7/19/2019

Managing General Affairs

(General Affairs Management)

09.00 – 16.00 WIB

Perkenalan
• Nama
• Pengalaman di GA
• Pekerjaan saat ini
• Alasan pilih General Affairs

Managing General Affairs 2

1
 7/19/2019

Tujuan

1. Peserta memahami tugas dan tanggung jawab seorang GA

2. Peserta dapat mengerti masalah-masalah yang biasa terjadi bagian divisi
GA dan sanggup mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-masalah
yang ada.
3. Peserta memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional
4. Peserta mampu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dijalani
5. Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan
6. Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi
( service excellence ) dari General Affairs.

Silabus
1. Tugas dan Tanggung jawab GA serta fungsi dan perannya
2. Key Performance Indikators GA
3. Mengelola kinerja GA
4. Kompetensi GA
5. Area Pengembangan GA untuk mencapai kinerja dan kompetensi
6. Menyusun Action Plan GA
7. Area dan lingkup kerja GA
7.1. Identifikasi area & lingkup kerja GA
7.2. Penetapan area & lingkup kerja From A to Z
[Link] indicator
7.4. Contoh-contoh area & lingkup kerja GA : Building Management, keamanan,
ketertiban, kebersihan, kendaraan, Cleaning Service, Office Boy, Recepsionist dan
operator telepon, serta keluar masuk Tamu, Laundry, Alat Tulis Kantor (ATK),
Outsourcing Management dll
8. Menangani complain
9. Antisipasi masalah

2
 7/19/2019

Mengapa General Affairs?

• Anggapan Umum ttg General Affairs?

• Anggapan orang GA terhadap pekerjaannya ?

Managing General Affairs 6

3
 7/19/2019

Pengertian
General Affairs merupakan supporting unit untuk
mendukung fungsi unit – unit lainnya agar bisa
berjalan sempurna sesuai dengan visi & misi
perusahaan

Sebagai supporting unit maka banyak tugas yang

harus dikerjakan sehingga permasalahan yang
dihadapi cukup kompleks

Managing General Affairs 7

Unit Kerja
General Affairs

Managing General Affairs 8

4
 7/19/2019

Struktur Organisasi

BOD

Operational Production Marketing R&D

Finance /
HRD&GA Purchasing
Accounting

Training &
GA HR
Dev

Managing General Affairs 9

General Affairs

General
Affairs

Cleaning
Security Maintenance Administrasi
Service

Managing General Affairs 10

5
 7/19/2019

Tugas dan Tanggung jawab GA

fungsi dan perannya

• Peran
– Apa yang dimainkan : artis, pelawak dll
– Status atau kedudukan dalam menjalankan hak dan kewajiban, terkait norma,
perbuatan dan perilaku.
– Seseorang yang diberi suatu posisi/jabatan, diharapkan mampu menjalankan
hak dan kewajibannya sesuai harapan
– Contoh: peran TNI sebagai alat negara dibidang pertahanan
• Fungsi
– Bagian dari program, pekerjaan, proses yang dirancang untuk dijalankan,
dengan mengutamakan tujuan atau kegunaan. Dengan kata lain tujuan
jabatan.
– Contoh : sebagai alat negara, TNI berfungsi sebagai penangkal dari semua
ancaman dari luar dan dalam
• Tugas
– Penjabaran dari fungsi, tentang bagaimana fungsi tersebut dijalankan,
bagaimana dilakukan
• Tanggung jawab
– Hasil atau output yang diharapkan dari tugas

Tugas dan Tanggung jawab GA

• Rumus :
– Kata kerja aktif + aktivitas + hasil akhir

6
 7/19/2019

Aktivitas rutin GA

• Kegiatan Harian : Kontrol lapangan, briefing, memeriksa log book, surat

masuk, fax dan menindak lanjuti sesuai keperluan dan urgensi. Menindak
lanjuti pending item sesuai rencana dan urgensi, dll
• Kegiatan Mingguan : Lakukan meeting team mingguan, dengan fokus
pekerjaan minggu yad dan pertanggungan jawaban hasil dan review
minggu yang lalu, meeting koordinasi dengan pihak lain. Buat laporan hasil
kerja mingguan kepada atasan
• Kegiatan Bulanan: Membuat laporan bulanan, memastikan up date dari
berbagai item check SOP yang berbasis bulanan
• Kegiatan Tiga Bulanan : melihat peluang revisi SOP, Hasil program2
peningkatan proses (efisiensi, dsb), list perijinan, dll
• Kegiatan Enam Bulan : Mendata ulang kelengkapan perijinan dan berbagai
perjanjian yang ada
• Kegiatan Tahunan : Melakukan evaluasi dan kehandalan sistim, laporan
review pihak kedua lain, dll

Key Performance Indicators GA

• Rumus :
– Kata kerja aktif + aktivitas + hasil akhir
• KPI
– Apa indikatornya / kriterianya bila tugas &
tanggung jawab anda selesai / sukses?
– Apa indikatornya / kriterianya bila hasil akhir anda
sukses?

7
 7/19/2019

Kriteria setiap responsibility dibatasi maksimal 4, umumnya 2-3 kriteria dimana kriteria
tersebut dapat mencakup aspek finansial, teknikal, dan human. Semakin sedikit
menunjukkan kejelasan kondisi tanggung jawab tsb

Kriteria digolongkan ke dalam 5 kelompok:

1. Biaya (cost) : biaya unit, pengeluaran, pembayaran
2. waktu (time): kecepatan, waktu produksi, batas waktu
3. Kuantitas (quantity): Laba, income, pangsa pasar, produksi per unit
4. kualitas (quality) : pelayanan admin, kepuasan pelanggan,
5. reaksi manusia (human reaction) : keluhan, feedback, Turnover pegawai

PERSONNEL & GA KPI MEASUREMENT 2009 INITIATIVE

Indicator INITIATIVES TARGET 2009 DUE DATE 2009 Score (*ytd)
DEPARTMENT PIC
2008 2009 2010 2011 2012 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Okt Nov Des

Personalia & General Affair - % SP1, SP2 & SP3

Key Performance Indicator - % Database accuracy

8
 7/19/2019

Action plan
PT XYZ ACTIVITY PLAN
1 Januari 2009 - 31 Desember 2009
Tanggal :
Division : Catatan Atasan :
Department :
Section :
Location :
(Karyawan ybs) (Atasan langsung) Atasan dari atasan

AC TIVITY Target D UE DATE JAN F EB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV D ES Estimasi Biaya
NO
(c) (d) (e) (f)

JAN F EB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV D ES

Initiatives (a)
'a.1. Aktifitas 1
'a.2. Aktifitas 2
dst…

JAN F EB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV D ES

Initiatives (b)
'b1. Aktifitas 1
'b.2. Aktifitas 2
dst…

JAN F EB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV D ES

Initiatives (c)
'c.1. Aktifitas 1
'c.2. Aktifitas 2
dst…

INDIVIDUAL SCORECARD

Name:
Department:
Job Position:

Actual Achievement
No. KPI Target Weight Score
2009 (*ytd)

1 (Key Performance Indicator)1 80%

'- (Initiatives)

2 (Key Performance Indicator)1

'- (Initiatives)

3 (Key Performance Indicator)1

'- (Initiatives)

TOTAL 100%

9
 7/19/2019

Kompetensi GA
DEFINISI KOMPETENSI

Underlying characteristics of individual that

is causally related to criterion referenced
effective and/or superior performance in
a job or situation
Spencer & Spencer, 1993

Sifat-sifat mendasar dari seseorang yang mampu

menunjukkan korelasi dengan kriteria-kriteria
kinerja efektif dan prima dalam suatu pekerjaan
atau
keadaan

Kompetensi GA
KOMPETENSI PERFOR
MANCE

TAHU MAU

Hasil
Cara/Perila-
MAMPU
ku Kerja kerja

Kesempatan Dukungan LINGKUNGA

N KERJA

10
 7/19/2019

KARAKTERISTIK KOMPETENSI

 Keterampilan (Skill): Keahlian melakukan suatu tugas

baik secara fisik maupun mental
 Pengetahuan (Knowledge): Ilmu yang dimiliki individu
dalam bidang tertentu.
 Konsep Diri (Self Concept): Persepsi individu tentang
identitasnya termasuk nilai, citra diri.
 Sifat (Traits): Cara khas dalam berperilaku secara
konsisten.
 Motif (Motives): Pemikiran atau niat dasar yang konstan
yang mendorong individu untuk bertindak atau berperilaku.
Ada 3 motif sosial menurut Mc Clelland yaitu:
 Achievement Motive
 Affiliation Motive
 Power Motive

PSSI vs FC Barca

11
 7/19/2019

Kompetensi Pemain Sepak Bola

Behavior Competencies Technical Competencies

• Judgment • Tackling Techniques
• Team Work • Heading Techniques
• Initiative • Shooting Techniques
• Dribbling Techniques
Organizational Knowledge
• FIFA rules & regulations
• PSSI rules & regulations
Job Exposure
• National League Experience

Contoh Kompetensi
Kira-kira Manager Apakah Mereka?

Manager A Manager B

o Manajemen Keuangan Ketrampilan o Manajemen Keuangan

o Pendidikan Sarjana Ekonomi Pengetahuan o Pendidikan Sarjana Ekonomi

o Sebagai Ahli Peran Sosial o Sebagai Pemimpin

Konsep Diri
o Senang memecahkan masalah o Suka memotivasi dan
mempengaruhi orang lain
Sifat
o Dorongan untuk berprestasi o Dorongan untuk mempengarhui
(Need of Achievement) Motif (Need of Influence)

12
 7/19/2019

Apa saja kompetensi GA?

Area Pengembangan GA - kinerja dan kompetensi

Individual Development Plan (IDP):
1. Non Performer - Masih belum menunjukkan kinerja, kompetensi, kapabilitas,
perilaku yang diharapkan di posisinya saat ini
2. Performer - Sudah menunjukkan kinerja, kompetensi, kapabilitas, perilaku yang
diharapkan di posisinya saat ini, tetapi belum secara terus menerus dan melebihi
3. High / Star Performer - Sudah bisa menunjukkan kinerja, kompetensi, kapabilitas,
perilaku yang melebihi dari yang diharapkan di posisinya saat ini secara terus menerus

Dua kategori pertama, IDP disusun oleh atasan. Bentuk developmentnya dirancang untuk
menyelesaikan pekerjaan pada posisi/ role saat ini secara lebih baik.

Kategori ketiga, IDPnya disusun oleh atasan dan Atasannya Atasan untuk melihat potensi
dan aspirasi karyawan sehingga bisa dikembangkan ke posisi/ role yang lebih
beragam/ tinggi.
Bentuk developmentnya dirancang untuk mendapatkan exposure pada pekerjaan yang
berbeda atau lebih tinggi. Kategori ini disiapkan untuk pekerjaan yang lebih tinggi melalui
kesempatan rotasi/ delegasi. Mengapa atasannya atasan dilibatkan? Karena memiliki
wawasan lebih luas tentang kesempatan yang ada (termasuk di luar section karyawan ybs)
untuk menunjang proses rotasi/ assignment yang lebih besar.

13
 7/19/2019

Area dan lingkup kerja GA

Managing General Affairs 28

14
 7/19/2019

Identifkasi & penetapan

area & lingkup kerja GA

15
 7/19/2019

Pelanggan anda

Indicators Customer A
Indicators

outcomes

accomplishme
Accomplish-
outcomes nt
Ment outcomes
Customer D Customer B
aktivitas

outcomes
Indicators
Indicators
Customer C

32

16
 7/19/2019

Memahami keinginan stakeholder

• Apa keinginan stakeholder / karyawan sebagai pelanggan

internal terhadap area pelayanan utama GA ?

• Bagaimana mengevaluasi efektivitas pelayanan tersebut (voice

of customer) ?

• Dan memilih tindakan / respon teknis yang tepat untuk

memenuhi keinginan internal customer tersebut tersebut ?

17
7/19/2019

18
 7/19/2019

GA Management

Managing General Affairs 37

19
 7/19/2019

SOP
• SOP adalah pedoman Hasil Kerja yang diinginkan, Proses
Kerja yang harus dilakukan
• SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur
kerja rinci dan sistimatis
• Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan
konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan
seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan,
pelayanan dan pengaturan yang seimbang

20
 7/19/2019

Manfaat SOP

• Mempermudah dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab

• Menghindari terjadi kesalahan dalam proses kerja yg dirancang

• Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja,

tanggung jawab, dan staff terkait dalam proses tersebut

• Mempermudah dalam mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses

dalam prosedur kerja

• Meminimalisir terjadinya kesalahan

• Menghemat waktu dalam program training karyawan

Cara membuat SOP

• SOP harus dibuat dengan sederhana, jangan terlalu canggih karena daya
tangkap orang berbeda ketika membacanya
• SOP ditulis dan menjelaskan secara singkar langkah demi langkah sesuai
dengan kebutuhan
• Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan mudah
• Menggunkan kata-kata kerja dlm kalimat aktip (bukan pasip), karena
pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan hanya mengharap
saja, contoh: “Kirim spesifikasi ke vendor”, bukan “Spesifikasi dikirim ke
vendor”
• Menggunakan pernyataan positip, bukan negatip, contoh : “Lengkapi buku
lembar kerja dan kembalikan ke bagian pengadaan”, bukan “ Jangan
dikembalikan sbl buku lembar kerja lengkap”
• Menggunakan instruksi yg singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh :
“Kirim buku ke bagian Pengolahan”.
• Dibuat bagan / alurnya.

