CHAPTER 2

PENDAHULUAN PROSES TRANSAKSI

1. Mengetahui Tujuan Umum Siklus Transaksi Dan Mengetahui Tipe Proses
Transaksi Pada Ketiga Siklus Transaksi
Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi asset
dan ekuitas perusahaan, yang digambarkan dalam akun-akunnya, dan terukur
dalam bagian moneter. Transaksi keuangan yang paling umum adalah nilai tukar
ekonomi dengan pihak eksternal, termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian
perlengkapan, dan juga pada kegiatan internal seperti depresiasi asset tetap,
Ada tiga siklus transaksi yang memproses paling banyak kegiatan
ekonomi perusahaan;
a) Siklus Pengeluaran. Sebagian besar transaksi pengeluaran berdasarkan
hubungan kredit diantara mitra dagang. Dari perspektif system, siklus transaksi ini
memiliki dua hal; komponen fisik (penambahan barang) dan komponen keuangan
(pengeluaran kas kepada pemasok).
b) Siklus Konversi. Siklus konversi tersusun dari dua subsistem; system produksi,
meliputi perencanaan, dan pengawasan produk fisik melalui proses manufaktur,
termasuk menentukan persyaratan bahan baku, mengizinkan pekerjaan dijalankan,
dan pengeluaran bahan baku untuk diproduksi, dan mengarahkan pergerakan kerja
dalam proses melalui berbagai tahap manufaktur. Dan system akuntansi biaya,
yang mengamati arus informasi biaya yang berhubungan dengan produksi yang
dapat digunakan untuk penilaian perlengkapan, control biaya, pengambilan
keputusan.
c) Siklus Pendapatan. Siklus pendapatan juga memiliki konponen fisik dan
keuangan yang diproses secara terpisah. Komponen fisik, meliputi proses pesanan
penjualan dimana penjualan dilakukan secara kredit dan melibatkan tugas-tugas
seperti penyiapan pesanan penujualan, pemberian kredit, dan pengiriman produk.
Komponen keuangan berupa penerimaan kas, meliputi penagihan kas,
penyimpanan kas di bank, pencatatan kegiatan-kegiatan dalam akun.
 2. Mengetahui Pencatatan Akuntansi Dasar dalam Sistem Proses Transaksi
dan Hubungan antara Catatan Akuntansi Tradisional dan Magnetiknya
dalam Sistem Berbasis Komputer
Sistem Manual
· Dokumen; merupakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk
memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen, dokumen sumber
digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan
untuk proses transaksi, dokumen produk adalah hasil dari proses transaksi, maka
dari itu tidak memicu mekanisme proses, dokumen perputaran adalah dokumen
produk dari system lain yang menjadil sumber dokumen bagi system yang lain.
· Jurnal; catatan ayat-ayat kegiatan ekonomi secara kronologis. Jurnal
menyimpan catatan transaksi perusahaan yang lengkap sehingga dapat digunakan
sebagai sarana untuk membukukannya ke akun-akun. Terdapat dua jenis jurnal,
jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi khusus, meliputi penjualan,
pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, yang muncul dalam skala besar
dimana kegiatan transaksi tersebut dibuat secara tersendiri. Selanjutnya jurnal
umum yaitu untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama, seperti
depresiasi.
· Buku Besar; mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah diposting
dari berbagai jurnal. Ada dua jenis jurnal, buku besar umum yaitu rangkuman dari
informasi akun-akun perusahaan, dan buku besar pembantu berisi rincian akun
individual seperti piutang, hutang dan persediaan, sehingga memungkinkan
pengendalian dan dukungan ke operasi yang lebih baik.
Dokumen, jurnal, dan buku besar merupakan jejak audit. Bagi seorang
akuntan yang paling penting dari audit adalah audit akhir tahun. Secara berkala,
audit eksternal akan mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas
nama pemegang saham dan pihak-pihak lain yang terkait. Tanggung jawab
auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan
validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Auditor akan menelusuri setiap jenis
transaksi apakah benar-benar dilakukan semestinya sehingga ia dapat
menyimpulkan kelayakan laporan keuangan perusahaan tersebut. Oleh karena itu,
jejak audit sangat penting dalam proses tersebut.
Sistem Berbasis Komputer
Pada system berbasis computer, jejak audit lebih sulit diamati dibanding
pada system manual tradisional. Pencatatan akuntansi dalam system berbasis
computer disajikan dalam empat jenis file magnetis; file master yaitu file yang
umumnya berisi data akun, seperti buku besar dan buku besar pembantu, file
transaksi yaitu file sementara dari catatan transaksi yang digunakan untuk
mengubah atau memperbaharui data dalam file master, seperti pesanan penjualan,
dan penerimaan kas, file referensi yaitu file penyimpan data yang digunakan
sebagai standar untuk proses transaksi, dan file arsip yaitu file berisi catatan
transaksi pada waktu lampau yang digunakan kembali untuk referensi di masa
mendatang sehingga sangat penting bagi jejak audit, meliputi jurnal, daftar nama
karyawan, dan file kredit pelanggan untuk meningkatkan penjualan kredit.

