JOB DESCRIPTION UMUM

SIE :
Membuat:

- Rencana Anggaran Biaya Nyata

- List Keperluan Perlengkapan dan Peralatan, List Mobilisasi dengan Transportasi
- List Keanggotaan , beserta Kontaknya (CO, Anggota Pantia, Partisipan)
- Laporan Keuangan Pengeluaran / Pendapatan dan Laporan Belanja
Lainnya:
- Mencari Partisipan
- Menyiapkan Agenda Rapat per-sie
- Menyiapkan Laporan dan bahasan untuk Rapat koordinasi
- Mengatur Penanggung jawab untuk tiap point Jobdesc
- Saling Mengingatkan Pekerjaan dan Penyelesaian Jobdesc
- Menentukan Penanggung Jawab untuk di Rundown
- Menyimpan dan Menjaga sementara Nota Belanja sampai diserahkan ke Bendahara
- Memastikan, memingatkan dan Mengkonfirmasi Kehadiran Keanggotaan saat agenda-agenda kepanitiaan (dari persiapan sampai prakegiatan)
- Turun langsung Membantu Mengerjakan Jobdesc sie lain di divisinya
- Menjaga Kebersihan Tempat yang berhubungan dengan persiapan dan kegiatan
- Membantu menjaga kondusifitas acara
KOORDINATOR DIVISI :
Membuat:

- Jadwal Rapat per-sie (jika perlu)

- List kendala, kekurangan dan rencana solusi tiap sie untuk disampaikan di rapat koordinasi
- List kendala, kekurangan dan rencana solusi tiap sie saat hari kegiatan (usahakan untuk disampaikan saat briefing)
- Rekap List kendala-kendala dan kekurangan tiap sie selama persiapan sampai selesai kegiatan
- Kalender Kegiatan Perdivisi lebih detail
Lainnya:
- Mengkoordinir dan mempertimbangkan jumlah partisipan tiap sie (disepakati lebih lanjut)
- Mengkoordinir dan mempertimbangkan pergantian CO sie, pergantian, penambahan, pengurangan anggota dan partisipan tiap sie
(disepakati lebih lanjut)
- Memantau, mengingatkan dan memastikan jalannya jobdesc tiap sie selama persiapan sampai setelah selesai kegiatan
- Mengecek Hasil Kerja tiap sie
- Ikut menentukan Strategi Pelaksanaan Jobdesc tiap sie
- Mengatur Jadwal rapat per-sie
- Menghadiri tiap rapat per-sie
- Memberi Kabar rapat per-sie atau divisi ke Panitia Teras
- Mengadakan rapat per divisi sebelum rapat koordinasi (menyesuaikan)
- Mengevaluasi kinerja tiap sie untuk disanpaikan di rapat koordinasi, briefing hingga rapat evaluasi
- Mengkoordinasi untuk menangani solusi di tiap masalah internal di tiap sie
- Turun Langsung dan Membantu persiapan dan jobdesc tiap sie (Menyesuaikan)
- Menggantikan tugas sementara atau seterusnya (menyesuaikan) bila koordinator sie berhalangan dalam menjalankan tugasnya
- Selalu berkoordinasi dengan Koordinator tiap sie
 JOB DESCRIPTION KHUSUS

