sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi.

Sistem informasi dibangun oleh

manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama, organisasi
harus sadar dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapat manfaat dari
teknologi baru.

Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi adalah kompleks dan dipengaruhi
oleh banyak faktor penengah, termasuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya,
lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen (lihat Gambar 3.1). Anda perlu memahami
bagaimana sistem informasi dapat mengubah kehidupan sosial dan pekerjaan di perusahaan
Anda. Anda tidak akan dapat merancang sistem baru dengan sukses atau memahami sistem
yang ada tanpa memahami organisasi bisnis Anda sendiri.

Sebagai seorang manajer, Anda akan menjadi orang yang memutuskan sistem mana
yang akan dibangun, apa yang akan mereka lakukan, dan bagaimana mereka akan diterapkan.
Anda mungkin tidak dapat mengantisipasi semua konsekuensi dari keputusan ini. Beberapa
perubahan yang terjadi di perusahaan bisnis karena investasi teknologi informasi (TI) baru
tidak dapat diramalkan dan memiliki hasil yang mungkin memenuhi atau tidak memenuhi
harapan Anda. Siapa yang akan membayangkan lima belas tahun yang lalu, misalnya, bahwa
e-mail dan pesan instan akan menjadi bentuk bisnis yang dominan

Figure 3.1 HUBUNGAN DUA-CARA ANTARA ORGANISASI DAN TEKNOLOGI

INFORMASI

Hubungan dua arah yang kompleks ini dimediasi oleh banyak faktor, tidak sedikit di
antaranya adalah keputusan yang dibuat — atau tidak dibuat — oleh manajer. Faktor-faktor
lain yang memediasi hubungan termasuk budaya organisasi, struktur, politik, proses bisnis,
dan lingkungan.

komunikasi dan bahwa banyak manajer akan dibanjiri lebih dari 200 pesan email setiap hari?

APA ORGANISASI ITU?

Organisasi adalah struktur sosial formal dan stabil yang mengambil sumber daya dari
lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan keluaran. Definisi teknis ini berfokus
pada tiga elemen organisasi. Modal dan tenaga kerja adalah faktor produksi utama yang
disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input ini menjadi produk dan
layanan dalam fungsi produksi. Produk dan layanan dikonsumsi oleh lingkungan dengan
imbalan input pasokan (lihat Gambar 3.2).

Figure 3.2 DEFINISI MIKROEKONOMI TEKNIS ORGANISASI

Dalam definisi ekonomi mikro organisasi, modal dan tenaga kerja (faktor-faktor produksi
utama yang disediakan oleh lingkungan) ditransformasikan oleh perusahaan melalui proses
produksi menjadi produk dan layanan (keluaran ke lingkungan). Produk dan layanan
dikonsumsi oleh lingkungan, yang memasok modal dan tenaga kerja tambahan sebagai input
dalam loop umpan balik.

Organisasi lebih stabil daripada kelompok informal (seperti sekelompok teman yang
bertemu setiap hari Jumat untuk makan siang) dalam hal umur panjang dan rutinitas.
Organisasi adalah badan hukum formal dengan aturan dan prosedur internal yang harus
mematuhi hukum. Organisasi juga merupakan struktur sosial karena mereka adalah kumpulan
elemen sosial, seperti halnya mesin yang memiliki struktur — susunan katup, Cams, poros,
dan bagian lainnya.

Definisi organisasi ini kuat dan sederhana, tetapi tidak terlalu deskriptif atau bahkan
prediksi organisasi dunia nyata. Definisi perilaku yang lebih realistis dari suatu organisasi
adalah kumpulan hak, hak istimewa, kewajiban, dan tanggung jawab yang secara seimbang
seimbang selama periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik (lihat Gambar
3.3).

Dalam pandangan perilaku perusahaan ini, orang yang bekerja di organisasi

mengembangkan cara kerja yang lazim; mereka mendapatkan keterikatan pada hubungan
yang ada; dan mereka membuat pengaturan dengan bawahan dan atasan tentang bagaimana
pekerjaan akan dilakukan, jumlah pekerjaan yang akan dilakukan, dan dalam kondisi apa
pekerjaan akan dilakukan. Sebagian besar pengaturan dan perasaan ini tidak dibahas dalam
buku peraturan resmi apa pun.

Bagaimana definisi organisasi ini terkait dengan teknologi sistem informasi? Pandangan
teknis organisasi mendorong kita untuk fokus pada bagaimana input digabungkan untuk
menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke perusahaan. Perusahaan itu
 dipandang sangat lunak, dengan modal dan tenaga kerja saling menggantikan satu sama lain
dengan mudah. Tetapi definisi perilaku yang lebih realistis dari suatu organisasi menunjukkan
bahwa membangun sistem informasi baru, atau membangun kembali yang lama, melibatkan
jauh lebih banyak daripada penataan ulang teknis mesin atau pekerja — bahwa beberapa
sistem informasi mengubah keseimbangan organisasi hak, hak istimewa, kewajiban, tanggung
jawab, dan perasaan yang telah terbentuk selama periode waktu yang lama.

Mengubah elemen-elemen ini dapat memakan waktu lama, sangat mengganggu, dan
membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk mendukung pelatihan dan pembelajaran.
Misalnya, lamanya waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem informasi baru secara
efektif jauh lebih lama daripada biasanya diantisipasi hanya karena ada jeda antara
menerapkan sistem teknis dan mengajar karyawan dan manajer cara menggunakan sistem.

Figure 3.3 TAMPILAN PERILAKU ORGANISASI

Pandangan perilaku organisasi menekankan hubungan kelompok, nilai-nilai, dan struktur.

