Grace Mediana P, dan untuk mengembangkan arus data
Mkes. Rumah Sakit umum Daerah Cicalengka dalam sistem yang jelas. Berikut data
ini mulai dibangun pada tanggal 9 april 2007 flow diagram sistem informasi retensi
dengan jangka waktu pekerjaan selama 540 hari berkas rekam medis :
sampai tanggal 30 Oktober 2008 dengan luas Username, Pasword

lahan 24.604 m2 dan luas bangunan 6.294 m2.. Petugas RM 1.0 Login Username, Pasword Pass

Di Kabupaten Bandung terdapat 3RSUD yaitu

RSUD Soreang, RSUD Majalaya dan RSUD Data Pasien

Cicalengka. Orientasi visi dan misi Kabupaten 2.0 Entri data

Data Ekspedisi Expedisi
Expedisi
Bandung yang menghendaki akselerasi Lap. RM Inaktif

pembangunan partisifatif. Diperlukan adanya Lap. Kunjungan Data Ekspedisi

rumah sakit didaerah tersebut dengan 3.0 Proses

Data
Kunjungan

secepatnya, maka dibangunlah rumah sakit Pasien

dengan sistem rancang bangun, dasar hukum Data Kunjungan

Data RM Inaktif
Rumah Sakit Umum Daerah Cicalengka: 4.0 Filter RM
Inaktif
Data Kunjungan Kunjungan

PERANCANGAN SISTEM Data Kunjungan

A. Rancangan Flowmap
5.0 Proses
Untuk menggambarkan Data Retensi
Data Retensi Retensi

bagaimana aliran data yang terjadi

pada sistem informasi retensi rekam Lap. Retensi

medis diperlihatkan pada flowmap SPV Rekam

Medis

berikut : Gambar 5.3

DFD Level 0 Sistem Retensi
Sumber : Penulis 2020

Petugas RM Username, Pasword 1.1 Input Username, Pasword Pass

Keterangan

Username, Pasword 1.2 Cari Username, Pasword

Gambar 5.4
DFD Level 1 Proses 1.0
Sumber : Penulis (2020)
Gambar 5.1.
Flowmap Sistem Retensi
Sumber : Penulis (2020)
B. Diagram Konteks
Sistem
SPV Rekam
Pasien Data Pasien Informasi Lap Retensi
Medis
Retensi

Gambar 5.2.
Diagram Konteks Sistem Retensi
Sumber : Penulis 2020

C. Data Flow Diagram

 No RM, Nama Pasien
2.1 Tambah
Petugas RM Data Pasien Data Expedisi Expedisi
Data
Kunjungan

5.1 Tambah
Data RM Non Aktif
Data Retensi
Petugas RM
Data Pasien 2.2 Simpan Data Expedisi

Data Retensi

5.2 Simpan
Data Retensi Data Retensi
Data Expedisi
Data Pasien 2.3 Ubah

5.3 Ubah Data

Data Retensi
2.4 Hapus Data Expedisi Retensi

2.5 Reset 5.4 Hapus

Data Retensi
Data Retensi

Data Expedisi

2.6 Sort
5.5 Reset Data Retensi Retensi

2.7 Cari

[Link] 5.6 Cari Data

Data Retensi
Retensi

2.8 Filter

5.7 Sort Data

Data Retensi
Retensi

2.9 Cetak

5.8 Filter Data Data Retensi

Retensi

2.10 Export
Data Retensi

5.9 Cetak Data Data Retensi

Retensi

SPV Rekam
Lap. Retensi

Gambar 5.5
Medis

5.10 Export
Lap. Retensi Format Excel
Data Retensi

DFD Level 1 Proses

Sumber : Penulis 2020
Gambar 5.8
DFD Level 1 Proses
Sumber : Penulis (2020)
Gambar 5.6
DFD Level 1 Proses D. Rancangan Basis Data
Petugas RM Expedisi

Perancangan basis data ini

Data ekspedisi
dimaksudkan untuk membentuk tempat
Data ekspedisi 3.1 Filter Data Kunjangan
penyimpanan data pada media
penyimpanan. Pada perancangan kali
ini penulis akan menggambarkan
Data ekspedisi
3.2 Sort Data Kunjangan Kunjungan
struktur gambar dan relasi tabel pada
database retensi rekam medis.
1) Entity Relationship Diagram
3.3 Cari Data Kunjangan Komponen utama pembentuk
ERD yaitu entitas dan relasi, sehingga
dalam hal ini diagram E-R merupakan
Lap. Kunjungan 3.4 Filter Data Kunjangan komponen – komponen himpunan
entitas dan himpunan relasi yang
dideskripsikan melalui atribut-atribut
Data Kunjangan

3.5 Cetak
yang menggambarkan seluruh fakta
dari sistem yang ditinjau.
Sumber : Penulis (2020)

4.1 Filter RM
Kunjungan Data Kunjungan Lap. RM Inaktif Petugas RM
Inaktif

Tanggal Kunjungan

Gambar 5.7 Gambar 5.9

DFD Level 1 Proses Entity Relationship Diagram
Sumber : Penulis (2020) Sumber : Penulis (2020)
.