PANITIA TERAS
AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
KETUA PANITIA
Membuat - Fungsi koordinasi dan intruktif kepada seluruh - Fungsi koordinasi dan intruktif kepada
- Gambaran Acara Secara Umum panitia seluruh panitia
- Job Description - Berkonsultasi dengan SC - Berkonsultasi dengan SC
- Sistem Kepanitiaan - Bertanggung Jawab atas Jalannya Acara - Memimpin Rapat
- Menyambut Undangan Terhormat - Bertanggung Jawab untuk Mengadakan
Lainnya: - Mendampingi Undangan Syukuran Panitia
- Fungsi koordinasi dan intruktif kepada seluruh - Memantau Jalannya Acara - Menyusun Laporan Pertanggungjawaban
panitia - Memimpin Briefing (menyesuaikan) - Memastikan Laporan Pertanggungjawaban
- Bertanggung jawab astas segala Persiapan sudah tercetak
- Berkonsultasi dengan SC - Mengarsipkan, Mengirim Laporan
- Mencari dan Mengelola informasi tentang Pertanggungjawaban
Kegiatan-kegiatan Nasional KMHDI - Bertanggung Jawab memastikan
- Memimpin Rapat Keseluruhan Urusan Kegiatan hingga
- Mempertimbangkan dan Memutlakkan Prakegiatan sudah selesai
Keputusan saat Rapat
- Memutuskan Solusi berbagai Permasalahan
- Mengawasi Pengerjaan dan Jalannya Jobdesc
(Menyesuaikan)
- Melaksanakan Audiensi
- Memutuskan Penambahan, Pengurangan,
Pergantian Kepanitiaan
 AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SEKRETARIS PANITIA
Membuat: - Memastikan Persiapan secara Keseluruhan - Mengatur Waktu dan Mengkoordinir Rapat
- Surat Audiensi, Surat Pemberitahuan (Keanggotaan, Pengaturan Penanggung Jawab, Evaluasi
- Draft Audiensi Peralatan dan Kelengkapan, dll) - Merekap Evaluasi kinerja panitia dan
- Kalender Kegiatan Secara Umum - Memastikan Kondisi Kesehatan dan Kesiapan, jalannya kegiatan
- Stempel Kegiatan Panitia dan Partisipan - Merekap saran untuk kedepannya
- Daftar Presensi Panitia - Menyambut Pihak yang membawa dan - Menyusun dan Menyiapkan Kerangka
- Kerangka Press Release menyiapkan dukungan ke lokasi kegiatan Laporan Pertanggungjawaban
- Memastikan Jalannya Jobdesc dan Rundown - Mencetak dan Memberbanyak Laporan
dihari kegiatan Pertanggungjawaban
Lainnya: - Mengatur waktu dan Menyiapkan Briefing dan - Berkonsultasi dengan SC
- Menyiapkan Sarana Legalisasi Pembahasan
- Memastikan, Mengingatkan dan - Berkonsultasi dengan SC
Menginformasikan Agenda Audiensi
- Menentukan dan Menyusun Agenda Rapat
- Menginformasikan Agenda Rapat, Gladi dan
Persiapan-persiapan Lainnya
- Mengingatkan Jobdesc Koordinator Divisi
Sebelum Rapat
- Membuka, Mengarahkan dan Menutup Jalannya
Rapat
- Menyusun dan Menginformasikan Kesimpulan
Rapat
- Memantau jalannya perintah dan koordinasi
- Memastikan Jalannya Jobdesc keseluruhan
- Mengecek / memastikan hasil jobdesc dan sajian
kegiatan berkualitas
- Mengajukan Penambahan, Pengurangan,
Pergantian Kepanitiaan
- Berkonsultasi dengan SC
 AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
BENDAHARA PANITIA
- Membuat dan Mengelola Rekening Kegiatan - Stay di Area Panitia mengantisipasi keperluan - Merekap Laporan Belanja
- Membawa dan Menyimpan Dana Kegiatan uang belanja mendadak - Membuat Laporan Keuangan
- Menyisihkan sekitar 10% tiap Dana yang Masuk - Mengatur aliran uang selama kegiatan - Berkonsultasi dengan SC
sebagai Cadangan Dana - Mencatat pemasukan dan pengeluaran
- Membantu proses pencairan dana dari pihak - Berkonsultasi dengan SC
pendukung
- Merekap Anggaran Biaya Real
- Membuat dan Menentukan Skala Prioritas
Keuangan Berdasarkan RAB yang didapat
- Mengestimasikan Dana untuk Syukuran Panitia
- Mengarsipkan Nota Belanja
- Mencatat Pendanaan
- Mengatur Sirkulasi Keuangan
- Berkonsultasi dengan SC
DIVISI DANA DAN USAHA
KOORDINATOR DIVISI DANA DAN USAHA:
- Memantau hasil dana
- Memikirkan Alternatif Pendanaan Lain

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE BAZAR
Membuat: - Membuat Daftar yang akan dijual - Menyelesaikan Urusan Pelunasan dan
- Rencana Pendanaan melalui Bazar - Melengkapi dan Menata Stand Bazar Pengiriman Pesanan
- Jadwal Bazar ke lapangan - Menjaga Stand Bazar - Merekap Hasil Bazar
- Daftar Menu Bazar - Menawarkan Barang
- List Hasil Jualan Harian/Mingguan - Menjual barang
(Menyesuaikan) - Mencatat Hasil Penjualan
- List Pesanan Bazar Online - Menyimpan hasil penjualan
- List Seragam Panitia dan Partisipan
- List Pesanan Baju
- Rekapan Hasil Penjualan
- Mencetak Pernak Pernik (Totebag, Stiker, Pin,
Ganci, dll)
- Mencetak Majalah