21
 7/19/2019

Tahapan pembuatan SOP

• Kumpulkan informasi sejelas dan selengkap mungkin
• Lakukan interview bila diperlukan
• Daftar senua kebutuan. List semua peralatan, hardware dan soft
ware dan kebutuhan lain yg diperlukan
• Cost, hitung biaya yg akan dikeluarkan utk setiap kemungkinan
sistim yg dipilih
• Pilih sistim terbaik sesuai kebutuhan, dgn pertimbangan atasan,
staf, pelanggan dan pihak terkait, bahakan jika perlu diajak
• Draft SOP, siapkan drfat SOP, lakukan pembahasan dgn team
• Uji coba sistim / SOP
• Minta persetujuan pimpinan terkait

Contoh Area & Lingkup Kerja GA

22
 7/19/2019

Perawatan Bangunan

Managing General Affairs 45

Gedung / Bangunan

• Tuntutan Utama
– Ketersediaan / Kelengkapan
– Kenyamanan
– Keamanan
– Nilai Tambah
– Biaya yang ekonomis

• Hubungan
– Gedung Milik sendiri
– Tenant : adalah pihak yang menyewa gedung (lantai gedung),
sementara Gedung ada pemiliknya dan ada pengelolanya
– Strata Tittle: Setiap lantai ada pemiliknya

23
 7/19/2019

• Pengertian-pengertian pokok
– Bangunan Gedung: adalah wujud fisik hasil pekerjaan konstuksi yang
menyatu dengan tempat kedudukanya, sebagian atau seluruhnya
berada diatas dan / atau didalam tanah dan / atau air, yang berfungsi
sebagai tempat manusia melakukan kegiatannya, baik untuk hunian
atau tempat tinggal, kegiatan keagamaan, kegiatan usaha, kegiatan
sosial, budaya mapaun kegiatan khusus
– Penyelenggara bangunan gedung adalah kegiatan pembangunan yang
meliputi proses perencanaan teknis dan konstruksi, serta kegiatan
pemanfaatan, pelestarian dan pembongkaran
– Pemanfaatan gedung adalah kegiatan memanfaatkan bangunan
gedung sesuai dengan fungsi yang telah ditetapkan, termasuk kegiatan
pemeliharaan, perawatan dan pemeriksaan secara berkala
– Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga kehandalan bangunan gedung
beserta prasarana dan sarananya agar selalu laik fungsi
– Pengguna bangunan gedung adalah pemilik bangunan gedung dan
atau bukan pemilik gedung, yang berdasarkan kesepakatan dengan
pemilik bangunan gedung yang menggunakan dan / atau mengelola
bangunan gedung atau bangunan atau bagian gedung sesuai dengan
fungsi yang ditetapkan

Persyaratan bangunan gedung

1. Setiap bangunan harus memenuhi syarat administratip dan persyaratan teknis

sesuai dengan fungsi bangunan gedung
2. PersyAratan administratip meliputi:
1. persyaratan hak atas tanah (status hak atas tanah, dan / atau izin pemanfaatan dari
pemegang hak atas tanah
2. status kepemilikan bangunan gedung, dan
3. izin mendirikan bangunan serta ijin penggunaan bangunan
3. Persyaratan teknis meliputi:
1. persyaratan tata bangunan:
2. persyaratan peruntukan dan intensitas bangunan gedung: peruntukan lokasi, kepadatan,
ketinggian dan jarak bebas bangunan gedung
3. arsitektur gedung: penampilan, tata ruang dalam, keseimbangan, keserasian dan keselaran
dengan lingkungan sekitar
4. pengendalian dampak lingkungan , untuk gedung-gedung yang akan berdampak penting
terhadap lingkungan
5. persyaratan kehandalan gedung (contd.)

24
 7/19/2019

3. Persyaratan teknis meliputi:

5. Persyaratan kehandalan gedung
1. Keselamatan: kemampuan bangunan gedung untuk mendukung beban muatan
(dihitung berdasarkan fungsi bangunan gedung pada pembebanan maksimum), serta
kemampuan bangunan dalam mencegah dan menanggulangi bahaya kebakaran
(proteksi pasif maupun aktip) , gempa dan bahaya petir, (banjir ??)
6. Kesehatan:
1. sistim penghawaan (tata dan sirkulasi / pertukaran udara) –alami atau buatan,
pencahayaan –alami dan atau buatan termasuk pencahayaan darurat,
2. sanitasi -memenuhi kebutuhan air bersih, pembuangan air kotor dan atau air limbah,
kotoran dan sampah serta penyaluran air hujan, dan
3. penggunaan bahan bangunan –aman bagi kesehatan dan tdk berdampak pada
lingkungan
7. Kenyamanan:
1. Kenyaman ruang gerak dan hubungan antar ruang
2. Kondisi udara dalam ruang
3. Pandangan
4. Tingkat getaran dan tingkat kebisingan
8. Kemudahan, meliputi :
1. kemudahan ke dan dari gedung (aksesabilitas, fasilitas yang mudah, aman dan nyaman
2. Kelengkapan prsarana dan sarana dalam pemanfaatan gedung: fasilitas umum seperti
ruang ibadah, ruang ganti, rungan bayi, toilet,parkir, tempat sampah dan fasilitas
komunikasi dan informasi

• House Keeping
– Public Area
– Public Utilitas
– Lobby
– Toilet & toiletries
– Land Scaping
– Parking area
– Fasilitas house keeping: Front office, carr call, etc

• Engineering
– AC
– Lift / Escalator
– Plambing
– Fire Protection
– Waste water treatment dan sewage treatment plant
– Building automation system, etc

25
 7/19/2019

Building maintenance

• Usia Pakai (Live Time)

– Peralatan –Alat -Bagian gedung, seperti interior, dsb
• Identifikasi Tingkat Kerusakan
– Ringan –Sedang –Berat
• Skala Prioritas
– Penting / urgent –Segera –Normal
• Cara Penanggulangan
– Memoles –Menambal –Mengecat –Mengganti
• Cara Pencegahan
– Melokalisir kerusakan agar tidak menjadi lebih besar / parah
– Memilih material / alat yang cocok, termasuk teknik alternatip
– Dalam lain-lain sesuai kebutuhan
• Cara Penggantian
– Memperkirakan volume yang harus diganti
– Memperkirakan jenis material yang dipakai
– Memperkirakan waktu dan jangka pelaksanaan
– Metode kerja
• Perawatan Berkala
– Live time (umur material) atau alat, serta –service (perawatan)

Objective
1. Jumlah kebocoran - tidak ada kebocoran atap
2. Biaya perawatan bangunan maksimal 100jt/tahun
3. Tingkat kebersihan misal Maksimal noda pada lantai, dinding &
Plafon adalah 2% dari luas total
4. Suhu dan kelembaban yang nyaman untuk bekerja
5. Tingkat kebisingan
6. Tingkat pencahayaan
7. Lay out ruangan kerja yang optimal agar proses kerja efekti
(terbuka atau setenggah tertutup)
• Namun tetap harus ekonomis:
Apa komponen biaya operasional bangunan kantor yang paling
besar ?? Sekarang banyak gedung yang menggunakan dinding kaca,
cepat dan murah pada waktu pembangunan tapi mahal dlm biaya
operasional

