PANDUAN

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

A. Rapat Tinjauan Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen adalah Rapat yang dilakukan oleh manajemen
secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu dan kinerja
pelayanan/penyelenggaraan kegiatan Puskesmas untuk memastikan kelanjutan,
kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas dari sistem manajemen mutu dan sistem
pelayanan/penyelenggaraan kegiatan UKM maupun UKP.
Rapat tinjauan manajemen dipimpin oleh Ketua Tim Mutu. Rapat Tinjauan
Manajemen mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Dilakukan secara berkala. Rapat tinjauan manajemen sebaiknya dilakukan
paling sedikit dua kali setahun. Rapat ini menggunakan forum lokakarya mini
yang dilaksanakan tiap semester yang merupakan forum untuk evaluasi kinerja
semester.
2. Direncanakan dengan baik. Sebelum menyelenggarakan Rapat tinjauan
manajemen, ketua Tim Mutu membahas dengan Kepala Puskesmas rencana
untuk menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen. Dalam pembahasan
dengan Kepala Puskesmas didiskusikan tentang tujuan, waktu, jadual
penyelenggaraan, agenda, input tinjauan, proses tinjauan, dan luaran yang
diharapkan.
3. Didokumentasikan dengan baik. Kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen harus
didokumentasikan dengan baik mulai dari undangan Rapat, daftar hadir,
agenda Rapat, proses tinjauan, notulen pelaksanaan Rapat, dan rekomendasi
hasil Rapat.
4. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya
pada mutu/kinerja.
5. Mengevaluasi efektivitas sistem pelayanan UKP dan penyelenggaraan kegiatan
UKM
6. Membahas perubahan yang perlu dilakukan. Pembahasan dalam Rapat
tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi-rekomendasi untuk melakukan
perubahan yang mengarah pada perbaikan. Perubahan dapat berupa
perbaikan sistem pelayanan, sistem manajemen mutu, sistem manajemen,
kebijakan, dan prosedur.
7. Hasil Rapat harus ditindak lanjuti. Berdasarkan rekomendasi yang dihasilkan
dalam Rapat tinjauan manajemen, direncanakan kegiatan tindak lanjut.

PANDUAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS KAMBAT UTARA 1

 8. Pelaksanaan tindak lanjut harus dipantau. Ketua Tim Mutu bersama dengan
Tim Mutu mempunyai kewajiban untuk memantau tindak lanjut terhadap
rekomendasi tinjauan manajemen.
9. Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam Rapat
10. Rapat diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut Rapat Tinjauan
Manajemen sebelumnya
11. Dilaksanakan dengan agenda yang jelas. Agenda Rapat Tinjauan Manajemen
harus disusun oleh Ketua Tim Mutu.
12. Menghasilkan luaran: rencana perbaikan, rencana peningkatan kepuasan
pelanggan, rencana pemenuhan sumber daya, rencana perubahan-perubahan
untuk mengakomodasi persyaratan yang diminta oleh pelanggan/pengguna.

B. Tujuan Rapat Tinjauan Manajemen

1. Tujuan Umum
Rapat Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan terselenggaranya
pelayanan kesehatan yang bermutu melalui pembahsan permasalahan yang
terkait secara bersama, melibatkan seluruh pegawai, dan dilaksanakan secara
berkesinambungan.
2. Tujuan Khusus
a. Terlaksananya Rapat Tinjauan Manajemen mutu di Puskesmas sesuai
dengan persyaratan yang berlaku
b. Terbitnya kesepakatan tindak lanjut dari proses-proses terkait implementasi
sistem manajemen mutu
c. Tersedianya kriteria untuk peningkatan mutu pelayanan kesehatan
d. Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan
terusmenerus (continuous Improvement)

C. Agenda Rapat Tinjauan Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Ketua Tim Mutu dengan agenda sebagai
berikut:
1. Pembukaan oleh Ketua Tim Mutu Pada pembukaan Rapat Tinjauan
Manajemen, Ketua Tim Mutu menyampaikan tujuan dan agenda Rapat
Tinjauan Manajemen.
2. Pengarahan oleh Kepala Puskesmas diberi kesempatan untuk memberikan
arahan pada Rapat Tinjauan Manajemen untuk menyampaikan prioritas
permasalahan yang perlu dibahas dan prioritas perbaikan yang akan dilakukan
oleh Puskesmas.

PANDUAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS KAMBAT UTARA 2

 3. Pembahasan hasil Rapat tinjauan manajemen yang lalu Hasil Rapat Tinjauan
Manajemen yang lalu, rekomendasi, tindak lanjut, dan hasil-hasil yang sudah
dicapai, serta hambatan dalam pelaksanaan tindak lanjut harus dibahas. Tindak
lanjut yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas untuk mengatasi hambatan
yang ada.
4. Pembahasan hasil audit internal terutama yang belum dapat diselesaikan perlu
dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen untuk dapat ditindak lanjuti.
5. Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan. Umpan balik pelanggan, upaya
menanggapi umpan balik juga harus dibahas dalam Rapat Tinjauan
Manajemen.
6. Pembahasan hasil survey kepuasan pelanggan. Hasil survey pelanggan perlu
disampaikan, untuk ditindak lanjuti dalam upaya memenuhi kebutuhan dan
harapan pelanggan.
7. Pembahasan hasil penilaian kinerja. Rapat Tinjauan Manajemen membahas
capaian kinerja selama satu semester, untuk ditindak lanjuti dalam
perencanaan kegiatan satu semester mendatang. Perubahan strategi dalam
mencapai target kinerja dapat dibahas dalam Rapat.
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan sistem manajemen mutu,
dan pelayanan UKM dan UKP
9. Rekomendasi untuk perbaikan. Keseluruhan pembahasan yang dilakukan
dalam Rapat tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi untuk
ditindaklanjuti.
10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan. Berdasarkan rekomendasi
disusun rencana perbaikan berupa kegiatan yang akan dilakukan.
11. Penutup. Ketua Tim Mutu menutup Rapat dengan membacakan kesimpulan
dan rekomendasi.