Lainnya:
- Mengelola Modal Bazar
- Menentukan harga bazar (disepakati lebih
lanjut)
- Mempublikasikan Penjualan
- Mengecek Kesiapan Banner Bazar
- Survey tempat produksi (jika perlu)
- Mengkoordinasikan untuk Bazar ke lapangan
- Memastikan dapatnya alat pendukung bazar
- Mengatur Jadwal Pembuatan Makanan untuk
bazar
- Mengecek Kesiapan Baju dan Seragam Panitia
- Mengecek Persiapan Makanan/Barang yang
akan dicetak dan dijual
- Mencatat Pesanan, Pelunasan dan Pengiriman
- Mengirimkan Pesanan ke Pemesan
- Mencatat Pemesanan dan Penjualan Baju,
seragam panitia dan partisipan
- Mencatat hasil Jual Beli dan Pembayaran tiap
bazar
- Merekap hasil dana bazar untuk tiap rapat
(menyesuaikan)
- Mengumpulkan Rekapan hasil dana bazar
selama masa persiapan
- Menyetor Dana dan Rekapan hasil Bazar ke
Bendahara tiap sebelum rapat koordinasi sampai
selesai kegiatan

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE PROPOSAL
Membuat: Hari Pembukaan dan Seminar: Membuat
- Proposal dan Surat Pengantar - Mengkonfirmasi Kehadiran Pihak Pendukung - Thanks Giving (berupa Plakat atau Piagam
1. Proposal Permohonan dana biasa - Membantu Divisi Lain Penghargaan Dukungan)
2. Proposal Permohonan dana istimewa - Menemani Pihak Pendukung saat acara Luang. - Lembar Ekspedisi Pengiriman
3. Proposal Sponsorship biasa Break, Simakrama dan Selesai
4. Proposal Sponsorship Istimewa Lainnya
5. Proposal Media Partner Hari Diklat sampai Penutupan: - Membuat Laporan Kegiatan untuk Pihak
6. Proposal Pengajuan Mengisi Acara (Pemateri - Follow Up Proposal yang belum ada kepastian Pendukung (yag memberi dana besar)
dan Bintang Tamu) S atau belum cair - Cek List Soft Copy Dokumentasi untuk
- Lembar Ekspedisi - Merekap Hasil Proproposal (Jika ada pihak pendukung
- Rencana Pendanaan melalui Proosal tambahan) - Mengirim Thanks Giving, Laporan Kegiatan
- Daftar Link Proposal - Membantu Divisi Lain dan Soft Copy Dokumentasi
- Daftar Proposal Cair
- Lembar kesepakatan Audiensi Proposal
- Daftar Urutan Sponsor dan Dukungan dana
*dipisah
(Jumlah bantuan dari nilai terbesar ke kecil)
- Rekapan Hasil Proposal
 - List Undangan dan Konfirmasi Pihak
Pendukung
- List Nama Resmi instansi/Perusahaan
Pendukung untuk pembuatan thanks Giving

Lainnya:
- Membeli dan Menyiapkan Kelengkapan
Proposal
- Mempelajari isi Proposal
- Menyebarkan Proposal
- Mencatat Kontak dan Alamat Pihak Pendukung
- Mengaudiensi Proposal
- Follow Up Proposal
- Mengumpulkan Logo Sponsor dan Instansi
dengan dukungan besar
- Menyisihkan Dana Dukungan dari Pihak
Pendukung untuk Thanks Giving {Tergantung
Besaran Dukungan)
- Menyetor hasil Proposal ke Koordinator Divisi
Dana dan Usaha
- Memngirim Undangan ke Pihak Pendukung
- Mengkonfirmasi Kehadiran Pihak Pendukung
- Merekap hasil dana proposal untuk tiap rapat
(menyesuaikan)
- Mengumpulkan Rekapan hasil dana proposal
selama masa persiapan
- Menyetor Dana dan Rekapan hasil Proposal ke
Bendahara tiap sebelum rapat koordinasi sampai
selesai kegiatan
DIVISI PRODUKSI
KOORDINATOR DIVISI PRODUKSI:
- Menyinkronisasikan Waktu dan Teknis Kerja tiap sie
- Mengkoordinir Survey Lokasi / Lapangan

