Chapter 4

The Revenue Cycle

A. The Conceptual System

• Sales order procedure

merupakan kegiatan menerima dan memproses pesanan pembelil.
1. Receive Order
proses penjualan dimulai dari penerimaan receipt dari pesanan pembeli yang
menunjukan tipe dan banyak barang yang dipesan.

karyawan harus merubah format costumer order menjadi formal sales order. setelah
itu copy dari sales order disimpan di costumer order file.

sales order menangkap informasi vital seperti nama kostumer, alamat, account
number, dan lain lain.

costumer order file diupdate setiap status pemesanan berubah. hal tsb memudahkan
karyawan menjawab pertanyaan costumer

2. Check Credit
sebelum melanjutkan proses pemesanan, dilakukan pengecekan kemampuan
costumer.

proses approval credit harus dijalankan sebagai fungsi terpisah dari sales activity.

bagian penerima pemesanan akan mengirim sales order (copy) kepada bagian check
credit untuk approval. lalu credit yang sudah di approve akan diproses sebagai
transaksi yang akan berjalan.

proses tersebut melibatkan beberapa dokumen seperti:

-stcok releases
-packing slip
-shipping notice
-sales invoice

3. Pick Goods
hasil proses diatas, akan dijadikan adjustment kedalam dokumen stock release(the
picking ticket) dan juga ke pick good function di warehouse.

dokumen tersebut akan mengidentifikasi item dari inventory yang harus dicari dan
diambil dari warehouse.

setelah pengambilan barang order diverifikasi dan verified stock release document
akan dikirim ke ship goods task.

jika barang tidak memenuhi pemesanan costumer maka karyawan warehouse akan
mengadjust pemesanan yang akan dikirimkan ke costumer.

bagian warehouse akan menyiapkan back order record yang akan tersimpan didalam
file sampai barang sampai kepada pembeli.

bagian warehouse akan menadjust stock records (hanya digunakan untuk purpose
gudang)

4. Ship Goods
sebelum penerimaan verified stock release document shipment departement akan
menerima packing slip dan shipping notice.

packing slip akan terus bersama dengan barang sampai kepada pembeli sedangkan
shipping notice nantinya akan di forward ke billing function sebagai bukti bahwa
costumer order sudah selesai.

pegawai pengiriman akan mengemas barang, menempelkan packing slip, complete

notif shipping dan mempersiapkan bill of lading.

Bill of lading erupakan kontrak formal antara seller dan shipping company untuk
mengirim barang kepada costumer.
saat barang sudah ditangan carrier maka clerk akan menyimpan data tersebut ke
dalam shipping loh, dan memfoward ke shippign notice dan stock release ke bill
costumer function sebagai bukti pengiriman.

5. Bill Costumer
untuk menghindari kesalahan maka billing function akan menunggu notifkasi dari
shipping sebelum proses billing.

bill customer function akan menerima sales order (invoice copy) dari receive order
task.

dokumen tersebut akan disimpan di S.O pending file sampai adanya receipt shipping
notice

billing function memiliki task lain seperti :

- mengirim stock release document ke update inventory record task.
- memfoward copy ledger dari sales order ke update accoung receivable task
- menyimpan data penjulan di sales journal

Sales journal merupakan jurnal khusus yang diigunakan untuk penyimpanan transaksi
penjualan yang sudah selesai. diakhir periode entries akan disimpulkan di journal
voucher yang akan dikirimkan ke general ledger task.

6. Update Inventory Records

inventory control fuction akan mengupdate inventory subsidiary ledger account dari
informasi yang termasuk didalam stock release document.

7. Update Account Receivable Records

(AR) subsidiary ledger diupdate berdasarkan informasi yang diperoleh dari sales order
(ledger copy)

setiap costumer memiliki account record di AR subsidiary ledger yang berisi nama,
alamat, current balance, available credit, transaction dates, invoice numbers, credit
for payment returns and allowance

8. Post to General Ledger

fungsi dari general ledger akan diterima journal vouchers dari billing and inventory
control tasks dan account summary dari AR.

tujuannya adalah general ledger akan menggunakan journal voucher untuk mempost
control accounts yang ada dan informasi tersebut mensupport important independent
evidence control.

AR summary harus seimbang dengan total debit di AR yang merefleksi journal

vouchers dari billing.

