Knowledge Management

1. Pengertian Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Armstrong (2009:149) mengartikan manajemen pengetahuan

sebagai setiap proses atau praktek membuat, memperoleh, menangkap,

berbagi, dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan pembelajaran

dan kinerja organisasi. Menurut Tobing (2007:23) manajemen pengetahuan

adalah pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis

dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan dengan

mengoptimlkan proses penciptaan, pengkomunikasian, dan pengaplikasian

semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis.

Tobing (2007:23) mengartikan manajemen pengetahuan sebagai

pendekatan-pedekatan sistemik yang membantu muncul dan mengalirnya

informasi dan knowledge kepada orang yang tepat pada saat yang tepat

untuk menciptakan nilai.

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa

manajemen pengetahuan adalah serangkaian proses penciptaan,

pengkomunikasian, dan penerapan knowledge perusahaan untuk

menciptakan nilai bisnis serta meningkatkan pembelajaran dan kinerja

karyawan maupun organisasi. Menurut Tobing (2007:23) Dua pendekatan

fundamental mengenai knowledge, yaitu tacit knowledge yang pada

dasarnya bersifat pribadi sehingga sulit untuk diekstraksi dari kepala

individu (personal knowledge) dan explicit knowledge yang

mengasumsikan bahwa pengetahuan yang bermanfaat bagi individu dalam

 organisasi dapat diartikulasikan dan dibuat explicit. Explicit knowledge

dalam penelitian ini adalah job procedure dan technology.

2. Fungsi Knowledge Management

Menurut Garvin (2000), fungsi aplikasi knowladge management

dalam suatu organisasi ada lima, yaitu sebagai berikut:

a. Intermediation yaitu peran perantara transfer pengetahuan

antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk

mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan

dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian

intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih

efisien.

b. Externalization yaitu transfer pengetahuan dari pikiran

pemiliknya ke tempat penyimpanan (repisotory) eksternal,

dnegan cara seefisien mungkin. Externalization dengan

demikian adalag menyediakan sharing pengetahuan.

c. Internalization adalah “pengambilan” (extraction) pengetahuan

dari tempat penyimpanan eksternal, dan menyaring pengetahuan

tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan.

Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang

lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup

interpretasi dan/atau format ulang penyajian pengetahuan.

 d. Cognition adalah gungsi suatu sistem untuk membuat keputusan

yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition

merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui

tiga fungsi terdahulu.

e. Measurement yaitu kegiatan knowledge management untuk

mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan

korporat dan kinerja dari solusi knowledge management.

3. Tujuan Penerapan Knowledge Management

Menurut Garvin, (2000) alasan penerapan manajemen pengetahuan

di perusahaan dilatarbelakangi oleh:

1) Peningkatan persaingan pasar dan tingkat inovasi

2) Penghematan waktu mencari pengalaman bisnis dan

mengakuisisi pengetahuan

3) Adanya pemberhentian karyawan dan peningkatan mobilitas

karyawan di lingkungan kerja menimbulkan kehilangan

pengetahuan perusahaan

4) Terdapat kebutuhan untuk mengatur peningkatan kompleksitas

kea rah operasional perusahaan kecil dn sumber operasi

transnational

5) Perubahan dalam strategi menimbulkan kehilangan

pengetahuan, dalam area yang spesifik semakin banyak

pekerjaan yang membutuhkan informasi

 6) Adanya persaingan organisai berdasar pada penguasaan

pengetahuan

7) Kebutuhan pembelajaran sepanjang hayat

8) Kemampuan dalam pengaturan knowledge merupakan

kesempatan yang utama untk mencapai pengehamatan yang

substansial, peningkatan dalam kinerja SDM dan keunggulan

bersaing

9) Kebutuhan untuk dapat memperoleh pengetahuan dari sumber-

sumber eksternal

10) Penggunaan pengetahuan dalam pengambilan keputusan

11) Pertumbuhan dari barang dan jasa yang knowledge intensif

12) Meningkatkan retesni karyawan melalui penentuan nilai

pengetahuan karyawan dan penghargaan.

Organisasi yang umum kita dengar merupakan sekumpulan orang

yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditetapkan.

