K

K-13 e
l
a
s

bahasa inggris XI

FORMAL INVITATION LETTER AND INVITATION CARD

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari materi ini, kamu diharapkan memiliki kemampuan berikut.

1. Memahami fungsi dan konteks penggunaan surat undangan resmi.
2. Memahami struktur dan ciri kebahasaan surat undangan resmi.
3. Memahami perbedaan fungsi dan konteks kartu undangan (invitation card).
4. Membuat struktur dan ciri kebahasaan kartu undangan (invitation card).
5. Memahami penggunaan simple present tense dan future tense dalam formal invitation
letter dan invitation card.
5. Berlatih membuat surat undangan resmi dan kartu undangan pada situasi tertentu.

Pernahkah kamu mengadakan sebuah acara atau perayaan di rumahmu?

Apakah kamu mengundang teman-temanmu atau anggota keluargamu yang lain?
Jika ya, bagaimana kamu mengundang mereka untuk datang ke acara tersebut?
Atau, apakah sekolahmu pernah mengirimkan undangan rapat orang tua siswa kepada orang
tuamu di rumah?
Jika ya, pernahkah kamu melihat bagaimana struktur surat tersebut dan apa isinya?

Seperti namanya, surat undangan bertujuan untuk mengundang seseorang untuk datang
ke sebuah acara, baik acara formal maupun acara non-formal. Pada acara formal, tipe undangan
yang digunakan adalah undangan resmi (formal invitation card), sedangkan pada acara non-
formal atau acara pribadi, tipe undangan yang biasa digunakan adalah undangan tidak resmi,
yang pada umumnya berupa kartu undangan (invitation card).
 Perhatikan situasi di bawah ini dan tentukan tipe surat undangan yang sesuai.
1. Kamu ingin mengundang seorang penulis terkenal untuk menjadi pembicara pada
seminar yang diselenggarakan oleh OSIS di sekolahmu.
2. Kamu ingin mengundang temanmu untuk menghadiri pesta ulang tahunmu.
3. Perusahaan A ingin mengundang perusahaan B untuk berdiskusi mengenai proses
pemasaran sebuah produk.
4. Sekolahmu ingin mengundang Kepala Dinas Pendidikan di daerahmu untuk
membuka acara class meeting di sekolahmu.
5. Kakakmu ingin mengundang teman-teman di kantornya untuk menghadiri acara
pesta pernikahannya.

Nah, sekarang perhatikan contoh surat undangan berikut.

10th October, 2016

The State Institute for Islamic Studies
Banten

The Principal of Dharma Senior High School

Pandeglang, Banten

Subject: Invitation to the Annual Student Speech Competition

Dear Sir,

First, please accept greetings from our institution.

For the last five years our institution has been enthusiastically organizing this student
speech competition. In addition, we take this opportunity to express our gratitude for
school like yours for participating in the event and making it a success every year.

Once again, the time has come for us to start organizing the competition this year. This
year we are inviting around 50 schools to make the competition more interesting.

Again, this year too, it gives us great pleasure to invite your school to take part in the
competition once again. We look forward to your active participation to make the event
a memorable one. As at the same time last year, too, we invited your best student to
represent your school.

2
 Please kindly find the rundown of the event as follows:
Venue : The Auditorium of the State Institute for Islamic Studies Banten
Time : 09:00 a.m. – 13:00 p.m.
Registration date : 24th of October, 2016

Eagerly looking forward to your participation.

Best regards,

Aminudin
Program Coordinator

Vocab Corner
Annual : once a year, done yearly
Look forward to : expect, wait for
Rundown : outline
Venue : location
Eagerly : enthusiastically

Pertanyaan:
1. What is the purpose of the letter?
2. How many schools will participate in the competition?
3. Who is the sender of the letter?
4. Is it the first time for the school to participate in this competition?

Surat undangan di atas bertujuan untuk mengundang Dharma Senior High School untuk
berpartisipasi dalam lomba pidato antarsekolah yang diadakan oleh The State Institute
for Islamic Studies, Banten. Surat ini merupakan contoh surat undangan resmi karena
dikirimkan oleh institusi formal kepada institusi formal lainnya.

