BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip

Menurut Rao (Rasto, 2015:91) arsip merujuk pada dokumen yang
memberikan informasi mengenai pelaksanaan berbagai kegiatan organisasi.
Arsip berisi informasi mengenai fungsi organisasi, kebijakan, keputusan,
prosedur, operasi, dan kegiatan lainnya. Arsip memiliki bentuk yang berbeda-
beda, seperti kertas, microfilm, video disk, dan sebagainya.

Menurut Ricks dan Gow (Rasto, 2015:92) “arsip merujuk pada semua
buku, kertas, foto, peta atau bahan dokumenter lainnya, yang dibuat atau
diterima untuk tujuan hukum yang berkaitan dengan transaksi bisnis”

Menurut The Liang Gie (Sugiarto, 2015:6) “arsip adalah suatu kumpulan
dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”

Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. (Sugiarto, 2015:5)

2.2 Jenis-jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan
seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian
besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk
lembaran kertas bertulisan. Untuk dapat mengenal arsip, bisa dilihat dari
beberapa dimensi, yaitu (Sugiarto dkk, 2015:13):
1. Arsip menurut subyek atau isinya
Menurut Subyek atau isinya, ada bermacam-macam arsip, yaitu:
1) Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan sebagainya.

7
 8

2) Arsip kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegaawai, surat

lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan
sebagainya.
3) Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
4) Arsip pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.

2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

Menurut bentuk dan wujudnya, ada bermacam-macam arsip yaitu:
1) Surat, contoh: naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan,
surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan tabel dan
sebagainya.
2) Gambar, foto, peta
3) Compact disk (CD), DVD
4) Pita rekaman
5) Mikrofilm
6) Disket, dan lain-lain.

3. Arsip menurut nilai dan kegunaannya

Menurut nilai dan kegunaannya, ada bermacam-macam arsip yaitu:
1) Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan.
undangan, dan sebagainya.
2) Arsip bernilai administrasi, contoh: ketentuan-ketentaun organisasi
surat keputusan, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai
dan sebagainya.
3) Arsip bernilai hukum, contoh: akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan
peradilan, dan sebagainya.
4) Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat,
gambar/foto peristawa, dan sebagainya.
5) Arsip bernilai ilmiah, contoh hasil penelitian
6) Arsip bernilai keuangan, contoh: kwitansi, bon penjualan, laporan
keuangan, dan sebagainya.
7) Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.

4. Arsip menurut sifat kepentingannya

Menurut sifat kepentingannya, ada beberapa macam arsip yaitu:
1) Arsip tidak berguna (nonesensial), contoh: surat undangan, memo,
dan sebagainya.
2) Arsip berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat
pesanan barang, dan sebagainya.
3) Arsip penting, contoh: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
 9

4) Arsip vital, contoh: akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai,

sertifikat tanah/bangunan,ijasah, dan sebagainya.

5. Arsip menurut fungsinya

Menurut fungsinya, ada dua jenis arsip yaitu:
1) Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2) Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya

Menurut tepat atau tingkat pengelolaannya, dapat dibedakan menjadi:
1) Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas
Pusat di Jakarta.
2) Arsip unit, arsip yang berasa di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan
dengan lembaga pemerintah;Arnas Daerah di Ibukota Provinsi.

7. Arsip menurut keasliannya

Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan:
1) Arsip Asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan pada
pihak paling berkepentingan (pihak utama). Dokumen ini biasanya
langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan
tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen
utama.
2) Arsip Tembusan, merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk
surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen
utama, namun ditujukan para pihak yang berkepentingan selain
pihak utama.
3) Arsip Salinan, merupakan dokumen tirutan, yang dibuat dengan cara
duplikasi, atau diketik ulang dimanan isi atau kontennya sama
dengan dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan
pembuatan dokumen asli.
4) Arsip Petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip
sebagian dari isi dokumen asli.

8. Arsip menurut kekuatan hukum

Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1) Arsip Otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan photocopy atau film) sebagai tanda keabsahan
dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai
bukti hokum yang sah.
 10

2) Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat

tandan tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film,
microfilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

2.3 Tujuan Manajemen Arsip

Tujuan utama dari manajemen arsip adalah untuk memastikan arsip
tersedia saat dibutuhkan, sehingga organisasi dapat beroperasi secara efisien.
Manajemen arsip dilaksanakan untuk mencapai tujuan sebagai berikut:
(Rasto, 2015:101)
1. Memastikan ketersediaan informasi saat diperlukan.
2. Melindungi sejarah organisasi melalu arsip.
3. Mengendalikan penciptaan dan pertumbuhan arsip.
4. Meningkatkan produktivitas.
5. Menngasimilasi teknologi manajemen arsip yang baru.
6. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan.
7. Meminimalkan risiko dari gugatan hokum.
8. Melindungi informasi penting.
9. Menumbuhkan profesionalisme dalam menjalankan bisnis.
10. Memberikan informasi yang akurat, tepat waktu dan lengkap untuk
mendukung pengambilan keputusan dalam manajemen organisasi.
11. Menyediakan informasi dan arsip dengan biaya serendan mungkin.
12. Memberikan pelayanan yang maksimal keapada pengguna arsip.
13. Membuang arsip yang tidak diperlukan.

