POLRI DAERAH JAWA TIMUR
BIDANG KEDOKTERAN DAN KESEHATAN
RUMAH SAKIT BHAYANGKARA BONDOWOSO
PANDUAN RAPAT
RUMAH SAKIT BHAYANGKARA BONDOWOSO
2016
Bondowoso, Januari 2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena dengan ridhoNya Panduan
Rapat Rumah Sakit Bhayangkara Bondowoso ini bisa terselesaikan. Panduan Rapat
Rumah Sakit Bhayangkara Bondowoso ini merupakan salah satu komponen penting
dalam sebuah organisasi atau dalam suatu kelompok tertentu. Berbagai keputusan yang
menyangkut keberlangsungan organisasi akan dibahaskan dan diputuskan dalam rapat.
Rapat merupakan bentuk kegiatan yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah
organisasi. Kesalahpahaman, perbedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan
melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu dari beberapa
bidang Rumah Sakit Bhayangkara Bondowoso.
Mengingat pentingnya rapat bagi keberlangsungan sebuah organisasi, maka suatu
organisasi harus selalu memasukkan rapat ke dalam agenda organisasi. Berbagai jenis
rapat pun harus diperhatikan. Jenis rapat tertentu akan digunakan untuk membahas
masalah tertentu pula. Jenis rapat mencerminkan tujuan dari diadakannya rapat itu
sendiri.
Kami menyadari bahwa isi panduan rapat Rumah Sakit Bhayangkara Bondowoso
masih belum sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat kami
harapkan, sehingga akan lebih sempurna di masa mendatang.
Akhirnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan panduan
Rapat Rumah Sakit Bhayangkara Bondowoso ini, kami sampaikan terimakasih dan
penghargaan yang [Link] amal kebaikan diterima oleh Allah SWT.
Bondowoso, Januari 2016
TIM PENYUSUN
2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................................ ii
DAFTAR ISI................................................................................................................................... iii
PENDAHULUAN............................................................................................................................ 1
A. DEFINISI............................................................................................................................... 1
B. TUJUAN................................................................................................................................ 1
RUANG LINGKUP......................................................................................................................... 2
A. JENIS-JENIS RAPAT............................................................................................................ 2
B. RAPAT YANG BAIK............................................................................................................... 4
C. RAPAT YANG AKTIF............................................................................................................. 5
D. PERENCANAAN RAPAT......................................................................................................7
BAB III............................................................................................................................................ 8
TATA LAKSANA............................................................................................................................. 8
A. TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT....................................................................................8
B. TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT..............................................................................................8
BAB IV......................................................................................................................................... 10
DOKUMENTASI...................................................................................................................... 10
A. UNDANGAN....................................................................................................................... 10
B. NOTULEN........................................................................................................................... 10
E. Daftar HADIR...................................................................................................................... 10
BAB V.......................................................................................................................................... 12
PENUTUP.................................................................................................................................... 12
3
BAB I
PENDAHULUAN
A. DEFINISI
Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, namun
pada dasarnya memiliki makna yang sama, antara lain :
1. Rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam sustu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi forman maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalh berdasarkan hasil
kesepakatan bersama.
2. Rapat ( pengertian luas ) rapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan
banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
3. Rapat ( pengertian sempit ) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan
beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam sub bab ini
hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih
kepada rapat dalam pengertian umum / sederhana secara tekhnis.
4. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat
tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyal organisasi, baik swasta
maupun pemerintah.
5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
6. Rapat merupaka media yang dapat dipakai untuk pengambilan keputusan seara
musyawarah untuk mufakat
B. TUJUAN
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
dikemukakan.
1
2
BAB II
RUANG LINGKUP
A. JENIS-JENIS RAPAT
Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat dan
jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara
pandangannya atau segi peninjauannya :
1. Berdasarkan Jenis
Menurut jenisnya, rapat dibagi menjadi dua, yaitu :
a. Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalha yang
sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih
dahulu memalui surat undangan.
b. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pemimpin dengan
stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk
membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini
biasanya terjadi diskusi fan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan
pimpinan dengan stafnya.
