MAKNA RAPAT

1. Pengertian Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan
suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129)
rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun
Wursanto (1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang untuk
menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat tidak selalu
menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggara-kan dengan
efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.
2. tujuan
a. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika
penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka
dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
b. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan
gaji pegawai.
c. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
d. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan,
karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan
bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
e. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
f. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
3. Prinsip-prinsip Rapat
1. Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya
rapat.
2. What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk menyediakan
agenda rapat.
3. Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny sesuai
dengan masalah yang akan dibicarakan.
4. When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang
dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
5. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Apakah secara berkala atau cukup satu
kali, tertutup atau terbuka, bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak,
memerlukan OHP atau sejenisnya, dan lain-lain.

4. Macam-macam rapat

[Link]
a)RapatPenjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan atau
menyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
b)Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan suatu
permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c)Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu
permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak merasa
dirugikan.

B. Berdasarkan Sifatnya
a)Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh mekanisme
dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan undangan.
b)Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak berdasarkan
aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.
c) Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum, dimana semua
anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang dibahas tidak
bersifat rahasia.

d)Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah organisasi,
dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat rahasia dimana tidak
semua orang mengetahuinya.

C. Berdasarkan Jangka Waktu

a) Rapat Mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu sekali,
dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau subseksi.
b) RapatBulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan materi
pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.
c)Rapat Semestera
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna
mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencana-rencana apa
saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.
d)Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna mengevaluas
pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka pendek.

D. Berdasarkan Frekuensinya
a) Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara
intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b) Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang memerlukan
penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).
E. Berdaasarkan Namanya
a) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang biasanya
rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
c) MusyawarahKerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”

5. Syarat-syarat Rapat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya ialah sebagai
cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahan-permasalahan yang
terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-masukan atau
saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri. Sedangkan bagi karyawan
atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara bawahaan dengan pimpinannya.
Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan syarat sukses
suatu rapat adalah;
[Link] rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
[Link] rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana rapat harus cukup
mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah undangan rapat.

[Link] waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat
para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
[Link] notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk mencatatnya dalam
sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan oleh seorng sekretaris atau
notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan jalannya rapat secara singkat.
[Link] keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap keputusan rapat
dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-keputusan yang telah disetujui,
seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat. Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada
peserta rapat agar menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan
bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas,
bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang
sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
[Link] rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi prasangka yang buruk
kepada anggota lainnya.
[Link] dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung serta tidak terjadi
monopoli pembicaraan.

[Link] mendapatkan bimbingan dan pengawasan

Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat, pengawasan terhadap
peserta rapat baik secara individu maupun kelompok. Agar pembicaraan tidak menyimpang
dari tujuan rapat.
[Link] terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga akan
memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.