PPMI Dept.

PART INVENTORY

PENDAHULUAN

Apakah yang dimaksud dengan INVENTORY CONTROL ?

Secara umum inventory control adalah pengendalian persediaan, meliputi

semua barang yang dimiliki oleh perusahaan dan dipakai dalam proses
produksi maupun berupa produk-produk jasa.

Pada dasamya persediaan suku cadang haruslah disediakan sebanyak mungkin

guna mendukung operasi unit dengan lancar akan tetapi, dengan adanya persediaan suku
cadang yang besar akan memberikan konsekwensi terhadap biaya atau modal yang harus
ditanggung sehingga perlu adanya kesepakatan antara jumlah modal dengan jumlah dan
jenis suku cadang yang akan disimpan.

Masalah kebutuhan akan suku cadang pada umumnya tidak dapat direncanakan
atau dipastikan karena, kerusakan suku cadang tidak semuanya dapat diperkirakan dan
hal ini mempunyai kecenderungan pada tingkat yang berfluktuasi.

Pada saat akan menyediakan suku cadang berarti ada sejumlah uang yang terikat,
dalam hal ini berarti kita harus menggerakkan setiap usaha untuk mengontrol dan
mengurangi keterikatan tersebut.

Kenyataannya dalam hal persediaan ada dua masalah utama yang hares
diperhatikan yaitu berapa besar jumlah minimum suku cadang yang hares disediakan dan
berapa jumlah maksimumnya.

Fungsi pengendalian persediaan berbeda antara sate perusahaan dengan

perusahaan yang lain. PT UNITED TRACTORS sebagai distributor alat-alat berat dalam
hal ini bagian pengendalian persediaan berfungsi sebagai pusat operasi.

PT UNITED TRACTORS Page 1 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Fungsi parts inventory and planning

Inventory and planning section pada hakekatnya merupakan fungsi perencanaan,

pengendalian dan pengelolaan parts yang tidak berhubungan langsung dengan customer
maupun pengelolaan barang secara phisik.
Fungsi parts inventory ada 8 yaitu :
1. Pengendalian availability.
2. Pengendalian perputaran stock (inventory turn over).
3. Pengendalian lead time.
4. Pengendalian order.
5. Pengendalian phisik parts
6. Pengelolaan non moving parts dan dead stock.
7. Pengelolaan sistim informasi parts.
8. Pengendalian kualitas barang.

1. Penqendalian availability
Availability dalam hal ini dapat diartikan sebagai kemampuan PT. United Tractors
memenuhi setiap permintaan pelanggannya (suku cadang). Dengan kata lain availability
adalah supply dibagi demand, yang diukur dalam bentuk persentase (supply: demand ) x
100 %. Pengendalian availability adalah fungsi yang sentral. Availability rata-rata sebesar
80% atau lebih dianggap sebagai tingkat availability yang cukup memadai untuk kepuasan
customer.

2. Penqendalian perputaran stock (inventory turn over)

Hal ini dilakukan untuk setiap item parts dengan membandingkan antara stock yang
tersedia dengan data historis penjualan parts tersebut. Jika prospek penjualan pada waktu
yang akan datang dapat diperkirakan dengan baik, maka perputaran stock akan dapat
ditekan. Hal ini membutuhkan kerjasama dan sistem informasi yang baik antar
departemen terkait seperti : Inventory and planing section, Warehouse, Parts sales,
Service divisi, Marketing divisi dan divisi lainnya.

PT UNITED TRACTORS Page 2 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

3. Penqendalian lead time

Ketelitian perencanaan stock sangat tergantungan pada ketepatan perkiraan waktu
[Link] waktu pengiriman parts alat berat yang tepat akan dapat menjamin
tersedianya barang " In stock ". Lead time yang dibutuhkan tenturlya menjadi panjang dan
perlu dengan cermat dijadwalkan. Avalability dari stock akan dapat dikendalikan dengan
baik andaikata lead time pengiriman dari supplynya terkendali dengan baik.

4. Pengendalian order
Order kepada supplier perlu untuk dilakukan secara periodik dan dalam jumlah
setiap item yang sesuai dengan perkiraan kebutuhan customer. Setelah suatu order dibuat
kepada supplier tidak berarti tugas telah selesai sebelum barang yang diorder tiba. Selang
waktu diantaranya, justru merupakan bagian yang sangat penting untuk dikendalikan
karena hal tersebut sangat menentukan hasil pengendalian inventory secara keseluruhan.

5. Penqendalian phisik parts

Salah satu fungsi terpenting dari parts inventory and planing section adalah
mencocokan catatan stock dengan keadaan phisik sebenarnya. Ketidakcocokan catatan
versus phisik akan mempengaruhi optimalisasi yang dilakukan. Oleh karena itu maka,
fungsi pengendalian phisik inventory ini paling sedikit harus dilakukan setahun sekali,
bekerja sama dengan parts distribution center departemen.

6. Penqelolaan non movinq parts

Dengan semakin banyaknya item parts yang harus dikendalikan, disamping
pergantianpergantian model alat-alat berat, tidak dapat dihindari akan terjadinya non
moving parts. Penyimpanan non moving parts yang terlalu lama jelas akan memperberat
biaya inventory. Tindakan yang dapat dilakukan terhadap non moving parts tidaklah selalu
merugikan tetapi, juga dapat meningkatkan availability dengan cara modifikasi,
assembling, disassembling, interchange, dimana hal ini akan menurunkan biaya
penyimpanan.

7. Penqelolaan sistim informasi parts

Untuk mendapatkan availability yang tinggi dengan penyediaan parts yang
memadai sangat di perlukan informasi yang cepat dan tepat. Hal ini dilakukan dengan
cara pembuatan dokumen yang benar.

PT UNITED TRACTORS Page 3 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

8. Penqendalian kualitas baranq

Yang dimaksud dengan pengendalian kualitas barang adalah pengendalian yang
dilakukan terhadap barang yang diterima oleh PT. United Tractors dan diperiksa apakah
memenuhi kriteria yang telah ditentukan atau tidak.

1.2. Tujuan parts inventory and planning

Adapun tujuan dibentuknya inventory and planning ini adalah agar pengendalian
stock dapat dicapai optimal. Maksudnya adalah bahwa prinsip operasional parts dapat
berjalan dengan baik yaitu dengan dicapainya availability yang tinggi dan biaya yang
rendah, serta data yang didapat murni artinya tidak ada data yang salah. Untuk lebih
jelasnya prinsip operasional inventory seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Gambar : 1. 2. Prinsip Operational Parts

Parts Inventory

PT UNITED TRACTORS Page 4 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

2. Persediaan

2.1. Arti dan peranan persediaan

Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun

perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya
persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada
suatu waktu tidak akan dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan, meminta
barang atau jasa yang dihasilkan. Hal ini mungkin terjadi karena tidak selamanya barang-
barang atau jasa-jasa "tersedia setiap saat" yang berarti pula bahwa, pengusaha akan
kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan.
Jadi persediaan sangat penting artinya untuk setiap perusahaan baik perusahaan yang
menghasilkan suatu barang atau jasa. Dengan kata lain persediaan adalah barang -
barang yang harus ada sebelum diperlukan.

2.2 Masalah umum pengendalian persediaan

Dalam menentukan besarnya jumlah persediaan sering terjadi kontradiksi, artinya
perusahaan tidak menghendaki jumlah persediaan yang terlalu besar clan jumlah yang
terlalu kecil.

Dengan persediaan yang besar, konsekwensinya ialah:

a. Banyaknya modal yang tertanam hanya untuk persediaan saja.
b. Resiko perusahaan lebih besar karena barang hilang, rusak, terbakar, dsb.
c. Ongkos penyimpanan lebih mahal, apalagi jika perusahaan tidak mempunyai
gudang sendiri melainkan harus menyewa.

Tetapi sebaliknya dengan besarnya jumlah persediaan maka, kelancaran akan

permintaan customer dapat terjamin. Sedangkan dengan persediaan yang kecil,
konsekwensinya adalah :

a. Sedikit modal yang tertanam untuk persediaan.

b. Resiko hilang dan rusaknya barang, kecil.
c. Ongkos penyimpanan lebih murah.

