CONTOH SURAT

PENGADUAN
BARANG (KLAIM)
SURAT PERTAMA

TOKO ERNA
Cucut Blok D III/102 Perum Kunciran Mas Permai
CILEDUG TANGERANG

21 Oktober 2013

Nomor : 128/PG/X/2013

Kepada
CV UDANG
Jalan Salmon No. 227
Bandung

Hal : Pengaduan Kerusakan Barang

Dengan hormat,

Barang pesanan dari Saudara yang berupa 500 kg kerupuk udang telah kami terima. Atas
pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.
 Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat kerupuk
udang yang hancur sebanyak 27 kg, sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa kerupuk udang yang hancur
akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan kerupuk udang yang masih utuh.
Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih
mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
TOKO ERNA

APRILIA SETIYA RAHARJA

Pemilik

Lamp : 1 (satu) lembar faktur

Te/As

SURAT KEDUA

CV EKA SARI
Jalan Harum No. 170
MOJOKERTO

Nomor : 230/PG/X/2013 28 Oktober 2013

Kepada
PT SEJUK
Jalan Pemuda No. 127
Surabaya
Hal : Pengaduan Kerusakan
Barang

Dengan hormat,

Barang kiriman Saudara yang berupa 8 (delapan) buah Air Conditioner merk
“Central” telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang akan digunakan, kami sedikit kecewa karena ternyata ada 2 (dua)
buah Air Conditioner yang tidak keluar udara sejuknya.

Sesuai dengan perjanjian Saudara yang akan memberikan garansi 1 (satu) tahun
dan apabila terdapat kerusakan akan memberikan pelayanan untuk memperbaiki secara
cuma-cuma, maka kami mohon Saudara mengirimkan montir untuk memperbaiki barang
tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat k
CV EKA

AINUR R
Manajer P
Lamp : -

Surat Pengaduan
SURAT PENGADUAN

1. Pengertian Surat Pengaduan (Claim)

Surat pengaduan adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada
penjual dengan maksud untuk memberitahukan bahwa barang yang dikirim tidak
sesuai dengan pesanan, disertai dengan cara penyelesaiannya. Hal ini sering terjadi
 dalam dunia bisnis, walaupun jual beli telah disepakati kedua belah pihak.
Persetujuan sekurang-kurangnya harus meliputi :
a. Keadaan barang yang diperjualbelikan.
b. Waktu dan tempat penyerahan.
c. Bagaimana cara pembayaran.
d. Bagaimana waktu pembayaran.

2. Sebab-sebab Timbulnya Pengaduan

adapun penyimpangan-penyimpangan tersebut meliputi :
a. Kerusakan barang.
b. Kekurangan barang.
c. Kualitas barang tidak cocok dengan pesanan.
d. Keterlambatan pengiriman barang.
e. Kesalah yang tak terduga.

3. Syarat-syarat Penyusunan Surat Pengaduan

Syarat-syaratnya adalah meliputi :
a. Harus mempunyai alasan kuat yang disertai bukti-bukti sah.
b. Harus bersifat keadilan dan kebenaran.
c. Harus sopan dan hormat, agar relasi berjalan baik.

4. Isi Surat Pengaduan

Isi surat pengaduan yang baik adalah :
a. Nama dan jenis barang yang diterima.
b. Macam penyimpangan dalam pengiriman barang.
c. Cara penyelesaian.

5. Cara Menyusun Surat Pengaduan

Caranya adalah :
a. Hubungkan dengan surat pengiriman barang.
b. Jelaskan penyimpangan yang terjadi dan bukti-bukti.
c. Berikan bukti bahwa terdapat kesalahan pada pihak penjual.
d. Sebutkan cara penyelesaian dengan tegas.
e. Akhiri surat dengan penuh harapan.

surat pengiriman
SURAT PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN BARANG

A. pengertian

Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah surat yang dikirimkan oleh penjual
kepada pembeli yang isinya menerangkan tentang barang yang telah dikirimkan agar pembeli
mengetahuinya. Surat pemberitahuan pengiriman barang telah tiba dahulu daripada barang
 yang akan dikirimkan dan ia dapat mempersiapkan tempat/gudang untuk menampung barang-
barnag yang akan datang.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat pemberitahuan pengiriman barang:
1. Nama dan jenis barang yang akan dikirimkan.
2. Jumlah barang.
3. Cara pengepakan barang.
4. Dengan alat angkut apa barang tersebut dikirimkan.
5. Dokumen yang dilampirkan bersama surat tersebut.
Dalam pengiriman surat pemberitahuan pengiriman barang biasanya disertai dengan
lampiran-lampiran sebagai berikut:
1. Faktur
2. Surat muatan barang, yang dapat berupa:
a. surat jalan bila diangkut melalui darat,
b. bill of lading (B/L), atau konosemen bila barang diangkat dengan kapal laut,
c. airway bill (AWB) nila barang diangkut dengan pesawat.
Disamping lampiran-lampirang diatas, surat ini dapat juga disertai dengan kuitansi (bila
terjadi pembayaran), dan packing list (bila barang-barang dipak dalam peti), dan lain-lain
sesuai dengan kebutuhan.

