NAMA : USWATUN HASANAH

NIM : 024820721

PRODI : ILMU PERPUSTAKAAN S1

MATKUL : PENGELOLAAN ARSIP VITAL TUGAS 1

1. Jika Saudara menganggap bahwa, arsip dinamis itu penting atau sangat penting atau
dengan kata lain memiliki makna vital bagi organisasi/lembaga sehingga muncul istilah
arsip vital.
a. Sebutkan ciri-ciri arsip vital.
Jawab :
1. Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi
2. Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan
3. Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan
4. Merupakan aset bagi organisasi
5. Memiliki fungsi dinamis
6. Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/ kelas satu

b. Salah satu fungsi arsip vital adalah sebagai alat bukti hukum dan legitimasi. Berikan
penjelasan dan contohnya.
Jawab :
Dalam kaitannya dengan hukum acap kali membutuhkan legalitas pengakuan
terhadap keberadaan sesuatu. Legalitas pengakuan salah satunya dapat dilihat dan
dibuktikan dari arsip yang diciptakan sebagai informasi yang terekam dalam bentuk
atau media apapun. Arsip yang dimaksud sangat dibutuhkan oleh organisasi terutama
dalam proses pengadilan yang memperkarakan pidana dan perdata. Semua organisasi
memerlukan arsip dinamis vital ini untuk pembuktian dan penunjang ketika
melakukan penuntutan ataupun pembelaan. Selain itu arsip dinamis vital yang berada
dalam organisasi, khususnya yang terkait dengan pemerintah, harus mengacu pada
retensi maupun kriteria yang ditentukan oleh perusahaan. Sementara semakin banyak
 arsip-arsip ini diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum terutama
dapat dipergunakan dalam menunjang litigasi. Sebagai berikut contohnya, yaitu :
Surat Keterangan berdirinya sebuah organisasi/individu, surat perjanjian kerjasama,
kontrak jangka panjang, daftar saham, akte dan sebagainya.

c. Berikan penjelasannya mengapa arsip vital perlu dikelola dan dilindungi.

Jawab :
Begitu pentingnya arsip dnamis bagi kepentingan organisasi telah memosisikan
keberadaan arsip dinamis tersebut menjadi bagian yang harus senantiasa tersedia
selama masih berdirinya suatu organisasi. Arsip-arsip tersebut tidak hanya sekedar
sebagai bukti kegiatan maupun aktivitas organisasi tetapi juga bagaikan darah bagi
sutau organisasi untuk tetap bertahan. Terdapat factor yang menyebabkan perlunya
pengelolaan arsip vital, terutama terkait dengan pengamanan dan [Link]
vital ini perlu dikelola, disimpan, dipelihara dan dilindungi agar tidak rusak sehingga
informasi penting dimilikinya tetap terjaga demi kepentingan pemerintah/perusahaan
pemilik arsip tersebut, apabila arsip vital tersebut hilang dapat menimbulkan resiko
dan menghambat kegiatan pemerintah/ perusahaan yang bersangkutan. Oleh karena
itu, arsip vital perlu dikelola dan dilindungi, adapun alasannya sebagai berikut :
 Alasan ekonomis, jika arsip itu hilang/rusak, maka bakan tidak mungkin bagi
organisasi untuk mengeluarkan biaya yang besar. Butuh pengeluaran ulang
untuk menciptakan arsip vital yang hilang tersebut.
 Alasan hukum, setiap organisasi memerlukan status hukum, mau itu terkait
dengan keberadaan, eksistensi maupun hubungannya dengan organisasi
[Link] arsip tersebut memiliki semua bukti legal organisasi. Keberadaan
organisasi lebih diakui bila ada bukti legal sehingga dapat
dipertanggungjawabkan. Ketiadaan bukti legalitas akan mempengaruhi
perkembangan organisasi. Dengan dimilikinya bukti-bukti legal tersebut akan
mempermudah bagi organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional
organisasi.
 Alasan politik, informasi yang terdapat pada arsip seringkali menyangkut
rahasia organisasi, baik yang menyangkut kebijakan maupun privacy orang-
 orang dalam organisasi. Arsip-arsip perlu dikelola secara  khusus dengan
tujuan supaya tidak ada pihak lain yang tidak berwenang mengetahui
informasinya. 

Ketiga alasan diatas menjadi pertimbangan mengapa suatu organisasi melakukan

pengelolaan arsip vital. Upaya perlindungan arsip vital ini untuk melindungi arsip
vital dari bencana alam, kerusakan akibat manusia, hilang, rusak atau musnahnya
arsip vital.