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE DEKORASI
Membuat: Hari Pembukaan hingga Penutupan: - Melunasi Pembayaran Dekorasi
- Rencana Dekorasi Pembukaan - Memasang dekorasi tambahan
1. Dalam Ruangan (Meneyesuaikan)
2. Luar Ruangan / Area Registrasi - Memastikan dekorasi selesai
3. Tempat Duduk Undangan Terhorat - Mengecek keamanan dan kualitas dekorasi
4. Area Pertunjukan / Panggung
5. Area Sponsor (Menyesuaikan) Selesai Hari Pembukaan, Diklat dan Penutupan:
- Rencana Dekorasi Diklat - Mengkoordinasikan tenaga untuk
- List Properti Dekorasi dibuat membongkar dekorasi
- List Perlengkapan Dekorasi dipasang - Membongkar Dekorasi
- Dekorasi tambahan Panggung - Mengkonfirmasi pihak tempat sewa dekorasi
- Dekorasi Area registrasi dan Bazar - Mengecek dekorasi sudah dibongkar semua
- Dekorasi Pintu dan Gerbang (Menyesuaikan) - Memilah dekorasi yang akan digunakan di
1. Penjor tempat diklat
2. .... - Memilah dekorasi yang akan dikembalikan
- Dekorasi Photobooth
1. Rangka Photobooth
2. Huruf Timbul KMHDI
- Petunjuk Arah (Kamar mandi, Parkir)
- Papan Nama (Meja Registrasi [Undangan,
Peserta, Sponsor, dll], Bazar, Kursi/Meja
Undangan Terhormat.
- Pajangan Foto – foto KMHDI
- Bendera KMHDI ukuran kecil
- Batang Bendera

Lainnya:
- Mendekorasi Tempat Kegiatan
- Memasang Bendera KMHDI sepanjang jalan
dan tempat yang ditentukan
- Membantu, mengkonfirmasi dekoarsi dari Pihak
Sponsor dan pendukung
- Mencari Pihak-pihak yang mendukung dekorasi
- Mengkoordinasikan tenaga untuk membuat,
memasang dan menyelesaikan dekorasi
- Memastikan dapatnya alat pendukung dekorasi
- Memastikan desain untuk dekorasi hingga
sudah dicetak
- Meminta, Mengkonfirmasi dan Mengumpulkan
list dekorasi khusus dari divisi lain

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE MEDIA DAN DESAIN
Membuat: - Memastikan Media sudah siap - Mendesain Press Release Kegiatan
- Backdrop Photobooth, Diklat, Panggung - Mengecek kesiapan Multimedia yang akan
(Menyesuaikan) ditampilkan
- Spanduk Publikasi, Om Swastyastu, Diklat, - Mengecek Kesiapan Operator
Tema - Mengarahkan, Mendampingi dan
- X-Baner Sponsor, Bazar Mengkoordinir Operator
- Pernak-Pernik (Stiker, Pin, Ganci, dll)
- Baju untuk Bazar
- Pakaian Panitia dan Partisipan
- Pamflet dan Snap Story(Coming Soon, Seminar,
Diklat, Bazar)
- Konten konten Promosi
- Baliho
- Video (Bumper / Opening, Pembuka, Publikasi,
Mapping, Background Panggung, Pendukung
Penampilan Talent, Profil Pembicara, Profil
Bintang Tamu, Lifetime Achievement)
- Souvenir dan Seminar Kit (Name Tag,
Sertifikat, Plakat, Cover Noteblock, ToteBag,
Brosur Ucapan Terimakasih)
- Desain Thanks Giving
- Undangan
 - List Rincian Desain yang dibuat

Lainnya:
- Mencetak desain pada media yang ditentukan
- Memesan, mengemas dan mengelompokan
Undangan, Souvenir dan Seminar Kit
- Menyiapkan Operator Utama dan Cadangan
- Mengumpulkan, Mengolah dan Membuat
Musik dan Audio yang akan digunakan
- Membuat dan Mengkoordinasi Konsep Audio,
Lighting, Background Video (Menyesuaikan),
Presentasi Seminar dan Diklat
- Membuat desain yang diperlukan divisi lain
- Mengolah / Mengedit Video dan Foto hasil
Dokumentasi untuk ditampilkan dan dipublikasi
- Mengirim Desain ke sie terkait
- Mengelola Publikasi dari Kesepakatan Sponsor
dan Pihak Pendukung

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI
Membuat: - Mendokumentasikan Hari Kegiatan dalam - Mempublikasi Press Release Kegiatan
- Pesan Teks Publikasi Bentuk Foto dan Video - Menyerahkan Artikel Kegiatan ke Media
- List Target dan Pelaksanaan Publikasi - MEDOKUMENTASIKAN PANITIA Partner (Menyesuaikan)
- Mengecek Peralatan Dokumentasi - Mengumpulkan dan Mempublikasi Link
Lainnya: - Menyiapkan Fotographer, Videographer untuk hasil kegiatan yang diangkat oleh Media
- Menyiapkan Peralatan Dokumentasi Stay Area Tertentu (Photobooth, Registrasi, - Mendokumentasikan Pra Kegiatan dalam
- Mendokumentasikan Persiapan dalam Bentuk Panggung, Backstage, dll) bentuk Foto
Foto dan Video - Mengkoordinasikan Video Shooting - MENDOKUMENTASIKAN PANITIA
- MENDOKUMENTASIKAN PANITIA - Menyiapkan Operator Live Report dan - Mendokumentasikan Syukuran Panitia
- Mengelola dan Mengkoordinasikan Publikasi Streaming - Memperbanyak Dokumentasi dengan CD-
- Mengkoordinir dan Mengecek Kesiapan dan - Melakukan Live Report dan Streaming R/RW
Ketentuan Media Partner Kegiatan - Mengumpulkan dan Membagikan Hasil
- Mencari dan Mengaudiensi Pihak yang bersedia Dokumentasi
membantu publikasi
- Mengirim Bahan Publikasi ke media partner dan
pihak yang bersedia membantu
- Menyebarkan dan Memasang Media Publikasi
(Pamflet, Baliho dll)
- Memastikan media sudah terpublikasi
- Menyiapkan Jasa Video Shooting
DIVISI OPERASIONAL

