MAKALAH

SIMULASI PERKANTORAN

“Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) Perkantoran”

OLEH :

Disusun Oleh :
KELOMPOK 4

ELVINA SITEPU 7161144017

FALAH AGUNG PUTRA HARAHAP 7161144018
SITI WARDIYAH PANGGABEAN 7161144036
SUSI IRAWATI MALAU 7161144040

REGULAR A

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulisan makalah ini selesai. Penulisan
makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Simulasi Perkantoran.

Terselesaikannya makalah ini bukan karena usaha penulis sendiri, semua tidak
terlepas dari uluran tangan yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun
tidak langsung. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan rendah hati penulis
menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang terkait. Dengan penuh kesabaran
dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.

Penulis menyadari amatlah terbatas pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki

penulis untuk menciptakan karya tanpa cela. Tentulah masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karna itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat kami
harapkan, hargai dan akan diterima dengan kerendahan hati, agar menjadi koreksi pada
penulis, sehingga kelak penulis mampu menghasilkan sebuah karya yang jauh lebih baik dan
penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... i

BAB I PENDAHULUAN ....................................................... Error! Bookmark not defined.

A. Latar Belakang ............................................................... Error! Bookmark not defined.

B. Rumusan Masalah........................................................... Error! Bookmark not defined.

C. Tujuan Penulisan .............................................................................................................. 1

D. Manfaat ............................................................................................................................. 1

BAB II KAJIAN TEORI ....................................................... Error! Bookmark not defined.

A. Teori ................................................................................................................................. 2

BAB III METODE PELAKSANAAN ................................................................................... 7

BAB IV PEMBAHASAN ........................................................................................................ 8

BAB V PENUTUP.................................................................................................................... 9

A. Kesimpulan....................................................................................................................... 9

B. Saran ................................................................................................................................. 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan selalu memperhatikan setiap pengelolaan administrasi yang terjadi

di dalam perusahaan. Karena pengelolaan yang baik akan memudahkan dalam mencapai
tujuan perusahaan dan memudahkan dalam pengawasan. Pengelolaan kas adalah hal yang
penting dalam perusahaan, kas terbagi menjadi dua yaitu ada kas di bank ( cash in bank) serta
ad akas kecil (petty cash). Kas kecil itu merupakan akun yang khusus di pergunakan untuk
mendanai transaksi kecil dan rutin, misalnya untuk pembelian perangko, biaya listrik dll.
Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional,
terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan
dalam transaksi kecil yang dilakukan setiap harinya dimana dana awal petty cash diberikan
oleh pimpinan untuk mendukung permintaan persediaan.

Sehingga perusahaan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika
tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan
operasional perusahaan. Pengelolaan kas kecil ini juga tidak lepas dari kegiatan administrasi
seperti melakukan pencatatan, menghimpun bukti transaksi, mengelola, menyimpan,
menggandakan dll. Apabila pengelolaan administrasi kas kecil di perusahaan sudah berjalan
baik maka informasi yang di sajikan dari pengelolaan kas kecil ini akan mudah di mengerti
oleh pimpinan dan mudah di lakukan pengawasan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi?
2. Apa pengertian kas kecil?
3. Apa perlengkapan serta dokumen pengelolaan kas kecil?
4. Bagaimana pengelolaan administrasi kas kecil?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian administrasi dank as kecil
2. Untuk mengetahui perlengkapan dan dokumen yang di gunakan dalam
pengelolaan kas kecil
3. Untuk mengetahui pengelolaan administrasi kas kecil

D. Manfaat
1. Bagi penulis, dapat menambah wawasan pembelajaran dan pengetahuan ilmu
khususnya administrasi di kas kecil
2. Bagi mahasiswa, sebagai referensi mahasiswa untuk mengetahui prosedur
pengelolaan adminitrasi kas kecil di perusahaan.

3
 BAB II

KAJIAN TEORI

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa Yunani Administrare atau

administer yang berarti mengendalikan, mengelola atau menangani urusan urusan seperti
negara, pemerintahan, rumah tangga ataupun pengelolaan suatu bisnis/usaha. Pengertian
administrasi yang lebih luas lagi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan
kalimat lain, pengertian administrasi mencakup seluruh kegiatan dari pengaturan hingga
pengurusan kelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu
tujuan bersama.

Para ahli juga mengemukakan pendapat tentang pengertian administrasi yang berbeda-
beda, seperti menurut Liang gie (Penulis buku "Pengantar Filsafat Ilmu" dan Filsafat
Keindahan" bahwa pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu,
Liang gie juga beranggapan bahwa ilmu administrasi dapat didefinisikan sebagai ilmu yang
mempelajari proses, kegiatan dan dinamika kerjasama manusia. Sedangkan administrasi
perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan secara sistematis dan
terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Kemudian dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran
adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang
mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap 6.

pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga

membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Menurut Quible (2001), ada lima
jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu : 1. Fungsi rutin, adalah fungsi
administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal pengarsipan dan
penggandaan, biasanya fungsi ini di laksanakan oleh staff yang bertanggung jawab atas
kegiatan administrasi sehari-hari.