PT UNITED TRACTORS Page 5 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Tetapi sebaliknya dengan persediaan yang kecil, kontinuitas perusahaan kurang

terjamin lebih-lebih apabila perusahaan menghadapi permintaan yang sekaligus banyak
(rush order).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa, suku cadang harus di-stock karena
alasan-alasan :
a. Jika customer membutuhkan, parts dapat segera diberikan sehingga perbaikan dan
pengoperasian kembali alat berat dapat dilaksanakan segera.
b. Hal di atas dapat mempengaruhi kepuasan customer yang berarti membina potensi
penjualan alat berat dikemudian hari.
c. Customer alat berat merasa aman jika, memiliki alat berat yang suku cadangnya dapat
diperoleh sewaktu-waktu.
d. Parts salesman dapat menawarkan parts kepada customer dengan penuh keyakinan
karena, parts yang ditawarkan telah tersedia "in-stock".
e. Untuk menghindari tingginya biaya pengorderan dan pengangkutan.
f. Dapat dihindarkannya "lost sales" karena customer mencari supply alternatif yang lebih
cepat.
Sekalipun cukup jelas alasan-alasan tentang perlunya memiliki persediaan, hal ini
tidak berarti bahwa, persediaan yang besar adalah bijaksana.

Dari sini timbul pertanyaan kita .

a. Berapa investasi yang wajar untuk stock suku cadang ?
b. Suku cadang apa saja yang perlu distock ?
c. Berapa banyak jumlah yang harus disediakan ?
d. Kapan harus disediakan (diorder) ?

Jadi pengendalian persediaan haruslah senantiasa mengupayakan terjadinya

keseimbangan antara ketersediaan barang disatu pihak dan biaya/ cost dilain pihak.
Biasanya hal ini akan terjadi:
a. Untuk availability yang tinggi maka diperlukan stock yang tinggi.
b. Untuk stock yang rendah maka, availability yang terjadipun rendah.

PT UNITED TRACTORS Page 6 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

2.3. Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan

Adapun unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi
empat yaitu :
1. Biaya pemesanan (ordering costs).
2. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (inventory carrying costs).
3. Biaya kekurangan persediaan (out of stock costs).
4. Biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacity associated costs).

1. Biaya pemesanan (Orderinq costs)

Dengan biaya pemesanan ini dimaksudkan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan

berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan ke supplier, sejak dari
pesanan (order) dibuat dan dikirim ke supplier hingga barang-barang tersebut dikirimkan
dan diserahkan serta diinspeksi di gudang. Biaya ini antara lain adalah biaya administrasi
pembelian, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan serta biaya
pemeriksaan.

2. Biaya yang teriadi dari adanya persediaan (Inventory carryinq costs)

Yang dimaksud dengan Inventory carrying costs adalah biaya yang diperlukan
berkenaan dengan diadakannya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran -
pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah persediaan
seperti .
- Biaya bunga (bunga atas biaya yang kita tanam). -
Pajak.
- Asuransi.
- Penyusutan (hilangnya kegunaan barang).
- Biaya gudang.

Biasanya inventory carrying costs ditentukan sebagai suatu persentase dari nilai
uang atas persediaan tersebut per unitnya dalam 1 tahun.

PT UNITED TRACTORS Page 7 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

3. Biaya kekuranqan persediaan (Out of stock costs)

Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biaya yang timbul sebagai akibat
terjadinya persediaan yang lebih kecil dari jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau
biaya-biaya tambahan yang diperlukan karena seorang langganan meminta atau
memesan barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak ada tersedia.

4. Biaya-biaya yang berhubunqan denqan kapasitas (Capacityassociated costs)

Yang dimaksud dengan Capacity associated costs adalah biaya-biaya yang terdiri
atas biaya kerja lembur, biaya latihan, biaya pengangguran (idle time costs).

PT UNITED TRACTORS Page 8 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

DEMAND MANAGEMENT

1. Pengertian Demand Management

Demand management adalah menentukan transaksi mana saja yang akan

direcomendasikan agar data demand dan memastikan keakuratannya. Dari hystorical data
demand yang telah terseleksi ini akan digunakan untuk peramalan permintaan dimasa
yang akan datang, dan pada akhirnya dapat ditentukan quantity order yang akurat sesuai
dengan perhitungan. Proses ini bertujuan untuk memperkecil penyimpangan atas
peramalan permintaan yang telah dibuat dengan aktual sales. Aliran dari proses ini disebut
Demand Management.
Berikut dua istilah yang bersangkutan dengan proses Demand Management
• Demand secara urnum adalah jumlah permintaan atas suatu produk (barang atau
jasa). Untuk mendapatkan data demand yang lebih akurat, diharuskan menyeleksi lagi
permintaan yang telah terjadi. Jadi pengertian demand adalah semua
aktivitas/transaksi permintaan terhadap suatu material yang kemudian dicatat sebagai
permintaan yang sebenarnya.
• Call adalah semua aktivitas/transaksi terhadap acapkalinya permintaan terhadap suatu
material yang kemudian dicatat sebagai permintaan yang sebenarnya.

2. Tujuan Demand Management

Tujuan dari Demand Managements adalah :
> Agar pencatatan demand lebih benar dan akurat, sesuai dengan permintaan yang
sebenarnya.
> Agar penyimpangan (deviasi) antara demand yang tercatat dengan aktual sales kecil.

3. PERHITUNGAN DEMAND
Apabila terjadi cancel atas order number atau return, maka demand yang sudah
tercatat dikurangi, sesuai dengan kapan demand itu tercatat (dd/mm/yy). Pengurangan
demand atas suatu order yaitu sebesar item dan quantity yang diproses return.
Pengurangan Call dilakukan apabila total return sama dengan total order ( item dan
quantitynya ). Dengan batasan, apabila order numbernya lebih dari 12 bulan maka
demandnya tidak perlu lagi dikurangi.

PT UNITED TRACTORS Page 9 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Misal :
Part Number: 600-211-1231, mempunyai data demand selama tahun 2002 sbb

Month Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Agt Sep Oct Nov Dec Total

Demand 5 10 10 0 0 6 2 1 2 6 1 6 49

Pada bulan Januari 2003 terjadi Cancel dan Return atas item tersebut ex. order no. sbb

Date Quantity Remarks

26/02/02 4 Return ex. Invoice

10/07/02 2 Return ex. Invoice

06/12/02 3 Return ex. Invoice

Maka pada saat produksi yang dijalankan bulan februari 2003 pencatatan demandnya
menjadi sbb :

Month Feb Mar Apr May Jun Jul Agt Sep Oct Nov Dec Jan Total

Demand 6 10 0 0 6 0 1 2 6 1 3 4 39

note : demand bulan Januari 2003= 4 pcs

Konsep pengurangan demand dan calls atas return adalah sebagai berikut:

> Colect data return yang mengurangi demand.

> Dari line transaksi diatas, diambil refferent order type & refferent order number.
> Berdasarkan refferent tersebut (base on part number yang sama), dengan checking
quantity return compare dengan quantity yang ada di refferent order tersebut secara
sequence by item number.
> Setelah dapat part number ordernya, baru demand dan callnya dikurangi sesuai dengan
ketentuan sebagai berikut:

PT UNITED TRACTORS Page 10 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

« If quantity order > quantity return

Then, demand quantity atas part number tersebut dikurangi sebesar return.
« If quantity order = quantity return
Then, demand quantity dan calls atas part number tersebut dikurangi return.
Note : demand quantity dikurangi sebesar quantity return dan calls dikurangi
juga.
« If quantity order < quantity return
Then, demand quantity dan calls atas part number tersebut dikurangi, kemudian
berdasarkan sequence item numbernya check line transaksi berikutnya.
Note : demand quantity dikurangi sebesar quantity order dan calls dikurangi
juga (untuk line transaksi pertama) untuk line transaksi berikutnya sesuai
dengan kriteria checking sebelumnya.

