Pertemuan ke 10
&11
Siklus Pengeluaran:
Pembelian dan Pengeluaran
Kas
Siklus Pengeluaran:
Tujuan Utama
• Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan
bisnis dan operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.
• Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah
untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan
berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi
untuk berfungsi.
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran:
• Ada tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus
pengeluaran yaitu:
1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
2. Menerima dan menyimpan barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
Siklus Pengeluaran:
Keputusan-keputusan penting
• Berapakah tingkat optimal persediaan dan
perlengkapan yang akan ditanggung?
• Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan
layanan terbaik dengan harga terbaik ?
• Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan
disimpan ?
• Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi
pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga
yang optimal ?
Siklus Pengeluaran:
Keputusan-keputusan penting
• Bagaimana TI dapat digunakan untuk
meningkatkan baik efisiensi maupun
keakuratan fungsi logistik inbound ?
• Apakah tersedia cukup kas untuk
memanfaatkan diskon yang diberikan oleh
pemasok ?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat
dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
• Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran
adalah memesan persediaan atau
perlengkapan.
– Metode pengendalian persediaan tradisional
ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis
[EOQ]) Economic Order Quantity:
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah
optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya
pemesanan, penggudangan dan kekurangan
persediaan.
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
• Metode-metode pengendalian persediaan
alternatif :
– MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang
dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan
memperkirakan kebutuhan.
– JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan
menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan
persediaan.
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
• Apakah perbedaan utama antara Materials
requirements planning (MRP) dan Just-In-Time
(JIT) ?
– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi
perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan
persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi
permintaan pelanggan, sehingga secara nyata
meniadakan persediaan barang jadi.
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen
yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal
dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang
diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menentukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus
dipertimbangkan dalam membuat keputusan
ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
(layanan)
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau
formulir elektronis yang secara formal meminta
pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk
yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu
pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat
untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
Menerima dan menyimpan barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
• Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus
pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan
barang yang dipesan.
• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-
kebutuhan informasi:
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung
jawab utama:
1 Memutuskan apakah menerima pengiriman
2 Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Menerima dan menyimpan barang,
Perlengkapan dan jasa (layanan)
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang
digunakan dalam subsistem penerimaan dalam
siklus pengeluaran, laporan ini
mendokumentasikan rincian mengenai: setiap
kiriman, termasuk tanggal penerimaan,
pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian.
– Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini
menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan
jumlah barang yang diterima.
Membayar barang dan jasa (layanan):
Menyetujui Faktur Pemasok
• Aktivitas utama ketiga dalam siklus
pengeluaran adalah menyetujui faktur
penjualan dari vendor untuk pembayaran.
– Bagian utang usaha menyetujui faktur
penjualan untuk dibayar
– Kasir bertanggung jawab untuk melakukan
pembayaran
Membayar barang dan jasa (layanan):
Menyetujui Faktur Pemasok
• Tujuan utang usaha adalah untuk
mensahkan pembayaran hanya untuk barang
dan jasa yang dipesan dan benar-benar
diterima.
• Ada dua cara untuk memproses faktur
penjualan dari vendor :
[Link] tanpa voucher
[Link] Voucher
Membayar barang dan jasa (layanan):
Memperbaiki Utang Usaha
Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan
faktur secara elektronis, baik melalui EDI
atau melalui Internet
• Penghapusan faktur vendor (pemasok).
Pendekatan tanpa faktur ini disebut
Evaluated Receipt Settlement (ERS).
Membayar Barang: Membayar faktur
penjualan yang telah disetujui
• Kasir menyetujui faktur
• Gabungan dari faktur vendor dengan
dokumen pendukungnya disebut : Bundel
voucher.
• Keputusan penting dalam proses
pengeluaran kas adalah menetapkan apakah
akan memanfaatkan diskon yang
ditawarkan untuk pembayaran awal.
Kebutuhan Informasi
• Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan
informasi yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
• Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa
SIA harus memberikan informasi operasional yang
dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut
ini :
– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan
persediaan yang akan dipesan.
Kebutuhan Informasi
– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.
– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
– Memutuskan apakah diskon pembelian harus
dimanfaatkan.
– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk
membayar kewajiban yang belum diselesaikan.
Kebutuhan Informasi
• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan
informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat
waktu dan kualitas.
– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari
area penerimaan ke produksi.
– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.
Siklus Pengeluaran
Titik pemesanan ulang
Various Permintaan Pengendalian
departments barang persediaan
Pesanan barang
Siklus Pengeluaran
Pesanan ulang
Siklus
Barang pesanan pendapatan
Purchase
order kebutuhan
Persediaan Vendor Siklus
produksi
Laporan penerimaan Penerimaan Penerimaan barang
barang
Siklus Pengeluaran
Penerimaan
Dari pembelian Dari pemasok
Pesanan Slip pengepakan
pembelian
Verify order,
A count, and
inspect
Siklus Pengeluaran
Hutang Dagang
Dari Dari Dari
pemasok pembelian toko
Pesanan Laporan
Faktur pembelian penerimaan
Compare, review,
verify N
accuracy
Siklus Pengeluaran
Kasir
From A/P A
Batch totals
Invoice
Receiving
report Compare and
Purchase reconcile
order
Disbursement Review and
voucher compute Batch
batch total total
• Bagian-bagian yang terkait dalam siklus
pengeluaran kas adalah :
1. Pemasok
2. Gudang
3. Kas/Kasir
4. Pembukuan
• Job Description Siklus Pengeluaran Kas :
a) Pemasok: - Memberikan daftar brng beserta hrg
kpd bagian pembelian.
- Menyediakan brng yg diminta oleh perusahaan.
b) Bagian Gudang: Mengecek brng yg tlh habis di
gudang dan Membuat daftar brng yg tlh habis di
gudang utk dilaporkan.
c) Bagian Kas/Kasir: Mengeluarkan sjmlh uang
utk keperluan atau kebutuhan perusahaan
d) Bagian Pembukuan: Membuat lap keu atas
dasar pengeluaran kas yg tlh dikeluarkan oleh
perusahaan
• Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan
dari siklus pengeluaran kas :
1. Nota Pembayaran
2. Surat Pengajuan Kredit
3. Data Barang yang diretur
Sistem Pemrosesan Pembelian
Langkah-langkah sistem pemrosesan pembelian
adalah: a) Mengetahui kebutuhan utk mengisi
kembali stok persediaan mll
pengamatan thdp catatan persediaan.
b) Proses pembelian menentukan kuantitas
pesanan, memilih pemasok dan menyiapkan
pesanan pembelian.
c) Setelah satu periode waktu, perusahaan
menerima item persediaan dari pemasok &
diperiksa kualitas, kuantitasnya & dikirimkan
ke toko/ gudang
Sistem Pemrosesan Pembelian
d) Informasi menerima bukti penerimaan
persediaan digunakan utk meng-update
catatan persediaan.
e) Proses Utang dagang menerima faktur dari
pemasok. UD merekonsiliasi dgn informasi
transaksi dan catatan kewajiban tertentu utk
membayar di waktu tertentu di masa akan
datang.
f) Buku besar menerima rangkuman informasi
dari utang dagang & kontrol persediaan.
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik
adalah untuk memberikan pengendalian yang
cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan
berikut terpenuhi:
• Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
• Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
• Validitasi, otorisasi transaksi dicatat.
• Transaksi dicatat secara akurat.
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
• Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan
(dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
• Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan
dengan efektif.
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah ancaman-ancaman itu ?
– Mencegah kehabisan &/atau kelebihan
persediaan
– Meminta barang yg tidak dibutuhkan
– Membeli dengan harga yg dinaikkan
– Membeli barang berkualitas rendah
– Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
– Komisi (kickbacks)
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
– Menerima barang yang tidak dipesan
– Membuat kesalahan dalam penghitungan
– Mencuri persediaan
– Gagal memanfaatkan diskon pembelian
yang tersedia
– Kesalahan mencatat dan memasukkan data
dalam utang usaha
– Kehilangan data
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
• Apakah prosedur-prosedur pengendalian itu
?