9. Sales Return Procedures

setiap organisasi akan memiliki ekspetasi pengembalian barang oleh kostumer. hal
tersebut dapat terjadi dengan beberapa alasan seperti:
- perusahaan salah mengirim barang
- barang defective
- produk rusak dalam proses pengiriman
- pembeli menolak pengiriman karena pengiriman terlalu lama

10. Prepare Return Slip

saat barang dikembalikan, departemen penerimaan akan menghitung, menginspeksi,
dan mempersiapkan return slip yang menjelaskan kondisi barang.

barang yang dikembalikan bersamaan dengan return slip akan dikirimkan warehouse
untuk di restock. copy dari return slip akan dikirmkan ke sales function untuk
mempersiapkan credit memo.

11. Prepare Credit Memo

saat menerima return slip, sales akan memperiapkan credit memo . dokumen ini akan
dijadikan autorisasi untuk costumer sebagai penerimaan kredit.

12. Approve Credit Memo

Credit manager akan mengevaluasi keadaan dari pengembalian dan membuat
keputusan untuk meng approve atau disapprove pengembalian tersebut.

13. Update Sales Journal

setelah menerima credit memo yang diapprove, transaksi tsb akan disimpan di sales
journal sebagai contra entry.

credit memo akan di forward ke inventory control function untuk di posting. diakhir
periode total sales return akan di simpulkan di journal voucher dan dikirimkan ke
general ledger departement.

14. Update Inventory and AR Records

inventory control fuction akan mengadust inventory records dan memforward credit
memo ke account receivable, costumer account juga di adjust.

15. Update General Ledger

setelah menerima receipt dari voucher jurnal dan account summary information,
general ledger funvtion akan merekonsilasi figur dan mem post control account

• Cash Receipt Procedure

1. Open Mail and Prepare Remittance List

mail room employee membuka envelopes yang memiliki daftar costumer payments
dan remittance advices.

remittance advice mengandung informasi yang diperlukan untuk service individual

costumer accounts.

2. Record and Deposit Checks

cash receipt employee akan memverifikasi akuransi dan kelengkapan dari chekcs
prelist.

setelah merekonsilasi prelist employee recrods akan menyimpannya di cash receipt

journal. semua transaksi termasuk cash sales, miscellaneous cash receipts, cash
recieved on account akan disimpan di cash receipt journal

3. Update Accout Receivable Accounts

remittance advices akan digunakan untuk mengpost ke costumer account di AR
subsidiary ledger setiap periode dan akan diforward ke general ledger function.

4. Update General Ledger

general ledger memiliki fungsi mengrekonsilasi figure, mempost ke cash dan AR
control accounts dan files jurnal voucher

5. Reconcile Cash Receipt and Deposits

per periode clerk dari controller’s office merekonsilasi cash receipts dengan
membandingkan copy dari pricelist, deposit ships received dari bank dan journal
voucher yang berhubungan dengan transaksi.

B. Physical Systems
merupakan kombinasi dari teknologi komputer dan kegiatan manusia. system ini
akan mencreate cintinuum dari pilihan alternative design.

• Basic Technology Revenue Cycle

Basic Technology Sales Order Processing Systen

1. Sales Departement
sebuah transaksi akan dimulai dengan penelfonan oleh kostumer ke sales
departement melalui telefon, email, mail, fax, atau tatap muka.

clerk secara manual akan menulis detail yang essential dan akan dikirim ke credit
departement untuk approval

2. Credit Departement Approval

untuk memprovide independensi dari proses autorisasi kredit, credit departement
akan memverifikasi kemampuan kredit costumer, untuk costumer baru clerk akan
memeriksa melalui online credit bureau.

setelah credit di approve barulah pemesanan ditempatkan

3. Warehouse Procedures
step selanjutnya adalah mengirimkan pesanan.

karyawan gudang akan menerima stock release copy dari sales order dan
menggunakannya untuk mencari inventory

barang yang sudah ada akan dikirimkan ke shipping departement. lalu warehouse
clerk akan menggunakan departement PC untuk menyimpan inventory reduction
4. The Shipping Departement
shipping clerk akan merekonsilasi produk yang diterima dari gudang dengan shipping
notice copy dari sales order.

5. The Billing Departement

setelah receipt dari shipping notice dan stock release diterima billing clerk akan
menggunakannnya departement PC untuk compile relevant fact tentang transaksi
(price,handling charges, freight,taxes and discount terms)

lalu mengirimnya ke sales journal file dan mendistibusi stock release dan copy dari
ledger sales order ke inventory control dan AR departement.

setiap periode karyawan billing departement akan mencetak journal voucher dasi
sales dan mengirimnya ke general ledger departement.