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KONSUMSI
- Membuat, Mengolah dan Mengemas Konsumsi - Menyiapkan Area Konsumsi dan Panitia Stay - Menyiapkan Konsumsi untuk Panitia,
untuk Bazar mengurus Konsumsi Peserta dan Partisipan
- Menentukan Jenis dan Menu Konsumsi Utama - Mengecek Sarana Pendukung Konsumsi - Mencari Tempat Memesan Bahan-bahan
dan Snack - Membagikan Konsumsi ke Peserta, Panitia konsumsi
- Mencari Tempat Pemesanan Konsumsi dan Pengisi Acara - Menyiapkan Sarana, Bahan Konsumsi dan
- Menyiapkan Sarana Pendukung Konsumsi - Membawakan Konsumsi ke Undangan SABUN CUCI TANGAN untuk Syukuran
- Merekap daftar Veget Non-Veget dan Alergi - Membawakan Konsumsi dan Rider untuk Panitia
(Makanan) Peserta Diklat Pemateri dan Bintang Tamu - Menghaturkan Yadnya Sesa
- Menentukan Jumlah Paket Konsumsi - Melayani Permintaan tentang Konsumsi
- Menentukan Perbandingan Jumlah Paket (Menyesuaikan)
Konsumsi untuk Hari Pembukaan berdasarkan - Menyiapkan Konsumsi Lebih Awal untuk
Veget / Non-Veget Peserta dan Panitia memiliki Penyakit Maag
- Menentukan jadwal pemberian Konsumsi - Menyiapkan dan Mengantarkan Konsumsi ke
- Menyiapkan Konsumsi untuk Panitia, Peserta Peserta dan Panitia yang sakit
dan Partisipan di Luar Hari Kegiatan atau saat - Menyiapkan Konsumsi untuk Pihak di luar
persiapan (Menyesuaikan) Ruangan dan Area Penjagaan
- Menyiapkan Rider Konsumsi Pemateri dan - Berkoordinasi dengan Pihak Sponsor yang
Bintang Tamu berhubungan dengan Konsumsi
- Mengantarkan Konsumsi dan Rider untuk - Menyiapkan Perlengkapan Konsumsi Malam
Pemateri dan Bintang Tamu saat di Luar Hari agar Siap Pakai
Kegiatan (Menyesuaikan) - Menghaturkan Yadnya Sesa
- Menghaturkan Yadnya Sesa - Mengecek Kelayakan Kondisi Makanan /
Konsumsi pada waktu tertentu
 AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE MEDIS
- Mencatat Daftar Riwayat Penyakit Khusus - Mengecek Kelengkapan Obat-obatan
Peserta - Meberi Obat dan Perawatan Peserta dan
- Mencatat Daftar Riwayat Alergi Peserta Panitia yang Sakit
- Mencatat Daftar Panitia dan Peserta Memiliki - Merujuk Peserta dan Panitia yang Sakit
Penyakit Maag (Parah) ke Rumah Sakit Terdekat
- Menyiapkan Obat-obatan yang diperlukan (Menyesuaikan)
- Mengkoordinasikan Konsumsi untuk Peserta
dan Panitia yang Saki