2. Berdasarkan Hasil
Menurut hasilnya, rapat dibagi menjadi dua macam :
a. Rapat Mengikat, bentuknya adalah sebagai berikut :
1) Kongres, musyawarah, muktamar, konferensi. Adalah suatu rapat yang
diadakan oleh orang-orang tertentu untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya
mengikat peserta rapat.
2) Rapat musyawarah kerja, konferensi kerja. Adalah suatu rapat yang diadakan
oleh suatu organisasi untuk membicarakan masalah-masalah program kerja
yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan.
3) Perundingan adalah suatu rapat yang membicarakan secara mendalam.
b. Rapat tidak mengikat, bentuknya adalah sebagi berikut :
1) Debat yaitu diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
2) Polemik yaitu diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya
dilakukan secara tertulis.
3) Simposium hampir sama dengan diskusi panel hanya jangkauannya lebih
luas.
3
4) Temu karya yaitu forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat
teknis.
5) Seminar yaitu suatu diskusi yang mebicarakan suatu masalah seara alamiah
dan didampingi ahli.
6) Loka karaya yaitu suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang
memiliki keahlian tertentu ( bergerak dibidang tertentu ) dengan maksud dan
tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada.
7) Serasehan yaitu suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan.
8) Temu wicara yaitu forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, atau usul,
biasanya dilakukan dengan pejabat.
9) Penataran yaitu kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan /
menigkatkan pengetahuan dan keterampilan.
10) Penataran Loka Karya ( Penlok ) yaitu kegiatan pendidikan dalam rangka
menigkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan
yang bersifat teknis.
3. Berdasarkan Tujuan
a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan
kepada anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi
tentang prosedur kerja baru untuk mendapatkan kesenangan kerja.
b. Rapat Pemecahan Masalah adalah rapat yang bertujuan untuk mencari
pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat Perundingan adalah rapat yang menghindari timbulnya suatu perselisihan.
Mencari jalan tengah agar tidak selalu merugikan kedua nelah pihak.
4. Berdasarkan Sifat
a. Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi
mendapat undangan.
b. Rapat informal adalah yang diadakan tidak berdasarkan suatu perenaan formal.
Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dan dengan siapa saja.
Rapat informal dapat terjadi secara kebetukan karena para pesertanya bertemu
dan membicarakan suatu masalh yang menyangkut kepentingan bersama.
c. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota menteri
yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
4
d. Rapat tertutup adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau tertentu,
yang dibahas menyagkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.
5. Berdasarkan Jangka Waktu
a. Rapat Mingguan adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu yang
membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing peserta
rapat.
b. Rapat Bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali setiap akhir bulan.
Untuk membahas hal-hal atau peristiwa bulan lalu.
c. Rapat Semester adalah rapat yang diadakan tiap semester yang bertujuan untuk
mengadakan evaluasi hasil kerja selama 6 bulan yang lalu dan mengambil
langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya.
d. Rapat Tahunan adalah rapat yang diadakan sekali dalam setahun.
6. Berdasarkan Frekuensi
a. Rapat Rutin adalah rpat yang telah ditentukan waktunya (mingguan, bulan dan
tahunan)
b. Rapat Insidental adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada
masalah yang dihadapi. Biasanya rapat ini diadakan apabila ada masalah yang
sangat ungeril yang harus segera dipeahkan bersama.