Apabila dalam satu order number ada beberapa line item yang mempunyai part number
sama dan quantity supply lain seperti contoh berikut:

Kemudian apabila terjadi return dengan data sebagai berikut:

Order No. PN Return Qty return

13000001 C 12

13000001 D 7

Contoh diatas termasuk kriteria pada point ke-3, yang step perhitungannya adalah sebagai berikut:

PT UNITED TRACTORS Page 11 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Proses return pertama, part number return C sebanyak 12 pcs :

Sehingga demand dan call yang terjadi sebagai berikut

Proses Return kedua, part number return D sebanyak 7 pcs:

Sehingga demand dan call menjadi sebagai berikut:

PT UNITED TRACTORS Page 12 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

4. CONTROL DATA DEMAND

Sebelum dilakukan perhitungan forecast demand, data demand aktual perlu
dicheck lagi agar diperoleh data yarig lebih akurat. Apabila terjadi lonjakan demand, maka
dapat dideteksi dan segera update.
Kriteria control data demand adalah sbb:
Deviasi demand dibatasi antara UCL(Upper Control Limit) dan LCL(Lower Control Limit),
tetapi dalam penerapannya hanya mempergunakan UCL saja, untuk demand bawahnya
tidak perlu direvisi.
------------------ UCL

========= CL

------------------ LCL

UCL = CL + (2.α)

dimana
D = demand actual
N = jumlah data (12 bulan)
α = standard deviasiz

Untuk lebih jelasnya silahkan lihat contoh dibawah

Demand Month SD UCL

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Oct Nov Dec Mean α CL + 2α
Original 2 7 3 4 6 10 25 5 8 1 7 2 6,67 6,11 18,89

Accurate 2 7 3 4 6 10 18,9 5 8 1 7 2

Jadi demand pada bulan Juli (25 pc) diturunkan sebesar UCL yaitu 18,89 pc.
Note
Dalam control data demand hanya dilakukan pada item yang mempunyai rank movement
A dan B saja.

PT UNITED TRACTORS Page 13 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

5. MONTHLY CONSOLIDATED DEMAND

Setelah proses pencatatan demand sudah benar dan akurat, maka dilanjutkan
dengan proses Monthly Consolidated Demand (MOD), yaitu suatu proses yang
mengakumulasikan seluruh transaksi permintaan (demand) terhadap seluruh material
yang ada selama satu bulan penuh. Aktivitas ini biasanya dikerjakan pada akhir
periode/bulan.

Tujuan diadakannya MCD adalah untuk membuat catatan akan kondisi/posisi yang
terakhir/terbaru terhadap demand dan call suatu material agardapat digunakan sebagai
patokan untuk memperkirakan permintaan pada proses berikutnya. Untuk menghitung
forecast demand, kita harus mengkonsolidasikan lagi MCD tadi selama 12 bulan mundur
Dengan tambahan data free balance dari cabang yang bersangkutan, maka dapat
ditentukan quantity order yang disarankan.

PT UNITED TRACTORS Page 14 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

FORECAST DEMAND
1. LATAR BELAKANG
Ada sejumlah persoalan perbedaan keputusan dalam manajemen sediaan suatu
perusahaan:
1. Jenis barang mana yang sebaiknya disimpan dalam stock ?
2. Berapa banyak sebaiknya dipesan ?
3. Kapan sebaiknya suatu pesanan ditempatlkan ?
4. Tipe system kendali sediaan apa yang sebaiknya digunakan ?
Pertanyaan ke 2 merupakan pertanyaan klasik tentang sediaan. Berapa quantity
barang yang akan kita pesan sangat berhubungan dengan volume,barang yang akan kita
produksi untuk memenuhi permintaan pada masa yang akan datang. Jadi pada intinya kita
harus bisa meramalkan berapa permintaan yang akan terjadi diwaktu mendatang.

2. DEFINISI FORECAST DEMAND

Forecast Demand adalah peramalan atau perkiraan permintaan sesuatu (barang
atau jasa) dimasa yang akan datang. :
Sasaran dari Forecast Demand ini adalah :
> Untuk mendapatkan data terbaik untuk Forecast Demand
> Mendapatkan metode perhitungan Forecast Demand terbaik.

3. JENIS PERAMALAN BERDASARKAN TEKNIKNYA

Berdasarkan aspek teknik atau model yang digunakan, peramalan dibagi atas:
A. Peramalan Kualitatif
Metode peramalan ini digunakan untuk peramalan jangka panjang dan dilakukan
dengan menggunakan judgement, pengetahuan, dan pengalaman dari orang yang
melakukannya. Peramalan semacam ini digunakan terutama jika data masa lalu tidak
tersedia atau tidak dapat diandalkan untuk memperkirakan permintaan dimasa yang
akan datang seperti misalnya ketika perusahaan akan memperkenalkan atau melempar
produk barunya ke pasar.

PT UNITED TRACTORS Page 15 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

B. Peramalan Kuantitatif
Yaitu peramalan yang didasarkan atas data kuantitatif masa lalu. Hasil peramalan
ini sangat tergantung pada metode yang digunakan dalam peramalannya, karena
dengan metode yang berbeda akan menghasilkan hasil yang berbeda pula.
Syarat peramalan kuantitatif adalah:
1. Adanya informasi masa lalu atau kondisi yang lain
2. Informasi tersebut dapat ditransformasikan dalam bentuk data
3. Data tersebut dapat diasumsikan bahwa pola masa mendatang merupakan
kelanjutan pola masa lalu.

4. JENIS PERMINTAAN
Didalam Inventory Manajemen ada 2 jenis permintaan, yaitu:
A. Permintaan bebas
B. Permintaan tidak bebas
A. Permintaan bebas
Yaitu permintaan yang pengaruhi oleh kondisi pasar diluar fungsi operasi.
Jadi manajeman sediaan yang cocok adalah menggunakan penambahan ulang
(replenishment). Pada saat stok digunakan, sediaan diisi kembali agar stoks
ditangan (on hand) tetap dimiliki untuk customer. Sediaan barang jadi dan suku
cadang, untuk penggantian biasanya memiliki permintaan yang bebas.
B. Permintaan tidak bebas
Yaitu permintaan yang tidak secara bebas dipengaruhi oleh pasar. Jika
produk-produk dibentuk dari komponen, rakitan maka permintaannya tergantung
pada permintaan produk akhir. juga termasuk produk-produk yang diketahui life
timenya. Manajemen sediaan yang tepat adalah dengan melihat kebutuhan (need) .
Jumlah stok yang dipesan sesuai perhitungan kebutuhan yang akan datang. Misal
dalam suatu produksi, ada pemintaan suatu hose ass'y sebanyak 2 buah, maka
permintaan akan fitting nya adalah 4 (2 x 2) dan hosenya 2 pc.

PT UNITED TRACTORS Page 16 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

5. METODE FORECAST DEMAND

Setiap perusahaan berusaha mendapatkan metode peramalan yang mempunyai
deviasi sekecil mungkin dengan aktualnya. Jadi metode yang digunakah bisa berbeda-
beda tergantung dari pola data permintaannya.
System peramalan yang akan kita pakai :adalah sebagai berikut:

Proses Perhitungan Forecast Demand adalah sebagai berikut:

> Collect Data
Data yang dibutuhkan adalah data demand 12 bulan mundur, yang didapatkan dari
Consolidated Demand.
> Periodically Check Data Pattern
Untuk mendapatkan keakuratan data demand yang akan dipakai dalam forecasting
maka perlu adanya checking data demand, sehingga apabila ada lonjakan data
demand yang cukup tinggi dapat terdeteksi, dan dapat segera diupdate.

PT UNITED TRACTORS Page 17 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Kriteria checking data demand adalah sbb :

Deviasi demand dibatasi antara UCL(Upper Control Limit) dan LCL (Lower
Control Limit), tetapi dalam penerapannya hanya mempergunakah UCL saja, untuk
demand bawahnya tidak perlu direvisi.

----------------------------- UCL

================ CL

----------------------------- LCL

∑D
CL = Mean = ---------
n

UCL = CL + (2.α)

Dimana
D = Demand actual
n = Jumlah data (12 bulan)
α = standard deviasi

Untuk lebih jelasnya silahkan lihat contoh dibawah

Demand Month SD UCL
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Oct Nov Dec Mean α CL + 2α
Original 2 7 3 4 6 10 25 5 8 1 7 2 6,67 6,11 18,89

Accurate 2 7 3 4 6 10 18,9 5 8 1 7 2

Note
Control data demand hanya dilakukan pada item yang mempunyai rank movement A dan B saja.

