SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (EMA 413 A3)

“MENGENALI PENGELOLAAN PROYEK IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI”

Oleh:

Kelompok 1

I Made Brahmanta Dwikayana (1707521060)

Putu Aryanti Putri Kencana (1707521063)

Ida Bagus Agung Surya Ari Putra (1707521086)

Anggreana Vera Salsabila (1707521131)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2019
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi menjadi sarana penting dalam kehidupan organisasi, karena dengan
informasi dapat menjadi bahan pertimbangan suatu manajemen dalam pengambilan keputusan hal
ini seiring pesatnya perkembangan teknologi informasi dalam era globalisasi dewasa ini,
khususnya dalam bidang komputerisasi, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat semakin
meningkat, informasi memegang peranan penting dalam berbagai aspek kehidupan. Di jaman yang
serba modern ini, teknologi informasi merupakan sarana yang penting dan dalam menunjang
performa dari suatu perusahaan atau bisnis baik dalam skala kecil, sedang, ataupun besar, sehingga
dengan informasi dapat diharapkan mempermudah pekerjaan dan tujuan dapat tercapai secara
maksimal. Hal ini perlu dilakukan agar dapat menyajikan informasi data lengkap dan dapat
mengakses data dan informasi secara cepat, efisien, dan akurat. Kecepatan dan ketepatan dalam
mendapatkan suatu informasi dapat didukung oleh sistem komputerisasi yang dapat memudahkan
dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data perusahaan tersebut.

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan tentunya ada berbagai hal yang
mendukung agar tujuan yang diinginkan perusahaan tercapai. Dalam mengelola aktivitas
perusahaan yang mendukung tercapainya tujuan dibutuhkan manajemen proyek yang baik,
terlebih jika di dukung dengan kemajuan teknologi dan sistem informasi manajemen yang juga
baik, maka segala pekerjaan akan terselesaikan dengan lebih efektif dan efisien. Untuk memahami
bagaimana dampak dari implementasi sistem informasi dalam pengelolaan manajemen proyek,
maka dalam paper ini akan dibahas hal-hal terkait, diantaranya: memahami tujuan dari project
manajemen dan mengerti pentingnya mengembangkan sistem informasi, mengenali metode yang
bisa digunakan dan menyelaraskan dengan tujuan bisnis perusahaan, mengenali bagaimana cara
perusahaan mengevaluasi nilai bisnis dari suatu proyek sistem informasi, serta mengenali strategi
yang dapat digunakan untuk mengelola resiko proyek dan implementasi sistem.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang akan dibahas, diantaranya:

1.2.1 Apakah tujuan dari project manajemen dan apa pentingnya mengembangkan sistem
informasi?
1.2.2 Apa saja metode yang bisa digunakan dan menyelaraskan dengan tujuan bisnis
perusahaan?
1.2.3 Bagaimana cara perusahaan mengevaluasi nilai bisnis dari suatu proyek sistem informasi?
1.2.4 Apa saja strategi yang dapat digunakan untuk mengelola resiko proyek dan implementasi
sistem?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian ini, yaitu:

1.3.1 Untuk memahami tujuan dari project manajemen dan mengerti pentingnya
mengembangkan sistem informasi
1.3.2 Untuk mengenali metode yang bisa digunakan dan menyelaraskan dengan tujuan bisnis
perusahaan
1.3.3 Untuk mengenali bagaimana cara perusahaan mengevaluasi nilai bisnis dari suatu proyek
sistem informasi
1.3.4 Untuk mengenali strategi yang dapat digunakan untuk mengelola resiko proyek dan
implementasi sistem

BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Memahami Tujuan dari Project Manajemen dan Pentingnya Mengembangkan Sistem
Informasi

Ketika sistem informasi tidak memenuhi ekspetasi atau biaya yang terlalu besar untuk
mengembangkan perusahaan tidak menyadari adanya manfaat dari investasi dalam sistem
informasi mereka, dan sistem tidak dapat memecahkan permasalahan sebagaimana dimaksudkan.
Pembangunan sistem yang baru harus dikelola dan diatur secara hati-dati, dan cara suatu proyek
dilaksanakan menjadi faktor yang paling penting yang akan mempegaruhi hasilnya. Inilah alasan
yang sangat penting untuk memiliki beberapa pengetahuan mengeni pengelola proyek sistem
informasi dan alasan mereka berhasil.