Managing General Affairs 52

26
 7/19/2019

Perawatan Lantai
Media / cara
1. Jadwal pembersihan lantai
2. Penggunaan bahan kimia yang tepat
3. Preventive maintenance

Kendala
1. Kotoran yg bandel
2. Kerusakan alat kerja
3. Boros dalam penggunaan chemical
4. Cuaca, terutama saat musim hujan

Efisiensi
1. Penggunaan detergen yg langsung dr pabrik
2. Preventive maintenance terutama saat ada kerusakan
keramik harus segera ditangani
Managing General Affairs 53

Perawatan Dinding Bangunan

Media / cara
1. Jadwal pembersihan dinding
2. Penggunaan bahan kimia yang tepat
3. Preventive maintenance

Kendala
1. Banyak paku yg menempel
2. Dinding lembab
3. Cat kusam & kotor
4. Keretakan dinding ( penyebab? )

Efisiensi
1. Penggunaan lukisan / gambar untuk menutupi dinding yg
blm diperbaiki
2. Pemasangan paku / aksesoris dinding perlu pertimbangan
yg mendalamManaging General Affairs 54

27
 7/19/2019

Jenis dinding

• Dinding gypsum
Mempunyai permukaan yg lebih rata & mudah dibentuk tapi tidak bisa
dipergunakan untuk memasang aksesori yg berat
• Dinding bata
Bisa dipergunakan untuk memasang aksosori yg berat tapi permukaan
tidak rata & tergantung dari finishingnya ( cat, keramik, batu alam )
• Dinding batako
Lebih hemat biaya dibanding bata, bisa dipergunakan untuk memasang
aksosori yg berat tapi permukaan tidak rata & tergantung dari finishingnya
( cat, keramik, batu alam )

Managing General Affairs 55

Jenis Dinding

• Dinding keramik
Mudah dalam pemeliharaan tapi sulit bila ada aksori yg harus ditempel ke
dinding
• Dinding granit / batu alam
Dari sisi estetika lebih menarik tapi mahal dalam biaya investasi &
pemeliharaan

Managing General Affairs 56

28
 7/19/2019

Perawatan Atap Bangunan

• Pembersihan rutin terutama menjelang musim hujan

• Perbaikan rutin ( inspeksi min 1x / bulan )
• Saluran air dipastikan tidak tersumbat
• Lakukan penggantian atap bila sudah banyak yang berlobang

Managing General Affairs 57

Perawatan atap berdasarkan jenisnya

• Genteng
• Seng
• Asbes (awas isu kesehatan)
• Kaca
• Beton

Managing General Affairs 58

29
 7/19/2019

Perawatan Taman

• Pemotongan rumput ( tidak boleh lebih dari 2 cm )

• Buat garis air untuk penahan limbahan tanah saat disiram
• Potong dahan / daun yang kering
• Pemupukan 2x sebulan ( bergantian antara pupuk kandang &
pupuk kimia )

Managing General Affairs 59

Perawatan Peralatan

Managing General Affairs 60

30
 7/19/2019

CCTV

• Mekanisme perekaman & media penyimpanan

• Pembersihan lensa
• Re-place (bila ada pergeseran sudut )
• Penggunaan teknologi terkini

Managing General Affairs 61

Jenis CCTV
• Analog
• Digital
• IP ( internet protocol )

Managing General Affairs 62

31
 7/19/2019

Hydrant

• Kapasitas tangki ( sesuai UU th 1970 ) :

min. Bisa dipakai 2 jam dengan 2 titik operasional.
Pompa dan sumber tenaga harus terpisah dengan
sumber energi utama gedung
• Pembersihan box hydrant
• Metode perawatan
• Perawatan selang hydrant
• System auto / manual ( depend on system )

Managing General Affairs 63

APAR
• Sesuiakan dengan potensi bahaya api (listrik, kimia
atau benda padat yang mudah terbakar) –ingat
prinsip segi 3 api
• Letakkan di tempat yg mudah terlihat
• Menempel di dinding dengan tinggi + 80 – 100 cm
dari lantai / sesuai kesepakatan penghuni gedung
• Perhatikan tanggal kadaluarsa
• Pergunakan sesuai dengan fungsinya ( type A, B, C )

Managing General Affairs 64

32
 7/19/2019

Type APAR
• A = kebakaran pada benda padat
• B = Benda cair
• C = Listrik

Managing General Affairs 65

ALARM, SMOKE DETECTOR, SPRINGKLER

• Inspeksi rutin
• Lakukan annual maintenance
• Rutin lakukan trial untuk memastikan
masih berfungsi normal

Managing General Affairs 66

33
 7/19/2019

Warna Kepala Sprinkler

• Jingga -> 57 ⁰C
• Merah -> 68 ⁰C
• Kuning -> 79 ⁰C
• Hijau -> 93 ⁰C
• Biru -> 141 ⁰C

• Perhatikan Perawatan rutin untuk memastikan sistim

bekerja dengan efektip

Managing General Affairs 67

Penangkal Petir
• Konvensional / Fraklin
Copper Spit di paling atas bangunan

• Sangkar Faraday
Hampir sama dengan Franklin ttp jumlah lebih banyak

• Thomas
Lebih efisien ( satu gedung cukup 1 penangkal petir )

Managing General Affairs 68

34
 7/19/2019

Pengelolaan Force Major

Managing General Affairs 69

Banjir
• System penanggulangan banjir
• Pindahkan barang ke tempat yang aman
• Gunakan asuransi
• Siapkan tim evakuasi force major
• Kenali model, waktu & wilayah banjir

Managing General Affairs 70

35
 7/19/2019

Gambar banjir

Managing General Affairs 71

Managing General Affairs 72

36
 7/19/2019

Wilayah Gempa Bumi

Managing General Affairs 73

Managing General Affairs 74

37
 7/19/2019

Cara meminimalisasi kerusakan

• Gunakan struktur tahan gempa
• Bentuk bangunan simetris
• Letakkan barang dengan seimbang
• Segera lari ke lokasi lapang saat terjadi gempa
bumi

Managing General Affairs 75

Angin Topan
• Berlindung di tempat yg lapang ( tidak ada
bangunan / pohon )
• Posisi badan tiarap
• Kenali lokasi yg sering dilewati angin topan
• Kenali gejala akan terjadi angin topan

Managing General Affairs 76

38
 7/19/2019

Keamanan

Managing General Affairs 77

Tenaga Keamanan
Bentuk fisik proporsional
Punya kemampuan bela diri
Tidak kaku ( saat menghadapi massa )
Dari outsourcing ( flexible )
Dilaksanakan dalam shift
Rutin latihan fisik & keterampilan

