

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah
empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA dikenal sebagai “siklus Shewhart”, karena pertama kali dikemukakan
oleh Walter Shewhart beberapa puluh tahun yang lalu. Namun dalam perkembangannya, metodologi analisis PDCA lebih sering disebut “siklus Deming”.
Hal ini karena Deming adalah orang yang mempopulerkan penggunaannya dan memperluas penerapannya. Namun, Deming sendiri selalu merujuk metode
ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming
memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan [Link] nama apa pun itu disebut, PDCA
adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.

Perusahaan memerlukan cara menilai sistem manajemen secara keseluruhan, dalam arti bagaimana sistem tersebut mempengaruhi setiap proses dan
setiap karyawan serta diperluas pada setiap produk dan pelayanan. Pengendalian proses pelayanan adalah sebuah pertanda untuk perbaikan kualitas
pelayanan, tetapi hal itu tergantung pada kesehatan dan vitalitas dari organisasi, kepemimpinan dan komitmen. Konsep PDCA tersebut merupakan
pedoman bagi setiap manajer untuk proses perbaikan kualitas secara terus menerus tanpa berhenti tetapi meningkat ke keadaan yang lebih baik dan
dijalankan di seluruh bagian organisasi Pengidentifikasian masalah yang akan dipecahkan dan pencarian sebab-sebabnya serta penentuan tindakan
koreksinya, harus selalu didasarkan pada fakta. Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan adanya unsur subyektivitas dan pengambilan keputusan yang
terlalu cepat serta keputusan yang bersifat emosional. Selain itu, untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan dipecahkan dan sebagai patokan
perbaikan selanjutnya, perusahaan harus menetapkan standar pelayanan.

Kualitas saat ini sudah tidak lagi diartikan sebagai sebuah pengertian tradisional dimana kualitas hanya dipahami sebagai pemenuhan terhadap suatu
persyaratan, melainkan dikaitkan sebagai suatu produk atau hasil yang dapat memuaskan konsumen dan memajukan suatu organisasi atau perusahaan.
Ketika suatu organisasi atau perusahaan dibangun, berbagai tahapan atau proses harus dilalui, seperti perencanaan (planning), pelaksanaan/ kerjakan (do),
pengontrolan, pengawasan, tidak luput dari sebuah penjagaan kualitas agar dapat menghasilkan output yang optimal. Tahapan dalam penjagaan sebuah
kualitas agar tetap berada pada standar yang telah ditetapkan, menjadi sebuah penekanan terpenting dalam keberlangsungan hidup sebuah organisasi/
perusahaan. Tahapan tersebut diantaranya adalah : perencanaan dimana diperlukan sebuah prosedur perencanaan kualitas, tahap pelaksanaan diperlukan
sebuah jaminan kualitas, tahap evaluasi diperlukan sebuah pengontrolan terhadap kualitas, dan tahap penjagaan serta pengembangan mutu. Untuk
menciptakan sebuah produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan konsumen, tidak harus mengeluarkan biaya yang lebih besar. Maka dari itu,
diperlukan sebuah program peningkatan kualitas yang baik, yaitu misalnya dengan menerapkan program PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Manfaat PDCA

PDCA seringkali dipergunakan dalam kegiatan KAIZEN dan DMAIC dipergunakan pada aktivitas LEAN SIX SIGMA. PDCA sangatlah cocok untuk
dipergunakan untuk skala kecil kegiatan continues improvement pada memperpendek siklus kerja, menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan
produktivitas. Sementara DMAIC akan lebih powerfull dalam hal menghilangkan varian output, kestabilan akan mutu, improve yield, situasi yang lebih
komplek, struktur penghematan biaya, dan efektivitas organisasi bisnis.

Manfaat dari PDCA antara lain :

 1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;
2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;
3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;
4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja;
5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Proses PDCA
Di dalam ilmu manajemen, ada konsep problem solving yang bisa diterapkan di tempat kerja kita yaitu menggunakan pendekatan P-D-C-A sebagai
proses penyelesaian masalah. Dalam bahasa pengendalian kualitas, P-D-C-A dapat diartikan sebagai proses penyelesaian dan pengendalian masalah
dengan pola runtun dan sistematis. Secara ringkas, Proses PDCA dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. P (Plan = Rencanakan)

Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI
tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.

 Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari
solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan
kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang
akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu).
Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan
spesifikasi.
 Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan.
 Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.

2. D (Do = Kerjakan)
Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN.
Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti
pekerjaan akan bertambah banyak..

 Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam
skala kecil (proyek uji coba).
 Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan.

3. C (Check = Evaluasi)

Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan,
sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.

 Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
 Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
 Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan
untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas.
 Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan.

4. A (Act = Menindaklanjuti)
Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah
kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya
sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.

 Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk
memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
 Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan,
merevisi proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh
 staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas, dan mendokumentasikan
proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.

Dalam Model Proses ISO 9001, manajemen suatu organisasi setelah memahami persyaratan-persyaratan Sistem Manajemen Mutu, selanjutnya
melakukan tahap-tahap sebagai berikut :

 menetapkan komitmennya untuk melaksanakan sistem manajemen mutu;

 menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu;

 melakukan penetapan dan pendelegasian tugas dan wewenang;

  menunjuk wakil manajemen yang bertugas mengawasi pelaksanaan sistem manajemen mutu;

 melakukan tinjauan manajemen.

Tanggungjawab manajemen tersebut merupakan Proses Perencanaan (plan), dan organisasi harus memenuhi proses ini terlebih dahulu dalam memulai
suatu sistem manajemen mutu, barulah kemudian menetapkan dokumentasi-dokumentasi yang diperlukan untuk kelengkapan proses ini. Yang dimaksud
manajemen disini adalah manajemen puncak suatu organisasi/ perusahaan seperti Presiden Direktur, Direktur, General Manager, atau fungsi yang
mengatur jalannya organisasi secara integral.

Proses berikutnya yang juga merupakan Proses Perencanaan (plan) adalah Pengelolaan Sumber Daya, dimana organisasi menetapkan sumber daya-
sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu dan memenuhi persyaratan pelanggan. Sumber daya tersebut berupa :
- sumber daya manusia (karyawan);

- infrastruktur (bangunan);

- peralatan proses;

- alat transportasi;

- komunikasi dan lingkungan kerja.

Pada tahap selanjutnya, organisasi harus melaksanakan (do) perencanaan-perencanaan yang telah ditetapkan dalam proses Realisasi Produk. Pada
proses ini yang dilakukan organisasi adalah :

 menetapkan semua kebutuhan untuk membuat proses;

 melakukan kegiatan verifikasi, validasi, monitor, inspeksi;

  pengujian yang dibutuhkan untuk kriteria penerimaan produk;

 komunikasi dengan pelanggan, kegiatan desain dan pengembangan, pembelian, kegiatan pengendalian perlengkapan produksi dan pelayanan,
pengendalian alat ukur, dan lain sebagainya.

Dengan kata lain, semua kegiatan operasional suatu perusahaan merupakan bagian dari proses Realisasi Produk dalam ISO 9001:2000. Pada tahapan
ini, Persyaratan Pelanggan merupakan input bagi proses sedangkan outputnya adalah Kepuasan Pelanggan. Setelah proses implementasi (do) dijalankan,
maka proses berikutnya adalah pemeriksaan (check) hasil-hasil yang diperoleh dan penetapan tindakan (act) yang diperlukan untuk perbaikan. Pada proses
ini :

- organisasi memonitor dan mengukur kepuasan pelanggan;

- melakukan audit mutu internal (internal quality audit);

- memonitor dan mengukur proses-proses dan produk;

- melakukan pengendalian terhadap ketidaksesuaian (non conformity) yang terjadi;

- menganalisa semua data yang diperoleh termasuk kecenderungan proses-proses;

- kemudian melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.

Hasil dari proses ini kemudian digunakan sebagai input bagi proses perencanaan selanjutnya.
Keempat proses di atas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak terputus dan saling berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA sudah
seharusnya digunakan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara terus menerus. Jadi PDCA merupakan proses yang kontinu
dan berkesinambungan. Jika produk sudah sesuai dengan mutu yang direncanakan maka proses tersebut dapat dipergunakan di masa mendatang.
Sebaliknya, jika hasilnya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki atau diganti di masa mendatang. Dengan
demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan sehingga kembali lagi pada
langkah pertama dan seterusnya. (Hendra Poerwanto G)
Bagikan topik ini ke kolega/ relasi/ teman Anda

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber

Sign in|Report Abuse|Powered By Google Sites

PDCA di Puskesmas serta Contohnya dalam Akreditasi Puskesmas

Puskesmas sebagai sarana pemerintah yang berbasis pelayanan yang bersentuhan langsung dengan masyarakat sebagai pengguna
pelayanan, tentunya kita berharap dapat memberikan pelayanan yang maksimal serta meyelesaikan permasalahan kesehatan yang ada
di wilayah kerja puskesmas.

