PT Karrawara adalah sebuah perusahaan distributor alat tulis kantor (ATK)
yang berlokasi di Makassar. Selain penjualan dilakukan secara tunai,
perusahaan ini juga melakukan penjualan secara kredit, terutama untuk
customer tetap yang telah lama melakukan kerja sama dengan perusahaan
ini. Omzet penjualan perusahaan ini kurang lebih Rp.250.000.000,- per
bulan.
Penjualan kredit yang dilakukan oleh perusahaan ini dilakukan oleh 6 (enam)
bagian yakni: Bagian Penjualan, Gudang, Pengiriman, Piutang, Keuangan dan
Bagian Akuntansi. Berikut adalah system dan prosedur akuntansi untuk
penjualan kredit yang dilakukan oleh PT Karrawara:
1. Pemesanan ATK dari customer ditangani oleh Bagian Penjualan.
Pemesanan dari customer selalu dicatat oleh staf bagian ini dalam
dokumen “Formulir Pesanan”. Formulir ini dibuat sebanyak 3 (tiga)
rangkap dan masing-masing didistribusikan sebagai berikut:
- Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Gudang guna pengecekan
ketersediaan barang di gudang,
- Lembar 2 dikirimkan ke Bagian Piutang untuk pengecekan apakah
customer yang bersangkutan dianggap layak dan belum melewati
limit kredit (verifikasi kredit),
- Lembar 3 disimpan sebagai arsip sementara.
2. Bagian Gudang menerima Lembar 1 Formulir Pesanan dan melakukan
pengecekan ketersediaan barang pada saat menerima Formulir Pesanan
dari Bagian Penjualan. Jika barang yang dimaksud tersebut tersedia,
maka bagian ini akan member tanda √ pada “kolom barang tersedia”
pada Formulir Pesanan yang telah diterima sebelumnya dari Bagian
Penjualan dan kemudian mengembalikan formulir tersebut kepada
Bagian Penjualan (Proses jika tidak tersedia barang tidak dijelaskan
dalam kasus ini).
3. Bagian Piutang menerima Lembar 2 Formulir Pesanan dan melakukan
verifikasi kredit untuk menentukan apakah penjualan tersebut dapat
dilaksanakan. Jika limit piutang customer yang bersangkutan belum
melewati batas limit kredit yang ditetapkan maka Bagian Piutang
member tanda √ pada kolom penjualan kredit dapat diberikan di
Formulir Pesanan dan kemudian mengembalikan formulir tersebut
kepada Bagian Penjualan (Proses jika tidak memenuhi tidak dijelaskan
dalam kasus ini).
4. Pada saat Bagian Penjualan mendapatkan persetujuan dari Bagian
Piutang dan Bagian Gudang, maka bagian ini memproses penjualan
kredit tersebut dengan menerbitkan “Formulir Penjualan” sebanyak 7
(tujuh) rangkap dan didistribusikan sebagai berikut:
- Lembar 1 dikirimkan kepada Customer melalui Bagian Pengiriman,
- Lembar 2 dikirimkan ke Bagian Gudang,
- Lembar 3 dikirimkan ke Bagian Piutang,
- Lembar 4 dikirimkan ke Bagian Pengiriman
- Lembar 5 dikirimkan ke Bagian Keuangan,
- Lembar 6 dikirimkan ke Bagian Akuntansi,
- Lembar 7 disimpan sebagai arsip permanen/tetap.
5. Barang yang sudah disiapkan oleh Bagian Gudang diterima oleh Bagian
Pengiriman beserta “Slip Daftar Barang”. Slip ini akan dicocokan dengan
Formulir Penjualan lembar 1 dan 4. Jika sesuai, Bagian ini akan
menerbitkan “Bill of Lading” sebanyak 3 (tiga) rangkap. Bill of Lading
didistribusikan sebagai berikut:
- Lembar 1 kepada customer
- Lembar 2 kepada Bagian Akuntansi
- Lembar 3 sebagai arsip sementara.
Barang tersebut dikirim ke pelanggan bersama Slip Daftar Barang,
Formulir Penjualan lembar 1, dan Bill of Lading lembar 1. Jika isi dari slip
Daftar Barang tidak sesuai dengan formulir penjualan, maka barang
tersebut akan dikembalikan ke Bagian Gudang.
6. Bagian Putang menerima Formulir Penjualan lembar 3. Berdasarkan
formulir ini, bagian piutang melakukan pencatatan data di “Kartu
Piutang”. Kartu ini berfungsi sebagai “Kartu Pembantu Piutang” yang
berisi data customer, jumlah, dan saat Piutang jatuh tempo. Formulir
penjualan ini diarsipkan secara sementara dan akan dilampirkan ke
“Surat Tagihan” saat piutang salah seorang customer telah jatuh tempo.
7. Bagian Akuntansi menerima Formulir Penjualan lembar 6 dan Bill of
Lading lembar 2. Kedua dokumen ini dicocokan. Berdasarkan kedua
dokumen ini, Bagian Akuntansi akan melakukan penginputan data ke
“Jurnal Penjualan”, “Buku Besar Piutang Dagang”. Formulir Penjualan dan
Bill of Lading akan diasipkan secara permanen.
8. Pada saat Piutang jatuh tempo, “Surat Tagihan” beserta Formulir
Penjualan akan dikirimkan oleh Bagian Piutang ke customer yang
bersangkutan melalui penagihan langsung oleh staf Bagian ini.
Pembayaran dari customer akan diinput dalam “Jurnal Penerimaan Kas”
dan akan disetorkan ke Bagian Keuangan. Penyetoran ini biasanya
dilakukan 1 kali dalam seminggu ke Bagian Keuangan.
9. Setelah Bagian Keuangan menerima pembayaran customer dari staf
Bagian Piutang, uang tersebut akan disetorkan ke Bank jika jumlahnya
mencapai Rp.50.000.000,- Setelah disetorkan ke Bank, “Bukti Setor Kas”
bersama “Formulir Penerimaan Kas” akan dikirimkan ke bagian
Akuntansi guna pencatatan ke “Jurnal Penerimaan Kas”, “Buku Besar
Kas”, dan pengurangan piutang di “Buku Besar Piutang Dagang. Formulir
yang diterima dari Bagian Keuangan akan diarsipkan secara permanen.
Diminta:
1. Dokumentasikan uraian tertulis (narative description) diatas kedalam
bentuk bagan alir (flow chart) dengan lengkap!