Managing General Affairs 78

39
 7/19/2019

Patroli
• Alat patroli (amano, Patrol Guard, dll )
• Periode pelaksanaan rutin 24 jam ( min 24x/hari )
• Patroli ke seluruh lokasi
• Periksa seluruh obyek vital
• Periksa pintu, kondisi gedung, dll
• Dilakukan bergiliran
• Laporan ditulis detail & disimpan rapi
• Pergunakan kunci / gembok cadangan
• Saat malam hari patroli agar dilaksanakan berdua
• Pergunakan APD, senter, pentungan, alat komunikasi

Managing General Affairs 79

Alat Komunikasi
• Telepon
• Handy Talkie
• Kentongan
• Senter
• HP

Managing General Affairs 80

40
 7/19/2019

Komunikasi
Lingkungan & Aparat
• Gunakan momen/peristiwa sederhana
• Bangun komunikasi informal
• Komunikasikan perkembangan perusahaan
• Berikan sumbangan yang mendidik
• Rendah hati, supel, extrovert
• Patuhi aturan hukum

Managing General Affairs 81

Penanganan Unjuk Rasa

Managing General Affairs 82

41
 7/19/2019

Jenis – jenis Unjuk Rasa

• Internal
• Lingkungan sekitar
• Pihak ketiga

Managing General Affairs 83

Cara Pencegahan

• Pencegahan (komunikasi intensif)

• Pendekatan informal leader
• Pecahkan massa
• Dialog dengan perwakilan massa

Managing General Affairs 84

42
 7/19/2019

• Hubungan komunikasi dengan instansi keamanan

• Tutup seluruh fasilitas vital
• Lakukan negosiasi di tempat yang netral
• Perjelas maksud unjuk rasa
• Panggil ketua aksi untuk diajak berdialog
• Siapkan data – data pendukung
• Beri penjelasan secara rinci

Managing General Affairs 85

Outsourcing

 Pilih yang berpengalaman

 Pilih yang berbadan hukum
 Pilih yang berdomisili dekat perusahaan
 Biaya tidak terlalu rendah ( standard UMR )
 Ambil karyawan dari warga sekitar
 Penggunaan alat kerja sesuai dengan standar
 Penggunaan seragam kerja sesuai dengan fungsinya

Managing General Affairs 86

43
 7/19/2019

Pelayanan Umum

Managing General Affairs 87

Kurir

• Buat jadwal pengantar sesuai tujuan

• Pilah dokumen berdasarkan kepentingannya
• Lengkapi dengan P3K & alat safety lainnya
• Asuransi jiwa

Managing General Affairs 88

44
 7/19/2019

Syarat OB & Kurir

• Personel bersih, rapi

• Kerja cekatan & tidak serampangan
• Selalu stand by di tempat yang disepakati

Managing General Affairs 89

Stationery

 Buat permintaan setiap bulan per dept

 Buat standard penggunaan ATK
 Buat standard merk, jenis & quantity
 Pengambilan harus menyerahkan bekas pakai nya

Managing General Affairs 90

45
 7/19/2019

Transportasi

Managing General Affairs 91

Driver

• Competency driver
• Perawatan kendaraan
• Stand by di lokasi driver

Managing General Affairs 92

46
 7/19/2019

Cara uji Driver baru

• Penguasaan / pengetahuan ttg jalan

• Kemampuan trouble shooting
• Kelincahan di jalan
• Kemampuan PPPK
• Uji di medan berat
• Kenyamanan mengemudi
• Daya tahan terhadap tekanan pekerjaan

Managing General Affairs 93

Perawatan Kendaraan

• Inspeksi harian
• Kebersihan mobil selalu terjaga
• Perlengkapan K3 selalu tersedia
• Preventive maintenance
• Gunakan bengkel resmi terutama untuk service besar
• Perlengkapan mobil beroperasi normal ( AC, power
window )
• Aksesori mobil ( tissue, majalah, parfum )

Managing General Affairs 94

47
 7/19/2019

Pengaturan Pemakaian

• Gunakan form peminjaman kendaraan

• Jangka waktu permintaan kendaraan
• Efisiensi perjalanan
• Ratio pemakaian BBM vs jarak
• Pengisian BBM di pompa bensin resmi (yg ada digital
nota)

Managing General Affairs 95

Penanganan Tamu Perusahaan

Managing General Affairs 96

48
 7/19/2019

Greeting

• Ramah, sopan & rapi

• Mempersilahkan masuk
• Body language
• Penjelasan secara sekilas
• Penggunaan kata – kata yg lugas & tidak bertele tele

Managing General Affairs 97

Fungsi Utama Receptionist

• Pintu gerbang “wajah” perusahaan

• Menerima, memberi informasi, pesan, surat dan telepon
• Menerima tamu, relasi, keluarga karyawan, rekan bisnis

Managing General Affairs 98

49
 7/19/2019

Persyaratan

• Persiapan product knowledge, PIC, struktur Org, handset,

buku telp, Yellow Pages, info harga, agenda, dll
• Kepribadian ramah, luwes, berdandan, body language,
kecakapan bahasa, bersih

Managing General Affairs 99

Teknik

• Standarisasi penerimaan tamu, greeting telp, transfer,

hold
• Catat prosedur rutin, kebiasaan, nama, orang, suara dll
• Hitung waktu, jmlh telp dan aktivitas selama bekerja
• Gunakan program komputer : database, intranet, report
activity

Managing General Affairs 100

50
 7/19/2019

Dokumen

Managing General Affairs 101

Internal Memo

• Gunakan buku ekspedisi

• Selalu catat surat masuk & keluar
• Efisiensi waktu & kertas lebih baik mempergunakan email

Managing General Affairs 102

51
 7/19/2019

Eksternal Memo & Fax

• Pastikan setiap memo sudah terkirim dengan baik

• Tulis tujuan pengirim dengan jelas

Managing General Affairs 103

Fotocopy

• Catat penggunaan mesin fotocopy

• Setting toner pada posisi low
• Jika memungkinkan gunakan kertas bolak balik
• Matikan mesin fotocopy saat tidak dipergunakan
• Gunakan kertas standar ( A3, A4, legal, Folio dll)
• Hindari penggunaan untuk kepentingan pribadi, gunakan
password pd mesin fotocopy

Managing General Affairs 104

52
 7/19/2019

Administrasi Umum

• Penggunaan Energy ( listrik, telp, air, gas )

• Penggunaan stationery
• Penggunaan dana taktis
• Perlengkapan house hold
• Food & Beverage
• Penggunaan Fasilitas Umum

Managing General Affairs 105

Energi

• Pencatatan pemakaian rutin vs beban terpakai

• Penggunaan energi alternatif & efisiensi
• Periksa alat ukur ( meteran ) dengan cara
kalibrasi