Perubahan teknologi membutuhkan perubahan dalam siapa yang memiliki dan

mengendalikan informasi, siapa yang memiliki hak untuk mengakses dan memperbarui
informasi itu, dan siapa yang membuat keputusan tentang siapa, kapan, dan bagaimana.
Pandangan yang lebih kompleks ini memaksa kita untuk melihat cara kerja dirancang dan
prosedur yang digunakan untuk mencapai hasil.

Definisi teknis dan perilaku organisasi tidak bertentangan. Memang, mereka saling
melengkapi: Definisi teknis memberitahu kita bagaimana ribuan perusahaan di pasar
kompetitif menggabungkan modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sedangkan model
perilaku membawa kita ke dalam perusahaan individual untuk melihat bagaimana teknologi
itu memengaruhi pekerjaan dalam organisasi. Bagian 3.2 menjelaskan bagaimana masing-
masing definisi organisasi dapat membantu menjelaskan hubungan antara sistem informasi
dan organisasi.

CIRI – CIRI ORGANISASI

a. Rutinitas dan Proses Bisnis

Semua organisasi, termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien dari waktu ke waktu
karena individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang dan jasa.
Rutinitas — kadang-kadang disebut prosedur operasi standar — adalah aturan, prosedur, dan
praktik yang tepat yang telah dikembangkan untuk mengatasi hampir semua situasi yang
diharapkan. Ketika karyawan mempelajari rutinitas ini, mereka menjadi sangat produktif dan
efisien, dan perusahaan dapat mengurangi biayanya seiring dengan meningkatnya efisiensi.
Misalnya, ketika Anda mengunjungi kantor dokter, resepsionis memiliki serangkaian rutinitas
yang dikembangkan dengan baik untuk mengumpulkan informasi dasar dari Anda; perawat
memiliki serangkaian rutinitas berbeda untuk mempersiapkan Anda untuk wawancara dengan
 dokter; dan dokter memiliki serangkaian rutinitas yang dikembangkan dengan baik untuk
mendiagnosis Anda. Proses bisnis, yang kami perkenalkan pada Bab 1 dan 2, adalah
kumpulan rutinitas semacam itu. Perusahaan bisnis, pada gilirannya, adalah kumpulan dari
proses bisnis (Gambar 3.4).

b. Politik Organisasi

Orang-orang dalam organisasi menempati posisi berbeda dengan spesialisasi berbeda,

perhatian, dan perspektif. Akibatnya, mereka secara alami memiliki sudut pandang yang
berbeda tentang bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman harus didistribusikan.
Perbedaan-perbedaan ini penting bagi manajer dan karyawan, dan mereka menghasilkan
perjuangan politik untuk sumber daya, persaingan, dan konflik dalam setiap organisasi.
Perlawanan politik adalah salah satu kesulitan besar untuk membawa perubahan organisasi —
terutama pengembangan sistem informasi baru. Hampir semua investasi sistem informasi
besar oleh perusahaan yang membawa signifikan

Figure 3.4 RUTIN, PROSES BISNIS, DAN PERUSAHAAN

Semua organisasi terdiri dari rutinitas dan perilaku individu, koleksi yang membentuk proses bisnis.
Kumpulan proses bisnis membentuk perusahaan bisnis. Aplikasi sistem informasi baru mensyaratkan
bahwa rutinitas individu dan proses bisnis berubah untuk mencapai tingkat kinerja organisasi yang
tinggi.

Perubahan dalam strategi, tujuan bisnis, proses bisnis, dan prosedur menjadi peristiwa yang
dibebankan secara politis. Manajer yang tahu bagaimana bekerja dengan politik suatu organisasi akan
lebih berhasil daripada manajer yang kurang terampil dalam menerapkan sistem informasi baru.
Sepanjang buku ini, Anda akan menemukan banyak contoh di mana politik internal mengalahkan
rencana terbaik untuk sistem informasi.

c. Budaya organisasi

Semua organisasi memiliki asumsi dasar (tidak dapat disangkal, tidak dipertanyakan
(oleh anggota) yang menentukan tujuan dan produk mereka. Budaya organisasi mencakup
serangkaian asumsi tentang produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana produk
itu menghasilkannya, di mana, dan untuk siapa. Secara umum, asumsi budaya ini diterima
sepenuhnya dan jarang diumumkan atau dibahas secara terbuka. Proses bisnis — cara aktual
perusahaan menghasilkan nilai — biasanya dilindungi dalam budaya organisasi.

Anda dapat melihat budaya organisasi di tempat kerja dengan melihat-lihat universitas
atau perguruan tinggi Anda. Beberapa asumsi dasar kehidupan universitas adalah bahwa
profesor lebih tahu daripada siswa, alasan siswa menghadiri kuliah adalah untuk belajar, dan
kelas mengikuti jadwal reguler. Budaya organisasi adalah kekuatan pemersatu yang kuat yang
menahan konflik politik dan mempromosikan pemahaman bersama, kesepakatan tentang
prosedur, dan praktik umum. Jika kita semua berbagi asumsi budaya dasar yang sama,
kesepakatan tentang hal-hal lain lebih mungkin.
 Pada saat yang sama, budaya organisasi merupakan pengekangan kuat terhadap
perubahan, terutama perubahan teknologi. Sebagian besar organisasi akan melakukan hampir
semua hal untuk menghindari perubahan asumsi dasar. Setiap perubahan teknologi yang
mengancam asumsi budaya yang lazim dipegang biasanya menemui banyak perlawanan.
Namun, ada saat-saat ketika satu-satunya cara yang masuk akal bagi perusahaan untuk
bergerak maju adalah dengan menggunakan teknologi baru yang secara langsung menentang
budaya organisasi yang ada. Ketika ini terjadi, teknologi sering macet sementara budaya
perlahan menyesuaikan.

d. Lingkungan Organisasi

Organisasi berada di lingkungan tempat mereka mengambil sumber daya dan tempat
mereka memasok barang dan jasa. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal
balik. Di satu sisi, organisasi terbuka untuk, dan bergantung pada, lingkungan sosial dan fisik
yang mengelilinginya. Tanpa sumber daya keuangan dan manusia — orang yang mau bekerja
dengan andal dan konsisten untuk upah atau pendapatan yang ditetapkan dari pelanggan —
organisasi tidak akan ada. Organisasi harus menanggapi persyaratan legislatif dan lainnya
yang dikenakan oleh pemerintah, serta tindakan pelanggan dan pesaing. Di sisi lain,
organisasi dapat mempengaruhi lingkungan mereka. Misalnya, perusahaan bisnis membentuk
aliansi dengan bisnis lain untuk memengaruhi proses politik; mereka beriklan untuk
mempengaruhi penerimaan pelanggan terhadap produk mereka.

