PROGRAM KERJA INSTALASI REKAM MEDIS
TAHUN 2015
RUMAH SAKIT PRIMA HUSADA
BANJARARUM SELATAN NO.3 MONDOROKO - MALANG
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 1
1. PENDAHULUAN
Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan keseha tan rumah sakit. Isi rekam medis
merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis di
rumah sakit, dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi, medis,
hukum, keuangan,penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta pemanfaatan sumber daya.
Untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis rumah sakit , manajemen
rumahsakit perlu menyusun program kerja masing-masing unit, termasuk unit rekam medis.
Program kerja rekam medis memuat rencana baku tentang rangkaian kegiatan yangakan
dikerjakan selama tahun 2015.
2. LATAR BELAKANG
Rekam medis adalah berkas yang berisikan informasi tentang identitas pasien,
anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik
yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat nginap, rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. Rekam medis digunakan sebagai acuan pasien
selanjutnya, terutama pada saat pasien itu berobat kembali , Rekam medis pasien harus siap
apabila pasien berobat kembali. Tenaga kesehatan akan sulit dalam melakukan tindakan atau
terapi sebelum mengetahui sejarah penyakit, tindakan atau terapi yang pernah diberikan
kepada pasien yang terdapat di dalam berkas rekam medis. Hal penting dalam berkas rekam
medis adalah ketersediaannya saat dibutuhkan dan kelengkapan pengisiannya. Kelengkapan
pengisian berkas rekam medis oleh tenaga kesehatan akan memudahkan tenaga kesehatan
lain dalam memberikan tindakan atau terapi kepada pasien. Selain itu juga sebagai sumber
data pada bagian rekam medis dalam pengolahan data yang kemudian akan menjadi
informasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam menentukan langkah-langkah strategis
untuk pengembangan pelayanan kesehatan. Penyajian informasi harus disesuaikan dengan
nilai kegunaan, kedudukan dan fungsi masing-masing bagian. Dokter misalnya, tidak
membutuhkan laporan keuangan pelayanan kesehatan. Begitu pula dengan manajer yang
perlu mengetahui informasi dalam bentuk laporan dan statistik dari masingmasing bagian
untuk mendukung dalam pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang telah diolah
dan dianalisa secara formal, dengan cara yang benar dan secara efektif, sehingga hasilnya
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 2
dapat bermanfaat dalam operasional dan manajemen Penyimpanan berkas rekam medis yang
terkomputerisasi, menjadikan rekam medis tersebut mudah dan cepat diolah untuk
memudahkan bagian rekam medis dalam pengolahan data rekam medis menjadi informasi
dalam bentuk laporan-laporan maupun statistik perkembangan pelayanan kesehatan maupun
statistik penyakit. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas segala hal mengenai Rekam
Medis, termasuk manfaat nya dan komputerisasi rekam medis.
3. TUJUAN
1. Umum :
Meningkatkan mutu pelayanan unit rekam medis
2. Khusus :
Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan unit rekam medis pada tahun 2015
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia unit rekam medis
4. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
1.1 Sumber Daya Manusia (SDM)
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target Tempat Pelaksana dan
kerja anggaran waktu pelaksanaan peserta
Orientasi Membekali Informasikan ke staf Non Saat ada Rekam medis Pelaksana: Karu
karyawan karyawan rekam medis 2 hari budgeting karyawan dan staf rekam
baru sebelumnya tentang baru medis yang
waktu orientasi. ditunjuk.
Siapkan materi
termasuk daftar hadir, Peserta:
pre test dan post test, 1 karyawan baru
hari sebelumnya. rekam medis.
Lakukan orientasi.
Buat arsip
untuk berkas orientasi.
Pelatihan Meningkatk Berikan Non Dua kali Coding Pelaksana: Vendor
Coding an kecepatan pengajuan pelatihan budgeting dalam
dan coding ke bagian setahun Peserta: seluruh
ketepatan Diklat. rekam medis
coding (ICD Informasikan
10 dan ICD ke staf coding, 1
9 CM) dari minggu sebelumnya
suatu tentang waktu traning.
diagnosa Hubungi
vendor untuk
persiapannya dan
siapkan daftar hadir.
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 3
Lakukan
pretest dan post test
pada saat hari diberikan
traning.
Setelah traning
selesai, ajukan kepada
vendor untuk proses
pemberian sertifikat ke
peserta training.
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target Tempat Pelaksana dan
kerja anggaran waktu pelaksanaan peserta
Pelatihan Meningkat Informasikan Non Dua bulan Rekam medis Pelaksana: Karu.
Analisa kan skill kestaf rekam medis, 1 budgeting sekali
dokumen analisa minggu sebelumnya Peserta: seluruh
rekam medis terkait tentang waktu traning. rekam medis
ketidaklengk Siapkan
apan materi, form daftar
dokumen hadir dan form notulen
rekam medis rapat.
Lakukan
pretest dan post test
pada saat hari diberikan
traning.