Managing General Affairs 106

53
 7/19/2019

Riwayat Bangunan

• Waktu pembangunan
• Material yang dipergunakan
• Lay out bangunan awal s.d akhir
• Fungsi awal bangunan
• Supplier
• Lay out jaringan telp, data, hydrant, listrik dll

Managing General Affairs 107

Riwayat Peralatan

• Waktu pengadaan
• Katalog produk
• Kartu garansi
• Pencatatan jika dianggap aktiva
• pengguna

Managing General Affairs 108

54
 7/19/2019

Riwayat Kendaraan
• Service ringan
• Service besar
• Penggunaan ( jarak, tujuan, medan )
• Ceklist K3
• Penggunaan bahan habis pakai ( tissue,
parfum, P3K)

Managing General Affairs 109

Contoh Ceklist K3
• Ketebalan ban
• Daya pengereman
• Lampu lampu
• Perangkat keselamatan

Managing General Affairs 110

55
 7/19/2019

Setting Ruang Kerja

• Kemudahan dalam bekerja

• Ergonomi dalam bekerja
• Efisiensi penggunaan ruangan
• Artefak jabatan ( standard )

Managing General Affairs 111

Hal-Hal yang “Mengerikan” Seputar Kantor

Hiasan tumbuhan
yang tidak pada
Leher yg tidak Monitor yang
tempatnya
sejajar dg “menunduk”
Monitor

Posisi sinar lampu

yg tidak tepat
KeyBoard membentuk
sudut dg pergelangan
tangan

Menggunakan mouse terlalu

jauh, mengakibatkan kejang otot
Punggung yang tidak
lengan
bersandar

Kaki yang tidak

menyentuh lantai
Bantalan yang menekan
sisi dalam paha

56
 7/19/2019

Posisi Pengguna Komputer yang IDEAL

Kepala tidak Pandangan yang Tinggi Monitor yang sejajar

menunduk sejajar dg pandangan dan lengan
komputer
Posisi Bahu
yang santai
Tangan sejajar
Posisi punggung lengan bawah
yang tertopang

Atur benda-benda
dalam jangkauan

Gunaka bantalan Kaki pada bantalan

yang lunak untuk kaki
menopang paha
bagian bawah

Pencahayaan

• Gunakan pencahayaan alami

• Hitung ulang penggunaan penerangan listrik
• Gunakan penutup jendela yg meredam panas

Managing General Affairs 114

57
 7/19/2019

Estimasi Kekuatan Cahaya

• Ruang kerja 700 – 1000 lux

• Pabrik jam / peralatan yg kecil 1000 – 5000 lux
• Gudang 200 – 300 lux

Managing General Affairs 115

Sirkulasi & Pendingin Udara

• Kapasitas pendingin udara

• Refresh udara setiap hari
• Building syndrome
• Exhaust fan / sejenisnya

Managing General Affairs 116

58
 7/19/2019

Cara perhitungan AC
• ( W x H x I x L x E ) / 60 = kebutuhan BTU
W = panjang ruangan ( ft )
H = Tinggi ruangan (ft)
I = 10 -> berinsulasi / lt. bawah
18 -> tdk berinsulasi / lt atas
L = Lebar ruangan ( ft)
E = dinding terpanjang, 16->utara, 17->timur, 18 ->selatan, 20 ->barat

½ PK = 5000 BTU 1.5 PK = 12.000 BTU

¾ PK = 7000 BTU 2 PK = 18.000 BTU
1 PK = 9000 BTU

Managing General Affairs 117

Contoh
Ruangan ukuran 5.0 x 3.0 m ( 16 ft x 10 ft ) tdk berinsulasi dinding
terpanjang menghadap barat dg tinggi plafon 3.0 m
Kebutuhan AC =
W = 16 ft
H = 10 ft
I = 18
L = 10 ft
E = 20
Kebutuhan AC = 16 x 10 x 18 x 10 x 20 = 9.600 BTU = 1 PK

Managing General Affairs 118

59
 7/19/2019

Menghitung beban AC (Cara II )

Kebutuhan AC = P x L x T/3 x 0, 07 = … PK (sat dlm

m)
Contoh
Ruangan ukuran 5.0 x 3.0 m dg tinggi plafon 3.0 m
Kebutuhan AC = 5 x 3 x 3/3 x 0,07 = 1,05 PK

Managing General Affairs 119

Yang dirawat dalam M/E

Managing General Affairs 120

60
 7/19/2019

Fungsi Mechanical/Electrical

• Merawat fasilitas yang ada

• Memasang peralatan yang baru ( scope kecil )
• Pengawasan pemasangan fasilitas baru ( scope
besar )
• Trouble shooting

Managing General Affairs 121

Pompa

• Pompa air tanah dangkal

• Pompa air tanah deepwell
• Pompa transfer
• Pompa hydrant
• Pompa banjir / summersible pump

Managing General Affairs 122

61
 7/19/2019

Hydrant (keuntungan / kerugian )

• Pemakaian 1m3 / menit

• Automatic
• Manual

Managing General Affairs 123

Genset / Generator

• Automatic
• Manual
• Pemakaian per jam?

Managing General Affairs 124

62
 7/19/2019

AC (pendingin udara)

• Split
• Window
• Cassette
• Split duct
• AC Central

Managing General Affairs 125

Sumber Air Bersih

(keuntungan & kerugian )

• Air Tanah dangkal

• Air tanah dalam
• PAM
• WWTP – waste water treatment plant / air
proses

Managing General Affairs 126

63
 7/19/2019

Penggunaan air Bersih

• Toilet
• Taman
• Produksi
• Hydrant

Managing General Affairs 127

Kebutuhan rata – rata Air bersih

• Toilet = 38 lt / hari / unit

• Taman = 19 lt / hari / m2
• Produksi = Tergantung jenis produksi ( liquid / powder /
solid )
• Hydrant = 200 m3 ( cadangan air )

Managing General Affairs 128

64
 7/19/2019

Spare Part yang harus tersedia

• Fast moving
• Tingkat kepentingan
• Consumable
• Untuk overhaul

Managing General Affairs 129

Kebakaran

Managing General Affairs 130

65
 7/19/2019

• Kenali type api & alat pemadamnya

• Selalu pasang no telp pemadam kebakaran di lokasi
penting
• Hindari merokok / mempergunakan api di lokasi rawan
kebakaran
• Letakkan APAR di tempat yg strategis
• Latih seluruh karyawan cara mempergunakan APAR

Managing General Affairs 131

Tangga Darurat

• Lebar minimal 120 cm

• Membesar ke arah bawah
• Terbuat dari bahan tahan api min 2 jam
• Pintu darurat membuka ke arah tangga
• Exhaust Fan di bagian atas
• Lampu penerangan darurat
• Tanda panah menuju tangga darurat