SASARAN MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan,

keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan
waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian
resiko, estimasi sumben daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas,
pengendalian ekskusi proyek, pelaporan kemajuan, dan alnalisis hasilnya. Manajemen proyek
untuk sistem informasi harus mengenai lima variabel utama, yaitu :

1) Cakupan, mendefinisikan pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak masuk dalam
suatu proyek. Sebagai contoh, cakupan proyek sistem pemesanan baru dapat meliputi
modul baru untuk memasukka pesanan dan mengirimkannya kepada departemen produksi
dan akuntansi, tetapi tidak meliputi perubahan pada sistem-sistem piutang, produksi,
distribusi dan pengendalian persediaan yang terkait.
2) Waktu, adalah seberapa lamanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
Manajemen proyek umumnya menetapkan jumlah waktu yqng diperlukan untuk
menyelesaikan komponen-komponen yang utama dari proyek. Tiap-tiap komponen
tersebut lebih jauh dikelompokan ke dalam aktivitas-aktivitas dan tugas-tugas. Manajemen
proyek berusaha untuk menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
tidak meluas melebihi kesepakatan awalnya.
 3) Biaya, biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya
sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Biaya proyek
sistem informasi juga termasuk biaya perangkat keras, perangkat luas dan lingkup kerja.
manajemen proyek membuat anggaran dan mengawasi pengeluaran untuk proyek tersebut.
4) Kualitas adalah indikator seberapa jauh asil akhir dari sebuah proyek memenuhi sasaran
yang deberikan oleh pihak manajemen. Kualitas proyek sistem informasi biasanya
berujung pada peningkatan kinerja dengan pengembalian keputusan organisasional.
Kualitas juga berkenan dengan akurasi dan ketepatan waktu dari informasi yang dihasilkan
oleh sistem baru, dan kemudahan penggunanya.
5) Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek.
Masalah potensial itu dapat menghambat suatu proyek dalam mencapai sasaran dengan
cara memperpanjang waktu dan memperbanyak biaya, menurunkan kualitas hasil proyek
atau menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

1.1 MEMILIH PROYEK

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

Gambar 14.3 PENGENDALIAN MANAJEMEN ATAS PROYEK SISTEM

Kelompok
Perencanaan Strategi
Korporat

Manajemen
Komite Pengawasa
Proyek SI

Manajemen
Manajemen
Menengah Proyek

Tim Proyek
Manajemen Operasi
 Puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite
pengawas sistem informasi. Kelompok perencanaan strategi perusahaan bertanggung jawab dalam
mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin membutuhkan diciptakannya
sistem-sistem baru. Komite pengawas sistem informasi merupakan kelompok manajemen senior
dengan tanggung jawab untuk pengembangan sistem dan operasional. Komite terdiri dari atas
kepala-kepala departemen dari pengguna akhir dan bidang sistem informasi. Komite pengawas
meninjau ulang dan menyetujui rencana-rencana bagi sistem-sistem dalam seluruh dunia, yang
berupaya untuk mengoordinasi dam mengintegrasikan sistem dan adakalanya menjadi terlibat
dalam memilih proyek informasi.

Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemn proyek yang terdiri atas manajer sistem
informasi dam manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab atas beberapa proyek sistem
informasi tertentu. Tim proyek tersebut secara langsung bertanggung jawab untuk masing-masing
proyek sistem. Tim ini terdiri atas analisi sistem, pakar dibidang bisnis pengguna akhir yang
relevan, programer aplikasi dan mungkin juga pakar basis data.

MENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS

Untuk mengidentifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai

bisnis paling tinggi, organisasi harus mengembangkan rencana sistem informasi yang
mendukung rencana bisnis keseluruha dan dimana sistem-sistem strategi dimasukan ke
perencanaan tingkat tertingginya. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang
mengidentifikasi arah pengembangan sistem (tujuan renvananya), alasan-alasan, sistem atau
situasi sekrang, pengembangan baru yang perlu dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana
impelemtasi dan anggarannya.

Rencanaya berisi pernyataan sasaran-sasaran perusahaan dan menjelaskan bagaimana

teknologi informasi akan mendukung pencapaian sasaran tersebut. Lsporannya menunjukan
bagaimana sasaran-sasaran umum dapat mencapai dengan proyek-proyek sistem yang spesifik.
Disini ditentukan tanggal dan tolak ukur yang spesifik untuk sasarannya, yang dapat digunakan
kemudian ditentukan untuk mengevaluasi kemajuan dari rencana tersebut dari segi beberapa
banyak sasaran yang telah tercapai dalam kerangka waktu yang ditentukan dalam rencananya.
Rencana mengindikasi keputusan-keputusan terpenting dari manajemen, berkenaan dengan
pengadaan perangkat keras ; telekomunikasi; sentralisasi/desentralisasi kekuasaan, data dan
perangkat keras; dan perubahan organisasional yang diperlukan. Perubahan organisasional juga
bisa dijelaskan, termasuk kebutuhan pelatihan mnajemen karyawan; upaya rekrutmen; perubahan
dalam proses bisnis; dan perubahan dalam otoritas, struktur, atau praktik manajemen.

Untuk membuat rencana yang efektif, perusahaan harus menginventarisasi dan

mendokumentasi semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktus TI-nya. Untuk
proyek yang manfaatnya melibatkan peningkatan pengambilan keputusan, manajer terbesar bagi
perusahaan.

2.2 Mengenali Metode yang Bisa Digunakan dan Menyelaraskan dengan Tujuan Bisnis
Perusahaan

Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan

pendekatan manajemen proyek (project management). Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek
teknologi informasi yang ada seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi
infrastruktur jaringan, dan lain sebagainya, metodologi yang dipergunakan secara umum adalah
sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa, desain,
konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Masing-masing konsultan atau para praktisi
teknologi informasi biasanya memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas
dari keenam langkah metodologi di atas.
Secara umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi dapat
dikategorikan dalam 3 kelompok besar.
o Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi, menyangkut
hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi computer sampai dengan perencanaan dan
 pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area
Network).
o Implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di
perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-produk retail Microsoft sampai dengan
aplikasi terintegrasi berbasis ERP, seperti SAP dan BAAN.
o Perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized
software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama dengan pihak luar seperti
konsultan dan software house.
Lepas dari perbedaan tersebut, secara garis besar ada 6 tahap yang bisa dijadikan sebagai
batu pijakan atau metodologi dalam melaksanakan aktivitas pengembangan tersebut.

a. Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide pertama yang
melatarbelakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap kebutuhan
detail atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan proposal, penentuan
metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan, sampai dengan penunjukan tim
dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek yang bersangkutan. Biasanya ada dua
pihak yang terlibat langsung dalam proyek perencanaan ini yaitu:
- yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi, dalam hal ini
adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang bersangkutan.
- Pihak yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan gabungan dari para
personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan pengetahuan yang beragam
(multidisiplin), seperti ahli perangkat lunak, analisis bisnis dan manajemen, spesialis
perangkat keras,programmer, sistem analis, praktisi hukum, manajer proyek dan beberapa
karakteristik SDM lain yang terkait.

b. Tahap Analisis

Secara prinsip ada 2 aspek yang jadi fokus analisis, yaitu:

Aspek Bisnis atau Manajemen

Analisis aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik perusahaan yang
bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci
keberhasilan usaha (critical success factors), ukuran kinerja (performance measurements),
strategi, program-program dan hal terkait lainnya.
Tujuan dilakukannya langkah ini :
- Mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di
perusahaan (mengingat setiap perusahaan memiliki pandangan tersendiri dan unik
 terhadap sumber daya teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan perusahaan
lain).
- Mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan
berpengaruh (memiliki damppak tertentu) terhadap proses desain, konstruksi dan
implementasi.