Buat arsip
berkas pelatihan.
Pelatihan Memastikan Informasikan ke staf Non Dua kali Rekam medis Pelaksana: Karu.
Etika Profesi Rekam rekam medis, 1 minggu budgeting dalam satu
Rekam Medis sebelumnya tentang tahun Peserta: seluruh
medis berpraktek waktu traning. rekam medis
sesuai etika Siapkan
profesi materi, form daftar
hadir dan form notulen
rapat.
Lakukan
pretest dan post test
pada saat hari diberikan
traning.
Buat arsip
berkas pelatihan.
Pelatihan Meningkat Informasikan Sesuai Sesuai Sesuai Peserta dipilih
Eksternal / kan ke staf Rekam Medis dengan dengan dengan acara secara bergilir dari
Seminar pemahaman bahwa ada seminar biaya jadwal seminar semua Rekam
ilmu rekam laboratorium. seminar seminar Medis
medis Tentukan staf tersebut yang ada
yang ikut seminar.
Satu bulan
sebelum pelaksanaan
seminar, ajukan
permohonan izin untuk
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 4
diikutsertakan seminar
tersebut.
Ajukan
permohonan dana yang
dibutuhkan.
Konfirmasikan
kembali kepada panitia
pelaksana mengenai
teknis pelaksanaan
seminar.
Izinkan staf
untuk mengikuti
seminar selama hari
yang telah ditentukan.
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target Tempat Pelaksana dan
kerja anggaran waktu pelaksanaan peserta
Evaluasi Meningkat Tetapkan Sesuai Setiap 3 Rekam Medis Pelaksana: Karu
kinerja kan Kinerja kriteria evaluasi dan kebijakan bulan dan Manajer
SDM tunjuk petugas RS Penunjang Medis
evaluator
Lakukan
evaluasi
Susun laporan
evaluasi kinerja
1.2 Fasilitas/Peralatan Rekam Medis
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target Tempat Pelaksana
kerja anggaran waktu pelaksanaan
Pemeliharaan Memastikan Lakukan servis Sesuai Tahun Rekam Medis IPSRS dan
Alat alat alat jika ditemukan alat dengan 2015 Tekhnisi masing
terpelihara yang sudah harus kebijakan – masing alat
dengan baik diservis Rumah
Lakukan Sakit
pengajuan permohonan
servis ke bagian
tekhnisi ( IPSRS )
1.3 Mutu Pelayanan
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target Tempat Pelaksana
kerja anggaran waktu pelaksanaan
Kontrol Mutu Untuk Lakukan evaluasi Sesuai Setiap hari Rekam Medis Staf Rekam
Internal menunjang dan monitoring kinerja dengan Medis
tercapainya rekam medis kebijakan
tertib Rumah Sakit
administrasi
dalam
rangka upaya
peningkatan
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 5
pelayanan
kesehatan
Tes Mengikuti Lakukan Sesuai Setiap 6 Rekam Medis Departemen
Keahlian/Pem ketentuan pengajuan untuk ikut dengan bulan kesehatan RI
antapan Mutu Departemen serta dalam PME kebijakan seklai
Exsternal Kesehatan Rekam Medis kepada Rumah Sakit
(PME) dalam hal Direktur Rumah Sakit
pengendalian dan ke bagian
mutu Keuangan Rumah Sakit
Setelah
disetujui, lakukan
konfirmasi ke bagian
pelaksana PME
Kontrol Mutu Mengontrol Lakukan Sesuai Satu bulan Rekam Medis Staf Rekam
Dokumen Kelengkapan pengumpulan data dengan sekali Medis
Rekam Medis Dokumen Lakukan kebijakan
Rekam Medis koordinasi pelatihan Rumah Sakit
kontrol mutu
kelengkapan dokumen
rekam medis
Lakukan
pemantauan kontrol
mutu kelengkapan
dokumen reka medsi
1.4 Keselamatan Pasien
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target waktu Tempat Pelaksana
kerja anggaran pelaksanaan dan peserta
Identifikasi Memastikan Lakukan Sesuai Pelatihan saat Rekam Medsi Seluruh staf
pasien keselamatan pelatihan keselamatan dengan orientasi Rekam
dan dan keamanan pasien kebijakan karyawan baru Medsi
keamanan Pantau praktek Rumah dan review
pasien. keselamatan dan Sakit setiap 1 bulan
keamanan pasien untuk
Laporkan karyawan
setiap insiden lama.
keselamatan pasien dan
lakukan evaluasi
1.5 Keselamatan Kerja
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target waktu Tempat Pelaksana
kerja anggaran pelaksanaan dan peserta
Alat Memastikan Lakukan Sesuai Pelatihan saat Rekam Medsi Seluruh staf
Pelindung keselamatan pelatihan keselamatan dengan orientasi Rekam
Diri (APD) kerja di dan keamanan kerja kebijakan karyawan baru Medis
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 6
Rekam Sediakan alat Rumah dan review
Medis pelindung diri dan Sakit setiap 1 bulan
fasilitas untuk untuk
keselamatan kerja karyawan
Pantau praktek lama.