Managing General Affairs 132

66
 7/19/2019

Managing General Affairs 133

Atas pertimbangan kesehatan (hygiene) yang

harus dimiliki setiap karyawan

Tutup
Helm Telinga

Sarung
Kacamata
tangan

Masker Sepatu
Managing General Affairs 134

67
 7/19/2019

Acara Perusahaan

Managing General Affairs 135

Panitia

• Libatkan seluruh bagian ( yg punya hubungan langsung )

• Buat time table untuk memudahkan dalam pelaksanaan
• Gunakan komunikasi yg efektif & selalu check & recheck
• Buat laporan kerja

Managing General Affairs 136

68
 7/19/2019

Susunan Acara

• Buat acara yg ringan, menghibur & tidak monoton

• Sisipkan acara ringan
• Durasi acara tidak bertele – tele

Managing General Affairs 137

Pelaksanaan acara

• Gunakan perangkat multimedia

• Tata letak panggung & tempat acara yg mewakili tujuan
acara
• Hindari kekosongan / jeda
• Tujuan acara selalu ada dalam satu rangkaian

Managing General Affairs 138

69
 7/19/2019

Pengelolaan Fasilitas Umum

Managing General Affairs 139

Ruang Meeting

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
2. Alat tulis, jam dinding, kalender, furniture siap pakai
3. System pendingin ruangan, penerangan & elektronic berjalan normal
4. Jadwal penggunaan teratur rapi
5. Tersedia air minum saat pelaksanaan meeting

Media
1. Penyusunan jadwal pemakaian ruangan sesuai order
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari / setelah meeting
3. Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan
4. Perawatan ruangan & peralatan yang ada

Managing General Affairs 140

70
 7/19/2019

Ruang Meeting

Kendala
1. Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal ( sering bentrok )
2. Alat tulis tidak tersedia
3. Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )

Efisiensi
1. Pencatatan penggunaan alat tulis
2. Penggunaan kertas bekas pakai
3. Perawatan AC dilaksanakan rutin
4. On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak
dipergunakan

Managing General Affairs 141

Musholla

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
2. Sound system, jam dinding, kalender, sajadah, mukena, pembatas
sholat siap pakai
3. System pendingin / sirkulasi di ruangan, penerangan & sound system
berjalan normal
4. Jadwal penggunaan teratur rapi

Media
1. Penyusunan jadwal pemakaian musholla sesuai order
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari / setelah penggunaan
3. Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan
4. Perawatan ruangan & peralatan yang ada
5. Pelaksanaan pencucian sajadah, mukena, pembatas ruangan secara
rutin Managing General Affairs 142

71
 7/19/2019

Musholla

Kendala
1. Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal ( sering molor)
2. Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )

Efisiensi
1. Pencatatan penggunaan
2. Penggunaan kertas bekas pakai
3. Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
4. On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak
dipergunakan

Managing General Affairs 143

Toilet

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & lantai kering
2. Tissue, handsoap & aksesori toilet lainnya siap pakai
3. System sanitasi, drainase berjalan baik
4. Jadwal pembersihan toilet rutin minimal perjam
5. Exhaust fan, hand dryer, kran air berfungsi normal

Media
1. Penyusunan jadwal checklist pembersihan
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala ( wastafel, kloset,
lantai dll )
3. Penyediaan material toilet yg tepat waktu

Managing General Affairs 144

72
 7/19/2019

Toilet

Kendala
1. Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal ( sering molor)
2. Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )

Efisiensi
1. Pencatatan penggunaan tissue dll
2. Volume air dikecilkan
3. Pemasangan tissue secukupnya
4. Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
5. On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak
dipergunakan

Managing General Affairs 145

Lobby

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
2. Koran, majalah, sofa / kursi tunggu siap pakai
3. Jika ada LCD TV berfungsi baik
4. Jadwal pembersihan lobby rutin
5. Tersedia air minum / diberikan oleh OB

Media
1. Penyusunan jadwal pembersihan
2. Majalah / koran selalu update terbaru
3. Sofa yg nyaman dipergunakan
4. Display produk tersusun dengan indah

Kendala
1. Sofa terpakai semua karena banyak tamu yg datang
2. Majalah / koran tidak update yg terbaru
Managing General Affairs 146
3. Respon dari receptionist kurang ramah

73
 7/19/2019

Pantry & Janitor

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & lantai kering
2. Alat cuci piring / peralatan kebersihan lainnya siap
pakai
3. System sanitasi, drainase berjalan baik
4. Exhaust fan, hand dryer, kran air berfungsi normal
5. Penyusunan barang2 ergonomis

Media
1. Penyusunan jadwal checklist pembersihan
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala ( wastafel, dinding,
lantai dll )
3. Penyediaan material yg dipergunakan tepat waktu
4. Tidak meletakkan barang yg tidak terpakai

Managing General Affairs 147

Kendala
1. Ruangan penuh dg barang tidak berguna
2. Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )
3. Menjadi tempat “nongkrong” para cleaning service

Efisiensi
1. Penggunaan air bersih
2. Penggunaan material seperlunya
3. Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
4. On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak
dipergunakan

Managing General Affairs 148

74
 7/19/2019

Ruang Kerja
Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
2. Tidak berisik & gaduh
3. Penataan meja kerja ergonomis

Media / cara
1. Penyusunan jadwal pembersihan
2. Penataan meja sesuai dengan alur kerja
3. Tempat sampah, mesin fax, fotocopy, printer diletakkan yg mudah
terjangkau
4. Penggunaan almari arsip secara optimal
5. Penataan kabel

Managing General Affairs 149

Ruang kerja

Kendala
1. Suasana gaduh
2. Kertas / sampah berceceran
3. Tempat kerja tidak ergonomis

Efisiensi
1. Penggunaan perangkat secara bersama – sama
2. Penggunaan mesin fotokopi dg kertas bekas
pakai
3. Printer disetting fast draft

Managing General Affairs 150

75
 7/19/2019

Parkir

Objective
1. Tersedia ruang parkir yg aman, nyaman
2. Mudah dalam akses & penggunaan

Media / cara
1. Membuat garis – garis parkir dg memaksimalkan ruang yang ada
2. Penentuan prioritas penggunaan parkir ( tenant, direksi, tamu )
3. Pembuatan rambu – rambu yg mudah dilihat
4. Permukaan lokasi parkir agar rata & terlindung dari matahari

Managing General Affairs 151

Parkir

Kendala
1. Lahan yg terbatas
2. Pemakaian lahan parkir yg tdk optimal
3. Skala prioritas penggunaan lahan tidak
optimal

Efisiensi
1. Buat papan petunjuk lokasi & penggunaan lahan
parkir yg jelas
2. Optimalkan penggunaan lahan dengan parkir yg
berurutan
3. Petugas parkir yg sigap untuk membantu saat
parkir Managing General Affairs 152