Gambar 3.5 mengilustrasikan peran sistem informasi dalam membantu organisasi

memahami perubahan di lingkungan mereka dan juga dalam membantu organisasi bertindak
di lingkungan mereka. Sistem informasi adalah instrumen utama untuk

Figure 3.5 LINGKUNGAN DAN ORGANISASI MEMILIKI HUBUNGAN

RESIPROKAL

Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi
lingkungan mereka dan memutuskan untuk mengubah lingkungan secara keseluruhan. Teknologi
informasi memainkan peran penting dalam membantu organisasi memahami perubahan lingkungan
dan membantu organisasi bertindak terhadap lingkungan mereka.
 pemindaian lingkungan, membantu manajer mengidentifikasi perubahan eksternal yang
mungkin memerlukan respons [Link] umumnya berubah jauh lebih cepat
daripada organisasi. Teknologi baru, produk baru, dan selera dan nilai publik yang berubah
(banyak di antaranya menghasilkan peraturan pemerintah baru) memberi tekanan pada
budaya, politik, dan orang-orang di organisasi mana pun. Sebagian besar organisasi tidak
dapat beradaptasi dengan lingkungan yang berubah dengan cepat. Inersia dibangun ke dalam
prosedur operasi standar organisasi, konflik politik yang diangkat oleh perubahan tatanan
yang ada, dan ancaman terhadap nilai-nilai budaya yang dipegang erat menghambat
organisasi untuk membuat perubahan signifikan. Perusahaan-perusahaan muda biasanya
kekurangan sumber daya untuk menopang masa-masa sulit yang pendek sekalipun. Tidak
mengherankan bahwa hanya 10 persen perusahaan Fortune 500 pada tahun 1919 yang masih
ada sampai sekarang.

Teknologi Mengganggu: Mengendarai Gelombang. Terkadang sebuah teknologi dan

inovasi bisnis yang dihasilkan muncul untuk mengubah lanskap bisnis dan lingkungan secara
radikal. Inovasi-inovasi ini secara longgar disebut "disruptive." (Christensen, 2003). Apa yang
membuat teknologi mengganggu? Dalam beberapa kasus, teknologi yang mengganggu adalah
produk pengganti yang berkinerja sebaik atau lebih baik (seringkali jauh lebih baik) daripada
apa pun yang diproduksi saat ini. Mobil itu menggantikan kereta kuda; pengolah kata untuk
mesin tik; Apple iPod untuk pemutar CD portabel; fotografi digital untuk fotografi proses
film.

Dalam kasus ini, seluruh industri gulung tikar. Dalam kasus lain, teknologi yang
mengganggu hanya memperluas pasar, biasanya dengan fungsionalitas yang lebih sedikit dan
biaya yang jauh lebih sedikit, daripada produk yang ada. Akhirnya mereka berubah menjadi
pesaing berbiaya rendah untuk apa pun yang dijual sebelumnya. Disk drive adalah contohnya:
Hard disk kecil yang digunakan di PC memperluas pasar untuk disk drive dengan
menawarkan penyimpanan digital murah untuk file-file kecil. Akhirnya, hard disk PC kecil
menjadi segmen terbesar pasar hard disk.

Beberapa perusahaan mampu menciptakan teknologi ini dan memanfaatkannya untuk

mendapatkan keuntungan; yang lain belajar dengan cepat dan menyesuaikan bisnis mereka;
yang lain dilenyapkan karena produk, layanan, dan model bisnis mereka menjadi usang.
Mereka mungkin sangat efisien dalam melakukan apa yang tidak perlu dilakukan lagi! Ada
juga kasus di mana tidak ada perusahaan yang diuntungkan, dan semua keuntungan jatuh ke
tangan konsumen (perusahaan gagal mendapatkan keuntungan). Tabel 3.1 menjelaskan hanya
beberapa teknologi yang mengganggu dari masa lalu.

Teknologi yang mengganggu itu rumit. Perusahaan yang menemukan teknologi yang
mengganggu sebagai "penggerak pertama" tidak selalu diuntungkan jika mereka kekurangan
sumber daya untuk mengeksploitasi teknologi atau gagal melihat peluang. MITS Altair 8800
secara luas dianggap sebagai PC pertama, tetapi penemunya tidak mengambil keuntungan dari
status penggerak pertama mereka. Penggerak kedua, yang disebut "pengikut cepat" seperti
 IBM dan Microsoft, menuai hasilnya. ATM Citibank merevolusi perbankan ritel, tetapi
mereka disalin oleh bank lain. Sekarang semua bank menggunakan ATM, dengan manfaat
sebagian besar diberikan kepada konsumen.

e. Struktur organisasi

Semua organisasi memiliki struktur atau bentuk. Klasifikasi Mintzberg, dijelaskan pada Tabel
3.2, mengidentifikasi lima jenis dasar struktur organisasi (Mintzberg, 1979).