B. Pengertian Faktur
Tagihan atau faktur (bahasa Belanda: factuur), adalah
sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar
barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan
pembayaran.
Setiap perusahaan mempunyai bentuk faktur yang
berbeda, sesuai kebutuhan masing-masing. Secara umum
sebuah faktur merupakan suatu bukti surat dagang yang
memuat rincian dari barang-barang yang dikirim kepada
pihak tertentu.

contoh surat pengiriman:

PT. KARYA ANDIKA UTAMA

Jl. CiptoMangunKusumo No.16
Jakarta
18 April 2016
Nomor : 114/KA-PNG/IV/2016
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : PengirimanMesin Kantor
Kepada,
PT. KertasNiaga
Jl. RajawaliNo. 16
Bandung

Denganhormat,
Berdasarkansuratpesanan yang Andakirim, perihalpesananmesinkantorsudah kami
terimadenganbaik.
Berikut table pengirimanpesanan, berupamesinkantordanpembayarannya:
No. NamaProduk Merk Satuan Harga / Persatu Jumlah
1. Mesinfotocopy Canon IR 2 Rp. 14.500.000 Rp. 29.000.000
(1435)
2. Mesin printer EPSON (L365) 4 Rp. 2.735.000 Rp. 10.940.000
3. Pemotongkertas MPK geser 3 Rp. 675.000 Rp. 2.025.000
Jumlah total : Rp. 41.965.000
Telahdilunasi : Rp. 20.982.000
Denganini kami beritahukanbahwabarangtelah kami kirimmelaluipaket JNE dan kami
[Link]
elunasipembayaran.
AtasperhatiandankerjasamaAnda, kami ucapkanterimakasih.

Hormat kami,

Caswati
manajer
CW/yh
SURAT PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN BARANG
15 JANUARY 2017 / ADMINPERKANTORAN

1. Pengertian Surat Pemberitahuan

Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah
surat yang dikirim oleh penjual yang ditujukan
kepada pembeli dengan maksud untuk
memberitahukan bahwa surat pesanan sudah
diterima dan barang sudah dikirim ke alamat
pembeli.
2. Fungsi Surat Pemberitahuan Pengiriman
Barang
Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang
adalah:

 [Link] meyakinkan pembeli bahwa pesanan

sudah dilayani dengan baik.
 [Link] pedoman untuk pengiriman suatu

barang.
 [Link] alat untuk mengecek cocok
tidaknya barang yang dipesan dengan barang
yang dikirim.
 [Link] alat untuk menagih bila pembeli

lupa atau tidak membayar.

 [Link] barometer maju tidaknya suatu
perusahaan.
3. Isi Surat Pemberitahuan Pengiriman
Barang
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang:

 [Link] dan jenis barang yang dikirim

 b. Jumlah barang

 3. Harga barang

 d. Kualitas barang

 e. Cara pengangkutan barang

 f. Keterangan lain yang dilampirkan

4. Cara Menyusun Surat Pemberitahuan

Pengiriman Barang
Cara menyusun surat pemberitahuan pengiriman
barang:

 Hubungkan dengan surat pesanan yang

diterima.
 Berikan penghargaan kepada pemesan berupa

ucapan terima kasih.

 Yakinkan pemesan bahwa pesanan telah
dikerjakan sebaik-baiknya.
 Jika pesanan tidak dapat dipenuhi atau hanya

dipenuhi sebagian, jelaskan alasannya.

 Akhiri surat dengan memberikan harapan-

harapan yang bersifat positif.

5. Cara Pengiriman Barang.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengiriman
barang adalah:

 Agar barang tidak rusak atau hilang, harus

dibungkus dengan baik
 Agar tidak terlambat, perhatikan waktu yang
ditetapkan oleh pembeli.
 Agar tidak membuang waktu, hindari
kekeliruan pengiriman.
 Perhatikan transportasi yang digunakan.