PROGRAM KERJA

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK MANBA’UL ‘ULUM DUKUPUNTANG

Visi :
Menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang Profesional di bidang Administrasi
Perkantoran yang mampu berkompetensi di tingkat Nasional dan Internasional.

Misi

1. Melaksanakan pembelajaran yang berwawasan keunggulan untuk menghasilkan tamatan

yang bertaqwa, cerdas, trampil, mempunyai unjuk kerja dan kemampuan di bidang
Administrasi Perkantoran yang dapat digunakan dalam meningkatkan kehidupannya.

2. Membantu mengembangkan potensi anak secara utuh dan menyeluruh, untuk

menghasilkan lulusan yang profesional dan berakhlaq mulia.

3. Mengembangkan sistem pendidikan dan pengajaran yang bermutu yang berbasis pada
perkembangan teknologi informasi (TI) untuk menghasilkan mutu lulusan yang handal dan
tangguh.
Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi
administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna
membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan
organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan,
pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan
keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.

Pengertian Menurut Para Ahli

Edwin Robinson dan William Leffingwell 
Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
George R. Terry  
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Millis Geoffrey 
Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana
yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Rifhi Siddiq 
Manajemen perkantoran merupakan suatu metode yang dilakukan dengan
memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang
telah direncanakan sebelumnya.
W.H. Evans 
Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi.

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara
tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk
pekerjaan perkantoran diantaranya:

 mengetik (typing)
 menghitung (calculating)
 memeriksa (checking)
 menyimpan warkat/arsip (filing)
 menelepon (telephoning)
 menggandakan (duplicating)
 mengirim surat (mailing)
 dan kegiatan lain.
Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran
(0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih
luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara;
Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor
keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem
telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; POA1
( PNA) Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian;
Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip;
Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan;
Lemari perbekalan dan penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain
perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir;
Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil
kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan suratmenyurat;
pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan;
Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran
pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan
pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

Tujuan program keahlian administrasi perkantoran

Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
 Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan
tugas secara efektif dan efisien.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
 Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat
masing-masing pihak.
 Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan
sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara
lain:

 Manajemen dan pengarahan

 Tata laksana/penyelenggaraan
 Pelaksana secara efisien
 Manajemen
 Pengawasan
 Pengendalian dan pengawasan
 Pengarahan dan pengawasan
 Pengarahan
 Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

 pegawai
 Material perlengkapan
 Persayaratan
 Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut [Link] Donald (office management)
bertalian dengan 6 hal yaitu :

 Kepegawaian perkantoran (office personel)

 Metode perkantoran (office methods)
 Perlengkapan perkantoran (office equipment)
 Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
 Biaya perkantoran (office costs)
 Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh
Charles O Libbey meliputi :

 ruang perkantoran (office space)

 komunikasi (communications)
 kepegawaian kantor (office personnel)
 perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
 peralatan dan mesin (appliance and machine)
 perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
 metode (methods)
 tata warkat (records)
 kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Kegiatan
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan

2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Kompetensi Tamatan
    Tamatan program keahlian Administrasi Perkantoran dapat menampilkan diri sebagai manusia
beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, sehat jasmani dan
rohani, berkepribadian yang mantap dan mandiri serta mempunyai tanggung jawab
kemasyarakatan dan kebangsaan. Kompetensi produktif yang dimilki tamatan program keahlian
Administrasi Perkantoran adalah seperti tercantum pada profil kompetensi tamatan berikut :

1. Melaksanakan pelayanan prima

2. Membuka usaha berskala kecil
3. Mengerjakan siklus akuntansi untuk perusahaan jasa dan dagang skala kecil
4. Mengetik berbagai naskah / dokumen
5. Membuat surat niaga dan menerapkan system kerasipan
6. Mengelola administrasi Kantor
7. Mampu mengerjakan pekerjaan Sekretaris,diantaranya
8. Menangani telepon
9. Menangani tamu
10. Mengelola kas kecil
11. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor
12. Menangani dikte dalam bahasa Inggris
13. Mengatur pertemuan/ rapat
14. Mengelola dokumen
15. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
16. Menangani laporan
 17. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan

STRUKTUR ORGANISASI
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK MANBA’UL ‘ULUM DUKUPUNTANG
TAHUN PELAJARAN 2015 / 2016

Penanggung jawab : Drs. H. Apay Ja’far, [Link]

Ketua Kompetensi : Diding Yadi S, [Link].I
Sekretaris : Mulyanti Eka S, [Link]
Bendahara : Imas Gandasari, S.H.I

SEKSI-SEKSI
Sie. Pengembangan SDM : Fian Emergian, [Link]

Sie. Unit Produksi dan Jasa : Salmah Herawati, [Link]

Sie. Prakerin : Mohammad Jaenudin, [Link]
Evi Fatmawati, [Link].I
Sie. Kesiswaan : Yayat Hidayat, [Link]
 JOBS DESCRIPTION
KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK MANBA’UL ‘ULUM DUKUPUNTANG

1. Ketua Kompetensi Keahlian

Ketua Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran memiliki tugas sebagai berikut :

 Menyusun program pembinaan dan pengembangan Kompetensi Keahlian Administrasi

Perkantoran (Program mingguan, bulanan dan semesteran)
 Membantu merencanakan, membina, dan mengawasi Praktek Kerja Industri (Prakerin) untuk
menciptakan prakerin yang bermutu.
 Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusis (SDM) dan kompetensi tamatan/lulusan
 Mengkoordinasi pelaksanaan proses belajar mengajar dan kegiatan praktek Kompetensi
Keahlian Administrasi Perkantoran.
 Menyusun Diagram pemelajaran ( Jadwal Block)
 Meningkatkan wawasan dan etos kerja siswa
 Melaksanakan Uji Kompetensi Siswa
 Melaksanakan promosi Kompetensi Siswa
 Mengevaluasi Program Kerja
 Menyusun Laporan Kegiatan.