Jenis sistem informasi yang Anda temukan di perusahaan bisnis — dan sifat masalah dengan
sistem ini — sering kali mencerminkan jenis struktur organisasi. Misalnya, dalam birokrasi
profesional seperti rumah sakit, tidak jarang menemukan sistem catatan pasien paralel yang
dioperasikan oleh administrasi, yang lain oleh dokter, dan yang lain oleh staf profesional
lainnya seperti perawat dan pekerja sosial. Di perusahaan wirausaha kecil, Anda akan sering
menemukan yang buruk

Bagian Satu Organisasi, Manajemen, dan Perusahaan Jaringan

sistem yang dirancang dikembangkan dengan terburu-buru yang sering kali dengan cepat melampaui
kegunaannya. Di perusahaan multidivisional besar yang beroperasi di ratusan lokasi, Anda akan sering
menemukan tidak ada sistem informasi terintegrasi tunggal, tetapi sebaliknya setiap lokal atau masing-
masing divisi memiliki set sistem informasi.

f. Fitur Organisasi Lainnya

Organisasi memiliki tujuan dan menggunakan berbagai cara untuk mencapainya. Beberapa
organisasi memiliki tujuan paksaan (mis., Penjara); yang lain memiliki tujuan utilitarian (mis.,
bisnis). Yang lain lagi memiliki tujuan normatif (universitas, kelompok agama). Organisasi
juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki konstituensi yang berbeda, beberapa di
antaranya memberi manfaat kepada anggotanya, yang lain menguntungkan klien, pemegang
saham, atau masyarakat. Sifat kepemimpinan sangat berbeda dari satu organisasi ke organisasi
lainnya — beberapa organisasi mungkin lebih demokratis atau otoriter daripada yang lain.
Cara lain organisasi berbeda adalah dengan tugas yang mereka lakukan dan teknologi yang
mereka gunakan. Beberapa organisasi terutama melakukan tugas rutin yang dapat direduksi
 menjadi aturan formal yang memerlukan sedikit penilaian (seperti pembuatan onderdil mobil),
sedangkan yang lain (seperti perusahaan konsultan) bekerja terutama dengan tugas-tugas non-
rutin.

3.1 APA DAMPAK SISTEM INFORMASI TERHADAP ORGANISASI?

Sistem informasi telah menjadi alat integral, online, dan interaktif yang sangat terlibat dalam
operasi menit-ke-menit dan pengambilan keputusan organisasi besar. Selama dekade terakhir,
sistem informasi telah secara fundamental mengubah ekonomi organisasi dan sangat
meningkatkan kemungkinan untuk mengatur pekerjaan. Teori dan konsep dari ekonomi dan
sosiologi membantu kita memahami perubahan yang ditimbulkan oleh TI.

1. DAMPAK EKONOMI

Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah baik biaya relatif modal dan biaya
informasi. Teknologi sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat
digantikan dengan modal dan tenaga kerja tradisional. Ketika biaya teknologi informasi
menurun, ia menggantikan tenaga kerja, yang secara historis merupakan kenaikan biaya. Oleh
karena itu, teknologi informasi harus menghasilkan penurunan jumlah manajer menengah dan
pekerja klerikal sebagai pengganti teknologi informasi untuk tenaga kerja mereka.

Ketika biaya teknologi informasi berkurang, ia juga menggantikan bentuk modal lain
seperti bangunan dan mesin, yang tetap relatif mahal. Oleh karena itu, dari waktu ke waktu
kita harus mengharapkan para manajer untuk meningkatkan investasi mereka di bidang TI
karena biayanya yang relatif menurun dibandingkan dengan investasi modal lainnya.

TI juga memengaruhi biaya dan kualitas informasi serta mengubah ekonomi informasi.
Teknologi informasi membantu perusahaan dalam mengecilkan ukurannya karena dapat
mengurangi biaya transaksi — biaya yang dikeluarkan ketika perusahaan membeli di pasar
apa yang tidak dapat dibuatnya sendiri. Menurut teori biaya transaksi, perusahaan dan
individu berusaha untuk menghemat biaya transaksi, sama seperti yang mereka lakukan pada
biaya produksi. Menggunakan pasar itu mahal karena biaya seperti mencari dan
berkomunikasi dengan pemasok yang jauh, memantau kepatuhan kontrak, membeli asuransi,
mendapatkan informasi tentang produk, dan sebagainya (Coase, 1937; Williamson, 1985).
Secara tradisional, perusahaan telah mencoba mengurangi biaya transaksi melalui integrasi
vertikal, dengan menjadi lebih besar, mempekerjakan lebih banyak karyawan, dan membeli
pemasok dan distributor mereka sendiri, seperti yang biasa dilakukan oleh General Motors
dan Ford.

Teknologi informasi, terutama penggunaan jaringan, dapat membantu perusahaan

menurunkan biaya partisipasi pasar (biaya transaksi), menjadikannya bermanfaat bagi
perusahaan untuk melakukan kontrak dengan pemasok eksternal daripada menggunakan
sumber internal. Akibatnya, perusahaan dapat menyusut dalam ukuran (jumlah karyawan)
 karena jauh lebih murah untuk melakukan outsourcing pekerjaan ke pasar yang kompetitif
daripada mempekerjakan karyawan.

Misalnya, dengan menggunakan tautan komputer ke pemasok eksternal, pembuat mobil

seperti Chrysler, Toyota, dan Honda dapat mencapai ekonomi dengan memperoleh lebih dari
70 persen komponen mereka dari luar. Sistem informasi memungkinkan perusahaan seperti
Cisco Systems dan Dell Inc. untuk melakukan outsourcing produksi mereka ke produsen
kontrak seperti Flextronics alih-alih membuat produk mereka sendiri.

Ketika biaya transaksi berkurang, ukuran perusahaan (jumlah karyawan) harus

menyusut karena menjadi lebih mudah dan lebih murah bagi perusahaan untuk melakukan
kontrak pembelian barang dan jasa di pasar daripada membuat produk atau menawarkan
layanan itu sendiri. Ukuran perusahaan dapat tetap konstan atau berkontraksi meskipun
perusahaan meningkatkan pendapatannya. Misalnya, ketika Eastman Chemical Company
memisahkan diri dari Kodak pada tahun 1994, ia memiliki pendapatan $ 3,3 miliar dan 24.000
karyawan penuh waktu. Pada 2013, ia menghasilkan lebih dari $ 9,3 miliar dengan
pendapatan saja 14.000 karyawan.