2. Dalam menentukan jenis/kategori arsip yang dikategorikan sebagai arsip vital, maka
organisasi/lembaga akan melakukan beberapa pendekatan dan dilakukan melalui tahapan-
tahapan. Sebut dan uraikan pendekatan dan tahapan-tahapan yang dimaksud.
Jawab :

PENDEKATAN DALAM IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan
arsip-arsip mana yang memiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan arsip
vital, mengingat kuantitas arsip akan terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya
aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Untuk melakukan identifikasi arsip vital maka
ada beberapa pendekatan/cara pandang kita memahami suatu persoalan, yaitu :

 Analisis organisasi

Suatu analisis terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh organisasi. Dalam melakukan
analisis organisasi berarti kita diminta untuk dapat mencermati fungsi-fungsi yang
dimiliki oleh organisasi.  Kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara
mengetahui dan memahami hal-hal :

1. Tugas dan fungsi organisasi melalui struktur organisasi

2. Fungsi-fungsi operatif/ substantive dan fasilitatif/housekeeping
3. Kebijakan dan strategi organisasi
 Klasifikasi arsip
 Menurut Betty R. Ricks (1992:246) memberikan definisi klasifikasi sebagai
penggolongan arsip berdasar kepentingan organisasi yang meliputi :

1. Arsip vital/ arsip kelas satu, arsip dinamis yg sangat penting bagi kelangsungan
hidup organisasi.
2.  Arsip penting/ arsip kelas dua, arsip dinamis yg diperlukan untuk melanjutkan
kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan masalah. Dapat diganti dengan
duplikasi. Umumnya berkaitan dengan kegiatan sehari-hari. Contohmya, surat
perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, catatan produksi, daftar gaji,
inventaris.
3. Arsip berguna/bermanfaat/ kelas tiga → agar kegiatan organisasi tdk terganggu.
Dpt diganti, krn informasinya dpt diperoleh dr sumber lain. Cth arsip2
korespondensi, bukti referensi bagi organisasi, dsb
4. Arsip yg tdk berguna/kelas tiga, cth: surat permintaan yg sudah ditindaklanjuti,
pengumuman yg sdh dilaksanakan,  ucapan terima kasih, dsb

Sementara ada juga pendekatan lain untuk pengklasifikasian arsip vital yaitu dengan cara
memisahkan ke dalam 2 kategori yaitu arsip vital dan arsip nonvital, metode ini
merupakan bentuk penyederhanaan dari pengelompokan arsip dalam 4 kategori diatas
sebelumnya.

 Analisis resiko
Cara ini berusaha menganalisis dengan menghitung biaya yang dikeluarkan untuk
mengelola suatu arsip dengan mambandingkan pengeluaran biaya apabila arsip ini tidak
diketemukan.

TAHAPAN KEGIATAN IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Tahapan-tahapan kegiatan identifikasi arsip vital yang perlu direncanakan dan

dilakukan,yaitu :

A. Pembentukan tim kerja , menitikberatkan kepada tersebarnya seluruh anggota di

setiap masing-masing satuan kerja.
B. Pendataan atau survey merupakan teknik pengumpulan data mengenai arsip vital pada
setiap satuan-satuan unit kerja secara menyeluruh, dalam melakukan pendataan sesuai
pendekatan didalam melakukan identifikasi arsip vital yaitu :
 Analisis organisasi
 Pengklasifikasian arsip 
 Analisis resiko/ untung rugi

Pendataan ini dimaksudkan untuk memperoleh secara pasti jenis-jenis arsip vital
yang terdapat pada satuan unit kerja yang berpotensi menciptakan dan memiliki arsip
vital. Menurut Betty Ricks survey arsip vital merupakan suatu cara teknik
pengumpulan informasi tentang arsip. Adapun data yang disurvei adalah macam-
macam arsip yang dimiliki, lokasi penyimpanan, kriteria arsip (aktif,inaktif), vital
atau tidaknya arsip. Terdapat 3 cara dalam melakukan inventarisasi arsip vital :

a. Melakukan inventarisasi fisik arsip pada tempat penyimpanan arsip, baik di

central file maupun records centre, secara terperinci pada seluruh arsip dan
informasinya.
b. Meninjau kembali berbagai fungsi organisasi dari setiap pertanggungjawaban
yang ada pada unit kerja yang menyangkut arsip vital untuk kepentingan
operasional.
c. Mengembangkan dan mendistribusikan kuesioner inventarisasi arsip yang
ditujukan ke setiap unit kerja dengan melakukan identifikasi arsip-arsip vital
yang dimilikinya.

C. Pengolahan data, dengan cara mengkompilasi keseluruhan formulir pendataan arsip

vital berdasarkan isian klasifikasi yang kemudian dilengkapi dengan menganalisis
arsip tersebut dengan pendekatan analisis hukum dan analisis resiko. 

D. Penyusunan daftar arsip vital, setelah memperoleh kepastian mengenai mana saja
yang diidentifikasikan sebagai arsip vital, baik itu setelah pendekatan analisis maupun
pengujian terhadap arsip maka formulir pendataan arsip tersebut dikompilasi ke
dalam suatu daftar khusus. Format untuk menyusun daftar arsip vital ini, tidak jauh
 berbeda dengan bentuk formulir pendataan arsip vital, hanya saja ketika melakukan
pendataan arsip vital formulir ini ditujukan untuk semua arsip yang diyakini menjadi
arsip vital (sebelum pengujian). Daftar arsip vital milik organisasi ini selanjutnya
ditandatangani oleh ketua tim kerja yang telah dibentuk sebelumnya sebagai bentuk
petanggungjawaban terhadap pekerjaan di dalam melakukan identifikasi arsip pada
suatu organisasi. dafatar arsip vital ini perlu dievaluasi setiap tahunya karena arsip
vital yang dikategorikan vital ini tentunya tidak akan selamanya menjadi arsip vital
organisasi. 

Sumber : BMP ASIP4324 MODUL 3