– Sistem pengendalian persediaan
– Analisis kinerja pemasok
– Persetujuan permintaan pembelian
– Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
– Konsultasi daftar harga
– Pengendalian anggaran
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
– Gunakan daftar pemasok yang disetujui
– Persetujuan pesanan pembelian
– Pemesanan pembelian sebelum penomoran
– Larangan hadiah dari para pemasok
– Insentif ke semua rekening pengiriman
– Pengendalian akses fisik
– Cek ulang akurasi faktur
– Pembatalan pengepakan voucher
• REA ( Resource, event, agent )
• Model REA adalah suatu alat pemodelan
konseptual yang khusus dirancang untuk
melengkapi struktur dalam perancangan
database SIA.
• Dalam model REA ditentukan:
entity apa yang harus disertakan dalam
database SIA dan bagaimana susunan
relationship antara entity dalam database
SIA.
• Bentuk dasar model REA terdiri dari 3 entitas yaitu :
a.) Resources => semua yg memiliki nilai ekonomi dan
merupakan objek yg dipertukarkan oleh organisasi dgn mitra
dagangnya
b.) Events => model REA dibagi menjadi 2 bagian yaitu :
- Event ekonomi (dampaknya mengurangi atau menambah
resources)
- Event pendukung (meliputi pengendalian, perencanaan,
aktivitas manajemen lainnya yg berkaitan dgn event
ekonomi tp tdk mempengaruhi resources scr langsung)
c.) Agents serta sekumpulan notasi yang menghubungkannya
yaitu individu di dalam maupun di luar organisasi yg terlibat dlm
event ekonomi.
- Setiap entity event jg dihubungkan dgn dua entity agent.
* Internal agent: pegawai yg bertanggung jawab pd
resources yg terlibat dlm event.
* External agent: pihak luar yg berhubungan dgn transaksi.
Model Data Siklus Pengeluaran
• Penggabungan model data REA (resource event
& agent) kedua-duanya (both) data transaksi
akuntansi tradisional dengan data operasional lain.
• Apakah contoh-contohnya?
– Tanggal dan jumlah tiap pembelian
– Information tentang dimana barang-barang disimpan
– Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman
Model Data Siklus Pengeluaran
Diagram REA Partial Siklus Pengeluaran
Permintaan
(1, N) barang
Permintaan
persediaan (1, 1)
(1, N)
Pengisian
(1, N)
(1, N) Persediaan (1, N) Barang
Persediaan pesanan pesanan
Model Data Siklus Pengeluaran
• Model diagram REA hubungan antara kegiatan
barang yang diminta dan pemesanan barang
dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.
• Mengapa ?
– Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan
pembelian untuk permintaan pembelian individu.
– Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari
pemotongan volume dengan menerbitkan satu
pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.
Model Data Siklus Pengeluaran
Diagram REA Partial Siklus Pengeluaran
Pesan barang
(0, N)
Pesan/terima
(1, N)
(1, N) Penerimaan Penerimaan
Persediaan persediaan barang
(1, N)
Model Data Siklus Pengeluaran
• Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara
kegiatan pemesanan barang dan penerimaan
barang ?
– Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa
pengiriman terpisah untuk memenuhi satu pesanan
pembelian.
– Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan
pembelian dengan satu pengiriman.
– Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman
untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal.
Pertemuan ke 11
******** SELESAI ********
Latihan
1. Dokumen manakah yang digunakan untuk menetapkan sebuah
kontrak bagi pembelian barang dan jasa dari pemasok..? Jelaskan
dengan baik..!
2. Metode manakah yang akan memberikan peningkatan efisiensi
terbesar bagi pembelian barang nonpersediaan seperti aneka
perlengkapan kantor..? Jelaskan dengan baik..!
3. Dokumen manakah yang digunakan untuk mencatat penyesuaian
terhadap utang berdasarkan pengembalian persediaan yang tidak
dapat diterima kepada pemasok..? Jelaskan dengan baik..!
4. Manakah dari aktivitas siklus pengeluaran yang dapat dieliminasi
melalui penggunaan TI atau rekayasa ulang..? Jelaskan dengan
baik..!
5. Prosedur pengendalian manakah yang terbaik digunakan untuk
mencegah pembayaran faktur yang sama 2 x..? Jelaskan dengan
baik..!