Misalnya untuk pengelolaan kas kecil, dimana untuk mengelola kas kecil seorang staff
yang bertanggung jawab akan melakukan kegiatan administrasi rutin seperti mencatat setiap
nota-nota atau bukti pengeluaran yang menggunakan kas [Link] dalam perusahaan, biasanya
setiap hari pasti akan mengeluarkan biaya yang menggunakan dana dari kas kecil. 2. Fungsi
teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, keterampilan perkantoran yang
memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi computer. 3. Fungsi analisis,
yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, di sertai dengan
kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan
membuat keputusan. Fungsi ini biasanya di lakukan seorang manajer yang bertanggung
jawab mendukung keputusan yang akan di buat oleh atasannya. 4. Fungsi interpersonal, yaitu
fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. 5.

4
Fungsi manajerial, yaitu fungsi ysng membutuhkan perencanaa, pengorganisasian,
pengukuran dan pemberian motivasi seperti pembuatan anggaran dan evaluasi karyawan
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-
unsur antara lain sebagai berikut: 7

Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan

kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 2.
Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing,
menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk
tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 3. Komunikasi, adalah kegiatan
yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain,
yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik
secara formal maupun yang nonformal. 4. Informasi adalah kegiatan yang menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 5.
Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja 6.

Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya
sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana. 7. Perbekalan, adalah kegiatan yang
merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 8. Humas, ialah
kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat
terhadap sekitar perusahaan. Pada Umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan
kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Berikut ini uraian
lebih jelas mengenai tujuan-tujuan administrasi perkantoran:

Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan

tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga
terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. c. Mengolah, yaitu kegiatan yang
mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna d.
Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat. e.
Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang
informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. f. Menyimpan, adalah
kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang
aman 2.2 Pengertian Kas Kecil Jika suatu perusahaan melakukan pembayaran dalam jumlah
tertentu yang dipandang tidak praktis jika menggunakan cek, misalnya pembelian materai,
perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya
keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya pengeluaran dilakukan dengan menggunakan
dana kas kecil.

Dengan demikian Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan
untuk mendanai berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil. Dana kas kecil
diserahkan pada staff di perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran
dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan
menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan

5
permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara
periodik Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain:

Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. 2.
Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian rutin. 3.
Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil atau pada sebuah amplop. 4. Penanganannya
dilakukan oleh seorang staff keuangan ataupun administrasi. 2.3 Perlengkapan serta
Dokumen dalam Pengelolaan Kas Kecil Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan
atau organisasi seorang staff yang bertanggung jawab memegang dana kas kecil memerlukan
beberapa perlengkapan dan dokumen pada saat pengelolaan kas kecil. Adapun perlengkapan
yang di butuhkan yaitu : 1. Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas
Kecil 2. Bukti transaksi 3. Peralatan Menulis 4. Alat untuk menghitung 5. Formulir Jurnal 6.
Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil Sedangkan dokumen yang
di gunakan adalah : 1. Bukti Kas Keluar 2. Cek 3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 4. Bukti
Pengeluaran Kas Kecil 5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil. 2.4Fungsi yang Terkait
Dengan Pengelolaan Kas Kecil a. Fungsi Kas Pada fungsi ini, pengelola dana kas kecil
bertanggung jawab.

6
 BAB III

METODE PELAKSANAAN

A. Jenis Penelitian
Observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari
berbagai proses biologis dan psikhologis. Dua di antara yang terpenting adalah proses-proses
pengamatan dan ingatan. Sutrisno Hadi dalam Sugiyono (2013:145).
Wawancara adalah suatu percakapan yang diarahkan pada suatu masalah tertentu dan
merupakan proses tanya jawab lisan di mana dua orang atau lebih berhadapan secara fisik.
Setyadin dalam Gunawan (2013:160).

B. Waktu dan Tempat Penelitian

Sejalan dengan rencana tujuan yang ingin dicapai, maka dalam pelaksanaan penelitian
ini di Kantor Kementrian Sosial Jalan Kemenangan No. 146 Medan, Sumatera Utara 20222.

C. Jenis dan Sumber Data

Adapun jenis dan sumber data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah data
yang diperoleh melalui kegiatan yang dilakukan penelitian (lapangan) melalui Metode
Wawancara (membuat daftar pertanyaan) dokumen dan observasi.

7
 BAB IV

PEMBAHASAN

Simulasi adalah metode yang paling luas penggunaannya dalam mengevaluasi

berbagai alternatif sistem sumberdaya air. Teknik ini mengandalkan cara coba-banding (trial-
and-error) untuk memperoleh hasil yang mendekati optimal. Model simulasi mempunyai
maksud untuk mereproduksi watak esensial dari sistem yang dipelajari. Teknik simulasi dapat
dibayangkan dengan percobaan (eksperimen), sebagai penyelesaian masalah untuk
mempelajari sistem yang kompleks yang tidak dapat dianalisis secara langsung dengan cara
analitik. Teknik simulasi merupakan metode kuantitatif yang menggambarkan perilaku suatu
sistem. Digunakan untuk memperkirakan keluaran (output) dari masukan (input) sistem yang
telah ditentukan.

