Proses Manajajemen Proyek

Sebuah proses adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang saling terkait untuk
membuat suatu spesifikasi produk, layanan, atau hasil. Setiap proses ditandai dengan input,
alat dan teknik yang dapat diterapkan, dan output yang dihasilkan. Pada Manajemen Proyek
terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan. Masing-masing proses mencerminkan suatu
aktivitas mulai dari proyek dimulai sampai dengan proyek berakhir. Proses Manajemen
Proyek ini memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses organisasi dengan
kebutuhan spesifik proyek.
Salah satu tanda-tanda khusus proyek menurut Subagya dalam Dannyanti (2010) : adalah
waktu mulai dan selesainya sudah direncanakan. Yaitu proyek mempunyai siklus yang
terjadi, siklus yang terjadi diproyek dinamakan siklus hidup proyek. Siklus hidup
proyek adalah perkembangan proyek dari awal ide atau gagasan sampai proyek dinyatakan
selesai dimana tiap tahapan memiliki pola tertentu.).Meliputi :
1. Initiating,Tahap permulaan ketika sponsor memberikan mandat kerja kepada project
manajer.
2. Planning, Tahap perencanaan yang berisi project scope dan pendefinisian aktivitas
untuk menyelesaikan suatu proyek.
3. Execution, Tahap pelaksanaan proyek dimana pengendalian jadwal, anggaran, dan
pengawasan mutu menjadi tugas utama yang harus dilakukan oleh manajer proyek.
4. Monitoring & Controlling,  Tahap pengendalian sejak tahap perencanaan hingga
proses eksekusi selesai dilaksanakan.
5. Closing, Tahap untuk mengakhiri sebuah proyek dimana Project Manager secara
resmi mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil pembelajaran
proyek (lessons learned).
Tahapan-tahapan tersebut meliputi:
1. Initiation
Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa
dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja), Agreement, Statement of Work (SOW),
Purchase Order atau bentuk kesepakatan lainnya. Proses dari tahap ini menghasilkan dua
dokumen penting, yaitu
a. Project Charter, berisi kebutuhan proyek, seperti:
 Project Manager
 Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek
(Background)
 Target yang ingin dicapai (Goal)
 Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan (Product
Description)
 Kriteria sukses suatu proyek (Project Success Criteria)
 Kendala-kendala yang akan dihadapi (Risk)
 Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun dari
customer (Responsibility)
 Anggaran dan durasi (Project Budget and Duration).
b. Stakeholder, Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam
suatu proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan
masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai
stakeholder antara lain: identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan
(power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan.
Klasifikasi stakeholder akan memengaruhi strategi penanganan mereka.
  Power Rendah, Interest Rendah: cukup melakukan pemantauan (monitoring).
Contoh: pegawai baru.
 Power Tinggi, Interest Rendah: pembuatan laporan secara berkala.
Contoh: pengambil kebijakan.
 Power Rendah, Interest Tinggi: informasi perkembangan proyek secara rutin.
Contoh: anggota proyek.
 Power Tinggi, Interest Tinggi: penanganan secara intensif baik hubungan formal
maupun informal.
Contoh: project owner
Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang masuk ke
dalam batasan proyek (Project Boundaries) seperti Business Case Assessment,
persetujuan Stakeholder dan pembiayaan proyek. Batasan proyek ini didefinisikan
sebagai suatu titik waktu dimana proyek atau fase proyek dikatakan sudah selesai dengan
lengkap. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk manangani ekspektasi stakeholder
dan memberikan gambaran kepada mereka mengenai scope dan objetive suatu proyek.

