TUGAS MANAJEMEN KEPRAWATAN

PLANING OFF ACTION ( POA )

DISUSUN OLEH :

ICE NOVRI,[Link]

STIKES PERINTIS SUMATERA BARAT

SI KEPERAWATAN KELAS D DHARMASRAYA

TAHUN 2020/2021
 PLANNING OF ACTION (POA)

A.      Definisi
Perencanaan adalah menetapkan hal-hal yang akan datang dan tidak akan dilakukan
pada menit, jam atau waktu yang akan datang. Perencanaan merupakan jembatan antara
dimana kita sekarang dengan dimana kita saat yang akan datang. Perencanaan merupakan
proses intelektual yang didasarkan pada fakta dan informasi, bukan emosi dan harapan
(Douglas, 1992; Gillies, 1994).
Perencanaan adalah proses penyusunan rencana yang digunakan untuk mengatasi
masalah kesehatan di suatu wilayah tertentu. Suatu perencanaan kegiatan perlu dilakukan
setelah suatu organisasi melakukan analisis situasi, menetapkan prioritas masalah,
merumuskan masalah, mencari penyebab masalah dengan salah satunya memakai metode
fishbone, baru setelah itu melakukan plan of action.
Planning of Action (PoA) atau disebut juga Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
merupakan sebuah proses yang ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan. Rencana kegiatan
dapat memiliki beberapa bentuk, antara lain:
1.    Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu lebih pendek,
2.    Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya alternatif pemecahan masalah
3.    Rencana kegiatan yang memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber daya yang
spesifik, dan akuntabilitas untuk setiap tahapannya.
Menurut Supriyanto dan Nyoman (2007), Perlu beberapa hal yang dipertimbangkan
sebelum menyusun Plan of Action (POA), yaitu dengan memperhatikan kemampuan sumber
daya organisasi atau komponen masukan (input), seperti: Informasi, Organisasi atau
mekanisme, Teknologi atau cara, dan Sumber Daya Manusia (SDM).

B.       Tujuan Planning Of Action
1.    Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan
2.    Menguji dan membuktikan bahwa:
a.    Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan
b.    Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran
c.    Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh
d.   Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh
e.    Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan
3.    Berperan sebagai media komunikasi
a.    Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki peran yang
berbeda dalam pencapaian
b.    Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran.

C.      Kriteria POA yang Baik

 Dalam penerapannya, Plan of Acton (POA) harus baik dan efektif agar kegiatan
program yang direncanakan dapat dijalankan sesuai dengan tujuan. Berikut ini beberapa
kriteria Plan of Acton (POA) dikatakan baik, antara lain:
1.    Spesific (Spesifik)
Rencana kegiatan harus spesifik dan berkaitan dengan keadaan yang ingin dirubah. Rencana
kegiatan perlu penjelasan secara pasti berapa Sumber Daya Manusia (SDM) yang
dibutuhkan, siapa saja mereka, bagaimana dan kapan mengkomunikasikannya.
2.    Measurable (Terukur)
Rencana kegiatan harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya telah dicapai.
3.    Attainable/achievable (dapat dicapai)
Rencana kegiatan harus dapat dicapai dengan biaya yang masuk akal. Ini berarti bahwa
rencana tersebut harus sederhana tetapi efektif, tidak harus membutuhkan anggaran yang
besar. Selain itu teknik dan metode yang digunakan juga harus yang sesuai untuk bisa
dilakukan.
4.    Relevant (sesuai)
Rencana kegiatan harus sesuai dan bisa diterapkan di suatu organisasi atau di suatu wilayah
yang ingin di intervensi. Harus sesuai dengan pegawai atau masyarakat di wilayah tersebut.
5.    Timely (sesuai waktu)
Rencana kegiatan harus merupakan sesuatu yang dibutuhkan sekarang atau sesuatu yang
segera dibutuhkan. Jadi waktu yang sesuai sangat diperlukan dalam rencana kegiatan agar
kegiatan dapat berjalan efektif.