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KEAMANAN
- Merencanakan Sistem Keamanan Acara - Menyiapkan dan Mengkoordinir Pembagian
- Menyusun Tata Tertib Panitia dan Peserta Spot Keamanan
- Mengkondusifkan Kondisi Rapat dan Persiapan - Mengkonfirmasi Ulang Perijinan
- Mengawal Mobilisasi Panitia (Menyesuaikan) - Melakukan Pemeriksaan Keamanan Tempat
- Mengkoordinir dan Memastikan Keamanan Kegiatan
Pemateri dan Bintang Tamu - Melakukan Pemeriksaan Keamanan
- Mengantar Surat Perijinan Kepolisian Pengunjung
- Audiensi ke Pihak Keamanan Tempat Kegiatan - Memilah pengunjung yang berhak dan tidak
- Mengurus Keamanan dan Perijinan Kepolisian, berhak masuk
Pihak Tempat Kegiatan, dan Petinggi Lainnya - Menyita Barang Larangan dan
- Memastikan dan Mengkonfirmasi Perijinan Mengembalikan saat Acara Selesai
- Menyiapkan Tempat Barang Sitaan - Mengurus Pengunjung yang Bermasalah
- Menyiapkan Alat Pedukung Keamanan - Mengkondusifkan Jalannya Kegiatan
- Lebih Menjaga Keamanan Pada Area Kritis
(Backstage, Sekitar Panggung, Area Panitia,
Area Parkir)
- Mengatur Antrean Hadirin
- Mengatur Pemisahan Alur Masuk Undangan
Terhormat, Sponsor dan Hadirin Lainnya
- Mengatur Akses Masuk Panitia, Partisipan dan
Pengisi Acara
- Melayani dan Menemani Pihak Pendukung
Keamanan
 - Mengatur Perijinan Keluar Masuk Peserta
Diklat
- Mengontrol Aktifitas Peserta Diklat sesuai tata
tertib (Menyesuaikan)
- Memperingati dan Melaporkan Pelanggaran
Panitia dan Peserta (Menyesuaikan)
- Menjaga, Menemani dan Memastikan
Keamanan Peserta Cuntaka saat Kunjungan
Wisata Religi

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KESEKRETARIATAN DAN HUBUNGAN MASYARAKAT
Membuat: Hari Pembukaan: - Mengecek dan Membagikan sisa Sertifikat
- Formulir Peserta - Melayani Presenti Panitia dan Partisipan yang belum di ambil
- Presensi Hari Kegiatan - Melayani Registrasi dan Presensi Hadirin - Memperbaiki Sertifikat yang Salah
- Daftar Rencana Undangan - Stay Menjaga Area Registrasi - Mengatur Registrasi Check Out Kamar
- Surat Menyurat - Mengucapkan Salam ke Hadirin
- Buku Tamu - Membagikan Nametag, Souvenir
- Lembar Ekspedisi Undangan - Merekap Kehadiran Hari Pembukaan
- Lembar Ekspedisi Surat - Membagikan Sertifikat Seminar
- Buku Materis
- Daftar Kamar Diklat sampai Penutupan:
- Melayani Presensi Panitia dan Peserta
Lainnya: - Membagikan Seminar Kit dan Souvenir
- Menyebar Undangan - Merekap Kehadiran Peserta selama Diklat
- Mengantar Surat - Mengurus Legalisasi Sertifikat
- Follow Up Surat - Membagikan Sertifikat Diklat
- Mengingatkan dan Mengkonfirmasi kehadiran
undangan Kunjungan Wisata:
- Mendata Peserta - Mengecek Presensi Panitia, Peserta dan
- Merekap data peserta Partisipan tiap memulai Perjalanan
- Melayani Informasi untuk Peserta
- Mengatur Registrasi Checkin Kamar
- Mengumpulkan Berkas-berkas Peserta
- Mengarsipkan Berkas selama kegiatan
- Mendata Nama Pengisi Acara, Peserta, Panitia
dan Partisipan untuk Sertifikat dan Piagam
- Mengurus legalisasi Sertifikat dan Piagam
- Memastikan dan Mengkonfirmasi Kesiapan
Souvenir, Seminar Kit dan Buku Materi