keselamatan dan
keamanan kerja
Lakukan
evaluasi
1.6 Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target waktu Tempat Pelaksana
kerja anggaran pelaksanaan dan peserta
Cuci tangan Memastikan Lakukan Sesuai Pelatihan saat Rekam Medis Seluruh staf
praktek pelatihan PPI, dengan orientasi Rekam Medis
pencegahan termasuk cuci tangan kebijakan karyawan baru
dan yang baik dan benar Rumah dan review
pengendalian Sediakan Sakit setiap 1 bulan
infeksi di alat pelindung diri sekali untuk
Rekam dan fasilitas untuk karyawan
Medsi. keselamatan kerja lama.
Pantau dan
mengumpulkan data
praktek PPI.
Melakukan
evaluasi
5. SASARAN
No. Kegiatan Indikator Target
1 SDM
Seluruh
Orientasi karyawan Jumlah karyawan baru yang mengikuti orientasi karyawan baru
(100%)
Seluruh rekam
Pelatihan Coding Jumlah rekam medis yang mengikuti pelatihan
medis (100%)
Pelatihan Analisa Seluruh rekam
Jumlah rekam medis yang mengikuti pelatihan
Dokumen Rekam Medis medis (100%)
Seluruh rekam
Pelatihan Etika profesi Jumlah rekam medis yang mengikuti pelatihan
medis(100%)
2 orang per
Pelatihan eksternal Jumlah rekam medis yang mengikuti pelatihan
tahun
Evaluasi kinerja Jumlah rekam medis yang mengikuti pelatihan Seluruh rekam
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 7
No. Kegiatan Indikator Target
medis (100%)
2 Fasilitas
Pemeliharaan alat Prosentase alat berfungsi sesuai spesifikasi 100%
3 Mutu
Jumlah kontrol yang tidak dapat diterima setiap
Kontrol mutu internal <5%
hari.
Tes keahlian/PME Jumlah hasil PME yang tidak dapat diterima. <5%
Kontrol mutu dokumen
Jumlah yang tidak dapat diterima <5%
rekam medis
Jumlah kejadian kesalahan identifikasi pasien di
4 Keselamatan pasien 0 (nihil)
Rekam Medis
Jumlah kejadian jatuh atau terpelset dari tangga
5 Keselamatan kerja atau kursi saat pengambilan dokumen reka medis 0 (nihil)
di rekam medis.
Pencegahan dan Pengendalian Angka ketidakpatuhan cuci tangan petugas rekam
6 0%
Infeksi (PPI) medis.
6. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Tahun 2015 Keterangan
No Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 SDM
Orientasi Sesuai
x x x x x x x x x x x x
Karyawan kebutuhan
Pelatihan
x
coding
Pelatihan
analia
x x x x x x x x x x X x
dokumen
rekam medis
Pelatihan
x x
Etika Profesi
Sesuai jadwal
Pelatihan
seminar yang
Eksternal
ada
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 8
Tahun 2015 Keterangan
No Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Evaluasi
x x x x
kinerja
2 Fasilitas
Pemeliharaan
x x x x x x x x x x X x
alat
3 Mutu
Kontrol mutu
x x x x x x x x x x X x
internal
Tes
x x
keahlian/PME
Kontrol
dokumen x x x x x x x x x x X x
rekam medis
Keselamatan
4 x x x x x x x x x x x x
pasien
Keselamatan
5 x x x x x x x x x x x x
kerja
6 PPI x x x x x x x x x x x x
7. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Evaluasi program ini dilakukan setiap satu bulan sekali dengan melihat pencapaian kegiatan
yang dilaksanakan bulan sebelumnya. Untuk menunjang kegiatan tersebut perlu dilakukan
pelaporan kepada KA Instalasi Rekam Medis setiap bulannya.
8. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Pelaporan atas pelaksanaan kegiatan program disampaikan berupa :
a. Laporan Bulanan
Sebagai laporan internal yang merupakan rekapitulasi hasil kerja Instalasi Rekam
medis yang dilaporkan kepada KA Instalasi Rekam Medis setiap bulan dan diteruskan
kepada Direktur.
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 9
b. Laporan Tahunan
Sebagai laporan internal yang merupakan rekapitulasi hasil kerja Instalasi Rekam
Medis yang dilaporkan kepada KA Intalasi Rekam Medis setiap tahun dan diteruskan
kepada Direktur.
9. PENUTUP
Dengan adanya program kerja Instalasi Rekam Medis tahun 2015 diharapkan dapat
menjadi acuan atau pedoman untuk melakukan perbaikan dalam rangka peningkatan mutu
dan keselamatan pasien dalam hal pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Prima Husada.
Mengetahui,
Direktur Penanggung jawab Rekam Medis
[Link] Hariono,MMRS Thakerit Budi Asih,[Link]
REKAM MEDIS [Link] HUSADA Page 10