76
 7/19/2019

Parkir Tamu & VVIP

• Tempat mudah terjangkau

• Rambu terlihat dari pintu masuk
• Petugas untuk bantu parkir ( roda 4 )
• VVIP diletakkan di lokasi yg dekat pintu masuk
• Gunakan kartu parkir

Managing General Affairs 153

Parkir Karyawan
 Lokasi yang tersembunyi dari bangunan utama
 Roda dua -> Atap, lantai cor beton / paving
 Roda empat -> jika dilokasi terbukan usahakan ada pohon
pelindung
 Parkir direksi di depan bangunan & ada plang nama
 Marka parkir terlihat jelas & tidak mengganggu
 Penggunaan sticker & karcis parkir
 Penitipan helm, jaket

Managing General Affairs 154

77
 7/19/2019

Parkir Kendaraan Ekspedisi

• Dipergunakan jalan yang berbeda dengan jalan akses

untuk tamu
• Driver & kernet selalu memakai sepatu & celana panjang
• Disiapkan lokasi untuk istirahat sopir saat
loading/unloading
• Koordinasi dengan bag Keamanan untuk koordinasi
kedatangan kendaraan ekspedisi

Managing General Affairs 155

Kantin
Objective
1. Tersedia menu yg variatif
2. Ruangan yg nyaman & bersih
3. Antrian saat makan maksimal 3 orang

Media / cara
1. Pengelola kantin diganti setiap 3 bulan atau,
2. Ada beberapa pengelola kantin dalam waktu yg
bersamaan

Managing General Affairs 156

78
 7/19/2019

Kantin
Kendala
1. Menu yang membosankan
2. Kantin tidak nyaman & terkesan tidak terawat
3. Jumlah menu tidak sesuai dengan jumlah yg
makan

Efisiensi
1. Gunakan perangkat multimedia ( TV / DVD Player sehingga
suasana terasa nyaman & tenang )
2. Gunakan sistem self service sehingga karyawan yang makan
merasa seperti di rumah sendiri
3. Usahakan tidak langsung bayar tetapi potong gaji karyawan
4. Jika memungkinkan gunakan kupon makan sehingga lebih
terkendali
5. Adanya menu tambahan
Managing General Affairs 157

Mess
Objective
1. Ruangan yg bersih
2. Fasilitas umum & pendukung di mess tersedia dengan baik

Media / cara
1. Optimalkan pelaksanaan jadwal penggantian sprei / selimut & toilet
2. Preventive maintenance untuk perangkat elektronik ( AC / Heater /
penerangan )

Managing General Affairs 158

79
 7/19/2019

Mess
Kendala
1. Tidak ada kepedulian dari penghuni mess
2. Fasilitas yg tersedia sering rusak / hilang
3. Ketaatan penghuni terhadap peraturan cukup rendah

Efisiensi
1. Siapkan TV / majalah / koran di Lobby
2. Tegas terhadap pelanggaran peraturan
3. Optimalkan penggunaan ruangan
4. Matikan perangkat elektronik saat tidak dipergunakan

Managing General Affairs 159

Laundry
Objective
1. Pakaian yang selesai di laundry dalam keadaan bersih
2. Tepat waktu

Media / cara
1. Pengambilan pakaian tepat waktu
2. Optimalisasi penggunaan mesin cuci / dryer
3. Berikan target jumlah pakaian yang harus diselesaikan

Managing General Affairs 160

80
 7/19/2019

Laundry
Kendala
1. Kotoran yg bandel
2. Kerusakan peralatan
3. Boros dalam penggunaan deterjen & energi

Efisiensi
1. Kesiapan listrik, air, & deterjen
2. Pemisahan antara pakaian luntur & tidak
3. Preventive maintenance untuk perangkat elektronik
4. Cadangan peralatan

Managing General Affairs 161

Asuransi

• Usahakan satu perusahaan asuransi

• Pengalaman yang cukup
• Pilih yg all risk, force major & pihak ketiga

Managing General Affairs 162

81
 7/19/2019

Jenis – Jenis Asuransi

• Kendaraan bermotor
• Produk jadi
• Bangunan
• Jiwa
• Kesehatan

Managing General Affairs 163

Perijinan
• Ijin Domisili
• H.O ( Undang – undang Gangguan )
• Ijin alat angkut & angkat
• Ijin bejana tekan
• Ijin Generator
• Ijin Boiler
• SIM untuk forklift / reachtruck
• PBB

Managing General Affairs 164

82
 7/19/2019

Service excellence

83
7/19/2019

84
7/19/2019

85
7/19/2019

86
7/19/2019

87
7/19/2019

88
 7/19/2019

Service excellence
Ketrampilan
• Melayani pelanggan; cara memberi salam
• Melaksanakan tugas operasional
• Berkomunikasi secara verbal & non verbal
• Dapat menyelesaikan masalah yang timbul
• Bersikap sopan santun, ramah, expresi wajah
saat melayani

Sikap
• Selalu berada dalam posisi siap membantu
• Ingat pentingnya customer bagi kita -mereka
bukan barang mati, punya perasaan & emosi
• Saat bertemu customer yang mengesalkan -
ingat kiat “selalu siap membantu” -ingat untuk
bersikap sabar -ingat bahwa customer bukan
“menyerang” kita secara pribadi

89
 7/19/2019

Menangani masalah,
komplain & Keluhan

Identifikasi
Cause & Effect Analysis
CNP C = Controllable Factor
N = Noise factor
P = Procedural factor
P C

C C
Problem

P N
P
N
All “P” factors must have a
standard operating procedure. “C”
All “N” factors are out of your control
factors are inputs or process
or are out of the scope of your project.
conditions that can be changed or
to be optimized.
Mar 2004 Page 180

90
 7/19/2019

Cause & Effect Analysis

Problem:
40% of Customers
didn't pay their last bill

Why?
5% Went Bankrupt

15% Bill Never Received

Why?
80% Incorrect Bill 5% Shipment Short
or Damaged
5% Customer Given
Rebate
5% Customer Changed
Order
Why?
85% Pricing Error 10% Invoice Keypunch
Error
20% Different Interpretations
of Contract Requirements
Why?
70% Contract Not
Up-to-Date

Mar 2004 Page 181

Cause & Effect Analysis

70% Contract Not Why? 20% Negotiations

Up-to-Date
Started Late

40% Wait for Internal

Approval

40 % No Internal
Why? 80% Follow up responsibility not
clearly designated
Followup

20% Sales Reps get pulled-off

for for other tasks

Mar 2004 Page 182

91
 7/19/2019

Antipasi masalah
control strategy

Control Strategy
Control Mechanisms

Mistake Proofing
Robust Process Design
Preventive maintenance plans
Checklists Documentation
Standard Operating Procedures
Automation Control Plan
Audit Plan Report format
Process Maps
Procedures
Work Instruction
Control Plan

Data collection plans

Ongoing Measurements
Response Plans

Apr, 2004 GSB Six Sigma Green Belt Training Page 184

92
 7/19/2019

Terima Kasih

93