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE AKOMODASI DAN TRANSPORTASI
- Mendata Link tempat meminjam dan menyewa - Menyiapkan Transportasi Standby - Menyelesaikan urusan setelah Checkout
transportasi - Mengantar Jemput Pemateri dan Bintang Penginapan
- Mengkonfirmasi Link tempat meminjam dan Tamu dan Pengisi Acara (Menyesuaikan) - Menyiapkan Transportasi untuk
menyewa transportasi - Menyiapkan Transportasi Untuk Praktek Pengembalian Barang
- Membuat List dan Jadwal Pengambilan Barang Lapangan - Mengantar Peserta dan Pemateri
- Menyediakan Mobilisasi Barang - Mengkoodinir Bus untuk Kunjungan Wisata (Menyesuaikan)
- Mencari dan Meloby Penginapan Peserta dan - Mengkoordinir Kebersihan Tempat Kegiatan - Melayani mobilisasi keperluan Syukuran
Tempat Kegiatan - Menerima Komplain Peserta dan Panitia atas Panitia
- Menentukan Kamar yang digunakan dengan Fasiitas Penginapan - Mendata Kendaraan yang di pinjam
mempertimbangan kondisinya - Mengkoordinasikan permasalahan fasilitas - Memberikan uang BBM untuk kendaraan
- Mengecek dan Menyiapkan Penginapan Peserta penginapan ke pihak pengelola tempat yang dipinjam
- Mencari dan Menyiapkan Penginapan Pemateri (disepakati lebih lanjut)
dan Bintang Tamu
- Mengatur Tiket Pulang Pergi Pemateri dan
Bintang Tamu
- Menjemput Pemateri, Bintang Tamu dan Peserta
(Menyesuaikan)
- Mencari Transportasi untuk Standby
- Mencari dan Menyiapkan Bus untuk Kunjungan
Wisata
- Mengantar Jasa Pendukung Kegiatan ke tempat
kegiatan (Menyesuaikan)
 AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE PERLENGKAPAN
- Mengkoordinir dan Mengumpulkan Keperluan - Memastikan kembali kesiapan, Pemasangan - Mengecek perlengkapan dan peralatan yang
Perlengkapan dan Peralatan tiap divisi dan perletakan peralatan dan perlengkapan sudah dipilah
- Merekap List Perlengkapan dan peralatan - Memastikan Keamanan dan Kondisi - Mengkoordinir Pembersihan peralatan dan
- Mencari dan Menyiapkan Perlengkapan dan Perlengkapan dan Peralatan selama jalannya perlengkapan (menyesuaikan)
Peralatan sesuai List kegiatan - Melakukan pengembalian peralatan dan
- Menyiapkan atau membeli perlengkapan kecil - Mengkoordinir dan mencari solusi perlengkapan
yang sekiranya diperlukan permasalahan peralatan dan perlengkapan - Mencari tempat penyimpanan peralatan dan
- Menegosiasikan Perlengkapan dan Peralatan - Stanby memobilisasi peralatan, terutama di perlengkapan yang belum bisa langsung
yang perlu disewa dan dibeli (Menyesuaikan) area kegiatan dikembalikan
- Memastikan kondisi dan kesiapan Peraatan dan - Memilah peralatan dan perlengkapan yang - Menjaga keamanan penyimpanan peralatan
Perlengkapan sudah selesai digunakan sesuai list dan label dan perlengkapan
- Mencatat daftar barang yang dibeli, dipinjam, - Mencari area penyimpanan barang sementara - Membuat laporan kerusakan dan kehilangan
disewa untuk keperluan perlengkapan peralatan dan perlengkapan (menyesuaikan)
- Membantu Dekorasi - Mencatat barang dibeli dan masih ada
- Memberi Label Peralatan dan Perlengkapan sebagai inventaris
- Menyiapkan cadangan peralatan dan
perlengkapan (menyesuaikan)
- Menyiapkan kelengkapan pendukung peralatan
DIVISI ACARA
KOORDINATOR DIVISI ACARA:
- Mengkoordinir Langsung Jalannya Rundown ke semua divisi dan sie
- Mengingatkkan, Memberitahu dan Menghubungkan tiap sie dan divisi terkait dengan pementasan / pertunjukan / penampilan panggung saat hari
pembukaan sesuai dengan perubahan waktu yang terjadi mengikuti rundown
- Berkoordinasi dengan Sekretaris tentang jalannya Jobdesc dan Rundown saat hari Kegiatan
- Memandi Jalannya Geladi

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KONSEP DAN TALENT
Membuat: - Memastikan Kesiapan Pementasan - Membuat Artikel untuk Media Pers
- Konsep Kegiatan - Memastikan Kesiapan talent - Merekap Draft Acara sesuai kondisi nyata
- Draft dan Rundown Kegiatan - Memastikan Kesiapan Bintang tamu dan
- Draft Audiensi Pemateri Pemateri
- Daftar Jenis Pengisi Acara untuk pementasan - Mengingatkan Jadwal Tampil Bintang Tamu
- Mendata Nama Seluruh Pengisi Acara (kecuali dan Pemateri
bintang tamu dan pemateri) - Menngkoordinir Pementasan
- Rundown lebih detail terkait pementasan - Mengkoordinir MC, Talent dan Media
(Menyesuaikan) (Operator)
- Melakukan pemberitahuan setiap berganti
Lainnya: agenda (Menyesuaikan)
- Mengatur Agenda dan Waktu Kegiatan - Mencatat Draft Acara Sesuai Kondisi Nyata
- Mengatur Jadwal Geladi Kotor dan Geladi - Time Keeper
Resik / Bersih
- Mengkoordinir Jalannya Geladi
- Mengkoordinasikan dan Menyiapkan Rundown
- Memastikan LO mendapatkan Pemateri dan
Bintang Tamu
- Mengingatkan Konfirmasi Bintang tamu
- Melakukan Audiensi Pemateri
- Menyiapkan time keeper
- Menyiapkan Strategi Pengatura Waktu agar On
time
- Melatih dan Menyiapkan MC
- Menyiapkan Run Men
- Mencari dan menentukan pihak penyedia talent
- Mencari koordinator (pelatih, koreografer,
penata musik dll) tiap jenis pengisi acara
- Membuat dan menyusun konsep khusus
pementasan hingga detail
- Mengatur jadwal latihan
- Mengatur dan melaksanakan audiensi ke pihak
talent
- Mengoordinir aktifitas yang berkaitan dengan
talent