2.4 Prosedur Pengarsipan

Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian, dan
prosedur penyimpanan. Prosedur pengarsipan setiap dokumen berbeda-beda.
Sebagai contoh pada bagian ini akan ditunjukkan bagaimana prosedur
pengarsipan surat keluar dan surat masuk dalam sebuah perusahaan
(Maryati,2014:120)
1. Prosedur Pencatatan dan pengendalian
Pencatatan dan pengendalian surat masuk bisa dilakukan dengan
menggunakan buku agenda,lembar disposisi, dan kartu kendali.
a) Buku Agenda
Buku Agenda adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun
surat keluar. Setiap surat yang sudah siap dikirim atau yang diterima
harus dicatat dalam buku agenda. Buku agenda mencatat surat-surat
masuk/keluar berdasarkan sistem kronologis atau urutan waktu.
b) Lembar disposisi
Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar
disposisi akan beredar bersama dengan surat tersebut.
c) Kartu kendali
 11

Surat digolongkan menjadi 3 yaitu rahasi,biasa, dan penting. Untuk

surat kategori dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi
untuk kategori penting akan menggunakan kartu kendali.

2.5 Prosedur Penyimpanan

Setelah melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat
atau dokumen masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah
diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan bahwa surat sudah selesai
diproses. Langkah-langkah penyimpanan antara lain: (Maryati, 2014:126)
1. Membuat Indeks
Membuat indeks dari surat atau dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan, yaitu dengan cara member nama antara lain nama
orang,nama perusahaan, nama tempat, subyek, angka dan lain sebagainya.
2. Dokumen diberi kode
Setelah menentukan nama indeks yang tepat selanjutnya dokumen diberi
kode pada kata indeks yang dipilih dengan warna mencolok.
3. Menyortir
Sebelum disimpan dokumen dikelompokkan dalam map/odner sejenis dan
diberi judul. Setiap kelompok diurutkan menurut tanggal. Cara ini
memudahkan proses penyimpanan terakhir berdasarkan klasifikasi dari
urutan yang telah ditentukan.
4. Menyimpan atau menempatkan di almari arsip dan diberi label.
Langkah terakhir ini harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terjadi
kesalahan yang menyebabkan dokumen hilang.

2.6 Sistem Penyimpanan Arsip

1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui
sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi
kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama
orang dan nama badan. Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem
penyimpanan arsip,karena: (Sugiarto, 2015:46)
1) Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen.
Dokumen-dokumen cendering dicari atau diminta melalui nama orang
atau lembaga
2) Dokumen-dokumen dari nama yang sama, akan berkelompok di
bawah satu nama dan satu tempat.
3) Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang
bervariasi.
 12

4) Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan

dokumen yang berhubungan dengan fungsi/tugasa masing-msing
sehingga isi dokumen lebih cenderung mengenai masalah yang sama
(misalnya: produksi,keuangan,dsb). Untuk situasi tersebut susuanan
nama lebih membantu.
5) Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah:
1) Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana.
2) Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama
badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.
3) Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan
bersebelahan dalam satu map.
4) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui
nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan
indeks. Karena itu disebut sebagai sistem langsung.
5) Susunan guide dan folder sederhana.
6) Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
7) Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem penyimpanan abjad:
1) Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan
melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau
panggilan, tetapi harus melalui anam belakang (last name)
2) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama
lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak tersimpan di
dalam penyimpanan.
3) Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c,
sendangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan
masing-masing.
4) Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

2. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini
sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
(Sugiarto dkk, 2015:49)
Keuntungan dari sistem geografis:
1) Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.
2) Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa
adanya rujukan atau bantuan indeks.
Kerugian dari sistem geografis:
1) Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan
yang culup tentang pembagian wilayah.
2) Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan
karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu berkas
berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk indeks.
 13

3) Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.

4) Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat
digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.

3. Sistem Subjek
Sistem Subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering
juga disebut perihal, pokok masalah, permasalah, masalah, pokok surat,
atau subjek. Dengan kata lain sistem merupakan suatu sistem
penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan
kepentingan dokumen. (Sugiarto dkk, 2015:50)
Keuntungan dalam sistem subjek adalah:
1) Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat
penyimpanan.
2) Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara
menyisipkan subyek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada
subjek utama.
Kelemahan dalam sistem subjek adalah:
1) Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali.
2) Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang
digunakan tidak dibatasi.
3) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan
analisis arsip yang berpengalaman.
4) Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan
berbagai subjek dan informasi yang terkait.
5) Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek,
sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan arsip

4. Sistem Nomor
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan
oleh unit yang bersangkutan. (Dewi,2011:99)
Keuntungan pemakaian sistem nomor: (Sugiarto dkk, 2015:57)
1) Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.
2) Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
3) Perluasan nomor tidak terbatas.
4) Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.
5) Indeks memuat seluruh nama korespon.
 14

Kerugian pemakaian sistem nomor: (Sugiarto dkk, 2015:57)

1) Filing tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.
2) Untuk map campuran diperlukan map tersendiri.
3) Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan
mengindeks.
4) Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa
perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini.