PT UNITED TRACTORS Page 18 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

> Choose Forecasting Patterns

Setelah diketahui pattern datanya serta dikelompokkan pada pattern yang ada,
maka langkah selanjutnya menghitung Forecast Demand sesuai Patern Demandnya.
Metode forecasting yang digunakan adalah A-B-C Pattern.
Data di kelompokkan menjadi 3 kelompok, yaitu A,B, dan C, dengan ketentuan
berikut
A = Dt-1 + Dt-2 + Dt-3 + Dt-4 (Total Demand Last 1st Quarter)

B = Dt-5 + Dt-6 + Dt-7 + Dt-8 (Total Demand Last 2nd Quarter)

C = Dt-9 + Dt-10+ Dt-11 + Dt-12 (Total Demand Last 3rd Quarter)

Contoh :

Jika data mempunyai trend

o naik (up trend). A > B, B > C, C > 0.

maka menggunakan rumus:

o turun (down trend). C > B, B > A, A > 0.

PT UNITED TRACTORS Page 19 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

maka menggunakan rumus

FD = Forecast demand
D = demand
t =bulan ke.. (1,2 .....,t)

o Jika trend data tidak memenuhi kedua pola diatas, maka menggunakan metode
Simple Moving Average.

FD = Forecast Demand
D = Demand Actual bulan ini
n = Jumlah bulan ( 12 )
Note
Pemilahan metode peramalan (up/down trend dan single moving average) hanya
dilakukan pada item yang mempunyai rank movement A dan B saja, untuk item dengan
rank lain memakai Single Moving Average

Contoh :
PN. 07000-13032 O-RING mempunyai data demand sebagai berikut:

PT UNITED TRACTORS Page 20 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Thn 2001 2002

Bln Jan Peb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nop Des Jan Peb

Dmd 5 20 5 10 20 10 15 10 15 20 15 10 0 5

Hitung FD pada bulan Januari, Pebruari dan Maret 2002, asumsikan pada saat
menghitung FD bulan Januari, demand bulan januari dan februari 2002 belum terjadi.
Begitu juga pada saat menghitung FD bulan Pebruari, demand Pebruari 2002 belum ada.

FD bulan Jan 2002

A = D sep01 + D okt01 + D nop01 + D des01

= 15+20 + 15 + 10 = 60

B = D mei01 + D jun01 + D jul01 + D ags01

= 20 + 10 + 15 + 10 = 55

C = D jan01 + D peb01 + D mar01 + D apr01

= 5 + 20 + 5+10 = 40

60 > 55 > 40, maka kita memakai formula ABC Up Trend,

FD bulan Peb 2002

PT UNITED TRACTORS Page 21 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

A = D okt01 + D nop01 + D des01 + D jan02

= 20+15 + 10 + 0 = 45
B = D jun01 + D jul01 + D ags01 + D sep01
= 10+15+10+15 = 50
C = D peb01 + D mar01 + D apr01 + D mei01
= 20 + 5 + 10 + 20 = 60

45 < 50 < 55 , maka kita memakai ABC down trend

FD bulan Maret 2002

A = D nop01 + D des01 + D jan02 + D peb02
= 15 + 10 + 0 + 5 = 30
B = D jul01 + D ags01 + D sep01 + D okt02
= 15 + 10+15 + 20 = 60
C = D mar01 + D apr01 + D mei01 + D jun01
= 5 + 10 + 20 + 10 = 45

30 < 60 > 45, maka kita pakai metode simple Moving Average

FD = (5+10+20+10+15+10+15+20+15+10+0+5)
12

= 11,25

PT UNITED TRACTORS Page 22 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

SAFETY STOCK
1. LATAR BELAKANG

Hampir semua permintaan atas produk suatu perusahaan tidak pernah tepat sesuai
yang telah di ramalkan. Begitu juga atas waktu datangnya barang pesanan acapkali tidak
tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Agar permintaan dari konsumen dapat kita
antisipasi terus, maka diperlukan suatu stok pengaman.
Jadi suatu perusahaan memerlukan stok cadangan bila:
> Jumlah permintaan selalu berubah-ubah, sehingga tidak dapat diramalkan dengan
tepat (fluktuasi demand).
> Waktu datangnya barang ( lead time) tidak tentu, sering berubah karena pengaruh
berbagai hal dan faktor (variasi lead time).

2. PENGERTIAN DAN TUJUAN SAFETY STOCK

Safety Stock atau stok pengaman/stok penyangga adalah stok yang harus diback-
up untuk mengantisipasi adanya lonjakan permintaan atau variasi waktu tenggang (lead
time), atau bisa juga disebabkan keduanya.

Jadi pada prinsipnya stok pengaman mempunyai tujuan:

1. Dalam hal kehabisan bahan/sediaan, proses produksi dapat dijamin kelanjutannya.
2. Sehubungan dengan itu, cadangan penyelamat perlu untuk menyelamatkan
perusahan dalam menjamin kontinuitas proses produksi, berarti menjamin
kontinuitas hubungan dengan pelanggan/konsumen.
Dengan kata lain perusahaan dapat memberikan pelayanan yang terus-menerus,
sekaligus memperoleh keuntungan.

Perlukah cadangan persediaan untuk setiap perusahaan? Jawabnya belum

tentu, bila permintaan atas barang sesuai dengan yang diramalkan dan datangnya barang
pesanan selalu tepat waktu sehingga tidak mungkin kehabisan bahan sediaan, maka
perusahaan tidak perlu menyediakan buffer stock.

PT UNITED TRACTORS Page 23 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

3. PERHITUNGAN SAFETY STOCK

Rumus umum dari stok pengaman adalah

s=z.α
s = stok pengaman
z = faktor pengaman (nilai distribusi normal sesuai tingkat kepercayaan yang
diharapkan)
α = penyimpangan standar dari permintaan melebihi tenggang waktu (standart deviasi)

3.1. Penentuan Nilai Z

Z merupakan tingkat kepercayaan yang menunjukkan seberapa besar persentase
kepercayaan bahwa stok pengaman yang telah kita tentukan dapat mengcover
penyimpangan permintaan atau lead time yang akan terjadi.

Jika luas seluruh daerah adalah 100%, maka luas daerah yang tidak diarsir
merupakan tingkat kepercayaan yang kita harapkan dan daerah yang diarsir adalah
daerah penolakannya. Jika kita sudah menentukan tingkat kepercayaan yang kita
harapkan atau lawannya yaitu tingkat penolakannya, maka nilai z dapat dilihat dari tabel
distribusi probabilitas normal standart. Tingkat kepercayaan yang biasa dipakai adalah
95 % — — ->z = 1,64
90 % -——> z = 1,28
97,5% ———>z= 1,96

Nilai Z ditentukan oleh Rank Movement dan Rank Price yang telah di tetapkan seperti

PT UNITED TRACTORS Page 24 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

tabel di bawah ini :

3.2. Deviasi pada Perhitungan Safety Stock

Penyebab dari adanya Safety Stock (SS) adalah adanya deviasi pada demand atau
lead time, atau bisa terjadi pada keduanya. Deviasi ini menyebabkan SS yang akan kita
sediakan juga bervariasi.
Berikut beberapa kondisi sebagai akibat dari deviasi tersebut. Keterangan:
• Garis vertical menunjukkan barang datang
• Garis putus-putus menunjukkan barang terjual
• CO = 2; LT = 2

3.2.1. Demand Konstan dan Lead Time Konstan

PT UNITED TRACTORS Page 25 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Karena demand dan lead time sudah tepat sesuai dengan yang perkirakan, maka
SS tidak perlu disediakan lagi.