Sekarang ini organisasi telah merubah pendekatan bisnisnya dari yang

berlandaskan sumber daya menjadi arah yang berlandaskan pengetahuan.

Knowledge Management (KM) menjadi suatu strategi untuk mendorong

perusahaan terus berinovasi, untuk mendukung penerapan KM maka

perusahaan memerlukan suatu sistem atau sistem tersebut sering disebut

dengan Knowledge Management System (KMS). Knowledge management

menjadi sarana utama dalam pelaksanaan proses-proses yang ada di dalam

 KM itu sendiri, maka perlu dilakukan analisis untuk mencari tahu sejauh

mana proses-proses yang ada mempengaruhi kinerja karyawan.

4. Jenis Pengetahuan (Knowledge)

Pengetahuan pekerja dapat dianggap sebagai karyawan yang

menerapkan pengetahuan mereka yang berharga dan keterampilan

(dikembangkan melalui pengalaman) ke kompleks dan masalah abstrak

dalam lingkungan yang memberikan pengetahuan kolektif yang kaya dan

sumber daya relasional. Adapun pembagian jenis – jenis pengetahuan yaitu

sebagai berikut:

a. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh dari

pengalaman, kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan sudah

didefinisikan dimana biasanya dibagikan lewat diskusi-diskusi dan

cerita-cerita. Menurut Polanyi (1996) tacit knowledge adalah

pengetahuan yang biasanya dibagikan melalui demonstrasi, lebih

dari sekedar pendeskripsian dan memandu sebagai keterampilan.

b. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah diformulasikan,

biasanya disajikan dalam bentuk tulisan misalnya peraturan, buku-

buku literatur. Menurut Polanyi (1996), expelicit knowledge adalah

sesuatu yang mudah untuk dituliskan atau dirangkum. Hal tersebut

relatif mudah untuk diucapkan dan dikomunikasikan dan mudah

dibagikan antara pribadi seseorang dengan organisasi

5. Pengukuran Knowledge Management

Knowledge management (KM), yang mengacu pada cara organisasi

menangani pengetahuan pada berbagai tahap kehidupannya dalam sebuah

organisasi. Ada empat proses utama: penemuan pengetahuan, penangkapan

pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan aplikasi pengetahuan (Becerra-

Fernandez dan Sabherwal, 2010). Ada empat pengukuran knowledge

management menurut Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010):

a. Knowledge Discovery

Penemuan pengetahuan dapat didefinisikan sebagai

pengembangan pengetahuan diam-diam atau eksplisit dari data

informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya. Penemuan

pengetahuan eksplisit baru sangat bergantung

langsung di kombinasi.

Menurut Becerra-Fernandez & Sabherwal (2010), dapat dikatakan

Knowledge Discovery jika dalam prosesnya terjadi sintesa atau

pembentukan pengetahuan baru dari knowledge-knowledge yang sudah ada.

Tentu dalam konteks knowledge management di perusahaan sangatlah

penting pengetahuan yang ada lebih menitik beratkan kepada pemenuhan

kebutuhan dan sudut pandang customer.

Penemuan pengetahuan tacit baru sangat bergantung pada

sosialisasi, yaitu pengetahuan tacit sintesis antar individu, biasanya melalui

kegiatan bersama daripada tertulis atau lisan petunjuk. Misalnya

mentransfer ide dan gambar, magang membantu pendatang baru untuk

melihat bagaimana pemikiran lainnya.

b. Knowledge Capture

Knowledge Capture dapat didefinisikan sebagai proses

pengambilan pengetahuan baik itu explicit ataupun tacit yang

berada dalam diri people (individual atau grup), artifacts

(practices, technologies, atau repositories) atau entitas

organiasai (Becerra-Fernandez & Sabherwal, 2010).

Pengetahuan yang ditangkap mungkin berada di luar organisasi.

Batasan termasuk konsultan, pesaing, pelanggan, pemasok, dll.

c. Knowledge Sharing

Berbagi pengetahuan adalah proses di mana pengetahuan

eksplisit atau diam-diam dikomunikasikan ke individu yang lain.