Simulasi adalah suatu cara untuk menduplikasi/menggambarkan ciri, tampilan, dan

karakteristik dari suatu sistem nyata. Ide awal dari simulasi adalah untuk meniru situasi dunia
nyata secara matematis, kemudian mempelajari sifat dan karakter operasionalnya, dan
akhirnya membuat kesimpulan dan membuat keputusan berdasar hasil dari simulasi. Dengan
cara ini, sistem di dunia nyata tidak disentuh /dirubah sampai keuntungan dan kerugian dari
apa yang menjadi kebijakan utama suatu keputusan di uji cobakan dalam sistem model.

Metode simulasi merupakan proses perancangan model dari suatu sistem nyata (riil)
dan pelaksanaan eksperimen-eksperimen dengan model ini untuk tujuan memahami tingkah
laku sistem atau untuk menyusun strategi (dalam suatu batas atau limit yang ditentukan oleh
sebuah satu atau beberapa kriteria) sehubungan dengan operasi sistem tersebut. Metode
simulasi dapat menjelaskan tingkah laku sebuah sistem dalam beberapa waktu dengan
mengobservasi tingkah laku dari sebuah model matematika yang dibuat sesuai dengan
karakter sistem yang asli sehingga seorang analis bisa mengambil kesimpulan tentang tingkah
laku dari sistem dunia [Link] perkantoran atau office actuating, diantaranya
seperti dibawah ini:

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan dan memberi motivasi
terhadap bawahan. Memberikan bantuan kepada pegawai ketika pengawai tersebut
mengalami kesulitan dalam pekerjaannya. Menyatukan visi dan misis para pegawai dengan
perusahaan atau organisasi.

8
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan untuk mendanai
berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil seperti pembelian perlengkapan kantor
yang relatif kecil, biaya telepon,dll. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil
antara lain: a. Adanya batasan dalam hal jumlah yang telah ditentukan oleh manajemen
perusahaan. b. Penggunaannya ditujukan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat harian
rutin. c. Disimpan secara khusus seperti pada kotak kecil atau pada sebuah amplop. d.
Penanganannya dilakukan oleh seorang staff keuangan ataupun administrasi. Prosedur
pengelolaan administrasi kas kecil ada tiga yaitu mulai dari pada saat pembentukan dana kas
kecil, maka bagian-bagian yang terlibat adalah bagian hutang, kas/bendahara, pemegang dana
kas kecil dengan prosedur pembentukan yang sudah di tetapkan perusahaan. Kemudian ketika
hendak melakukan pengeluaran kas kecil untuk pembiayaan operasional maka yang terlibat
hanya pemegang dana kas kecil dan pemakai dana kas kecil tersebut. Prosedur terakhir dalam
pengelolaan kas kecil yaitu mengisi kembali dana kas kecil, pada saat mengisi dana kas kecil
maka yang terlibat yaitu pemegang dana kas kecil, kasir/bendahara serta pimpinan yang akan
memberikan otorisasi. Setiap prosedur pengelolaan kas kecil sudah jelas terperinci kegiatan
yang di lakukan. Apabila semua di lakukan dengan benar maka pengelolaan kas
kecil akan berjalan lancar dan memberikan informasi yang mudah di mengerti, serta
kecil kemungkinan untuk terjadi penyelewengan kas. 3.2 Saran Untuk memaksimalkan
pengelolaan administrasi kas kecil, maka dapat di lakukan secara elektronik dengan
menggunakan aplikasi akuntansi akan tetapi tetap tidak melupakan pengelolaan secara
manual. Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, untuk saran bisa berisi
kritik atau saran terhadap penulisan juga bisa untuk menanggapi terhadap kesimpulan dari
bahasan makalah yang telah di jelaskan.
B. Saran
Untuk meningkatkan kompetensi peserta didik di bidang pengelolaan kantor, Program
Keahlian Administrasi Perkantoran mengupayakan adanya laboratorium simulasi
perkantoran. Dengan adanya laboratorium simulasi tersebut peserta didik diharapkan dapat
mempraktikkan pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan kantor seperti di perkantoran
yang sesungguhnya.
Peserta didik merasa senang karena dapat mempraktikkan secara langsung pekerjaan
perkantoran seperti pekerjaan resepsionis, sekretaris, manajer, Kepala Bagian, Staf dan
peserta didik dapat melaksanakan rapat di laboratorium simulasi. Dihararapkan dengan
adanya laboratorium tersebut kompetensi peserta didik dapat semakin meningkat dan dapat
bersaing dengan pegawai administrasi yang sudah berpengalaman.