D.      Langkah POA
1.    Mengidentifikasi masalah dengan pernyataan masalah (Diagram 6 kata: What, Who, When,
Where, Why, How), sebagai berikut:
1)   Masalah apa yang terjadi?
2)   Dimana masalah tersebut terjadi?
3)   Kapan masalah tersebut terjadi?
4)   Siapa yang mengalami masalah tersebut?
5)   Mengepa masalah tersebut terjadi?
6)   Bagaimana cara mengatasi masalah tersebut?
2.    Setelah masalah diidentifikasi, tentukan solusi apa yang bisa dilakukan.
3.    Menyusun Rencana Usulan Kegiatan (RUK).
Menurut Supriyanto dan Nyoman (2007), beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
menyusun Plan of Action atau Rencana Usulan Kegiatan (RUK), antara lain:
a.    Pembahasan Ulang Masalah
Setelah menentukan masalah dan melakukan analisis penyebab masalah, dapat dilihat
keadaan atau situasi yang ada saat ini dan mencoba menggambarkan keadaan tersebut
nantinya sesuai dengan yang diharapkan.
b.    Perumusan Tujuan Umum
 Dengan melihat situasi yang ada saat ini dengan gambaran situasi yang diharapkan nantinya
dan juga atas dasar tujan umum pembangunan kesehatan, maka dapat dirumuskan tujuan
umum program atau kegiatan yang akan dilaksanakan.
Tujuan umum adalah suatu pernyataan yang bersifat umum dan luas yang menggambarkan
hasil akhir (outcome atau dampak) yang diharapkan.
c.    Perumusan Tujuan Khusus
Tujuan khusus merupakan pernyataan yang bersifat spesifik, dapat diukur (kuantitatif)
dengan batas waktu pencapaian untuk mencapai tujuan umum. Bentuk pernyataan dalam
tujuan khusus sifatnya positif, merupakan keadaan yang diinginkan. Penentuan indikator
tujuan khusus program dapat menggunakan kriteria SMARTS (Smart, Measurable,
Attainable, Realistic, Time-bound, Sustainable)
d.   Penentuan Kriteria Keberhasilan
Penentuan kriteria keberhasilan atau biasa disebut indikator keberhasilan dari suatu rencana
kegiatan, perlu dilakukan agar organisasi tahu seberapa jauh program atau kegiatan yang
direncanakan tersebut berhasil atau tercapai. Menentukan kriteria atau indikator keberhasilan
disesuaikan dengan tujuan khusus yang telah ditentukan.
Pada program kegiatan yang diusulkan harus mengandung unsur 5W+1H, yaitu:
a.    Who : Siapa yang harus bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana kegiatan?
b.    What : Pelayanan atau spesifik kegiatan yang akan dilaksanakan
c.    How Much : Berapa banyak jumlah pelayanan atau kegiatan yang spesifik?
d.   Whom : Siapa target sasaran atau populasi apa yang terkena program?
e.    Where : Dimana lokasi atau daerah dimana aktivitas atau program dilaksanakan?
f.     When : Kapan waktu pelaksanaan kegiatan atau program?
Rencana Usulan Kegiatan (RUK) disusun dalam bentuk matriks (Gantt Chart) yang
berisikan rincian kegiatan, tujuan, sasaran, target, waktu, besaran kegiatan (volume), dan
hasil yang diharapkan. Berikut ini bentuk matriks Gantt Chart Usulan Kegiatan (RUK):

No Uraian Tujuan Sasaran Metode Media Dana Waktu Pj

kegiatan
4.    Langkah keempat, Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan
melakukan validasi rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan.