5. Sistem Kronologis
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti
tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah
tahun kemudian bulan dan tanggal. (Dewi, 2011:98)
Keuntungan sistem kronologi: (Sugiarto, 2015:63)
1) Mudah dilaksanakan.
2) Susunan dan urutan guide sederhana.
3) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
Kerugian sistem kronologi: (Sugiarto, 2015:63)
1) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak.
2) Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak
diketahui.
3) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

2.7 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

A. Kriteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan terhadap sesuatu peralatan yang akan diadakan
atau dibeli, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan,yaitu: (Sugiarto
dkk,2015:65)
1. Bentuk fisik dari arsip yang akan disimpan, hal ini untuk
memastikan jenis dan ukuran peralatan yang akan digunakan.
2. Frekuensi penggunaan arsip, hal ini untuk memastikan jenis dan
fasilitas lain dalam peralatan yang akan digunakan. Misalnya, arsip
yang frekuensi penggunaannya tinggi, maka sebaiknya
menggunakan alat yang tanpa pintu, atau terbuka, sehingga mudah
dijangkau.
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in aktif, hal ini untuk
memastikan jumlah atau kapasitas daya tamping peralatan arsip.
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan
kemungkinan untuk perluasannya.
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
7. Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan
perkembangan jumlah arsip yang akan disimpan.
 15

8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk

memastikan tingkat jaminan keamanan alat yang akan digunakan.

B. Tipe Peralatan Penyimpanan

1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam
kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip
(filling cabinet). Almari arsip yang standar dapat terdiri 2 laci,3 laci,4
laci,5 laci atau 6 laci. Dewasa ini banyak tersedia almari arsip dari
berbagai model, kualitas dan ukuran.
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi
peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya
menyamping laci. Dengan demikian file ini lebih menghemat tempat
dibanding file cabinet.
3. Alat penyimpanan berat (power file)
Walaupun bukan model baru, penggunana file elektrik berkembang
pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih mahal dibandingkan
model lain.
File elektrik terdiri dari 3 (tiga) model dasar:
1) File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu
atau formulir dengan ukuran tertentu.
2) File struktural, yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir
arsip.
3) File mobil (bergerak), yaitu file yang dapat bergerak yang terletak
diatas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke
belakang.

C. Perlengkapan Penyimpanan (filing supplies)

1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang
disimpan. Dan pada penyekat ini ditempelkan label yang berisikan
kata tangkap sebagai penjunjuk (guide) sesuai dengan sistem
penyimpanan yang dipergunakan.
2. Map (folder)
Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan baha. Jumlah
dan jenis dokumen yang di file, serta cara pemuuatan didalamnya
hendaknya dijadikan pedomen dalam menentukan pilihan.
3. Penunjuk (guide)
Penunjuk mempunyai fungsi: sebagai tanda untuk membimbing
dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam
file. Penunjukan terdiri dari tempat label (tab) yang menjorok ke atas
dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan.
 16

4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap.
Untuk membuat kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun
subjek haruslah dibuat sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca
dengan mudah.
5. Perlengkapan Lain
Perlengkapan lainnnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker
yang dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan
pada bagian-bagian tertentu.

2.8 Angka Kecermatan

Ratio kecermatan digunakan untuk mengetahui bagaimana efektivitas
manajemen kearsipan secara menyeluruh. Tugas inti dari manajemen
kearsipan adalah penemuan kembali arsip. Ratio kecermatan ini
memperbandingkan antara jumlah arsip yang tidak bisa ditemukan dengan
jumlah arsip yang dapat ditemukan. Tentu saja apabila ratio menunjukan
angka atau persentase yang tinggi, hal itu menunjukan banyaknya pencarian
arsip yang gagal. (Sugiarto, 2015:84)

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑑𝑖𝑡𝑒𝑚𝑢𝑘𝑎𝑛

Ratio Kecermatan = 𝑥 100%
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑡𝑒𝑚𝑢𝑘𝑎𝑛

Misalnya untuk 10 arsip yang tidak ditemukan dan 10.000 arsip dapat
ditemukan, ratio kecermatannya adalah 0,1%. Untuk sistem penyimpanan
yang sempurna, ratio kecermatan atau angka kecermatan tidak akan lebih dari
0,5%. Agnka yang mencapai 3% atau lebih mengisyaratkan agar petugas
arsip mengadakan perbaikan pengelolaan arsipnya, yang mencakup sistem
dan prosedur penyimpanan, peralatan yang dipergunakan, keterampilan
personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijaksanaan pemindahan dan
kebijaksanaan pemindahan dan pemusnahan arsip. (Sugiarto,2015:84)