Teknologi informasi juga dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut teori
agensi, perusahaan dipandang sebagai "nexus of contract" di antara individu yang tertarik
pada diri sendiri dan bukan sebagai entitas yang bersatu dan memaksimalkan keuntungan
(Jensen dan Meckling, 1976). Seorang kepala sekolah (pemilik) mempekerjakan "agen"
(karyawan) untuk melakukan pekerjaan atas namanya. Namun, agen membutuhkan
pengawasan dan manajemen yang konstan; jika tidak, mereka akan cenderung mengejar
kepentingan mereka sendiri daripada kepentingan pemiliknya. Ketika perusahaan tumbuh
dalam ukuran dan ruang lingkup, biaya agensi atau biaya koordinasi naik karena pemilik
harus mengeluarkan lebih banyak upaya untuk mengawasi dan mengelola karyawan.

Teknologi informasi, dengan mengurangi biaya untuk memperoleh dan menganalisis

informasi, memungkinkan organisasi untuk mengurangi biaya agensi karena menjadi lebih
mudah bagi manajer untuk mengawasi jumlah karyawan yang lebih besar. Dengan
mengurangi biaya manajemen secara keseluruhan, teknologi informasi memungkinkan
perusahaan untuk meningkatkan pendapatan sambil mengecilkan jumlah manajer menengah
dan pekerja klerikal. Kami telah melihat contoh dalam bab-bab sebelumnya di mana teknologi
informasi memperluas kekuatan dan ruang lingkup organisasi kecil dengan memungkinkan
mereka untuk melakukan kegiatan koordinasi seperti memproses pesanan atau melacak
inventaris dengan sangat sedikit pegawai dan manajer.

Karena TI mengurangi biaya agensi dan transaksi untuk perusahaan, kita harus
memperkirakan ukuran perusahaan menyusut dari waktu ke waktu karena lebih banyak modal
diinvestasikan dalam TI. Perusahaan harus memiliki lebih sedikit manajer, dan kami berharap
untuk melihat pendapatan per karyawan meningkat seiring waktu.

2. DAMPAK ORGANISASI DAN PERILAKU

 Teori yang berbasis di sosiologi organisasi yang kompleks juga memberikan beberapa
pemahaman tentang bagaimana dan mengapa perusahaan berubah dengan penerapan aplikasi
TI baru.

a. IT Meratakan Organisasi

Organisasi besar dan birokratis, yang terutama berkembang sebelum zaman komputer,
seringkali tidak efisien, lambat berubah, dan kurang kompetitif dibandingkan organisasi yang
baru dibuat. Beberapa organisasi besar ini telah melakukan perampingan, mengurangi jumlah
karyawan dan jumlah level dalam hierarki organisasi mereka.

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan

hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat
bawah dan meningkatkan efisiensi manajemen (lihat Gambar 3.6). TI mendorong hak
pengambilan keputusan lebih rendah dalam organisasi karena karyawan tingkat bawah
menerima informasi yang mereka butuhkan untuk mengambil keputusan tanpa pengawasan.
(Pemberdayaan ini juga dimungkinkan karena tingkat pendidikan yang lebih tinggi di antara
tenaga kerja, yang memberi karyawan kemampuan untuk membuat keputusan yang cerdas.)
Karena manajer sekarang menerima informasi yang jauh lebih akurat tepat waktu, mereka
menjadi jauh lebih cepat dalam membuat keputusan, sehingga lebih sedikit manajer yang
wajib. Biaya manajemen menurun sebagai persentase dari pendapatan, dan hierarki menjadi
jauh lebih efisien.

Perubahan-perubahan ini berarti bahwa rentang kendali manajemen juga telah diperluas,
memungkinkan manajer tingkat tinggi untuk mengelola dan mengendalikan lebih banyak
pekerja yang tersebar di jarak yang lebih jauh. Banyak perusahaan telah menghilangkan
ribuan manajer menengah sebagai akibat dari perubahan ini.

b. Organisasi Postindustrial

Teori-teori postindustrial lebih didasarkan pada sejarah dan sosiologi daripada ekonomi juga
mendukung gagasan bahwa TI harus meratakan hierarki. Dalam masyarakat postindustrial,
otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi
formal. Oleh karena itu, bentuk organisasi rata karena pekerja profesional cenderung
mengatur diri sendiri, dan pengambilan keputusan harus menjadi lebih terdesentralisasi ketika
pengetahuan dan informasi menjadi lebih luas di seluruh perusahaan (Drucker, 1988).

Teknologi informasi dapat mendorong organisasi jaringan-gugus tugas di mana

kelompok-kelompok profesional berkumpul bersama - secara tatap muka atau secara
elektronik - untuk periode waktu yang singkat untuk menyelesaikan tugas tertentu (mis.,
Merancang mobil baru); begitu tugas selesai, individu-individu bergabung dengan gugus
tugas lain. Layanan konsultasi global Accenture adalah contohnya. Banyak dari 293.000
karyawannya pindah dari satu lokasi ke lokasi lain untuk mengerjakan proyek di lokasi klien
di lebih dari 56 negara.
 Siapa yang memastikan bahwa tim yang dikelola sendiri tidak pergi ke arah yang salah?
Siapa yang memutuskan orang mana yang bekerja di tim mana dan untuk berapa lama?
Bagaimana manajer dapat mengevaluasi kinerja seseorang yang terus-menerus berputar dari
satu tim ke tim lainnya? Bagaimana orang tahu ke mana arah karier mereka? Diperlukan
pendekatan baru untuk mengevaluasi, mengatur, dan memberi informasi kepada pekerja, dan
tidak semua perusahaan dapat membuat kerja virtual efektif.