Aspek Teknologi
Analisis aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisir aset
teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai dengan berbagai
tujuan, antara lain:
- Mempelajari infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan tingkat
efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut.
- Menganalisis kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di
kemudian hari (system upgrading) sehubungan akan diimplementasikannya teknologi
baru.
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah isu-isu (permasalahan) penting yang
harus segera ditangani, dianalisis penyebabnya, dampaknya bagi bisnis perusahaan, beberapa
kemungkinan scenario pemecahan dengan segala resiko cost/benefit (laba/rugi) dan trade-
off (tukar tambah), serta pilihan solusi yang direkomendasikan. Sebelum memasuki fase
desain, seluruh tim harus paham tentang isu-isu ini dan memiliki komitmen untuk melanjutkan
proyek yang ada ke tahap berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan
(setelah memilih scenario yang disetujui bersama).

c. Tahap Desain

Pada tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen
melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan
melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem
basis data, jaringan computer, metode interfacing, teknik konversi data, metode migrasi sitem
dan sebagainya. Model-model umum seperti Flowchart, ER Diagram, DFD dan lain
sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara teknis.
Sementara itu secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen akan melakukan
perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait seperti prosedur (SOP =
Standar Operation Procedures), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan,
pendekatan SDM dan sebagainya. Tim ini pun biasanya akan mempergunakan model-model
umum seperti Porter’ s Value Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction
Model, BCG Matrix, dan lain-lain. Jelas bahwa hasil tahap ini, yang berupa cetak biru
rancangan sistem, secara teknis dan secara manajemen akan dijadikan pegangan dalam proses
konstruksi dan implementasi komponen-komponen pada sistem informasi yang akan
dikembangkan.
d. Tahap Konstruksi

Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang
sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksana
tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu
konstruksi teknologi informasi dalam skala detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap
konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutama
dalam hal SDM, biaya, waktu. Control terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi
harus diperketat agar tidak terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektifan dalam
penggunaan beragam sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak
langsung terhadap keberhailan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu).
Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem. Perbaikan-perbaikan bersifat
minor biasanya harus dilakukan setelah adanya masukan-masukan yang timbul setelah
diadakannya evaluasi.

e. Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama kalinya sistem
informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya, pendekatan yang dipergunakan
oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan paralel.
- Pendekatan cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang memilih sebuah
hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem baru mulai dipergunakan dan
sistem lama ditinggalkan sama sekali.
- Pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru sementara
sistem lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan secara paralel (kedua
sistem tersebut biasa disebut testing environment danproduction environment).

f. Tahap Pascaimplementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi adalah
bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance, supports and services
management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami
perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain,
perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan
beberapa contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah
perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat sistem ke SDM
perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang
terjadi peristiwa dimana perusahaan atau personel pembuat sistem sudah tidakdiketahui lagi
lokasinya setelah bertahun-tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem
sudah pindah ke tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem
terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal sulam (yang
 secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang buruk) akibat tidak adanya
dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur manajemen pemeliharaan yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah berupa suatu aktivitas, harus ada
personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi
terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang teramat dinamis.
Dengan kata lain, dalam era kompetisi sekarang, perusahaan harus mampu berubah dengan
sangat cepat.
Sistem informasi atau teknologi informasi yang secara teknis tidak dapat beradaptasi
terhadap perubahan kebutuhan bisnis perusahaan sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat
yang baik. Apakah teknologi informasi di perusahaan-perusahaan dapat dengan mudah
mengikuti perubahan kebutuhan bisnis secara cepat? Jika belum, sudah waktunya bagi
pemimpin perusahaan untuk berbicara dengan departemen atau divisi yang bertanggung jawab
terhadap teknologi informasi perusahaan dan kenyataannya, sudah ada teknologi yang dapat
menjawab kebutuhan ini, dan itu sudah terbukti efektif. Tidak ada tempat bagi perusahaan
modern pada tahun 2000 yang masih menggunakan pendekatan sistem informasi dan teknologi
informasi secara konservatif (bagi sebagian perusahaan besar di Indonesia pendekatan tersebut
masih dianggap sebagai pendekatan termodern).