7. Berdasarkan Nama
a. Rapat kerja adalah rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan rapat
ini biasanya di adakan satu tahun sekali.
b. Rapat dinas adalah rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan urusan
kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan.
c. Musyawarah Kerja
B. RAPAT YANG BAIK
Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan dalam rapat. Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan
sebagai berikut :
1. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat
memberi bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara
dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter
5
memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan
suaranya. Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat / pertemuan :
a. Menjelaskan sasaran dan tujuan
b. Menetapkan prioritas
c. Memdorong proses pembuatan keputusan
d. Mengarahkan orang-orang pada kemampuan terbaik mereka berkomunikasi
dengan baik dengan peserta, melempar pertanyaan-pertanyaan, memotivasi
pertemuan untuk mencapai tujuan utama rapat / pertemuan, mengkap agenda-
agenda pribadi yang tersembunyi dari para peserta dan mengendalikannya
e. Merangsang hal-hal terbaik dari rapat
f. Mengatur waktu dengan baik
g. Menyimpulkan dengan dibantu oleh seorang notulen
2. Suasana rapat terbuka
Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara
terbuka, objektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap
peserta rapat yang lain.
3. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan
4. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan
Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan
terhadap peserta rapat. Pimpinan harus mengadakan pengawasan terhadap
jalannya rapat, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari
tujuan rapat.
5. Undangan yang diberikan satu hari sebelum hari pelaksanaan
6. Hindari perdebatan
Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah,
sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
7. Pertanyaan singkat dan jelas
C. RAPAT YANG AKTIF
Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan
menggunakan cara-cara yang praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top
manager, pakar bisnis, dan buku-buku yang membahas ini. Cara ini bahkan bisa langsung
diterapkan untuk mendapatkan solusi yang lebih tepat dan lebih efektif.
6
1. Agenda Rapat
Tidak mungkin terjadi suatu yang efektif, jika rapatyA dilakukan tanpa
agenda yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi
yang tepat bukan hanya sketsa tapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan.
Sehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat.
Peserta tidak melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan
dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah
ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat.
Tentu saja agendda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal
ini sangat rentan melenceng.
Agenda raapt sebaiknya hanya berisi permasalahan yang memang tengah
dialami saja. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang
bermsalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang
tidak bermasalah pun terpaksa harus berbicara didalam rapat.
2. Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga
peserta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di
dalam rapat.
3. Jadwal Rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat
waktu dan mendisiplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat.
4. Perhatikan Situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efesien, tetapi juga
ada manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat biisa
cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang
singkat, tetapi bagaimana kita mampu mempertemukan pendapat yang berbeda
dengan situasi yang nyaman dan kondusif.
5. Pengambilan Suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan.
Pengambilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan
keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan
proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan
keputusan, sehingga mereka harus siap menerima apapun keputusannya.
7
6. Batasi Masalh Diskusi
Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat
yang berbeda pula. Saat mebuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan
membahas permasalahan tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada
rapat yang khusus mendiskusikan masalah tersebut.
Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan
suara. Pembatasan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari
solusi dan menetapkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun
memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien.
D. PERENCANAAN RAPAT
Perencanaan rapat memegang peranan yang sanagt penting dalam
menentukan produktifitas rapat. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam
merencanakan rapat ( yang sifatnya resmi ) adalah sebagai berikut :
1. Persiapan ruangan dan tata ruang rapat
Persiapkan tata ruang rapat berdasarkan pertimbangan :
a. Jumlah partisipan
b. Hubungan masing-masing partisipan
c. Level keintiman
d. Jenis rapat ( diskusi, presentasi, kuliah )
e. Apakah kita ingin menigkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan administrasi
a. Membuat surat undangan rapat
b. Menyusun acara / agenda rapat
c. Menyusun daftar hadir
d. Mempersiapkan bahan rapat
e. Persiapan peralatan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat / notulen
g. Pengiriman hasil rapat
h. Tindak lanjut rapat
8
BAB III
TATA LAKSANA
A. TATA CARA PELAKSANAAN RAPAT
1. Pembukaan
Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi perusahaan ( dewan
komisaris ) atau pejabat, yang menyatakan bahawa rapat resmi dibuka. Pimpinan
tertinggi / pejabat hanya memberikan pengarahan seperlunya, dan hal-hal yang
dianggap penting sebagai pedoman lebih lanjut bagi peserta rapat. Pimpinan
tertinggi / pejabat tidak terlibat dalam rapat yang akan berlangsung.
Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinna rapat, yang menyatakan rapat siap
dimulai. Umumnya diawaali dengan berdoa. Dan pimpinan mengikuti rapat sampai
dengan selesai.
2. Pembagian Tugas
Peserta rapat dibagi dalam beberapa kelompok,sesuai dengan topik yang dibahas.
Masalah yang dibawa dalam rapat bisa dibagi dalam beberapa topik.
3. Diskusi / rapat kelompok
4. Rapat pleno
Dalam rapat pleno, setiap kelompok menyampaikan hasil pembahasannya menurut
topik yang dibahas. Kelompok lain mungkin memberikan ulasan, pendangan,
masukan, dll.
5. Perumusan
Biasanya diserahkan kepada suatu tim tersendiri yang dinamakan tim perumus.
6. Reproduksi dan pendistribusian naskah
Hasil perumusan diserahkan kepada ketua atau pemimpin rapat untuk disahkan.
Naskah yang telah disetujui / disahkan kemudian diperbanyak untuk selanjutnya
dibagikan kepada para peserta rapat, dan unit-unit kerja dalam organisasi yang ada
hubungannya dengan hasil rapat.
B. TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT
1. Tipe Otoriter
Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat / pertemuan tidak hidup,
statis, hanya menunggu perintah dari atas.
9
a. Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa, paling
mengetahui
b. Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter
c. Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh kelompok
d. Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan pandangan atau
pendapat atau saran-saran
e. Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta
f.
g. Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa yang harus
dikerjakan
2. Tipe Laissez-faire
a. Disebut juga tipe liberal
b. Pemimpin yang memberikan cukup kebebasan kepada para peserta untuk
mengambil langkah-langkah sendiri dalam menghadapi sesuatu
c. Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta ( penetuan
tujuan, langkah-langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana atau
alat yang akan dipergunakan )
d. Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan kelompok,
tidak mengambil inisisatif apapun
e. Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton saja, meskipin ia
berada di tengah-tengah para peserta
3. Tipe Demokratis
Tipe kepemimpinan demokratis sering dibedakan denga tipe open management.
Perbedaannya terletak pada pengambilam keputusan.
a. Sifatnya terbuka ; mmeberikan kesempatan kepada para anggota untuk ikut
berperan aktif, ikut menetukan tujuan kelompok, nerperan sebagai pembimbing.
b. Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para
peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut serta dalam kegiatan
kelompok
c. Keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah.
10
BAB IV
DOKUMENTASI
A. UNDANGAN
B. NOTULEN
E. DAFTAR HADIR
NB : Format Terlampir
11
POLRI DAERAH JAWA TIMUR
BIDANG KEDOKTERAN DAN KESEHATAN
RUMAH SAKIT BHAYANGKARA BONDOWOSO
Bondowoso, Januari 2016
No : Und./ /I/2016/Rumkit
Klasifikas : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Undangan
Kepada
Yth. Kasubbag, Kaur, Karu
Di Tempat
Dengan Hormat,
Bersama ini kami mengharapkan kehadiran bapak / ibu / saudara dalam acara pertemuan yang
akan kami selenggarakan pada
Hari / Tanggal : Jum’at / 14 Januari 2016
Jam : 08.30 – 11.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat RS Bhayangkara Bondowoso
Acara : Rapat rutin Bulanan
Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih
KEPALA RUMAH SAKIT BHAYANGKARA BONDOWOSO
dr. SIGIT LESMONOJATI.
KOMISARIS POLISI NRP. 76081057
12
BAB V
PENUTUP
Demikian Buku Panduan Rapat dibuat untuk mengatur pertemuan dan kegiatan
yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman,
perbedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Dan rapat ini
digunakan untuk merundingkan sesuatu dari beberapa bidang di Rumah Sakit
Bhayangkara Bondowoso.
KEPALA RUMAH SAKIT BHAYANGKARA BONDOWOSO
dr. SIGIT LESMONOJATI.
KOMISARIS POLISI NRP. 76081057
13