Nah, untuk lebih memahami perbedaan antara surat undangan resmi dan tidak resmi
atau non-formal, perhatikan penjelasan di halaman selanjutnya.

3
A. Formal Invitation Letter
1. Definition
Formal invitation letter atau surat undangan resmi digunakan untuk mengundang
seseorang atau sebuah institusi untuk menghadiri acara resmi (formal event), seperti
rapat (meeting), presentasi produk (product presentation), dan pertemuan bisnis (business
gathering). Bahasa yang digunakan di dalam formal invitation letter adalah ragam bahasa
resmi yang tujuannya untuk menghormati orang yang diundang.

2. Generic Structure
Untuk memahami struktur surat undangan resmi, perhatikan contoh berikut.

12 November 2015 Date of the letter

John Elias The sender
Green Avenue 15

Alan Smith
The recipient
Tiara Street 16
Alabama

Subject: Invitation letter for a “TOEFL” seminar Subject

Dear Mr. Smith, Opening salutation

Introduction

The body

Appreciation for the guest

……………………………. Closing salutation

John Elias The sender

Marketing Manager Signature

4
 Nah, coba perhatikan lagi contoh surat undangan resmi yang telah dibahas di awal.
Tentukanlah bagian-bagian surat tersebut berdasarkan generic structure.

Date of the letter 10th October, 2016

The State Institute for Islamic Studies
The sender
Banten

The Principal of Dharma Senior High School The recipient

Pandeglang, Banten

Subject: Invitation to the Annual Student Speech Competition Subject

Dear Sir, Opening salutation

First, please accept greetings from our institution.

For the last five years our institution has been enthusiastically organizing this student
Introduction
speech competition. In addition, we take this opportunity to express our gratitude for
school like yours for participating in the event and making it a success every year.

Once again, the time has come for us to start organizing the competition this year.
This year we are inviting around 50 schools to make the competition more interesting.

Again, this year too, it gives us great pleasure to invite your school to take part in the
competition once again. We look forward to your active participation to make the The body
event a memorable one. As at the same time last year, too, we invited your best
student to represent your school.

Please kindly find the rundown of the event as follows:

Venue : The Auditorium of the State Institute for Islamic Studies Banten
Time : 09:00 a.m. – 13:00 p.m.
Registration date : 24th of October, 2016

Eagerly looking forward to your participation. Closing salutation

Best regards,

Aminudin The sender

Program Coordinator

5
3. Language Features
Surat undangan resmi dicirikan dengan penggunaan kalimat simple present tense dan
future tense. Simple present tense digunakan untuk menyampaikan informasi tentang
acara yang akan diselenggarakan, dan future tense digunakan menanyakan assurance
(kepastian) apakah tamu yang diundang akan menghadiri acara tersebut dan urutan
acara yang akan dilaksanakan.

Agar lebih mudah mengingat language feature dari formal invitation letter, ingatlah
SUPER berikut ini.

Super "Solusi Quipper"

PRESURE Formal Invitation letter
PRESent tense
futURE tense

Apakah kamu masih ingat dengan konsep present tense (or simple present tense)
dan future tense? Simple present tense berfungsi untuk menyatakan fakta, kebiasaan,
atau kejadian yang terjadi pada saat ini. Untuk mengetahui ciri-ciri simple present tense,
perhatikan pattern verbal sentence dari simple present tense berikut.

Subject + Verb1 + object/ complement. (Positive)

Subject + don’t/ doesn’t + Base verb + object/ complement. (Negative)
Do/ does + subject + Base verb + object/ complement? (Interrogative)

Perhatikan pola nominal sentence dari simple present tense berikut:

Subject + are/am/is + complement. (Positive)
Subject + are not/ is not/ am not + complement. (Negative)
Are/am/is + subject + complement. (Interrogative)

Pada contoh formal invitation letter di atas, kalimat yang berbentuk simple
present tense adalah sebagai berikut.
• We take our opportunity ….
• It gives us great pleasure ….

