PENGERTIAN RAPAT

Diposkan oleh Just For Share Selasa, 28 Februari 2012

Merencanakan dan Melakukan Pertemuan

PENGERTIAN RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.
Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa
permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa
sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat
karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan
rapat yang kurang tepat antara lain:

1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan,
siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.

3. Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa
pernah diusahakan untuk direalisasikan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik
internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu
didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian
bisa disimpulkan oleh penulis:
a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan
organisasi.
Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1. Menurut tujuannya,yaitu:
 a) Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja
dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang
dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya
berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan
yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi
setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a. Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah
yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya,
membahas rugi bulan yang lalu.
c. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.
4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a. Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi
itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
· Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
· Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal
maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat
yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting.
Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam
rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat
perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi
keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada
pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan
dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan
di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi
tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-
ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus
diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi,
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang
dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-
syarat rapat yang [Link]-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
 Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis
besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
· Unsur-Unsur Rapat
Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.
· Tata Tertib Rapat
Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik
dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:
[Link] waktu dalam memulai rapat.
[Link] rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui
susunan acara rapat.
[Link] peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
[Link] partisipasi dari peserta rapat.
[Link] terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan
tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
[Link] ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
[Link] bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
[Link] argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
[Link] rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau
pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah
dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
[Link] ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang
merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat

3. Pembahasan materi rapat

4. Lain-lain

5. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta
rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga
rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang
biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan
agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma,
sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.
Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan
bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran
mengenai sesuatu masalah.
Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah
kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau
kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus
mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.
Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering
mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat
berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur
rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi.
Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di
tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-
lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan
baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif,
dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat
dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.

· Prosedur Rapat
Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat
menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan
 mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku
dalam rapat.
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :
a. Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan
maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
b. Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya,
menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis,
menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat,
menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
c. Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya
peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat
mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil
pemikiran.
d. Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang
dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.
e. Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis
oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau
digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun
yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.
Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat
unsur, yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian.
Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu
jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau
adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta
yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat
yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis
keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk
memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film,
audio rekaman, dan slide show.
· Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.
Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan
melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang
dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik
ketika melakukan rapat.
Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap
orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya
komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi
beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan
dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu
komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :
1. Pesyaratan komunikasi yang efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah
oleh orang lain.
4. Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
5. Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat
menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi
pembicaraan antara lain :
1. Pakaian.
2. Pandangan mata.
3. Mimik wajah.
4. Sikap badan.
5. Suara.
6. Tulisan.
· Teknik Membuka Dan Menutup Rapat
Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.
2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.
3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.
4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.
6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
a) Penggunaan data.
b) Anekdot.
c) Membuat pertanyaan.
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
e) Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :
1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.
2. Kalimat penutup.
PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian,
mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya
memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan
segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila
perlu waktu dibatasi.
3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian
disesuaikan dengan situasi jalannya rapat
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan
ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat
dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada
pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu
mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang
diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya
tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling
membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk
mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk
Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk
mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang
tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya
bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu
meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :

 Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.

 Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.

 Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat

Perencanaan dan Persiapan Rapat
· Apakah Rapat diperukan ?
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.
Ø Temukan apa yang terjadi
Ø Anda memerlukan keputusan yang cepat
Ø Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Ø Anda ingin melibatkan setiap orang
Ø Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
· Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
Ø Perlu memberikan persetujuan
Ø Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
Ø Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
Ø Akan melaksanakan keputusan
Ø Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
Ø Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
Ø Secara langsung akan terpengaruh.
· Informasi Latar Belakang
· Menciptakan sebuah agenda
· Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
· Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :
Ø Orang-orang yang bermasalah
Ø Topik-topik panas
Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
ü Menilai butir-butir agenda
· menilai Permasalahan
· menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
· menilai Kpentingan rapat
ü Butir-butir standar
· Notulen rapat terakhir
· Meminta maf karena tidak hadir
· Permasalahan-permasalahan
· Lain-lain
· Tangal dan waktu berikutnya
· Urutan
· Hal paling penting pertama
· Hal kurang penting pertama
· masalah-masalah rutin.
ü Penentuan waktu

 Menjaga agar rapat tetap pada jalur

 memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas

 Rapat dapat lebih mudah dikendalikan

 Memotivasi orang

 Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit
Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
 4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan
Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan
Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat
· Biaya Rapat
· Mengambil Tanggungjawab
· Memikirkan ulang rapat
· Penyebab kegagalan rapat
· Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif
· Agenda
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan
pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik
bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan
berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :
a. Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat
diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan
tersebut.
b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar
pandangannya ke segala penjuru.
c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
d. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.
Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.

2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.

3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

 Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar .
Konferensi

 Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah
dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan

 Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

 DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh :
perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
 POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan
secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3
Denpasar.

 DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh
sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek.
Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi
kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.

 SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.

 Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,

 Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.

 TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:
temu karya pengembangan ternak sapi.

 SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli.
Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong
Otonomi Daerah”.

 LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di
SMK

 SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh

Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

 TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan
pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
  PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

 PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan

pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting
dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang
bersifat rutin biasanya diselenggarakan diOperation Room atau Conference Room yang telah ada
di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer
Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman
hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah
memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum
rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa
dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :

 Jumlah partisipan
 Hubungan masing-masing partisipan

 Level keintiman

 Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

 Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum
penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan
perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa
lembaran [Link] daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
  Hasil rapat yang lalu
 Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

 Peraturan-peraturan yang diperlukan

 Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

 Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

 Papan dan alat tulis

 Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

 OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.

 Sound system, tape recorder

 Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat

 Block note, ballpoint

 Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula
berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi
rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk
pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat
selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi
yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan
perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui
oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar
pandangan ke seluruh peserta.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis

3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan
 4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi,
materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu
disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan
persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat

4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan
namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........

5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal
Computer ataupun Note Bookatau Laptop untuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris)
16. Pengesahan notula oleh ketua rapat
Praktik
PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program
training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti
oleh 6 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris
adalah :
1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :

 Peserta 6 orang
 Ukuran Meja 50 x 80 cm

 Ukuran kursi 50 x 50 cm

 Bentuk tata ruang letter O

 Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat

2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini

3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat
F. Tipe-Tipe Pemimpin Rapat (6)

1. Tipe Otoriter

Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa, paling mengetahui

Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter

Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh kelompok

Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan pandangan atau pendapat atau
saran-saran

Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta

Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa yang harus dikerjakan.

Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat/ pertemuan tidak hidup, statis, hanya
menunggu perintah dari atas.

2. Tipe Laissez-faire

Disebut juga tipe liberal

Pemimpin memberikan cukup kebebasan kepada para peserta untuk mengambil langkah-langkah
sendiri dalam menghadapi sesuatu.

Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para peserta [penentuan tujuan, langkah-
langkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana atau alat yang akan dipergunakan]

Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak mengambil
inisiatif apapun

Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton saja, meskipun ia berada di tengah-
tengah para peserta.

3. Tipe Demokratis

Sifatnya terbuka ; memberikan kesempatan kepada para anggota untuk ikut berperan aktif, ikut
menentukan tujuan kelompok, berperan sebagai pembimbing.

Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para peserta, terlibat
langsung dalam interaksi rapat, ikut serta dalam kegiatan kelompok

Keputusan yang diambil berdasarkan hasil musyawarah

Tipe kepemimpinan demokratis sering dibedakan dengan dengan tipe open
management. Perbedaannya terletak pada pengambilan keputusan. [Wursanto 2000 : 142 – 143]

E. Urutan Pelaksanaan Rapat (5)

1. Pembukaan

Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi perusahaan [dewan komisaris] atau pejabat,
yang menyatakan bahwa rapat resmi dibuka. Pimpinan tertinggi/ pejabat hanya memberikan
pengarahan seperlunya, dan hal-hal yang dianggap penting sebagai pedoman lebih lanjut bagi
peserta rapat. Pimpinan tertinggi/ pejabat tidak terlibat dalam rapat yang akan berlangsung.

Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan rapat, yang menyatakan parat siap dimulai, umumnya
diawali dengan berdoa. Pimpinan mengikuti rapat sampai dengan selesai.

2. Pembagian Tugas

Peserta rapat dibagi dalam beberapa kelompok, sesuai dengan topik yang dibahas. Masalah yang
dibawa dalam rapat bisa dibagi dalam beberapa topik

3. Diskusi/ rapat kelompok

4. Rapat pleno

Dalam rapat pleno, setiap kelompok menyampaikan hasil pembahasannya menurut topik yang
dibahas. Kelompok lain mungkinmemberikan ulasan, pandangan, masukan, dll.

5. Perumusan

Biasanya diserahkan kepada suatu tim tersendiri, yang dinamakan tim perumus.

6. Reproduksi dan pendistribusian naskah

Hasil perumusan diserahkan kepada ketua atau pemimpin rapat untuk disahkan. Naskah yang
telah disetujui/ disahkan kemudian diperbanyak untuk selanjutnya dibagikan kepada para peserta
rapat, dan unit-unit kerja dalam organisasi yang ada hubungannya dengan hasil rapat.
Menyelenggarakan pertemuan / rapat

Diposkan oleh Manajemen dan administrasi di 22:12 Label: manajemen dsb

Setelah sekretaris mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan rapat, tibalah
waktu penyelenggaraannya. Agar tujuan akhir dari penyelenggaraan rapat tersebut tercapai maka
semua pihak yang terlibat dalam penyelengaraan pertemuan/rapat, hendaknya mengetahui
beberapa hal berikut :

Tipe-tipe pemimpin rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat.
Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1) Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling
berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan
kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil
keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan
merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil
keputusan rapat tersebut.

2) Tipe demokratis

Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran
dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan
pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung
dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil
musyawarah kelompok.