2.3 Mengenali Bagaimana Cara Perusahaan Mengevaluasi Nilai Bisnis dari Suatu Proyek
Sistem Informasi

Walaupun proyek sistem mendukung sasaran strategis perusahaan dan memenuhi

kebutuhan informasi pengguna, hal itu perlu untuk juga menjadi investasi yang baik bagi
perusahaan. Nilai sistem dari pandangan keuangan pada umumnya berputar di sekitar
permasalahan mengenai tingkat pengembalian atas modal yang diinvestasikan.

BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Tabel 14-3 mencantumkan beberapa biaya dan manfaat dari sistem yang sifatnya umum. .Manfaat
berwujud (tangible beneft) dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat tak berwujud
(intangible benefit), seperti layanan konsumen yang lebih efisien atau pengambilan keputusan
yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan keuntungan yang dalam
jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan administratif yang menggantikan tenaga
kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan manfaat tampak yang lebih terukur
dibandingkan sistem informasi manajemen, DSS, dan sistem kerja kolaborasi dengan dukuingan
computer.
 Total Cost of Ownership- TCO memperkenalkan konsep mengenai total biaya
kepemilikan, yang dirancang untuk mengidentifkasi dan mengukur komponen-komponen dari
pengeluaran atas teknologi informasi yang melampaui biaya pembelian awal dan pemasangan
perangkat keras dan perangkat lunak. Namun, analisis TCO hanya menyediakan sebagian
informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi suatu investasi teknologi informasi karena hal ini
biasanya tidak berhubungan dengan manfaat, kategori-kategori biaya seperti biaya kompleksitas,
ser ta factor strategis dan "halus" yang akan dibahas pada bagian ini.

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Untuk menentukan manfaat dari proyek tertentu, Anda akan memerlukan untuk
menghitung semua biayanya dan semua manfaatnya. Tentu saja, suatu proyek dengan biaya yang
melebihi manfaat harus ditolak. Namun, seandainya manfaat yang lebih besar daripada biaya,
maka analisis keuangan tambahan akan diperlukan untuk menentukan apakah proyek tersebut
merepresentasikan tingkat pengembalian yang bagus atas modal perusahaan yang diinvestasikan.
Model penganggaran modal (capital budgeting) merupakan salah satu dari beberapa teknik yang
digunakan untuk mengukur nilai dari investasi dalam proyek modal investasi jangka panjang.

Metode penganggaran modal bergantung pada pengukuran arus kas ke dalam dan keluar
Perusahaan; proyek modal yang menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi bagi proyek
system informasi merupakan arus kas langsung yang disebabkan oleh pengeluaran un tuk
perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Dalam tahun-tahun berikutnya, investasi akan
menyebabkan tambahan arus kas keluar yang akan diseimbangkan dengan arus kas ke dalam yang
dihasilkan dari investasi. Arus kas ke dalam mengambil bentuk meningkatnya penjualan produk
yang lebih banyak (untuk alasan-alasan seperti produk-produk yang baru, kualitas yang lebih
tinggi, atau meningkatnya pangsa pasar) atau menurunkan biaya dalam produksi dan operasional.
Perbedaan antara arus kas keluar dengan arus kas ke dalam digunakan untuk menghitung kekayaan
keuangan dari investasi. Ketika arus kas telah ditetapkan, beberapa metode alternatif tersedia untuk
membandingkan proyck yang berbeda dan memutuskan mengenai investasi.

Model penganggaran modal yang utama untuk mengevaluasi proyek-proyek TI adalab:

metode pengembalian investasi (payback), tingkat pengembalian atas investasi dalam akuntansi
(return on investment--ROD), nilai neto sekarang, dan tingkat bunga pengembalian internal
(internal rate of return--IRR).

MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA (REAL OPTIONS PRICING MODELS)

Beberapa proyek system informasi sangat tidak pasti, terutama investasi dalam
infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya di muka mereka
tinggi. Anggaplah, misalnya, bahwa perusahaan sedang mempertimbangkan investasi $ 20 juta
untuk meningkatkan infrastruktur TI-nya, perangkat ker s, perangkat lunak, alat manajemen data,
dan teknologi jaringan. Jika infrastruktur yang ditingkatkan ini tersedia, organisasi akan memiliki
kemampuan teknologi untuk merespons lebih mudah terhadap masalah dan peluang di masa depan.
Meskipun biaya investasi ini dapat dihitung, tidak semua manfaat dari membuat investasi ini dapat
ditetapkan sebelumnya. Tetapi jika perusahaan menunggu beberapa tahun hingga potensi
pendapatan menjadi lebih jelas, mungkin sudah terlambat untuk melakukan investasi infrastruktur.
Dalam kasus seperti itu, manajer mungkin mendapat manfaat dari menggunakan Real options
pricing models untuk mengevaluasi investasi teknologi informasi.

Real options pricing models (ROPM) menggunakan konsep penilaian opsi yang dipinjam
dari industry keuangan. Opsi pada dasarnya adalah hak, tetapi bukan kewajiban, untuk bertindak
di masa mendatang. Opsicall yang adalah opsi keuangan di mana seseorang membeli hak (tetapi
bukan kewajiban) untuk membeli asset dasar (biasanya saham) dengan harga tetap (strike price)
pada atau sebelum tanggal tertentu.

Misalnya, mari kita asumsikan bahwa pada 25 April 2012, Anda dapat membeli opsi call
seharga $ 17,09 yang akan memberi Anda hak untuk membeli saham biasa Procter & Gamble
(P&G) seharga $ 50 per saham pada tanggal tertentu. Opsi ini memiliki tanggal kedaluwarsa 17
Januari 2014. Jika harga saham biasa P&G tidak naik di atas $ 50 per saham pada penutupan pasar
saham pada 17 Januari 2014, Anda tidak akan melaksan akan opsi tersebut, dan nilai opsiakan
jatuh ke nol pada tanggal pelaksanaan (strike date). Namun, jika harga saham P&G naik menjadi,
katakanlah, $ 100 per lembar saham, Anda bias membeli saham dengan harga strike $ 50 dan
mempertahankan laba $ 50 per saham dikurangi biaya pada opsi. (Karena opsi dijual sebagai
kontrak 100 saham, biaya kontrak akan menjadi 100 × $ 17,09 sebelum komisi, atau $ 1,709, dan
Anda akan membeli dan memperoleh keuntungan dari 100 saham Procter & Gamble.). Opsi saham
memungkinkan pemilik untuk mengambil manfaat dari peluang kenaikan yang potensial,
sementara itu membatasi sisi negative dari resiko.

Nilai proyek system informasi nilai ROPM mirip dengan opsi saham, di mana pengeluaran
awal untuk teknologi menciptakan hak, tetapi bukan kewajiban, untuk mendapatkan manfaat yang
terkait dengan pengembangan lebih lanjut dan penyebaran teknologi selama manajemen memiliki
kebebasan untuk membatalkan, menunda, mulai ulang, atau perluas proyek. ROPM member
manajer fleksibilitas untuk melakukan investasi TI mereka atau menguji perairan dengan proyek
percontohan kecil atau proto tipe untuk mendapatkan lebih banyak pengetahuan tentang risiko
proyek sebelum berinvestasi dalam seluruh implementasi. Kerugiandari model ini terutama dalam
memperkirakan semua variable kunci yang mempengaruhi nilai opsi, termasuk arus kas yang
diantisipasi dari asset dasar dan perubahan biayai mplementasi. Model-model untuk menentukan
nilai opsi plat form teknologi informasi sedang dikembangkan (Fichman, 2004; Mc Grath dan Mac
Millan, 2000).

KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN (LIMITATIONS OF FINANCIAL

MODELS)

Dalam caratradisional yang menitik beratkan pada aspek keuangan dan teknis dari sistemin
formasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari system informasi yang dapat
mempengaruhi biaya dan manfaat yang sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan investasi
sistemin formasi perusahaan tidak secara memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan
organisasi yang diciptakan oleh system baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak
yang kurva pembelajaran pengguna untuk system baru terhadap produktivitas, atau waktu yang
dibutuhkan manajer untuk menghabiskan mengawasi perubahan terkait system baru. Manfaat,
seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari system baru atau peningkatan pembelajaran dan
keahlian karyawan, juga dapat diabaikan dalam anlisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan
Schkade, 2002).

2.4 Mengenali Strategi yang Dapat Digunakan Untuk Mengelola Resiko Proyek dan
Implementasi Sistem

Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Penolakkan dari Pengguna

Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan yang tidak ditentukan
harus melibatkan pengguna sepenuhnya di semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk
mendukung salah satu dari banyak opsi desain yang mungkin dan untuk tetap berkomitmen pada
satu desain. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan tim
implementasi dengan pengguna di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna dapat menjadi
anggota aktif tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan bertanggung jawab atas instalasi
dan pelatihan. Tim implementasi dapat menunjukkan responsnya terhadap pengguna, segera
menjawab pertanyaan, memasukkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan kesediaan mereka
untuk membantu.
Partisipasi dalam kegiatan implementasi mungkin tidak cukup untuk mengatasi masalah
resistensi pengguna terhadap perubahan organisasi. Pengguna yang berbeda dapat dipengaruhi
oleh sistem dengan cara yang berbeda. Sementara beberapa pengguna mungkin menyambut sistem
baru karena membawa perubahan yang mereka anggap bermanfaat bagi mereka, yang lain
mungkin menolak perubahan ini karena mereka percaya perubahan itu merugikan kepentingan
mereka. Jika penggunaan sistem bersifat sukarela, pengguna dapat memilih untuk
menghindarinya; jika penggunaan adalah wajib, resistensi akan berupa peningkatan tingkat
kesalahan, gangguan, pergantian, dan bahkan sabotase. Oleh karena itu, strategi implementasi
tidak hanya harus mendorong partisipasi dan keterlibatan pengguna, tetapi juga harus membahas
masalah kontra implementasi (Keen, 1981). Counterimplementation adalah strategi yang disengaja
untuk menggagalkan implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi. Strategi
untuk mengatasi resistensi pengguna termasuk partisipasi pengguna (untuk memperoleh komitmen
serta untuk meningkatkan desain), pendidikan dan pelatihan pengguna, peraturan dan kebijakan
manajemen, dan insentif yang lebih baik bagi pengguna yang bekerja sama. Sistem baru dapat
dibuat lebih ramah pengguna dengan meningkatkan antarmuka pengguna akhir. Pengguna akan
lebih kooperatif jika masalah organisasi diselesaikan sebelum memperkenalkan sistem baru. Sesi
Interaktif tentang Organisasi menggambarkan beberapa masalah ini di tempat kerja. Westinghouse
Electric Company meluncurkan program modernisasi sistem sweeping yang mencakup penerapan
kembali aplikasi perusahaannya. Ketika Anda membaca kasus ini, cobalah untuk menentukan
bagaimana Westinghouse mengatasi risiko dan tantangan proyek ini.