6
 Simple future tense berfungsi untuk menyatakan rencana yang akan dilakukan. Pada
formal invitation letter, simple future tense berfungsi untuk memastikan kehadiran dalam
acara yang diundang. Untuk mengetahui ciri-ciri simple future tense, perhatikan pola verbal
sentence dari simple future tense berikut:
Subject + will + Base verb + object/ complement. (Positive)
Subject + won’t + Base verb + object/ complement. (Negative)
Will + subject + Base verb + object/ complement? (Interrogative)

Perhatikan pola nominal sentence dari simple present tense berikut:

Subject + will be + complement. (Positive)
Subject + won’t be + complement. (Negative)
Will + subject + be + complement. (Interrogative)

Nah, setelah kamu memahami fungsi, struktur, dan ciri kebahasaan surat undangan
resmi di atas, perhatikan contoh surat kedua di bawah ini. Pahami tujuannya, strukturnya,
dan ciri kebahasaannya.

Date of the letter

10th of October 2014
The sender
The Principal of Dharma Senior High School
Pandeglang, Banten

The recipient
Mr. and Mrs. George
Cikokol Street No.7
Tangerang

Subject
Invitation to a monthly teacher meeting
Opening salutation
Dear Mr. George,
Introduction
We invite you to a monthly teacher meeting that will take place at our school on Tuesday,
10th November.

7
 The body
The meeting will start at 9 a.m. at our big meeting room. The rundown of the program
will be delivered to you upon arrival. Lunch after meeting will be served in Husna Hall at
12.30 p.m. where we will welcome each of you personally.
Please find RSVP form and return it by 30th of October. We cannot accept any replies after
the date. On behalf of our school committee, we look forward to see you in the meeting.

Pertanyaan:
1. Where does the meeting take place?
2. What does RSVP means?
3. How long can we reply the letter?

B. Invitation Card
Perhatikan contoh dialog berikut.

Dialogue 1
Situation: Brandon is talking about his birthday party plan to Marcel.
Marcel : “So, Brandon, have you decided what you will do for your birthday party
next two weeks?”
Brandon : “Yes, I think so. I am going to throw a small party at my house. You know
what? I am thinking of a theme party.”
Marcel : “Really? That sounds interesting. Tell me what the theme is!”
Brandon : “I was thinking of Dracula theme party. What do you think? Is it cool?”
Marcel : “Awesome! I think it will be a very cool party. Everyone comes with a cool
Dracula costume. That will be a horror but fun party.”
Brandon : “True!”
Marcel : “Who else are you going to invite?” Do you have the list of the invitees?”
Brandon : “Yes. In fact, I am now preparing the invitation card for everyone in our class.
Do you want to give me a hand?”
Marcel : “With pleasure! Let’s make a cool invitation card for your party!”

8
Dialogue 2
Vardy is visiting Taylor. They would like to make an invitation card for class meeting
competition.
Vardy : “Hello, Taylor. Do you have any idea for the concept of invitation card for our
class reunion next month?”
Taylor : “Yes, I do. Let’s discuss it after work, shall we?”
Vardy : “Sure. Oh, we also need to discuss about drinks, snacks, Toast and Dinner.
Probably we can mention it too in the invitation card to attract more people
to come.”
Taylor : “Oh, and some fun, too, such as music and dance. I know a good DJ, so
probably we can hire him for our event. I believe everyone will dance like
what we used to do at school prom a few years back.”
Taylor : “That’s a good idea!

Pembahasan:
Pada dialog pertama, Brandon dan Marcel berencana membuat undangan ulang tahun
yang akan mereka kirimkan kepada teman-teman Brandon di sekolah. Perhatikan
undangan yang mereka buat.

Taken from: [Link]

9
 Pada dialog kedua, Taylor dan Vardy ingin membuat surat undangan reuni yang akan
dikirimkan ke teman sekelas semasa sekolah. Perhatikan undangan yang mereka buat.

Taken from: [Link]

Pertanyaan:
1. What is the purpose of invitation card 1 and 2?
2. To whom can we confirm our attendance?
3. When will the party be held?