2. Sekretaris Program Keahlian

Tugas Sekretaris Program Keahlian adalah :
 Membantu Ketua Kompetensi Keahlian dalam menyusun program kerja jurusan baik
mingguan, bulanan maupun semesteran.
 Menyelenggarakan administrasi jurusan yang tertib, rapi, dan bertanggung jawab.
 Menyusun Laporan yang diperlukan terhadap setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh
jurusan.
 Membantu menyediakan data yang akurat yang berkaitan dengan Kompetensi Keahlian
Administrasi Perkantoran, baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.
 Membantu Ketua Kompetensi Keahlian dalam menyusun Evaluasi Program Kerja.
3. Bendahara Program Keahlian
Tugas Bendahara Kompetensi Keahlian adalah :
 Menyelenggarakan administrasi keuangan jurusan secara rapi, tertib dan bertanggung
jawab.
 Membantu Ketua Kompetensi Keahlian dalam menyusun Rencana Anggaran dan Biaya
(RAB) Jurusan.
 Menyusun laporan penggunaan dana terhadap setiap kegiatan yang dilakukan dalam
jurusan.
 Merumuskan sumber dan penggunaan dana jurusan.
 Membuat laporan keuangan jurusan secara periodik.

SEKSI-SEKSI

1. Sie. Pengembangan SDM

Sie. Pengembangan SDM memiliki tugas :
 Menyusun Program pengembangan dan peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM).
 Melakukan Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia.
 Menyusun rencana pembagian tugas mengajar
 Menyusun kebutuan modul dan sarana penunjang kegiatan belajar mengajar
 Membantu penyusunan Jadwal Pemelajaran.
2. Sie. Unit Produksi dan Jasa
Tugas Sie. Unit Produksi dan Jasa adalah sebagai berikuit :
 Menyusun program kegiatan siswa untuk menunjang peningkatan kualitas lulusan
 Menyelenggarakan kegiatan siswa untuk mendapatkan sertifikat terhadap kompetensi
siswa.
 Membina dan menjalin kerjasama dengan lembaga yang terkait untuk
mengembangkan kompetensi siswa.
 Membuat evaluasi dan laporan kegiatan secara terperinci.

3. Sie Prakerin
Sie Prakerin memiliki tugas :
 Melakukan analisis DU /DI yang sesuai dengan Kompetensi Keahlian Administrasi
Perkantoran.
 Menyusun agenda dan program kerja prakerin, yang menunjang peningkatan
kompetensi siswa.
 Melakukan evaluasi pelaksanaan prakerin.
 Membuat laporan prakerin secara menyeluh
 4. Sie Kesiswaan
Tugas Sie Kesiswaan adalah :
 Menyelenggarakan administrasi yang berkaitan dengan data siswa baru.
 Menyusun data mutasi siswa Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran
 Melakukan rekapitulasi data siswa Kompetensi keahlian dari berbagai tingkatan.
 Mengumpulkan nilai uji kompetensi, sertifikat uji kompetensi dan ijasah siswa
Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

Dukupuntang, Juli 2016

Ketua Kompetensi Kealian Sekretaris

Administrasi Perkantoran

Diding Yadi S, [Link].I Mulyanti Eka S, [Link]

Mengetahui;
Kepala SMK Manba’ul ‘Ulum

Drs. H. Apay Ja’far

 PROGRAM KERJA YANG AKAN DILAKSANAKAN

1. Pembagian Kelas ( bekerja sama dengan tata usaha dan Panitia PPDB)
2. Pembagian Jadwal mengajar Khususnya mata Pelajaran Produktif ( bekerjasama dengan
Waka Kurikulum)
3. Bekerjasama dengan Guru ,Wali kelas dan BP Mengatasi Masalah masalah Siswa
4. Bekerjasama dengan guru dan Siswa Menyelesaikan masalah Pembelajaran baik mata
pelajaran normatif, adaptif maupun Produktif
5. Bekerjasama dengan Pembina Ektrakulikuler dan wali kelas serta waka Kesiswaan dalam
Kegiatan Life Skill dan untuk mencantumkan kegiatan life skill di Raport
6. Pembuatan name Tage Bagi Siswa
7. Pembelian dan Pemanfaatan alat Praktek Produktif
8. Sinauwisata
9. Prakerin ( 1 Februari s.d 1 April 2016)
10. Rapat – Rapat , antara lain rapat wali keals AP , rapat Kenaikan Kelas dan lain lain
11. Membuat Unit Produksi BANK MINI AP MU
 PROGRAM KERJA
KOMPETENSI KEAHLIAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMK MANBA’UL ‘ULUM DUKUPUNTANG
TAHUN 2016/2017

DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN CIREBON

SMK MANBA’UL ‘ULUM DUKUPUNTANG
2016