Gambar Project Boundaries

 
2. Planning
Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau
Project Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan
Project Management Plan adalah:
a. Study Kelayakan
Tujuan dari tahap ini untuk meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi
yang diusulkan layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan
perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek
lingkungan.
Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah:
 Menyusun rancangan proyek secara kasar dan mengestimasi biaya yang
diperlakukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
 Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik
manfaat langsung (manfaat ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi
sosial).
 Menyusun analisis kelayakan proyek, baik secara ekonomis maupun finansial.
 Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut
dilaksanakan.
 b. Tahap Penjelasan
Tujuan dari tahap penjelasan adalah untuk memungkinkan pemilik proyek
menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan, sehingga konsultan perencana
dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran
biaya yang diperlukan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahan ini, yaitu:
 Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli.
 Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan,
merencana rancangan, taksiran biaya, dan persyaratan mutu.
 Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan
implimekasinya, serta rencana pelaksanaan.
 Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu yang menggambarkan denah dan
batas-batas proyek.
c. Tahap Desain/Perancangan
Tahap perancangan meliputi dua tahap, yaitu tahap Pra-Desain (Premiminary Design)
dan tahap Pengembangan Desain (Development Design) / Detail Desain (Detail
Design).
 Tahap Pra-Desain (Premiminary Design)
Yang mencakup tahap ini yaitu kriteria desain, skematik desain, proses diagram
blok plan, rencana tapak, potongan, denah, gambar situasi/site plan, tata ruang,
estimasi biaya.
 Tahap Pengembangan Desain (Development Design)
Merupakan tahap pengembangan dari Pra-Desain yang sudah dibuat dan
perhitungan-perhitungan yang lebih detail. Pada tahap ini meliputi:
 Perhitungan-perhitungan detail (struktural maupun non struktural) secara
terperinci.
 Gambar-gambar detail (gambar arsitektur, elektrikal, struktur, mekanikal, dll).
 Outline spesification (garis besar).
 Estimasi biaya untuk konstruksi secara terperinci.
d. Desain Akhir dan Penyiapan Dokumen Pelaksanaan (Final Design and
Conctruction Documen)
Merupakan tahap akhir dari perencanaan dan persiapan untuk tahap pelelangan,
mencakup:
 Gambar-gambar detail, untuk seluruh bagian pekerjaan.
 Detail spesifikasi.
 Bill Of Quantity (daftar volume).
 Estimasi biaya konstruksi (secara terperinci).
 Syarat-syarat umum administrasi dan peraturan umum (dokumen lelang)
e. Tahap pengadaan/Lelang
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk kontraktor sebagai pelaksana atau
sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang melaksanakan konstruksi
dilapangan.

 
3. Execution and Controll phase
 Tujuan dari tahap pelaksanaan adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan
oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya
dan waktu yang telah disepakati, serta dengan kualitas yang telah disyaratkan. Kegiatan
yang dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan, mengkoordinasikan, dan
mengendalikan semua operasional dilapangan. Proses utama dalam tahap ini adalah
mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen
perencanaan. Seorang manajer proyek cukup mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi
tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan lancar.
Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi:
a. Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan.
b. Perencanaan dan pengendalian organisasi.
c. Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja.
d. Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material.

Sedangkan koordinasi seluruh operasi dilapangan meliputi:

a. Mengkoordinasi seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara
maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasang.
b. Mengkoordinasi para Sub-Kontraktor.
c. Penyediaan umum

Pada pekerjaan konstruksi, ada 4 target yang harus dicapai oleh kontraktor, diantaranya :
a. Selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang ditentukan dalam
perencanaan.
b. Selesai dengan waktu lebih atau sama dengan waktu perencanaan.
c. Selesai dengan biaya paling tidak sama dengan biaya yang direncanakan.
d. Selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik, dan administratif).

4. Monitoring and Control

Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas seorang
manajer proyek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama dalam
tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang
dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat
utama dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala.
Beberapa poin penting proses Monitoring dan Controlling:
 Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau pencegahan
untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.
 Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana manajemen
proyek.
 Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap perubahan, jadi
hanya perubahan yang disetujui yang dapat diimplementasikan.

Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:

 Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsep penting dalam melaporkan progress pekerjaan
disebut dengan Earned Value Management (EVM).
 Prosentasi penyelesaian pekerjaan perlu selalu dilaporkan dan dibandingkan dengan
target pencapaian.
  Nilai Earned Value (EV) tersebut kemudian dibandingkan dengan Actual Cost (AC)
untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan proyek, biaya aktualnya
melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai progres yang dilaporkan. Apabila terdapat
selisih (over budget) atau hasil yang negatif dari perhitungan EV-AC, maka diperlukan
langkah-langkah perbaikan (corrective actions). Sehingga selisih tidak semakin besar
dan bahkan dapat dikembalikan ke posisi yang lebih baik.
 Dari sisi penjadwalan. EV dapat dibandingkan dengan Planned Value (PV). Apabila
hasil perhitungan EV-PV bernilai negatif, maka dapat dikatakan progress pekerjaan
telah mengalami keterlambatan. Dan sebaliknya, apabila hasilnya positif maka progress
pekerjaan lebih cepat dari jadwal.
 Deliverable yang diserahkan oleh tim proyek memerlukan verifikasi bersama dengan
klien. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien atau pengguna maka pekerjaan
akan kembali masuk dalam proses eksekusi.
 
5. Closing
Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:
 Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan..
 Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).
 Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
 Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
 Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan
bermanfaat selama proyek dijalankan.
 Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/
vendor), outsourcing dan sebagainya.