E. Rancangan Masukan
 11

1. Rancangan Form Login 4. Rancangan Form Kunjungan

Gambar 5.14
Gambar 5.11 Rancangan Form Kunjungan
Rancangan Form Login Sumber : Penulis (2020)
Sumber : Penulis (2020)
A. RANCANGAN KELUARAN
2. Rancangan Form Menu Utama 1. Laporan Data rekam
medis in aktif

Gambar 5.12
Rancangan Form Menu Utama
Sumber : Penulis 2020

3. Rancangan Form data pasien

Gambar 5.15
Laporan Data Rekam Medis In
Aktif
Sumber : Penulis (2020)

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil
pengembangan sistem yang telah penulis
Gambar 5.13 lakukan, maka dapat diambil kesimpulan
Rancangan Form Retensi sebagai berikut :
Sumber : Penulis (2020) A. Proses pada sistem informasi
retensi rekam medis sedang
berlangsung berdasarkan survey
terhadap berkas rekam medis
yang telah memiliki usia minimal
lima tahun, memilah dan mencatat
rekam medis inaktif,
memindahkan rekam medis
 inaktif tersebut ke rak wewenang dari masing-masing
penyimpanan, rekam medis yang pemegang data ditiap bagian.
sudah inaktif dikumpulkan dan
DAFTAR PUSTAKA
disimpan terpisah dengan rekam
medis yang aktif untuk dilakukan
UU NO 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
penghapusan.
Keputusan Menteri Republik Indonesia No.
B. Kegiatan retensi berkas rekam
806b/Menkes/SK/XII/1987, klasifikasi
medis di RSUD CICALENGKA
Rumah sakit
masih belum optimal. Kendala
PERMENKESRINo.269/MENKES/PER/III/20
yang sering dialami pada kegiatan
08 Pasal 1 ayat 1 tentang Rekam Medis
retensi adalah pada saat proses
Menurut DEPKES RI nomor 13 tahun 2006
pemilihan berkas rekam medis
Tentang Pelayanan Medik
baik, mengingat kapasitas
Direktorat Jendral Pelayanan Medik revisi ll
ruangan serta rak yang masih
tahun 2006 Tentang Pedoman
kurang optimal walaupun berkas
Penyelengaraan dan Prosedur Rekam Medis
rekam medis telah di retensi
di Indonesia
namun kemungkinan berkas
Menurut MENKES No.269 tahun 2008 Tentang
tersebut di gunakan kembali
Rekam Medis
sangat besar ketika pasien yang
Akasah, : 2008 Modul : Pengelolaan Sistem
bersangkutan kembali berobat.
Rekam Medis I (PSRM), Politeknik Piksi
C. Untuk mengatasi permasalahan
Ganesha, Bandung
yang telah dianalisis dan
Azhar Susanto. 2000. Sistem Informasi
dirancang tersebut, maka penulis
Manajemen Konsep dan Pengembangannya.
membangun sebuah aplikasi
Linggajaya. Bandung
perangkat lunak retensi rekam
Darmawan. (2013). Metode Penelitian
medis yang diharapkan bisa
Kuantitatif.: Remaja Rosdakarya: Bandung
membantu petugas dalam
Al-Bahra Bin Ladjamudin, (2005), Analisis dan
memasukan data. Penulis
Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu:
mengimplementasikannya pada
Yogyakarta
aplikasi Microsoft Visual Studio
Yakub. (2012). Pengantar Sistem informasi.
2010 dan menggunakan Microsoft
Graha Ilmu: Yogyakarta
Access sebagai database nya,
Notoatmodjo, Soekidjo, (2008), Metodologi
sehingga pengolahan data retensi
Penelitian Kesehatan. Edisi revisi. PT.
ini memiliki media penyimpanan
Rineka Cipta: Jakarta:.
yang lebih baik dibanding dengan
Edhy Sutanta. (2003). Sistem Informasi
dalam bentuk arsip kertas.
Manajemen. Graha Ilmu. Yogyakarta.
Sugiyono, (2008). Metode Penelitian Kunatitatif
2. Saran
Kualitatif dan R&D. Alfabeta: Bandung
Adapun saran yang bisa Penulis
sampaikan yang berhubungan dengan
pembahasan adalah :
A. Hendaknya yang menjadi Pengguna
adalah seseorang yang memiliki
kemampuan di bidang komputer.
B. Melakukan pelatihan kepada
petugas yang berwenang dalam
penggunaan aplikasi tersebut.
C. Melakukan pengembangan sistem
informasi retensi, sehingga dapat
memenuhi kebutuhan sistem yang
terus berubah-ubah seiring
berjalannya waktu.
D. Lebih meningkatkan security level
(tingkat keamanan) untuk
mengelola data sesuai dengan