Tanpa metode yang baik, maka sangat susah untuk memberikan kepuasan bagi pengguna pelayanan. Oleh karena itu, metode PDCA ini
merupakan metode yang sangat tepat dalam meningkatkan kualitas pelayanan bagi masyarakat.

Merujuk dari pelaksanaan akreditasi puskesmas yang saat ini sedang hangat-hangatnya dipersiapkan, kita dapat melihat elemen
penilaian yang mensyaratkan adanya penyelesaian masalah atau pelaksanaan program yang menggunakan siklus tersebut.

Dengan demikian, maka sangat dianjurkan bagi para petugas di puskesmas untuk memahami konsep PDCA tersebut. Jika tidak, maka
untuk mendapatkan status puskesmas yang terakreditasi paripurna sangat tidak mungkin.

Salah satu contoh dalam elemen penilaian yang mengharuskan penggunaan siklus PDCA adalah pada kriteria 1.1.3 : Peluang
pengembangan dalam penyelenggaraan upaya Puskesmas dan pelayanan diidentifikasi dan ditanggapi secara inovatif.

Pada elemen penilaian tersebut mengisyaratkan bahwa dalam penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan perlu memanfaatkan
segala peluang yang ada.

Contohnya, puskesmas A merupakan puskesmas dengan wilayah yang memiliki akses internet yang baik serta masyarakatnya adalah
masyarakat moderen yang sudah terbiasa menggunakan media online. Disatu sisi, pegawai Puskesmas A memiliki ketrampilan untuk
pengelolaan media online. Dilihat dari kebutuhan penyebaran informasi pelayanan, salah satu media sosialisasi yang tepat adalah
penggunaan website puskesmas.
Melihat kondisi tersebut, maka puskesmas A berencana melakukan inovasi dengan membuat website puskesmas sebagai salah satu
media informasi dan sosialisasi kepada masyarakat.

Menggunakan siklus PDCA, puskesmas A merencanakan segala kebutuhan dan metode pembuatan website puskesmas serta informasi
apa saja yang perlu ditampilkan pada website tersebut. Tahapan ini merupakan tahapan merencanakan (Plan).

Setelah semua perencanaan rampung, maka dibuatlah sebuah website puskesmas yang memuat segala informasi yang dibutuhkan oleh
masyarakat. Tahapan ini merupakan tahapan pelaksanaan (Do).

Selang beberapa waktu atau dalam periode waktu tertentu, maka perlu dilakukan pemeriksaan atau evaluasi terhadap jangkauan
informasi yang disediakan dalam website tersebut. Dapat dilihat dari jumlah statistik kunjungan, tanggapan pengunjung, dan sejauh mana
masyarakat mengakses informasi yang telah kita sediakan.

Kemungkinan yang kita dapatkan dari proses ini adalah masih kecilnya jumlah pengunjung, adanya tanggapan negatif dari para
pengunjung serta masih banyaknya masyarakat yang belum mengetahui tentang keberadaan website puskesmas tersebut. Dari
permasalahan-permasalahan tersebut, kemungkinan yang belum dilakukan adalah kita belum melakukan optimasi website agar maksimal
di serch engine website dan belum mensosialisasikan keberadaan website puskesmas. Dalam tahapan ini kita telah melakukan proses
evaluasi atau memeriksa efektifitas pelaksanaan penggunaan website tersebut (Check).

Dari permasalahan-permasalahan yang ada, maka kita tentunya perlu menyelesaikannya dengan membuat rencana tindak lanjut yaitu
dengan melakukan sosialisasi kepada masyarakat dan melakukan optimasi website agar mudah ditemukan di search engine. Sebelum
melakukan kedua solusi tersebut, tentunya kita perlu merencanakannya kembali agar dapat lebih maksimal. Sampai pada tahapan ini,
kita telah memasuki tahapan tindak lanjut (Act) dan kembali lagi pada tahapan perencanaan (Plan). Sampai disini maka kita telah
melaksanakan satu siklus PDCA.

Demikianlah informasi yang dapat kami berikan, semoga dapat bermanfaat untuk kita semua. Khususnya bagi teman-teman yang berada
di Puskesmas demi meningkatkan pelayanan berkualitas dan berkesinambungan.
Silakan bagikan tulisan ini melalui tombol BAGIKAN yang telah kami sediakan, siapa tahu ada teman lain yang membutuhkan.