c. Memahami Perlawanan Organisasi terhadap Perubahan

Sistem informasi mau tidak mau menjadi terikat dalam politik organisasi karena mereka
mempengaruhi akses ke sumber daya utama — yaitu, informasi. Sistem informasi dapat
mempengaruhi siapa melakukan apa kepada siapa, kapan, di mana, dan bagaimana dalam
suatu organisasi. Banyak sistem informasi baru membutuhkan perubahan dalam rutinitas
pribadi dan individu yang dapat menyakitkan bagi mereka yang terlibat dan membutuhkan
pelatihan ulang dan upaya tambahan yang mungkin atau mungkin tidak dikompensasi. Karena
sistem informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, proses bisnis, dan strategi organisasi,
sering kali ada perlawanan yang cukup besar ketika diperkenalkan.

Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan resistensi organisasi. Penelitian tentang

resistensi organisasi terhadap inovasi menunjukkan bahwa empat faktor penting: sifat inovasi
TI, struktur organisasi, budaya orang-orang dalam organisasi, dan tugas-tugas yang
dipengaruhi oleh inovasi (lihat Gambar 3.7). Di sini, perubahan teknologi diserap, ditafsirkan,
dibelokkan, dan dikalahkan oleh pengaturan tugas organisasi, struktur, dan orang-orang.
Dalam model ini, satu-satunya cara untuk membawa perubahan adalah mengubah teknologi,
tugas, struktur, dan orang secara bersamaan. Penulis lain telah berbicara tentang perlunya
"mencairkan" organisasi sebelum memperkenalkan sebuah inovasi, dengan cepat
mengimplementasikannya, dan "refreezing" atau melembagakan perubahan (Kolb, 1970).

Karena resistensi organisasi terhadap perubahan sangat kuat, banyak investasi teknologi
informasi gagal dan tidak meningkatkan produktivitas. Memang, penelitian tentang kegagalan
implementasi proyek menunjukkan bahwa alasan paling umum untuk kegagalan proyek-
proyek besar untuk mencapai tujuan mereka bukanlah kegagalan teknologi, tetapi penolakan
organisasi dan politik terhadap perubahan. Bab 14 membahas masalah ini secara rinci. Oleh
karena itu, sebagai manajer yang terlibat dalam investasi TI di masa depan, kemampuan Anda
untuk bekerja dengan orang dan organisasi sama pentingnya dengan kesadaran dan
pengetahuan teknis Anda.

3. INTERNET DAN ORGANISASI

Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara
banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada organisasi proses bisnis di dalam
perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan
pengetahuan untuk organisasi. Intinya, Internet mampu menurunkan biaya transaksi dan
 agensi secara dramatis yang dihadapi sebagian besar organisasi. Misalnya, perusahaan pialang
dan bank

di New York sekarang dapat memberikan manual prosedur operasi internal mereka kepada
karyawan mereka di lokasi yang jauh dengan mempostingnya di situs Web perusahaan,
menghemat jutaan dolar dalam biaya distribusi. Tenaga penjualan global dapat menerima
pembaruan informasi harga produk hampir instan menggunakan Web atau instruksi dari
manajemen yang dikirim melalui email atau pesan teks pada smartphone atau laptop mobile.
Vendor dari beberapa pengecer besar dapat mengakses situs Web internal pengecer secara
langsung untuk menemukan informasi penjualan terbaru dan untuk memulai pesanan
pengisian ulang secara instan.

Bisnis dengan cepat membangun kembali beberapa proses bisnis utama mereka yang
didasarkan pada teknologi Internet dan menjadikan teknologi ini komponen utama dari
infrastruktur TI mereka. Jika jaringan sebelumnya adalah panduan, salah satu hasilnya akan
menjadi proses bisnis yang lebih sederhana, lebih sedikit karyawan, dan organisasi yang lebih
datar daripada di masa lalu.

4. IMPLIKASI UNTUK DESAIN DAN MEMAHAMI SISTEM INFORMASI

Untuk memberikan manfaat asli, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman
yang jelas tentang organisasi di mana mereka akan digunakan. Dalam pengalaman kami,
faktor-faktor organisasi pusat yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sistem baru
adalah sebagai berikut:

 Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi

 Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis

 budaya dan politik organisasi

 Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya

 Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi oleh sistem dan sikap pekerja yang akan
menggunakan sistem

 Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang oleh sistem informasi untuk membantu

1. MODEL ANGKATAN KOMPETITIF PORTER

Dapat diperdebatkan, model yang paling banyak digunakan untuk memahami keunggulan
kompetitif adalah model kekuatan kompetitif Michael Porter (lihat Gambar 3.8). Model ini
memberikan pandangan umum tentang perusahaan, para pesaingnya, dan lingkungan
perusahaan. Sebelumnya dalam bab ini, kami menggambarkan pentingnya lingkungan
perusahaan dan ketergantungan perusahaan pada lingkungan. Model Porter adalah semua
 tentang lingkungan bisnis umum perusahaan. Dalam model ini, lima kekuatan kompetitif
membentuk nasib perusahaan.

a. Pesaing tradisional

Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan pesaing lain yang terus-menerus merancang
cara-cara baru yang lebih efisien untuk menghasilkan dengan memperkenalkan produk dan
layanan baru, dan berusaha menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan
mengenakan biaya pengalihan pada pelanggan mereka.