3) Tipe laizess-faire

Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat
untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa
bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung
bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak
ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang
diharapkan.

Tipe-tipe peserta rapat

Peserta rapat memegang peranan penting untuk mencapai keberhasilan dari kegiatan rapat.
Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya,
sehingga mudah untuk memimpin rpat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut :

1) Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang
sangat luas dan ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki dengan
kamus berjalan. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi
pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang mempunyai tipe ini.

2) Tipe pemberi semangat

Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kamauan dan kemampuan kerja yang
tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini
biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan
disegani oleh siapa saja.

3) Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui
kemacetan atau kebuntuan karena kurangnya atau tidak adanya data-data yang jelas untuk
menyeleseikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan
memberi jalan keluar untuk penyelesian yang akan dihadapi.

4) Tipe pemersatu

Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika
terjadi perbedaan pendapat di antara para peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru
damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh
pengertian, sabar, toleransi yang tinggi dan berjiwa besar.

5) Tipe penyerang
Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju
dengan pendapat peserta lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan
pendapat orang lain, sehingga memancing timbulya perdebatan yang panjang dan dapat
menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya
cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

6) Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau penjembatani
antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat
peserta rapat lain yang belum jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini
hampir sama dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan dalam
pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya dan
memiliki wibawa diantara lainnya.

7) Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan
sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan
oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau
saran dan lebih bersifat pendiam.

Fungsi pemimpin rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan
tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut :

1. Sebagai Pengarah

Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang
telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang
dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah
lainnya.

2. Sebagai Penengah

Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau
perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai Penggerak

Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan
aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil
yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

4. Sebagai Pencari Solusi

Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami
kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah
yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan,
wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.

Fungsi peserta rapat

Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan
dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :

1. Sebagai penyumbang pendapat

Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta
rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan
secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin
banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

2. Sebagai penyumbang data

Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan
rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu
pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-
masalah yang dibahas dalam rapat.

3. Sebagai perumus kesimpulan

Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu
dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang
diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif
dalam rumusan kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan

Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat
dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat
memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam
pengambilan keputusan.

5. Sebagai penerima hasil keputusan

Dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat diacpai suatu kesimpulan/keputusan yang
merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang
dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta
rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

Pengendalian rapat

Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi
perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis
pengendaliannya adalah sebagai berikut :

1. Penegendalain bebas terbatas

Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas
kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model
pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para
peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2. Pengendalaian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan
bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh
mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang
sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para
peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat

Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah
pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk
mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan
rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

Teknik bertanya dalam rapat

1. Pertanyaan umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh pesertarapat. Semua siajak serta untuk
berpikir mencari jawaban dari pertanyaan yang bersifat umum.

Contohnya: Menurut pendapat Saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang efektif?

2. Pertanyaan langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oelh pemimpin rapat. Pertanyaan langsung diajukan
dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat agar aktif dalam
rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat.
Selain itu tuja berguna untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab
pertanyaan tesebut.

Contohnya: Saudara Roni, menurut pendapat anda bagaimana cara promosi yang efektif?

3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya
yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat.

Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management.
Apakah Sadari tahu mengenai itu?

4. Pertanyaan terbuka

Dalam pertanyaan ini, jenis pertanyaan ini diajukan terbuka, yang diungkapkan dalam kata-kata
yang bersifat umum. Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi atau bermacam-macam.
Biasanya kalimat tanya diawali dengan kata tanya: apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa,
kapan.

Contoh: Siapakah yang akan mengepalai divisi ini?

5. Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang
yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat
dikembalikan kepada peserta rapat yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang
lain, sehingga peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya.

Pertanyaan yang dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan
kepada peserta rapat untuk aktif, kreatif, dan mengembangkan pola cara berpikir yang rasional
serta menghindari dialog langsung antara pemimpin rapat dengan seorang peserta rapat.

Contohnya: Saudara A bertanya kepada pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak
dilakukan secepatnya dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pemimpin rapat, menurut
saudara A sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6. Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain yang
sesuai dengan kenyataan.

Contohnya: Berapa omzet penjualan kita bulan ini?

7. Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban, karena orang-orang
sudah mengetahui jawabannya.

Contohnya: Bukankah dengan bekerja keras kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

8. Pertanyaan penghargaan
Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah
menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan semangat atau dorongan kepada
peserta lain untuk lebih berani mengemukakan pendapat.

Contohnya: Saudara Ihsan, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya open management.
Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut?

9. Leading question

Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah
ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

Penyelenggaraan rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas
kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung
dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat ang dilakukan oleh pembawa
acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau
seseorang yang disegani.

1. Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a. Acara rapat.

b. Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e. Tujuan diadakannya rapat.

f. Tanggapan-tanggapan atau saran.

2. Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib.
Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang
berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak
konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan
rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada dua bentuk catatan
rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanda ditambahi ataupun
dikurangi.

b. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

3. Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat
belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk
menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan
hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat
membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat
untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat.
Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.