E.  Contoh POA
F.   Penyelesaian Masalah

No Masalah Penyelesaian Masalah

1. Masih banyaknya -       Mengusulkan untuk menentukan salah satu
pendokumentasian perawat sebagai penanggungjawab dokumentasi
pengkajian yang lebih dari 24 pengkajian.
jam -       Penanggung jawab terpilih dibantu kabag secara
rutin memantau, mengecek
atau controlling kelengkapan pendokumentasian
pengkajian, terkhususnya pasien baru
2. Kekurangan tenaga perawat -       Menghitung ulang kebutuhan tenaga perawat
-       Memaparkan hasil perhitungan dihadapan
jajaran manajemen
3. Pelaksanaan SKP (SKP 1, -        Review atau penyegaran kembali materi SKP
SKP 6) yang belum optimal -        Mengusulkan briefing SKP setiap hari atau
menentukan salah satu hari dalam seminggu untuk
brifeing SKP.
-        Melakukan pengecekan kelengkapan gelang
penanda dan meteor atau controlling tiap
pergantian shift
Seleksi Penyelesaian Masalah dengan Metode CARL:
Metode CARL merupakan suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menentukan
prioritas masalah jika data yang tersedia adalah data kualitatif. Penggunaan metode CARL
untuk menetapkan prioritas masalah dilakukan apabila pengelola program menghadapi
hambatan keterbatasan dalam menyelesaikan masalah.
C         = Capability/kemampuan melaksanakan alternatif
A         = Accesability/kemudahan dalam melaksanakan alternatif
R         = Readliness/kesiapan dalam melaksanakan alternatif
L          = Leverage/daya ungkit alternatif tersebut dalam menyelesaikan masalah
Dengan skor:
1 = sangat kecil                       3 = cukup        5 = sangat besar
2 = kecil                                  4 = besar

Alternatif Penyelesaian
No Masalah C A R L Ʃ Prioritas
Masalah
1 Masih banyaknya Mengusulkan untuk 5 5 5 5 625 1
pendokumentasian menentukan salah satu
pengkajian yang perawat sebagai
lebih dari 24 jam penanggungjawab
dokumentasi pengkajian.
Penanggung jawab 5 4 4 4 320 2
terpilih dibantu kabag
secara rutin memantau
atau controlling terhadap
pendokumentasian
2 Kekurangan tenaga Menghitung ulang 5 5 4 2 200 1
perawat kebutuhan tenaga perawat
Memaparkan hasil 5 3 4 2 120 2
perhitungan dihadapan
jajaran manajemen
3 Pelaksanaan SKP Review atau penyegaran 5 5 5 5 625 1
(SKP 1, SKP 6) kembali materi SKP
yang belum
optimal Mengusulkan briefing 5 5 5 5 625 2
SKP setiap hari atau
menentukan salah satu
hari dalam seminggu
untuk brifeing SKP
Melakukan pengecekan 5 5 5 5 625 3
kelengkapan gelang
penanda dan meteor
atau controlling tiap
pergantian shift
 G.      Implemantasi

No Masalah Implementasi
Masih banyaknya Sudah disampaikan usulan tersebut pada
pendokumentasian pengkajian yang
saat prsentasi tanggal 11 April 2016 dan
1.
lebih dari 24 jam setelah presentasi dilanjutkan dengan staff
meeting dipimpin oleh Kabag
Kekurangan tenaga perawat Sudah dilakukan oleh mahasiswa pada
tanggal 13 April 2016 dengan melakukan
2.
pemaparan hasil perhitungan ketenagaan
pada jajaran manajerial
Pelaksanaan SKP (SKP 1, SKP 6) Sudah dilaksanakan pada tanggal 15 April
yang belum optimal 2016 oleh mahasiswa dengan melakukan
3. review materi six goal patient safety atau
sasaran keselamatan pasien (SKP) pada
briefing pagi.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. Kurikulum Pelatihan Manajemen Puskesmas Terintegrasi HIV-AIDS. Diakses Tanggal

22 Oktober 2016. Dari [Link]
option=com_docman&task=doc_download&gid=931&Itemid=142
Supriyanto, Stefanus dan Damayanti, Nyoman Anita. 2007. Perencanaan dan Evaluasi. Surabaya:
Airlangga University Press
World Health Organization (WHO). 2003. Materi Pelatihan Plan of Action. Pelatihan Ketrampilan
Manajerial SPMK. Diakses 22 Oktober 2016. Dari [Link]/data/.../9-
POA(revWas%20&%20Feb'03).doc
[Link]
[Link]
[Link]