Figure 3.8 MODEL ANGKATAN KOMPETITIF PORTER

Dalam model kekuatan kompetitif Porter, posisi strategis perusahaan dan strateginya ditentukan tidak
hanya oleh persaingan dengan pesaing langsung tradisionalnya, tetapi juga oleh empat kekuatan lain di
lingkungan industri: pendatang pasar baru, produk pengganti, pelanggan, dan pemasok.

b. Pelaku Pasar Baru

Dalam ekonomi bebas dengan tenaga kerja bergerak dan sumber daya keuangan, perusahaan
baru selalu memasuki pasar. Di beberapa industri, ada hambatan masuk yang sangat rendah,
sedangkan di industri lain, masuknya sangat sulit. Sebagai contoh, cukup mudah untuk
memulai bisnis pizza atau hampir semua bisnis ritel kecil, tetapi jauh lebih mahal dan sulit
untuk memasuki bisnis chip komputer, yang memiliki biaya modal sangat tinggi dan
membutuhkan keahlian dan pengetahuan yang signifikan yang sulit. untuk memperoleh.
Perusahaan baru memiliki beberapa kemungkinan keuntungan: Mereka tidak dikunci ke
dalam pabrik dan peralatan lama, mereka sering mempekerjakan pekerja muda yang lebih
murah dan mungkin lebih inovatif, mereka tidak dibebani oleh nama merek usang, dan
mereka “lebih lapar” (lebih termotivasi) daripada penghuni tradisional suatu industri.
Keuntungan ini juga kelemahan mereka: Mereka bergantung pada pembiayaan luar untuk
pabrik dan peralatan baru, yang bisa mahal; mereka memiliki tenaga kerja yang kurang
berpengalaman; dan mereka memiliki sedikit pengakuan merek.

c. Pengganti Produk dan Layanan

Di hampir setiap industri, ada pengganti yang mungkin digunakan pelanggan Anda jika harga
Anda terlalu tinggi. Teknologi baru membuat pengganti baru setiap saat. Etanol dapat
 menggantikan bensin di mobil; minyak sayur untuk bahan bakar diesel di truk; dan tenaga
angin, matahari, batubara, dan air untuk pembangkit listrik industri. Demikian juga, Internet
dan layanan telepon nirkabel dapat menggantikan layanan telepon tradisional. Dan, tentu saja,
layanan musik Internet yang memungkinkan Anda untuk mengunduh trek musik ke iPod atau
smartphone telah menjadi pengganti toko musik berbasis CD. Semakin banyak produk dan
layanan pengganti di industri Anda, semakin sedikit Anda dapat mengontrol harga dan
semakin rendah margin keuntungan Anda.

d. Pelanggan

Perusahaan yang menguntungkan sangat tergantung pada kemampuannya untuk menarik dan
mempertahankan pelanggan (sambil menyangkal mereka sebagai pesaing), dan membebankan
harga tinggi. Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke produk
dan layanan pesaing, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan para pesaingnya untuk
bersaing pada harga saja di pasar transparan di mana ada sedikit diferensiasi produk,

e. Pemasok

Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak signifikan pada laba perusahaan, terutama
ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok. Semakin banyak pemasok
yang dimiliki suatu perusahaan, semakin besar kendali yang dapat diambilnya terhadap
pemasok dalam hal harga, kualitas, dan jadwal pengiriman. Misalnya, produsen PC laptop
hampir selalu memiliki beberapa pemasok komponen utama yang bersaing, seperti keyboard,
hard drive, dan layar tampilan.

MODEL RANTAI NILAI BISNIS

Meskipun model Porter sangat membantu untuk mengidentifikasi kekuatan kompetitif dan
menyarankan strategi generik, tidak terlalu spesifik tentang apa yang harus dilakukan, dan
tidak menyediakan metodologi untuk diikuti untuk mencapai keunggulan kompetitif. Jika
tujuan Anda adalah mencapai keunggulan operasional, di mana Anda mulai? Di sinilah model
rantai nilai bisnis sangat membantu.

Model rantai nilai menyoroti kegiatan spesifik dalam bisnis di mana strategi kompetitif dapat
diterapkan (Porter, 1985) dan di mana sistem informasi paling mungkin memiliki dampak
strategis. Model ini mengidentifikasi titik leverage spesifik dan kritis di mana perusahaan
dapat menggunakan teknologi informasi paling efektif untuk meningkatkan posisi
kompetitifnya. Model rantai nilai memandang perusahaan sebagai serangkaian atau rangkaian
kegiatan dasar yang menambah margin nilai pada produk atau layanan perusahaan. Kegiatan-
kegiatan ini dapat dikategorikan sebagai baik kegiatan utama atau kegiatan pendukung (lihat
Gambar 3.9).

Kegiatan utama yang paling terkait langsung dengan produksi dan distribusi produk dan
layanan perusahaan, yang menciptakan nilai bagi pelanggan. Kegiatan utama meliputi logistik
masuk, operasi, logistik keluar, penjualan dan pemasaran, dan layanan. Logistik masuk
termasuk menerima dan menyimpan bahan untuk distribusi ke produksi. Operasi mengubah
input menjadi produk jadi. Logistik keluar mencakup penyimpanan dan pendistribusian
produk jadi. Penjualan dan pemasaran termasuk mempromosikan dan menjual produk-produk
perusahaan. Kegiatan layanan mencakup pemeliharaan dan perbaikan barang dan layanan
perusahaan.

Kegiatan pendukung memungkinkan penyampaian kegiatan utama dan terdiri dari

infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (perekrutan
karyawan, perekrutan, dan pelatihan), teknologi (peningkatan produk dan proses produksi),
dan pengadaan (input pembelian).

Sekarang Anda dapat bertanya pada setiap tahap rantai nilai, “Bagaimana kami dapat
menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan
keintiman pelanggan dan pemasok?” Ini akan memaksa Anda untuk secara kritis memeriksa
bagaimana Anda melakukan kegiatan penambahan nilai pada setiap tahap dan bagaimana
proses bisnis dapat ditingkatkan. Anda juga dapat mulai bertanya bagaimana sistem informasi
dapat digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan dan dengan pemasok yang
berada di luar rantai nilai perusahaan tetapi termasuk dalam rantai nilai perusahaan yang
diperluas di mana mereka berada.