Nah, surat undangan di atas merupakan contoh surat undangan bersifat tidak resmi
karena tujuannya adalah untuk mengundang ke acara tidak resmi, seperti ulang tahun
atau reuni sekolah.
Perhatikanlah pada kedua surat undangan terdapat kata RSVP. Apakah kamu
mengetahui apa arti RSVP? RSVP dalam invitation card berasal dari bahasa Prancis yaitu
Répondez S’il Vous Plaît, yang berarti please reply. Jika ada undangan yang menuliskan RSVP,
itu artinya penerima undangan diminta untuk membalas undangan tersebut dengan
pemberitahuan apakah penerima undangan akan hadir atau tidak hadir pada acara yang
akan diadakan oleh pengirim undangan.

10
 Perhatikan contoh balasan RSVP berikut.

1. Definition
Invitation card digunakan untuk mengundang seseorang untuk menghadiri acara yang
tidak resmi (non-formal event), seperti pesta ulang tahun (birthday party), candle light
party, dan lain-lain.

Bahasa yang digunakan didalam invitation card pada umumnya tidak resmi, tetapi
penggunaan bahasa yang resmi juga sering digunakan ketika mengundang seseorang
yang dihormati, seperti atasan dan rekan bisnis yang sangat penting sebagai tanda respect
(menghormati) mereka.

2. Generic Structure
Untuk memahami struktur invitation card, perhatikan contoh berikut.

Dear friends and colleagues, Opening salutation

We request the pleasure of you in our daughter’s

4thbirthday party at Del Amino Restaurant, on August 5,
2016 at 10a.m.

Dress code: Casual pink Dress code (optional)

Thanks a bunch. Closing salutation

Signature (optional)

John and Laelah Siti Mariyam The sender

11
3. Language Features
Language feature (ciri kebahasaan) yang digunakan di dalam surat ini menggunakan
present tense. Present tense digunakan untuk menyampaikan informasi tentang acara yang
akan diselenggarakan.
Perhatikan contoh berikut.

To : Kevin

I hope for your coming to our new house celebration next week.
Do not forget to share this information to our friends.
This moment will be held on Friday, July 24th 2015 at 19.30 p.m. until
21.30 p.m.
Do not miss it. Thanks a lot.

Andrew

C. Responding an Invitation
Untuk merespon undangan kita bisa menggunakan ungkapan accepting invitation
(menerima undangan) dan declining invitation (menolak undangan).
1. Accepting invitation
Ungkapan yang pada umumnya digunakan untuk menerima undangan adalah sebagai
berikut.
• That’s very kind of you. • With the greatest pleasure.
• We’d like very much to …. • Thank you very much for inviting me.
• What a delightful idea! • It’s delightful to ….

Berikut adalah contoh surat yang digunakan untuk menerima undangan.

Thank you for inviting us to be part of your graduation celebration. It is an honor

for us that you invite us to join your most precious moment in life.

We'll be arriving Thursday at 7:00 p.m. on flight 401. Thank you for offering to pick
us up and getting us a room at the Doe Inn. You seem to think of everything.

We look forward to spending time with you and your big family.

12
 Vocab Corner
Acquainted : familiarized
Inn : accommodation, hotel

2. Declining Invitation
Ungkapan yang pada umumnya digunakan untuk menolak undangan adalah sebagai
berikut.
• I’m very sorry, I don’t ….
• I think I can’t.
• I’d like to, but ….
• I’m afraid I’ve already promised to ….
• Thank you for asking me, but ….
• Unfortunately, I can’t.

Berikut adalah contoh surat yang digunakan untuk menolak undangan.

Thank you very much for your thoughtful invitation to attend your graduation
party. Unfortunately, I will be in Makassar on that day for a business trip. Thus, I am
afraid that we have to miss out on this important celebration of yours. I'm sure it
will be a great occasion. I am sorry we cannot make it and please extend our warm
regards to your big family.

Vocab Corner
Thoughtful : considerate
Miss out : miss
Cannot make it : cannot attend
Extend : send

13