3.2.2. Demand Tidak Konstan dan Lead Time Konstan

Besarnya demand yang terjadi tidak konstan

sesuai yang diperkirakan, maka untuk mengantisipasi demand yang lebih besar dari yang
diperkirakan maka diperlukan SS. Besar SS yang diperlukan adalah sebesar deviasi
demand selama lead time.

jadi rumus SS nya menjadi

SS = Z . ∂ Dduring LT

PT UNITED TRACTORS Page 26 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

D = permintaan actual
= demand rata-rata (mortality)
LT= waktu tenggang (lead time)
n = jumlah data
Contoh:
Data permintaan dan perarnalan 07000-12012 O-RING per bulan adalah sbb:

LT =2
Z =1.96

Maka penyimpangan standart permintaannya adalah:

SS = 1.96 x 7,33 = 14,38

PT UNITED TRACTORS Page 27 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

3.2.3. Demand Konstan dan Lead Time Tidak Konstan

Apabila yang tidak konstan adalah lead timenya, maka kita harus bisa
mengantisipasi demand yang terjadi sepanjang variasi lead time tersebut. Lead time yang
dibuat sebagai acuan adalah lead time yang telah kita plan sebelumnya. Jadi SS yang
harus dicover adalah sebesar rata-rata demand selama deviasi lead time.

Jadi rumus SS nya menjadi

during LT variation
= demand rata-rata (mortality)
LT = waktu tenggang (lead time)
n = jumlah data

PT UNITED TRACTORS Page 28 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Contoh
Jika data seperti contoh diatas, LT yang diestimasikan adalah 2 bulan, dan demand
aktual yang terjadi adalah seperti dibawah, maka:

Bin Jan Peb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nop Des

LT 1,8 2,0 2,3 1,9 2,2 2,1 1,85 2,05 2,0 2,0 2,1 2,4

permintaan rata-rata selama variasi LT adalah:

= 0,74

SS = 1,96 X 0,74 = 1,45

3.2.4. Demand Tidak Konstan dan Lead Time Tidak Konstan

Jika demand dan lead time tidak konstan semua, maka yang kita antisipasi adalah
sebesar deviasi demand dan deviasi lead timenya. Jadi SSnya adalah gabungan dari
kedua rumus diatas.

PT UNITED TRACTORS Page 29 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Contoh
Dari kedua contoh model diatas, maka

Correction Policy of Safety Stock

Besarnya SS akan diatur sesuai mortality demandnya. UCL < SS > LCL, dimana nilai UCL
dan LCL diperoleh dari simulasi pembagian SS oleh mortality demand (MT) sehingga
diperoleh faktor konstanta yang besarnya telah ditetapkan sbb:

Jika nilai SS diatas nilai UCL, maka SS dturunkan menjadi sebesar UCL, dan jika SS
dibawah LCL , maka SS dinaikkan sebesar LCL.

[Link] / Average
A
Upper
B
Lower
C

A = SS diatas UCL
B = SS akurat
C = SS dibawah LCL

PT UNITED TRACTORS Page 30 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Untuk lebih jelasnya, silahkan lihat contoh dibawah ini

Permintaan BOLT di Area Pakanbaru adalah sbb:

LT plan = 2 ; CO = 1 ; Rmm = A ; FLP = US$ 3,11

Dari data diatas diketahui:

A = 4197 B = 5564 C = 5006 (Simple Moving Average)
INGAT ABC PATTERN TIDAK SEMUA SIMPLE MOVING AVERAGE

= 331,57

SS during LT = 1.96 x 331,57 = 649,87

SS during LT variation = 1,96 x 71,784 = 140,697

Jadi SS Pekanbaru =

Rank Price 1 dan FF = 1230,583, maka dari tabel correction of SS didapatkan

UCL = 1 x 1230,583 = 1230,583
LCL =-
Karena SS hitung > UCL, maka SS memakai UCL= 1230,583

PT UNITED TRACTORS Page 31 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

PART RANKING
1. LATAR BELAKANG
Pada umumnya persediaan terdiri dari berbagai barang yang sangat banyak
jumlahnya, tetapi berbagai macam jenis barang yang ada dalam persediaan tidak
seluruhnya mempunyai tingkatan yanci sama. Sehingga untuk mengetahui tingkatan
berbagai jenis barang perlu digunakan ranking.
Ranking adalah pengelompokan barang berdasarkan transaksi, harga maupun
jenis barang (Commodity group).

Tujuan Ranking:
• Ranking terhadap parts pada dasarnya merupakan upaya untuk rneny usun tingkat
(ranking) dari suatu parts yang menunjukkan apakah parts tersebut sebaiknya
distock atau tidak. Makin tinggi tingkatan atau ranking maka makin diusahakan
untuk distock.
• Pengelompokan items dimasing-masing point agar dapat membantu atau
mempermudah pola pemilihan stock items.

2. JENIS PART RANKING

Part Ranking terdiri dari:
A. Rank Row
B. Rank Column
C. Rank Matrix
A. Rank Row
Merupakan pengelompokan Part berdasarkan transaksi, Rank Row terdiri dari:
1. Normal ROW

2. Special Row

1. Normal Row
Merupakan pengelompokan berdasarkan pergerakan dalam satu periode, dalam hal ini
selama satu tahun. Normal Row terdiri dari:
1.1 Month Movement
Merupakan pengelompokan item yang dihitung berdasarkan pergerakan item tersebut
perbulan dalam jangka waktu satu tahun.
Contoh Rank Month Movement

PT UNITED TRACTORS Page 32 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

1.2. Call
Merupakan rank yang dihitung berdasarkan frekuensi permintaan dari Customer

2. Spesial Row
Rank Row M : Rank untuk item-item Campaign (diseleksi oleh Parts Inventory)
Rank Row P : Rank untuk item-item Back-up New Model (dari Parts, Service & Marketing)
Rank Row R : Rank untuk item-item Retired karena sudah mempunyai newest /
interchange.
Rank Row Z : Rank untuk item-item Prohibited yang ditandai dengan characteristic code :
* 010 = Not Supply Parts
* 014 = Discontinued Parts / Prohited Parts
* 020 = Not Supply Parts
* 024 = Discontinued Parts / Prohited Parts

B. Rank Column
Merupakan ranking berdasarkan harga dan Commodity Rank Column terdiri dari
1. Rank Price
2. Rank Commodity

PT UNITED TRACTORS Page 33 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

1. Rank Price

Note:
Range Price adalah factory list price dalam US$, sedangkan yang Currency factory list
price-nya bukan US$ harus dikonversikan dulu ke US$

PT UNITED TRACTORS Page 34 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

2. Rank Commodity
A = Commodity Undercarriage
B = Commodity Ground Engaged Tools
C = Commodity Filter
D = Commodity Hose
E = Commodity Itearing
F = Commodity General

C. Rank Matrix
Merupakan gabungan antara rank row dan rank column. Rank Matrix terdiri dari
1. Rank Matrix Month Movement
2. Rank Matrix Call
3. Rank Matrix Kombinasi
1. Rank Matrix Month Movement
Merupakan gabungan rank row dan rank column dimana rank row-nya
menggunakan Month Movement
Rank Column Rank Price
1 2 3 4 5
Rank Row Month Rank Price base on Commodity
Movement Group
A 10 - 12 A1
B 8-9 B2
C 6-7 C3
Normal D 5 D4
Row E 4 E5
F 3
G 2
H 1
I 0
M Campaign Ml
P Back Up P2
Special R Retired R3
Z Prohibited

PT UNITED TRACTORS Page 35 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

2. Rank Matrix Call

Merupakan gabungan rank row dan rank column dimana rank row-nya
menggunakan Call.

Rank Column Rank Price

1 2 3 4 5
Rank Row Call

A > 47 A1
B 24 – 47 B2
C 16 – 23 C3
D 12 – 15 D4
Normal E 8 – 11
Row F 5–7
G 3–4
H 2
I 1

M Campaign M1
P Back Up P2
Special R Retired R3
Z Prohibited

3. Rank Matrix Kombinasi

Merupakan gabungan rank row dan rank column dimana rank row-nya
menggunakan kombinasi antara Month Movement dgn Call. Untuk pemilihan urutan
prioritasnya dari tabel berikut:
Kemudian, jika kita kombinasikan dengan rank price maka akan didapatkan matrik
sebagai berikut:

PT UNITED TRACTORS Page 36 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

STOCK ITEM SELECTION

1. LATAR BELAKANG
Ketersediaan atau availability parts merupakan faktor yang sangat penting dalam
persediaan, karena dengan adanya ketersediaan maka perusahaan dapat dengan baik
memenuhi kebutuhan customer atau pelanggan.
Dalam menyediakan stoknya, perusahaan perlu memilah-milah barang apa saja
yang layak dijadikan stok. Kesalahan dalam penyediaan akan menyebabkan modal yang
tertanam dalam inventory tidak [Link] saja hal ini tidak kita inginkan. Untuk itu agar
ketersediaan parts sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan modal yang tertanam tidak
tinggi, maka periu dilakukan proses pemilihan item secara tepat, proses pemilihan
tersebut disebut Stock Items Selection.
Stock items selection merupakan proses pemilihan items yang akan dijadikan stock
Tujuan Stock Items Selection :
• Items parts yang terseleksi adalah item yang benar-benar dibutuhkan customer
• Target availability dan inventory turn over tercapai.