D. Masukan (Input) Rapat Tinjauan Manajemen

Masukan yang akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen antara lain adalah:
1. Hasil audit internal. Auditor internal menyampaikan laporan audit internal, dan
menyampaikan hasil-hasil audit internal terutama temuan-temuan yang belum
dapat diselesaikan
2. Umpan balik yang disampaikan oleh pelanggan. Umpan balik pelanggan yang
diperoleh antara lain dari kotak saran, keluhan yang disampaikan oleh
pelanggan, hasil temu kader, dan mekanisme yang lain, dibahas untuk
dilakukan tindak lanjut perbaikan.

PANDUAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS KAMBAT UTARA 3

 3. Kinerja pelayanan, baik kinerja hasil maupun kinerja proses Capaian kinerja
dibahas pada Rapat untuk menindaklanjuti kinerja yang belum mencapai target
yang diharapkan.
4. Status tindakan perbaikan maupun pencegahan yang dilakukan Tindakan
perbaikan maupun pencegahan yang telah dilakukan juga perlu dibahas baik
hasil-hasil yang telah dicapai maupun yang belum tercapai untuk dapat
dilakukan penyelesaian.
5. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu. Hasil tinjauan
manajemen yang lalu dibahas untuk mengetahui pelaksanaan tindak lanjut
terhadap rekomendasi Rapat tinjauan manajemen yang [Link] dibahas
untuk dilakukan upaya mengatasi hambatan dalam menindak lanjuti
rekomendasi yang lalu.
6. Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan UKP dan kebijakan penyelenggaraan
kegiatan UKM. Berdasarkan pembahasan pada Rapat tinjauan manajemen,
kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan dapat diubah dalam upaya perbaikan
kinerja.
7. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu, sistem
pelayanan UKP, dan penyelengaaraan kegiatan UKM. Berdasarkan
pembahasan dalam Rapat, perubahan juga dapat dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu, sistem pelayanan UKP, sistem manajemen, dan sistem
penyelenggaraan UKM.

E. Hasil (Luaran) Rapat Tinjauan Manajemen

Dengan dilaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen, maka dapat diambil keputusan
dan tindakan manajerial yang terkait dengan:
1. Peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan UKP
dan sistem penyelenggaraan kegiatan UKM
2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan yang diminta oleh
pelanggan
3. Identifikasi perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu, sistem pelayanan UKP, dan sistem penyelenggaraan
kegiatan UKM
4. Penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tindak lanjut
perbaikan.

F. Langkah-Langkah Persiapan Dan Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen

PANDUAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS KAMBAT UTARA 4

 Langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen perlu
dituangkan dalam standar operasional prosedur, yang memuat antara lain tahapan
sebagai berikut:
1. Ketua Tim Mutu bersama dengan Kepala Puskesmas menyiapkan Rapat
Tinjauan Manajemen : rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang
diundang dalam Rapat
2. Ketua Tim Mutu mengundang peserta Rapat. Kepala Puskesmas dan para
penanggung jawab/koordinator, dan pelaksana adalah peserta yang harus
diundang dalam Rapat Tinjauan Manajemen
3. Ketua Tim Mutu memimpin Rapat sesuai dengan agenda yang disusun. Rapat
diawali dengan pembukaan oleh Penanggung jawab mutu, dilanjutkan arahan
oleh Kepala Puskesmas, untuk seterusnya dilaksanakan sesuai dengan
agenda yang disusun.
4. Ketua Tim Mutu memberikan simpulan hasil Rapat. Pada akhir Rapat Ketua
Tim Mutu menyampaikan simpulan, rekomendasi, dan garis besar rencana
tindak lanjut yang akan dilakukan termasuk batasan waktu untuk
melaksanakan tindak lanjut.
5. Ketua Tim Mutu melakukan pemantauan perbaikan setelah Rapat tinjauan
manajemen. Tindak lanjut terhadap rekomendasi hasil Rapat Tinjauan
Manajemen dipantau oleh penanggung jawab mutu.

Dengan memperhatikan langkah-langkah Pelaksanaan Rapat Tinjauan

Manajemen, Ketua Tim Mutu mempunyai peran penting dalam persiapan, pelaksanaan
dan tindak lanjut Rapat Tinjauan Manajemen.
Setiap pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen harus memiliki bukti pelaksanaan
yang terdiri dari : Undangan, daftar hadir, dan notulen rapat, agenda Rapat, materi
tinjauan, dan rencana tindak lanjut.

Mengetahui,
Ketua Tim Mutu Kepala Puskesmas Kambat Utara,

drg. Tubagus Pandu Adinata Kharunnisa, [Link]

NIP. NIP. 19780811 20060 4 2 006

PANDUAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS KAMBAT UTARA 5