SIA (Sistem Penggajian)

SISTEM PROSEDUR PENGGAJIAN

GAMBARAN UMUM AKTIVITAS SISTEM PENGGAJIAN
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua
golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara tetap
perbulan, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaan atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) dan dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau
jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan
dan fungsi akuntansi. Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah:
1. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
2. Rincian elemen biaya gaji yang menjadi beban perusahaan, tiap pusat pertanggungjawaban,
dan tiap produk selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban tiap pusat pertanggungjawaban dan tiap produk selama
periode akuntansi tertentu
4. Jumlah gaji yang diterima tiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Merupakan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh fungsi personalia yang berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan sebagainya.
2. Kartu jam hadir
Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir tiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan, dan sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan upah
Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji
dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah yang diserahkan kepada tiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar
 Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat utang kepada
fungsi pembayar gaji dan upah berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Pada Gambar 1 menyajikan diagram arus data yang menggambarkan tugas-tugas umum dari sistem
penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini dijelaskan dibawah ini:

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses penggajian dari dua
sumber yang berbeda personalia dan produksi
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek
pembayaran ke karyawan
3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap
pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk menjurnal akun barang dalam proses
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen
penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah
total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan diambil
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang
dan pengeluaran kas. Akun pengendali diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:

1. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji/upah, jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja
dalam tiap departemen suatu perusahaan.
2. Kartu harga pokok
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk
pesanan tertentu.
3. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan.
Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum atau daftar rekap
gaji/upah.
4. Kartu penghasilan karyawan
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh tiap
karyawan.

Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

1. Bagian Kepegawaian

2. Bagian Pencatat Waktu

3. Bagian Gaji dan Upah

4. Bagian Utang

5. Bagian Kuasa
6. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya

7. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan sebagai berikut:

1. Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur antara lain:

a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
c. Prosedur distribusi biaya gaji
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
e. Prosedur pembayaran gaji
2. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur antara lain:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
c. Prosedur pembuatan daftar upah
d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembauatan bukti kas keluar
f. Prosedur pembayaran upah

Keterangan:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan
daftar hadir di depan pintu masuk kantor atau pabrik. Prosedur ini diselenggarakan
untuk menentukan gaji dan upah.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada
produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. c. Prosedur pembuatan gaji dan
upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji
dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan
daftar hadir.
c. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi pencatat utang dan fungsi
pembayar gaji/upah. Fungsi pencatat utang membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan
upah.

SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

Bagan alur yang merinci prosedur sistem penggajian secara manual. Tugas-tugas utamanya menjelaskan
antara lain:

1. Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai
formulir personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasikan para karyawan yang diotorisasi untuk
menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per
jam, pemotongan dan klasifikasi pekerjaan.
2. Produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu pekerjaan dan
kartu waktu. Kartu pekerjaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di
setiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke Bagian Akuntansi Biaya dimana dokumen
tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu
berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke Bagian Penggajian untuk
menghitung jumlah cek pembayaran karyawan tersebut.
3. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga
kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman
distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum.
4. Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen
personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di departemen ini
melakukan pekerjaan berikut:
a. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan,
pembayaran lembur, dan pembayaran bersih
b. Memasukkan informasi diatas ke catatan penggajian karyawan
c. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d. Mengirim cek ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang
e. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji
5. Departemen Utang
Staff administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua slainan
tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan bersamaan daftar gaji, dikirim
ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.
6. Pengeluaran Kas
Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya kemudian
menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para
karyawan.
7. Buku Besar Umum
Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian
akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Tanda terima pengeluaran
kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan
pengurangan lainnya.
SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

1. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Batch

Penggunaan sistem ini seringkali digunakan dengan pemrosesan batch dan file berurutan.
Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu
waktu yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch ini melakukan pencatatan dengan
terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum. Pada Gambar.3 menggambarkan sistem
penggajian menggunakan pemrosesan batch. Kekuatan dan kelemahan penggunaan sistem ini
sama dengan kekuatan dan kelemahan sistem batch untuk sistem pengeluaran umum. Sistem ini
mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu
secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional namun untuk banyak jenis organisasi, tingkat
teknologi ini cukup memadai.
2. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Real -time Untuk perusahaan sedang dan besar,
pemrosesan gaji seringkali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM).
Sistem MSDM ini menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja,
ketrampilan tenaga kerja kegiatan personalia (tarif pembayaran, pemotongan dan lain-lain) juga
gaji. Sistem ini harus menyediakan real -time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan
secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Pada
Gambar.4 menggambarkan sistem penggajian sebagai bagian dari sistem MSDM.
Dan sistem ini berbeda dengan sistem otomatisasi sederhana (batch) dalam hal -hal berikut:
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Lebih banyak proses menggunakan pemrosesan real -time.

Fitur-fitur operasional utama dari sistem ini sebagai berikut:

a. Personalia
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan yang secara real-time
melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan
karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan
pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran)
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan untuk menciptakan file
pemanfaatan tenaga kerja
c. Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu,
departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini
d. Pemrosesan Data Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch:
- Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya
- File rangkuman tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen
akuntansi biaya dan buku besar umum
- Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan dari file ini dikirim
ke departemen utang dan pengeluaran kas
- File catatan karyawan diperbarui - Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek
tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek
pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan
- File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke
akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas.
Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang
terakhir dikirim ke departemen utang
- Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja
dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.

Sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak keuntungan

opersasional, termasuk pengurangan jeda waktu amtaranya terjadinya peristiwa dan
pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi. Bentuk ini juga membawa implikasi
pengendalian.

Sistem berbasis komputer dapat menghasilkan catatan yang memedai untuk verifikasi
independen dan tujuan audit. Akhirnya pengendalian harus didesain untuk melindungi akses
yang tidak diotorisasi ke file data dan program akuntansi.