6. Account Receivable, Inventory Control, and General Ledger Departements

setelah menerima bil dari billing departement clerk AR dan inventory control akan
mengupdate respective subsidiary ledgers mereka

AR clerk enters nomor costumer

Inventory control clerk enters nomor inventory
system akan mencari respective files mereka dan retrivew data yang sama.
AR clerk akan mengupdate current balance di AR record dengan memasukkan sales
order amount data ke sistme.

setelah itu dimasukkan ke purchase requisition

Sales Prodecures

dimulai dari petugas penjualan yang menerima pesanan pelanggan berupa dokumen
cetak seperti email, faks, telepon.

petugas memulai pemesanan dengan melakukan tugas-tugas, yaitu:

1. Sistem mengakses file perusahaan inventaris dan memeriksa ketersediaann barag
inventaris yang diminta, kemudian melakukan pemeriksaan kredit dengan meninjau
catatan kredit pelanggan
2. Jika kredit disetujui, sistem menambahkan catatan ke file faktur penjualan,
mentransimisikan dokumen rilis stok digital ke gudang dan mengirimkan salinan
digital slip kemasan ke departemen pengiriman
3. The warehouse clerk’ terminal segera menghasilkan cetakan dari dokumen stok
yang ditansmisikan secara elektronik. Lalu petugas mengambil barang dan
mengirimkan ke departemen pengiriman disertai dengan salinan rilis stok
4. Departemen pengiriman melakukan tugasnya yaitu merekonsiliasi barang dengan
slip pengepakan, menyiapkannya untuk pengiriman, dam memilih pengangkut.
Setelah barang dikirim, petugas mengakses siste dan mengirimkan pemberitahuan
pengiriman digital untuk memberi sinyal bawa transaksi sudah selesai
[Link] menerima pemberitahuan pengiriman, sistem secara otomatis melakukan
tugas akuntansi sebagai berikut :
- Memperbarui catatan riwayat kredit pelanggan untuk mencerminkan penjualan
- Mengurangi bidang kuantitas di tangan dalam catatan perusahaan inventariis
dengan jumlah yang dijual
- Menentukan apakah jumlah persediaan di pesankan ulang dan jika menambahkan
catatan ke file permintaan pembelian
- Menempatkan tanda “pesanan” dalam catatan inventaris
- Menyisipkan tanggal pengiriman dalam catatan faktur penjualan
- Memperbarui akun GL, akun GL diperbarui secara waktu nyata tergantung pada
volume transaksi organisasi
- Sistem menghasilkan dan mendistribusikan berbagai lapiran manajemen, seperti
ringkasan penjualan, laporan status persediaan, dan laporan perubahan buku besar.

INTEGRATED CASH RECEIPTS SYSTEM

Sistem ini menggambarkan sistem penerimaan kas terintegrasi, dengan
membandingkkan dengan sistem teknologi yang disajikan.

Mail Room
Petugas surat membuka amplop yang berisi saran cek dan pengiriman uang dan
mendukung cek hanya untuk setoran. Kemudian petugas merekonsiliasi saran cek dan
remitansi untuk melengkapi daftar remintansi.. Cek, saran pengiriman uang dan
salinan daftar pengiriman dikirim ke departemen pengiriman kas.

Cash Receipts Departement

 Penerimaan kas merekonsiliasi cek dan saran pengiriman uang dan menyiaplan slip
setoran.

Petugas mengakses sistem penerimaan kas dan membuat sebuah file pengiriman
untuk setiap saran pengiriman uang yang sudah diterima. Lalu petugas menyimpan
daftar pengiriman uang, saran pengiriman uang dan satu salinan slip setoran. Dan
kelompok keamanan menyetor cek di bank.

Automatic Data Processing Procedures

Ketika data penerimaan kas selesai, sistem secara otomatis melakukan :
-Menutup faktur penjualan oleh cek pelanggan dengan menempatkan nomor cek
pelanggan dan tanggal pembayaran dalam catatan faktur
-Posting ke akun GL
-Menyiapkan dan mendistribusikan berbagai laporan manajemen termasuk daftar
transaksi, laporan ketidaksesuain dan laporan perubahan buku besar
Controler’s Office
Seorang pegawai dikantor pengontrol secara berkala melakukan rekonsiliasi daftar
pengiriman uang, slip setoran bank, jurnal penerimaan kas dan rekening kas GL.