MERANCANG UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek-
proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan
berubah ketika sistem baru diinstal, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi Web.
Selain perubahan prosedural, transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan
kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan dengan hati-hati. Area di mana pengguna
berinteraksi dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan sensitivitas terhadap masalah
ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini
mempertimbangkan desain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna akhir dari
sistem informasi. Tabel 14.5

memuat daftar dimensi organisasi yang harus ditangani ketika merencanakan dan
mengimplementasikan sistem informasi. Meskipun analisis sistem dan kegiatan desain seharusnya
mencakup analisis dampak organisasi, bidang ini secara tradisional telah diabaikan. Analisis
dampak organisasi menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan memengaruhi struktur,
sikap, pengambilan keputusan, dan operasi organisasi. Untuk mengintegrasikan sistem informasi
dengan sukses dengan organisasi, penilaian dampak organisasi yang lengkap dan terdokumentasi
harus lebih diperhatikan dalam upaya pengembangan.
Desain Sosioteknik
Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah dengan
memasukkan praktik desain sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Desainer merancang
serangkaian solusi desain teknis dan sosial yang terpisah. Rencana desain sosial mengeksplorasi
berbagai struktur kelompok kerja, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individu. Solusi teknis yang
diusulkan dibandingkan dengan solusi sosial yang diusulkan. Solusi yang paling memenuhi tujuan
sosial dan teknis dipilih untuk desain akhir. Desain sosioteknik yang dihasilkan diharapkan
menghasilkan sistem informasi yang memadukan efisiensi teknis dengan sensitivitas terhadap
kebutuhan organisasi dan manusia, yang mengarah pada kepuasan kerja dan produktivitas yang
lebih tinggi.

ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

Alat perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek
memfasilitasi proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya memiliki
kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya untuk tugas,
menetapkan tanggal mulai dan berakhir untuk tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi
modifikasi untuk tugas dan sumber daya. Banyak yang mengotomatiskan pembuatan grafik Gantt
dan PERT. Beberapa alat ini adalah program canggih besar untuk mengelola proyek yang sangat
besar, kelompok kerja yang tersebar, dan fungsi perusahaan. Alat canggih ini dapat mengelola
sejumlah besar tugas dan kegiatan serta hubungan yang kompleks. Microsoft Office Project 2010
telah menjadi perangkat lunak manajemen proyek yang paling banyak digunakan saat ini. Ini
berbasis PC, dengan kemampuan untuk menghasilkan grafik PERT dan Gantt dan untuk
mendukung analisis jalur kritis, alokasi sumber daya, pelacakan proyek, dan pelaporan status.
Proyek juga melacak perubahan cara dalam satu aspek proyek mempengaruhi yang lain. Project
Professional 2010 menyediakan kemampuan manajemen proyek kolaboratif ketika digunakan
dengan Microsoft Office Project Server 2010. Server Proyek menyimpan data proyek dalam
database SQL Server pusat, memungkinkan pengguna yang berwenang untuk mengakses dan
memperbarui data melalui Internet. Project Server 2010 terintegrasi erat dengan platform ruang
kerja kolaboratif Microsoft Windows SharePoint Services. Fitur-fitur ini membantu perusahaan
besar mengelola proyek di banyak lokasi berbeda. Produk seperti Easy Projects .NET dan
Vertabase juga berguna untuk perusahaan yang menginginkan alat manajemen proyek berbasis
web.
Ke depan, pengiriman perangkat lunak manajemen proyek sebagai layanan perangkat
lunak (SaaS) akan membuat teknologi ini dapat diakses oleh lebih banyak organisasi, terutama
yang lebih kecil. Versi open source dari perangkat lunak manajemen proyek seperti Open
Workbench dan OpenProj akan semakin mengurangi total biaya kepemilikan dan menarik
pengguna baru. Berkat popularitas media sosial seperti Facebook dan Twitter, perangkat lunak
manajemen proyek juga cenderung menjadi lebih fleksibel, kolaboratif, dan ramah pengguna.
Sementara perangkat lunak manajemen proyek membantu organisasi melacak proyek individu,
sumber daya yang dialokasikan untuk mereka, dan biaya mereka, perangkat lunak manajemen
portofolio proyek membantu organisasi mengelola portofolio proyek dan ketergantungan di antara
mereka. Perangkat lunak manajemen portofolio proyek membantu para manajer membandingkan
proposal dan proyek dengan anggaran dan tingkat kapasitas sumber daya untuk menentukan
campuran dan urutan proyek yang paling optimal yang mencapai tujuan strategis organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

[Link]

[Link]