Figure 3.9 (THE VALUE CHAIN MODEL) MODEL RANTAI NILAI

 Gambar ini memberikan contoh sistem baik untuk kegiatan utama maupun aktivitas
pendukung perusahaan dan mitra nilainya yang dapat menambah margin nilai pada produk
atau layanan perusahaan.

sangat penting untuk kesuksesan Anda. Di sini, sistem manajemen rantai pasokan yang
mengoordinasikan aliran sumber daya ke perusahaan Anda, dan sistem manajemen hubungan
pelanggan yang mengoordinasikan penjualan Anda dan mendukung karyawan dengan
pelanggan, adalah dua aplikasi sistem yang paling umum yang dihasilkan dari analisis rantai
nilai bisnis. Kami membahas aplikasi perusahaan ini secara rinci nanti di Bab 9.

Menggunakan model rantai nilai bisnis juga akan menyebabkan Anda mempertimbangkan
membandingkan proses bisnis Anda dengan pesaing Anda atau orang lain di industri terkait,
dan mengidentifikasi praktik terbaik industri. Benchmarking melibatkan membandingkan
efisiensi dan efektivitas proses bisnis Anda dengan standar yang ketat dan kemudian
mengukur kinerja dengan standar tersebut. Praktik terbaik industri biasanya diidentifikasi oleh
perusahaan konsultan, organisasi penelitian, lembaga pemerintah, dan asosiasi industri
sebagai solusi paling sukses atau metode penyelesaian masalah untuk secara konsisten dan
efektif mencapai tujuan bisnis.

Setelah Anda menganalisis berbagai tahapan dalam rantai nilai di bisnis Anda, Anda dapat
menemukan calon aplikasi sistem informasi. Kemudian, setelah Anda memiliki daftar aplikasi
kandidat, Anda dapat memutuskan mana yang akan dikembangkan terlebih dahulu. Dengan
melakukan perbaikan dalam rantai nilai bisnis Anda sendiri yang mungkin dilewatkan oleh
pesaing Anda, Anda dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan mencapai keunggulan
operasional, menurunkan biaya, meningkatkan margin keuntungan, dan menjalin hubungan
yang lebih dekat dengan pelanggan dan pemasok. Jika pesaing Anda membuat peningkatan
yang sama, maka setidaknya Anda tidak akan berada pada posisi yang kurang menguntungkan
— yang terburuk dari semua kasus!

Memperluas Rantai Nilai: Web Nilai

Gambar 3.9 menunjukkan bahwa rantai nilai perusahaan terkait dengan rantai nilai pemasok,
distributor, dan pelanggannya. Bagaimanapun, kinerja sebagian besar perusahaan tidak hanya
bergantung pada apa yang terjadi di dalam perusahaan tetapi juga pada seberapa baik
perusahaan berkoordinasi dengan pemasok langsung dan tidak langsung, perusahaan
pengiriman (mitra logistik, seperti FedEx atau UPS), dan, tentu saja, pelanggan.

Bagaimana sistem informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan strategis di tingkat
industri? Dengan bekerja dengan perusahaan lain, peserta industri dapat menggunakan
teknologi informasi untuk mengembangkan standar industri untuk bertukar informasi atau
transaksi bisnis secara elektronik, yang memaksa semua pelaku pasar untuk berlangganan
standar yang sama. Upaya-upaya semacam itu meningkatkan efisiensi, membuat substitusi
produk lebih kecil kemungkinannya dan mungkin meningkatkan biaya masuk — sehingga
menghambat pendatang baru. Selain itu, anggota industri dapat membangun jaringan
konsorsium, simposium, dan jaringan komunikasi yang luas di industri untuk
mengoordinasikan kegiatan yang berkaitan dengan lembaga pemerintah, persaingan asing,
dan industri yang bersaing.

Melihat rantai nilai industri mendorong Anda untuk berpikir tentang cara menggunakan
sistem informasi untuk menghubungkan lebih efisien dengan pemasok, mitra strategis, dan
pelanggan Anda. Keuntungan strategis berasal dari kemampuan Anda untuk menghubungkan
rantai nilai Anda dengan rantai nilai mitra lain dalam proses tersebut. Misalnya, jika Anda
adalah [Link], Anda ingin membangun sistem yang:

• Memudahkan pemasok untuk memajang barang dan membuka toko di situs Amazon

• Memudahkan pelanggan untuk membayar barang

• Mengembangkan sistem yang mengoordinasikan pengiriman barang ke pelanggan

• Mengembangkan sistem pelacakan pengiriman untuk pelanggan

Teknologi internet memungkinkan untuk menciptakan rantai nilai industri yang sangat
tersinkronisasi yang disebut web nilai. Value web adalah kumpulan perusahaan independen
yang menggunakan teknologi informasi untuk mengoordinasikan rantai nilai mereka untuk
menghasilkan produk atau layanan untuk pasar secara kolektif. Ini lebih didorong oleh
pelanggan dan beroperasi dengan cara yang kurang linier daripada rantai nilai tradisional.

Gambar 3.10 menunjukkan bahwa web nilai ini menyinkronkan proses bisnis pelanggan,
pemasok, dan mitra dagang di antara perusahaan yang berbeda dalam suatu industri atau
dalam industri terkait. Web nilai ini fleksibel dan adaptif terhadap perubahan penawaran dan
permintaan. Hubungan dapat digabungkan atau tidak diikat dalam menanggapi kondisi pasar
yang berubah. Perusahaan akan mempercepat waktu untuk memasarkan dan kepada
pelanggan dengan mengoptimalkan nilai hubungan web mereka untuk membuat keputusan
cepat tentang siapa yang dapat memberikan produk atau layanan yang dibutuhkan dengan
harga dan lokasi yang tepat.