2. METODE PEMILIHAN ITEM

Proses pemilihan items dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut:
1. Metode Pareto
2. Metode Availability dan ITO
3. Metode Deterministic

1. Metode Pareto
Dalam metode ini, pemilihan items dilakukan berdasarkan hukum Pareto yang
menyatakan dengan stock 20 % items akan mendapatkan availability sebesar 80 %. (lihat:
pengertian availability pada lampiran ). Adapun dasar pemilihan items dengan faktor-faktor
berikut :
1. Data call dicabang yang bersangkutan
2. Item Parts

PT UNITED TRACTORS Page 37 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Pada gambar berikut dapat dilihat grafik Pareto

Keterangan grafik ,
Grafik Pareto dari Availability Parts dengan jumlah items sebanyak 10.000 (asumsi)
• Jika stock yang diadakan adalah sebesar 20 % atau 2.000 items ( 20 % x 10.000 ),
maka akan diperoleh tingkat availability sekitar 80 %. Sedangkan item parts lainnya
yaitu sekitar 8.000 items sulit dipastikan akan laku dijual pada masa mendatang.
• Langkah berikutriya adalah merinci jenis-jenis item parts ( yang jumlahnya 2.000 )
dalam jenis-jenisnya sesuai dengan tingkat keterpakaiannya dan kapan pengadaan
atau order ke supplier akan dilakukan , sehingga biaya yang diperlukan seminimum
mungkin

>>> Analisis metode Pareto

Pada saat penentuan Availability , kemungkinan ada items yang mempunyai call
yang sama , sehingga hal ini perlu dianalisa :
- Apakah penentuan items tersebut berdasarkan demand
- Apakah penentuan items tersebut berdasarkan price

PT UNITED TRACTORS Page 38 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

2. Metode Availability dan ITO

Dalam metode ini, pemilihan items dilakukan berdasarkan target ITO dan
Availability, selain itu pemilihan items juga mempertimbangkan :
 Pergerakan ( call , month movement, demand , rank ) dicabang yang
bersangkutan, upper level dan Indonesia wide
 Harga parts

Pada tabel berikut menggambarkan pemilihan items berdasarkan Availability dan ITO

Keterangan tabel:
* Jika stock yang diadakan adalah pada daerah yang diarsir maka akan diperoleh tingkat
Availability sebesar 70% dan dengan ITO sebesar 3.2 bulan , dan daerah yang diarsir
ini disebut juga Stock Items
* Sedangkan daerah sisanya atau yang tidak diarsir merupakan daerah yang sulit
dipastikan akan laku dijual dimasa datang , dan daerah ini disebut Non Stock Items

Pemilihan items berdasarkan perhitungan Availability dan ITO sbb :

a. Perhitungan Availability
1. Membuat tabel rank matrix , dan setiap sell masing masing rank matrix diisi
dengan total call seluruh material selama 12 bulan
2. Hitung availability stock items :

PT UNITED TRACTORS Page 39 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

b. Perhitungan ITO

Keterangan :
Cycle Order ( CO )
Dalam perhitungan ini cycle order ditetapkan 1 bulan, yang artinya proses order di
jalankan sebulan sekali.
Safety Stock (SS )
Safety Stock di hitung tiap part number dalam 12 bulan mundur yang
rumusannya di dapatkan dalam Sub Modul Safety Stock.

Dimana :

MT = Mortality
L12MD = Demand quantity selama 12 bulan mundur

Lead Time ( LT )
Waktu tunggu sejak proses order sampai barang datang ( proses GR /invoice),
tergantung mana yang lebih dulu
c. Proses Pemilihan Stock Items
Langkah-langkah pemilihan stock items adalah sebagai berikut:
• Berdasarkan rank self, sampai flat pada rank movement tertentu (dibawah plan
availability/ITO).
• Apabila masih beium sesuai, maka dikombinasikan dengan rank yang ada diupper
levelnya, Call, List Price, dan Quantity Demand

PT UNITED TRACTORS Page 40 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

• Untuk point class I dikombinasikan dengan rank Indonesia Wide.

Contoh :
Misal Plan Availability : 75 %,
Plan ITO : 4 bulan
llustrasi teknis adalah sbb:
1. Mengambil semua data untuk Rank A ~ D sehingga tercapai:
Availability : 70 %,
ITO : 3.2 bulan
2. Kekurangannya rnenggunakan Prioritas Rank Kombinasi dengan Upper Levelnya.

Adapun label prioritas rank kombinasi sebagai berikut:

Prioritas Rank Kombinasi

Rank Point Rank Upper Level Call FLP (US$) Demand Avaibility ITO
E A 5 0,31 8 72 3,3
E A 4 1,45 6 73 3,5
E B 10 0,34 10 74 3,9
E B 6 0,51 7 75 4,1

Dari contoh diatas, jika kondisi yang dapat adalah sebagai berikut:
Kondisi 1 :
Availability : 75 %
ITO :4.1 bulan
Kondisi 2 :
Availability : 74 %

PT UNITED TRACTORS Page 41 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

ITO : 3,9 bulan

Maka pemilihan stock item diserahkan kepada user ( operation ) dengan melihat kondisi
yang akan dicapai (Availability atau ITO ).

3. Metode Deterministic
Pemilihan stock item ini dilakukan berdasarkan items yang dapat diperkirakan akan
dipakai. Adapun proses atau pekerjaan yang bisa dilakukan deterministic sebagai berikut:
a. Overhaul
Dalam proses overhaul, pemilihan stock itemsnya dapat dilakukan dengan
memperkirakan dengan recommended sesuai dengan hours meter atas overhaul
tersebut (Detail ada pada Lampiran)
b. New Model
Pemilihan stock ilems untuk backup new model dapat dilakukan dengan
memperkirakan dengan recommended sesuai dengan hours meter yang akan
dibackup.
c. Backlog
Pemilihan stock item dapat dilakukan berdasarkan identifikasi secara langsung ke unit
yang bersangkutan ( biasanya dilakukan oleh pihak service baik UT atau Customer).
d. Customer Usage
Pemilihan stock items berdasarkan data pembelian suku cadang yang dilakukan oleh
pihak customer di luar UT.
e. Maintenance Planning
Pemilihan stock item berdasarkan waktu yang telah direncanakan, biasanya
terhadap komponen-komponen yang mempunyai life time. Barang-barang distock
ketika life time dari komponen yang bersangkutan akan habis atau akan diganti.
Contoh filter dan UC.

PT UNITED TRACTORS Page 42 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

STOCK REPLENISHMENT
1. LATAR BELAKANG
Seiring dengan proses penjualan yang berlangsung secara terus-menerus, maka
persediaan perusahaan yang memproduksi produk tersebut akan ikut berkurang juga.
Untuk menjamin proses produksinya tetap berjalan, perusahaan perlu menambah
persediaannya/replenishment stock lagi. Besarnya persediaan yang akan ditarnbahkan
harus ditentukan seefisien mungkin. Untuk itu diperlukan metode khusus untuk
menghitungnya. Kesalahan dalam rnenetapkan volum penambahan ini akan
menyebabkan over stock atau stock out.
Stock Replenishment adalah kegiatan untuk menghitung dan menentukan jumlah
barang yang harus diorder berdasarkan kebutuhan.
Sasaran dari stock replenishment: Agar mampu back up atau memenuhi kebutuhan
customer dengan ketersediaan stock
yang wajar.

2. ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

Asal mula EOQ didasarkan pada asumsi-asumsi berikut
1. Tingkat permintaan adalah konstan, berulang-ulang dan diketahui
2. Tenggang waktu pesanan konstan dan diketahui
3. Tidak diperbolehkan kehabisan stok
4. Bahan dipesan atau diproduksi dalam suatu partai atau tumpukan dan seluruh
partai ditempatkan kedalam sediaan dalam satu waktu.
5. Biaya satuan unit adalah konstan, dan tidak ada potongan ,yang diberikan untuk
pembeliaii yang banyak.
6. Satuan barang merupakan produk tunggal.
Economic Order Quantity adalah besarnya pesanan yang menimbulkan biaya
penyediaan paling ekonomis. Biaya-biaya penyediaan yang dimaksud adalah biaya
pemesanan (ordering cost) dan biaya penyimpanan (carrying cost).
Biaya pemesanan adalah biaya yang dihubungkan dengan pemesanan suatu
tumpukan atau partai dari satuan-satuan barang. Biaya pemesanan tidak bergantung pada
jumlah satuan barang yang dipesan, biaya ini dibebankan ke seluruh tumpukan. Biaya
yang termasuk dala biaya ini adalah biaya pengetikan pemesanan pembelian, pengiriman
pesanan, biaya pengankuwn, biaya penerimaan, dan lain-lain.

PT UNITED TRACTORS Page 43 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Biaya pengadaan atau penyimpanan adalah biaya yang berhubungan dengan

penyimpanan satu satuan barang dalam sediaan untuk suatu periode waktu. Biaya
penyimpanan secara khusus dibebankan sebagai suatu persentase dari nilai rupiah per
unit waktu. Biaya pengadaan terdiri dari tiga komponen
 Biaya modal
Apabila satuan-satuan barang diadakan dalam sediaan, modal yang ditanamkan
tidak dapat diinvestasikan atau digunakan untuk maksud lainnya.
 Biaya penyimpanan
Biaya ini menyangkut biaya variable, asuransi dan pajak
 Biaya keusangan, kemerosotan, dan kehilangan.
Biaya keusangan harus ditempatkan ke satuan-satuan barang yang memiliki resiki
tinggi untuk menjdai usang. Semakin tinggi resiko semakin tinggi biaya.

EOQ merupakan kombinasi dari biaya pemesanan dan biaya pengadaan yang paling
minimum jika :
D = tingkat permintaan, unit per tahun
S = biaya per pesanan yang ditempatkan, atau biaya penyusuhan, rupiah per
unit
C = biaya unit, rupiah per unit
i = tingkat bunga pengadaan, persen nilai rupiah per tahun
Q = ukuran partai, unit
TC = Total biaya pemesanan ditambah biaya pengadaan, rupiah per tahun.

Biaya pemesanan tahunan adalah :

Biaya pemesanan per tahun = (biaya per pesanan) (pesanan per tahun)

Biaya pengadaan per tahun = (biaya pengadaan tahunan) (biaya unit) (sediaan rata- rata)

Biaya Total per tahun = biaya pemesanan per tahun + biaya pengadaan per tahun

Mencari nilai Q adalah dengan meminimalkan TC pada turunan pertama,

PT UNITED TRACTORS Page 44 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Mencari nilai Q adalah dengan meminimalkan TC pada turunan pertama

Jika dilihat dari grafik maka akan tampak sebagai berikut :

PT UNITED TRACTORS Page 45 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Contoh
Parts Analyst HOSE mau menentukan berapa meter (PN. 77C-8) HOSE ” SAE
100R2AT tiap kali pesan untuk memenuhi pesanan dalam 1 tahun, jika
D = 360 meter per tahun
S = Rp. 15.000,- per pesanan
i = 25 % per tahun
C = Rp. 12.000,- per meter

maka,

Jadi setiap kali pesan adalah 60 meter, sehingga dalam satu tahun 360/60 = 6 kali pesan.
Biaya minimum pengoperasian sediaan ini akan sebesar
TC =15000 (360/60) + 0,25 x 12000 (60/2) = 90000 + 90000 = Rp. 180.000,-

3. METODE PENAMBAHAN STOCK

Secara umun ada 2 metode dalam pengendalian stok, yaitu
1. Sistem Pengendalian Q (EOQ)
2. Sistem Pengendalian P (Waktu Pemesanan Berkala)

1. System Pengendalian Sediaan Q (EOQ)

R = titik pemesanan ulang (order point)

Q = quantity order (diperoleh dari EOQ)

PT UNITED TRACTORS Page 46 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

L = tenggang waktu (lead time)

Barang akan diorder kembali setelah posisi tdk rnernyentuh R (titik pemesanan ulang),
sebesar Q yang diperoleh dari perhitungan EOQ, dimana

R=m+s

m = permintaan ratn-rata sepanjang tenggang waktu pemesanan

s = stok pengaman,
Contoh
Sepanjang tenggang waktu pemesanan, permintaan rata-rata atas PN. 07000-12012 O-
RING adalah 10 pc, dan stok pengamannya 5 pc, pada quantity berapa O-RING akan
pesan lagi?
R = m + s = 10 + 5 = 15
Jadi O-RING akan (Jipesan kembali setelah sediaan tinggal 15 pc
2. System Pengendalian Sediaan P ( Waktu Pemesanan Berkala)

T = target tingkat sediaan (max)

Q = quantity order
L = tenggang waktu (lead time)
p = interval waktu pemesanan
Pada system ini tidak berdasarkan pada titik pemesanan ulang lagi, tetapi lebih
cenderung pada interval waktu pemesanan yang berkala. Jadi barang akan diorder setiap
periode sejumlah target sediaan (max). Sistem ini harus digunakan jika lebih dari satu
satuan dari pemasokan yang sama, dan dikirmkan dalam pengiriman yang sama.
Rumus tingkat sediaan stok(max) adalah:
T = m' + s'

PT UNITED TRACTORS Page 47 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

m' = permintaan rata-rata selama p + L

s' = stok penyangga selama p+ L
P dihitung dengan menggunakan rumus EOQ

Contoh
EOQ dari perhitungan PN. 07000-12012 O-RING adalah 1000 pc dan
permintaan hariannya adalah 200 pc, L= 4 hari.

m = 200 (5+4) = 1800 pc. Jika stok penyangga selama p+L (9 hari) adalah 742 pc, maka
T = m + s = 1800 + 742 = 2542 pc

PT UNITED TRACTORS Page 48 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

5. METODE MIN - MAX

Metode penambahan stok berikutnya adalah menggunakan metode pengendalian
sediaan P atau biasa dikenal dengan metode min-max. Berikut istilah-istilah yang
berhubungan dengan stock replenishment.

1) Stock Level Minimum dan Maksimum.

Maksud diadakannya jurnlah maksimum dan minimum dari parts adalah untuk
mengetahui jumlah parts yang disarankan ada dalam stock.
Setelah dipilih item yanij perlu untuk distock maka langkah selanjutnya adalah
menentukan jumlah parts yang perlu disediakan. Hal ini dapat diketahui berdasarkan data
historis kebutuhan customer.
Stock Level Minimum
Persediaan minimum merupakan batas jumlah batas jumlah persediaan yang
paling rendah/kecil yang harus ada untuk suatu jenis parts. Oleh karena persediaan
minimum ini dimaksudkan untuk menghindari kemungkinan kekuarangan bahan/parts
(stock out), maka persediaan minimum ini merupakan persediaan cadangan untuk
menjamin keselamatan operasi perusahaan.
Stock Level Maksimum.
Persediaan maksimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling besar
(tertinggi) yang sebaiknya diadakan oleh perusahaan. Hal ini untuk menjamin
efisiensi dan efektifitas perusahaan.

2) Cycle Order
Yang dimaksud cycle order adalah selang berapa lama (waktu) yang diperlukan
dalam
setiap kali melakukan order. ;
Contoh :
CO = 1, maka order dilakukan satu kali dalam satu bulan
CO = 2, maka order dilakukan satu kali dalam dua bulan
CO = 0.5, maka order dilakukan dua kali dalam satu bulan
CO = 0.25, maka order dikikukan 4 kali dalam satu bulan

PT UNITED TRACTORS Page 49 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

3) Lead Time
Lead time adalah waktu antara atau tenggang waktu sejak pesanan dilakukan sampai
dengan saat pesanan tersebut masuk ke gudang. Waktu tenggang ini merupakan satu
faktor yang perlu diperhatikan agar barang yang dipesan tepat pada waktunya. Artinya
jangan sampai kehabisan barang di gudang. Misalnya "lead time" adalah 1 bulan, maka
pesanan harus dilakukan 1 bulan sebelum barang yang ada di gudang habis.