Misalnya, menulis makalah penelitian, memberikan ceramah,

berpartisipasi dalam dialog mengenai kopi. Atau makan siang,

dan berpartisipasi dalam komunitas. Bergantung pada apakah

pengetahuan eksplisit atau diam-diam dibagikan, proses

pertukaran atau sosialisasi digunakan.

d. Knowledge Application

Aplikasi pengetahuan adalah bila pengetahuan tersedia

digunakan untuk membuat keputusan dan melakukan tugas arah

 dan rutinitas. Proses ini terbagi atas dua hal yaitu direction dan

routines. Directions memproses knowledge dengan tindakan,

tanpa proses transfer knowledge. Ketika seorang pekerja

meminta bantuan kepada seorang expert untuk memecahkan

permasalahan yang dihadapinya. Routines melibatkan

pemanfaatan dari knowledge yang ada pada prosedur, aturan dan

norma yang ada yang memandu masa depan.

Pendapat berbeda dikemukakan oleh Lindner & Wald (2011)

mengenai pengukuran knolwedge management sebagai berikut:

a. Knowledge Obtaining

Pengetahuan yang didapat terdiri dari dua kegiatan, yaitu

pengetahuan dan penciptaan pengetahuan. Dua cara

memperoleh pengetahuan adalah mencari dan memperoleh

pengetahuan baru, atau untuk menciptakan pengetahuan baru

dari pengetahuan lama yang ada melalui kerja sama antara

aliansi bisnis dan individu.

b. Knowledge Organizing

Pengorganisasian pengetahuan terdiri dari penyempurnaan

pengetahuan, penyimpanan pengetahuan, dan

berbagipengetahuan. Penyelesaian pengetahuan adalah proses

penambahan nilai organisasi terhadap informasi atau

pengetahuan yang baru diperoleh dengan menyaring,

 mengkategorikan, mengkodifikasi, mengintegrasikan, dan

mengindeks.

c. Knowledge Applying

Penerapan pengetahuan adalah untuk membuat pengetahuan

aktif dan lebih tepat bagi organisasi dalam menciptakan nilai

dengan produk dan layanan baru. Pengetahuan yang diterapkan

adalah penggunaan pengetahuan karyawan untuk memecahkan

masalah atau tantangan organisasi yang menyebabkan lebih

sedikit kesalahan atau peningkatan efisiensi.

Pengukuran knowledge management menurut Alavi & Leidnar

(2001) dibagi menjadi beberapa proses seperti:

a. Knowledge Creation

Proses pertama, yaitu penciptaan pengetahuan, melibatkan

kegiatan yang berhubungan dengan pengetahuan masuk ke

dalam sistem, yaitu pengembangan, penemuan, dan

penangkapan dan pemahaman. Ini adalah proses di mana

pengetahuan baru dibuat atau konten pengetahuan saat ini

diganti dengan konten baru.

b. Knowledge Storage and Retrieval

Proses kedua, yaitu penyimpanan dan pengambilan

pengetahuan, berhubungan dengan aktivitas yang membuat

pengetahuan tetap dalam sistem. Para ilmuwan telah dengan

 tegas berpendapat bahwa faktor kunci dalam menyelesaikannya

adalah memori organisasi yang berkaitan dengan kemampuan

organisasi untuk menyimpan dan memelihara pengetahuan.

c. Knowledge Distribution and Transfer

Tahap ketiga, distribusi pengetahuan dan transfer, melibatkan

arus pengetahuan dari satu sektor atau individu ke bidang

lainnya. Ini termasuk hubungan yang terkait dengan

menerjemahkan, mentransfer, menafsirkan, dan mendaur ulang

pengetahuan.

d. Knowledge Application

Pada akhirnya, aplikasi pengetahuan merupakan kegiatan yang

berkaitan dengan pelaksanaan pengetahuan dalam proses

organisasi. Aplikasi pengetahuan adalah proses utama siklus

hidup pengetahuan mikro. Dalam proses ini pengetahuan secara

langsung diterapkan pada kinerja tugas atau pemecahan

masalah.

Pada dasarnya manajemen pengetahuan itu bertujuan pada

pengumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan,

menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian

dan pengalaman. Artinya peranan pengetahuan yang ada dalam sebuah

perusahaan perlu dikelola dengan baik sehingga setiap pekerja atau karyawan
dapat berperan dan menggunanakan pengetahuan yang dimilikinya masing-

masing.