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
LIAISON OFFICER
Membuat: - Memastikan Kesiapan Pemateri dan Bintang - Mengatur, Menyiapkan dan Memastikan
- Jadwal Kegiatan Pemateri dan Bintang tamu Tamu Kepulangan Pemateri dan Bintang Tamu
selama kegiatan dan diluar kegiatan yang - Menemani dan Melayani Pemateri dan - Memberi Souvenir
disepakati Bintang tamu di belakang panggung dan diluar - Mengirimkan dokumentasi kegiatan yang
- Daftar Rider Pemateri dan Bintang tamu ruang kegiatan berkaitan dengan Pemateri dan Bintang
- Data Estimasi Anggaran segala keperluan (Fee, - Mengkoordinasi dan menyiapkan riders Tamu
akomodasi, transportasi, rider dll) Pemateri dan - Mengkoordinir Akses Keluar masuk Pemateri - Meminta Pemateri dan Bintang tamu
Bintang tamu yang disepakati dan Bintang Tamu mempublikasi hasil dokumentasi
- Mengkoordinir jadwal tampil
Lainnya: - Menemani peserta delegasi KMHDI
- Mencari Informasi pemateri dan bintang tamu - Menemani Tamu Kehormatan (Menyesuaikan)
(Kontak, Asisten, Kesibukan dll)
- Mengecek dan Mengkoordinir Penyesuaian
Proposal untuk diajukan ke Pemateri dan
Bintang Tamu
- Menyampaikan Draft Audiensi ke pemateri dan
bintang tamu
- Merencanakan dan Menjalankan Audiensi dan
Negosiasi dengan Pemateri dan Bintang Tamu
- Meminta Pemateri dan Bintangtamu membantu
publikasi kegiatan
- Mengatur, Menyiapkan dan Memastikan
Keberangkatan Pemateri dan Bintang tamu
- Mengkoordinasikan keperluan Konsumsi,
Medis, Akomodasi dan Transportasi Pemateri
dan Bintang tamu
- Mengadakan kesepakatan agenda diluar
kegiatan
- Mengontrol dan mengingatkan kesiapan
pemateri dan Bintang tamu
- Menemani dan Melayani Pemateri dan Bintang
tamu beserta official, tim dan asisten / manager
- Menyiapkan dan Mengkoordinir riders Pemateri
dan Bintang Tamu
- Menyiapkan dan Mengkoordinir keperluan dan
keinginan mendesak Pemateri dan Bintang
Tamu
- Mengkoordinir Keamanan Pemateri dan
Bintang Tamu

AGENDA SAAT PERSIAPAN AGENDA SAAT HARI KEGIATAN AGENDA SETELAH KEGIATAN
SIE KEROHANIAN
- Menyiapkan Keperluan untuk Mengurus - Mengkoordinir dan Melaksanakan Persiapan - Mengatur, Mengkoordinir dan Menyiapkan
Kondisi Non-Medis dan Diluar Nalar Persembahyangan Matur Suksma
- Mencari, Membeli dan Menyiapkan Sarana - Memastikan dan Mengkoordinir Kesiapan dan - Memastikan atau Menjaga Kesucian
Upakara Penjemputan Kepulangan Pembaca Doa , Prasarana Upakara saat Pengembalian
- Mengingatkan melakukan Yadnya Sesa Pemangku Barang
- Mengkoordinir dan Melaksanakan Persiapan - Mengecek kesiapan Sarana Upakara
Persembahyangan - Memimpin Persembahyangan
- Menjaga sarana dan prasarana - Memastikan Kondisi Dupa tetap menyala
persembahyangan agar tetap suci selama Kegiatan Diklat
- Mencari dan Menyiapkan Pembaca doa untuk - Mengurus dan Mengkoordinir Kondisi Non-
pembukaan Medis dan Diluar Nalar
- Mengatur Audiensi ke Pemangku untuk pura
yang dituju
- Mengatur, Mengkoordinir dan Menyiapkan
Matur Piuning
- Mengkoordinir Perizinan Pura