REVENUE CYCLE RISKS AND INTERNAL CONTROLS

Tujuan :mengurangi risiko kesalahan dan penipuan.

risiko utama terkait dengan transaksi siklus pendapatan :

-Menjual kepada pelanggan yang tidak layak kredit
-Mengirimkan pelanggan item yang salah atau jumlah yang salah
-Mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas secara tidak akirat dalam jurnal
dan akun
-Penyalahgunaan uang tunai tanda terima dan inventarus
-Akses tidak sah ke catatan akuntansi dan laporan rahasia

kegiatan pengendalian internal :

1. Kontrol fisik
2. Kontrol teknologi informasi
Tujuan :mengendalikan tindakan orang, terdiri dari 6 kelas kegiatan pengendalian
internal : otorisasi transaksi, pemisahan tugas, pengawasan, catatan akutansi, kontrol
akses dan verifikasi independen.
Kontrol IT terdiri dari :
1. Kontrol umum : tidak spesifik untuk siklus atau subsistem tertentu
dan kontrol aplikasi : kontrol input, kontrol pemrosesan dan kontrol output

Risk of Selling to Un-Creditworthy Customers

Menjual kepada pelanggan yang belum diperiksa dengan benar yang dapat
menyebabkan kerugian kredit.

Physical Controls
TRANSACTION AUTHORIZATION
memastikan bahwa hanya transaksi yang sah yang diproses.

Proses otorisasi dalam fungsi penjualan adalah pemeriksaan kredit pelanggan dengan
memastikan penerapan yang tepat dari kebijakan kredit perusahaan.

SEGREGATION OF DUTIES
Memisahkan otorisasi transaksi dari pemrosesan transaksi untuk memberrikan
independensi pada proses otorisasi kredit, fungsi kredit harus dipisahkan secara
organisasional dari fungsi penjualan,

IT Controls
AUTOMATED CREDIT CHECKING
Pemeriksaan kredit dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem sebagai kontrol
proses yang terprogram.

Risk of Shipping Customers Incorrect Items or Quantities

Idisebabkan oleh kesalahan dalam proses mengambil barang dari gudang inventaris
atau karena kekurangan persediaan yang tidak terduga yaitu kehabisan persediaan.

Physical Controls
INDEPENDENT VERIFICATION
Fungsi Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim dari gudang sudah benar
dalam jenis dan jumlah
IT Controls
SCANNER TECHNOLOGY
 Pemindai kode produk di departemen gudang dan pengiriman akan mengurangi risikp
kesalahan manusia dalam memilih dan mengirim produk yang salah.

AUTOMATED INVENTORY ORDERING

Ketika catatan inventaris diperbarui untuk penjualan, komputer harus memeriksa dan
menentukan apakah pengurangan inventaris menurunkan kuantitas inventaris.

Risk of Inaccurately Recording Transactions in Journals and Accounts

Pencatatan yang tidak akurat dapat terjadi dalam berbagai bentuk, berikut ini
beberapa kesalahan siklus pendapatan umum :
-Penjualan ke pelanggan salah dihitung
-Penjualan dicatat pada periode yang salah
-Pelanggan ditagih untuk barang-barang yang tidak mereka terima
-Penerimaan kas kustom tidak akurat diposting ke akun
-Ringkasan penjualan, piutang dagang, penerimaan kas dan tingkat persediaan salah
diposting ke masing-masing akun GL

Physical Controls
TRANSACTION AUTHORIZATION
Daftar penerimaan uang atau daftar pembayaran tunai menyediakan saran untuk
meverifikasi bahwa cek pelanggan dan saran pengiriman uang sesuai dengan
jumlahnya.
ACCOUNTING RECORDS
Menggambarkan bagaimana dokumen sumber perusahaan, jurnal dan pemimpin
membentukk jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk melacak
transaksi melalui berbagai pemrosesan.
PRENUMBERED DOCUMENTS
Dokumen diberi nomor sebelumnya, diberi nomor secara berurutan oleh printer dan
memungkinkan setiap transaksi diidentifikasi.
SPECIAL JOURNALS
Mengelompokkan transaksi dengan jurnal khusus, sistem ini menyediakan catatan
singkat dari seluruh peristiwa.
SUBSIDIARY LEDGERS
Digunakan untuk menangkap detail peristiwa transaksi dalam siklus pendapatan.
GENERAL LEDGERS
Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi akun GL berikut : penjualan, inventarusm
harga pokok penjualan, AR, dan uang tunai.
FILES
Siklus pendapatan menggunakan beberaoa file sementara dan permanen yang
berkontribusi pada jejak audit.
INDEPENDENT VERIFICATION
Memverifikasi keakuratan dan kelengkapan tugas yang dilakukan oleh fungsi-fungsi
lainnya dalam proses.