4) Safety Stock
Safety stock adalah [Link] tambahan yang diadakan untuk melindungi atau
menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan parts. Safety stock diadakan untuk
mengantisipati adanya fluktuasi demand dan atau fluktuasi lead time.

5) Menghitung Quantity Order.

a. Free Balance (FB)
Free Balance adalah stock yang ada di gudang ditambah dengan yang ada dalam
pemesanan dan tidak dicadangkan untuk kebutuhan lain kecuali untuk stock.

FB = FOH + OO

dimana :
FB = Free Balance
FOH = Free On Hand ( stock yang ada di gudang )
OO = On Order ( dalam pemesanan )

PT UNITED TRACTORS Page 50 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

b. Order Point
Order Point (OP) adalah batasan minimum atau titik minimum dimana kita harus
melakukan stock order.
Formula :
OP = SS + ( LT X FD )

Dimana
OP = batas minimum stock
LT = lead time
SS = Safety Stock
FD = Forecast Demand

c. Syarat Order
Kondisi yang memungkinkan untuk order apabila :

CO

LT
FB

Max
FB
FB

SS OP
FB
FB
FB

A B C D E F
Kondisi:
A  FB < OP  Order
B  FB < OP Order
C  FB = OP Order
D  FB > OP  Order
E  FB > OP Tidak Order
F  FB > Max —>Tidak Order (Over)

PT UNITED TRACTORS Page 51 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

d. Maximum (MAX)
Merupakan batasan maksimum dari Free balance

MAX = OP + (CO X FF)

dimana :
OP = Order Point
CO = Cycle Order ( berapa bulan sekali order )
FF = Final Forecast ( FF group pada bulan ke - 0 )

e. Quantity Order
Besarnya Quantity Order adalah :

Qty Order = Max - FB

(dengan batasan maximum quantity order sebesar 2 x FF During Lead Time)

6) Unballance Stock
Unballance Stock Adalah kondisi dimana penyebaran stock belum merata dilihat
dari sisi inventory. Indikasi Unballance stock apabila Availability Instan turun sedangkan
availably All Branch naik atau bagus;.

7) Parts Reserve
Parts Reserve adalah On Order yang dicadangkan untuk Sales Order, atau dengan
kata lain allocation On Order untuk Sales Order.

8) Just In time
Just In Time adalah persiapan stock yang memperhitungkan "lead time" dan waktu
pemakaian atas demand yang Sudah pasti.

PT UNITED TRACTORS Page 52 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

LAMPIRAN
AVAILABILITY
Availability adalah kemampuan perusahaan dalam memenuhi setiap permintaan customer
( yang dinyatakan dalam persen ) atau dengan kata lain Availability menunjukan berapa
persen tingkat kemampuan dalam memenuhi setiap permintaan customer.

Jumlah item yang dapat dipenuhi

AVAILABILITY = ————————--------------------------- X 100 %
Jumlah item yang diminta

Perhitungan Availability sbb :

 Availability Full Instant
Kemampuan suatu cabang dalam memenuhi permintaan customer.
 Availability Full All Branch
Kemampuan suatu cabang dalam customer dan dibantu oleh cabang lain
memenuhi permintaan.
 Availability Full All Vendor
Kemampuan suatu cabang dalam memenuhi permintaan customer dan
dibantu oleh cabang lain maupun Vendor.
Contoh Perhitungan Availability:

Dari data diatas maka didapatkan :

Availability Full Instant = (2 : 10) x 100 % = 20%
Availability Full All Branch = (6 : 10) x 100 % = 60%
Availability Full All Vendor = (10 : 10) x 100 % = 100%
ITO (INVENTORY TURN OVER )
ITO merupakan suatu indikator untuk mengetahui berapa banyak modal yang

PT UNITED TRACTORS Page 53 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

tertanam dalam persediaan atau dalam stock inventory.

Perhitungan ITO ada 2 macam
 ITO This Month
Dihitung dari stock on hand pada bulan terakhir dibagi dengan penjualan pada bulan
itujuga.
Stock On Hand ( amount) this month
ITO = ----------------------------------------------
Sales (amount) this mounth

 ITO Average
Dihitung dari stock on hand pada bulan terakhir dibagi dengan penjualan rata-rata 12
bulan mundur.
Stock On Hand ( amount) this month
ITO = ---------------------------------------------------
Sales Average [Link] mundur
Contoh

3000
ITO This Month = ------------------ = 3 Bln
1000

3000
ITO Average = --------------------= 1.55 Bin
(23200: 12)

artinya seluruh persediaan akan habis terjual dalam jangka waktu 1.55 bulan

PT UNITED TRACTORS Page 54 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

OVERHAUL
Dalam proses preparation stocknya harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
1. Komponen apa yang akan di Overhaul:
- Overhaul Komponen (Enggine, Transmisi, Hydraulik Pump, dll)
- Midlife Overhaul (6000 Hours)
- General Overhaul (12000 Hours)
2. Typical
- Price Oriented
Overhaul berdasarkan budget yang dimiliki .
- Value Oriented
a. Overhaul berdasarkan Recommended Parts Overhaul (RPL)
b. Overhaul berdasarkan hasil PPM
3. Analisa Preparation Stock
 Kapan pelaksanaan Overhaul tersebut dilakukan
 Tempat pelaksanaan Overhaul ( di Workshop U.T atau di tempat sendiri )
 Jumlah Items Parts yang harus di stock
 Rank Parts (Item-item untuk Overhaul)
A. Berdasarkan Rank Parts Service:
Rank Remarks
A Mutlak Diganti
B Kemungkinan Besar Diganti ( 60% ~ 80% )
C Kadang-Kadang Diganti ( 10 ~ 30% )
AX Mutlak Difabrikasi
BX Kemungkinan Difabrikasi
CX Kadang-Kadang Difabrikasi

A.1 Jenis-jenis parts yang diberikan rangking A.

 Parts-parts yang pasti rusak akibat proses pembongkaran (disassy)
Contoh :
Packing, Gasket, Seal Oil, Lock Plate, Pin Cotter, Expansion Plug dsb.
 Filter-filter dan Element
Contoh :
Fuel Filter, Oil Filter, Air Cleaner, Corrosion Resistor dsb.
 Parts-parts yang tidak memiliki standard dimensi dan repair limit.

PT UNITED TRACTORS Page 55 of 56

PPMI Dept. PART INVENTORY

Contoh :
Ring Sel, Seal Piston, Wear Ring dsb.
 Bolt-bolt dan washer yang bergesek langsung dengan tanah
Contoh :
Bolt Shoe, Bolt Bottom Guard, Bolt Track Frame.
 Parts-parts yang beresiko tinggi apabila dipakai ulang, terutama apabila dikaitkan
dengan target life time unit sesudah overhaul, tidak dapat dijamin ketahanannya.
Contoh :
Piston Ring, Valve Guide, Halfcollet, Metal Bearing, Hose dsb.

A.2 Jenis-jenis parts yang diberi rangking B.

Parts-parts yang memiliki standard dimensi, yang kepastian
penggantiannya ditentukan berdasarkan hasil pengukuran dan pemeriksaan
dan prosentasi penggantiannya per frekwensi pekerjaan overhaul berkisar 60-80%.
Contoh : Plate Clutch, Spider, Bolt-bolt pada enggine tertentu, dsb

A.3 Jenis-jenis parts yang diberi rangking C.

Parts-parts yang kepastiannya ditetapkan berdasarkan hasil
pemeriksaan/pengukuran dan prosentasi penggantiannya per frekwensi pekerjaan
overhaul berkisar 10-30%.
Contoh : Gear, Wire, Switch, Gauge dsb.

B. Berdasarkan Rank Spare Parts ( Month Movement & Call)

Penjelasan mengenai Rank Month Movementh & Call sama seperti di buku ini
mengenai Parts Ranking.

PT UNITED TRACTORS Page 56 of 56