3. Mengenali Teknik Dokumentasi yang Digunakan Untuk Menyajikan

Sistem Manual dan Sistem Berbasis Komputer
Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang
akuntan, yaitu
a) Diagram Aliran Data (Data Flow Diagrams-DFD). DFD digunakan
untuk menyajikan system pada berbagai level yang berbeda, dari yang paling
umum hingga yang paling rinci. DFD menggunakan symbol-simbol untuk
menyajikan entitas, proses, aliran data dan penyimpanan data yang berkaitan
dengan suatu system. DFD mewakili elemen logis dari system tetapi tidak
mewakili system fisik.
b) Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram-ERD). ERD
adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan hubungan antara
entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil,kas, persediaan), kegiatan (memesan
persediaan, mengirim barang), dan pelaku (pemasok, staf penjualan). Symbol-
simbol yang digunakan dalam ERD menunjukkan entitas dalam system. Garing
penghubungnya mewakili sifat hubungan antara dua entitas, dimana tingkat
hubungannya disebut kardinalitas. Kardinalitas adalah pemetaan numeric antar
entitas, di mana hubungan bisa satu ke satu (1:1), satu ke banyak (1:M) atau
banyak ke banyak (M:M). Kardinalitas mencerminkan hubungan bisnis umum
serta kebijakan organisasional. Bila dihubungkan dengan DFD, DFD adalah
model model proses system, dan ERD adalah model data yang digunakan di
dalam atau dipengaruhi oleh system. Setiap data yang disimpan dalam DFD
mewakili entitas data dalam ERD.
c) Sistem Bagan Alir (System Flowcharts), adalah system grafik yang
menyajikan hubungan fisik antar entitas-entitas inti termasuk sumber input,
program, output produk sistem komputer. Bagan alir dokumen digunakan untuk
menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi
(dokumen, jurnal, buku besar, file), departemen organisasi yang terlibat, serta
aktivitas yang bersifat administratif maupun fisik yang dilakukan dalam
organisasi tersebut.
Untuk menyiapkan bagan alir, langkah pertama adalah menata letak area
aktivitas dan memberi label ke setiap area tersebut, kemudian menyajikan fakta-
fakta sistem dengan menggunakan objek visual.
d) Bagan Alir Program (Program Flowchart). Sistem bagan alir
menunjukkan hubungan antara program komputer, daya yang digunakan, dan
output yang diproduksi. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan
perincian operasional yang kadang-kadangan diperlukan, sehingga memerlukan
adanya program bagan alir. Setiap program yang disajikan dalam sistem bagan
alir harus memiliki sebuah program bagan alir pendukung yang mendeskripsikan
logikanya. Setiap langkah dari logika program disajikan dengan simbol yang
berbeda dimana setiap simbol mewakili satu atau beberapa garis kode program
komputer. Garis hubung antara simbol-simbol ini membentuk tatanan logis untuk
menyelesaikannya.
e) Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagrams). Diagram tata
letak umumnya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut dalam
record. Diagram tata letak digunakan untuk menunjukkan struktur internal record.
Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti
identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan dan
desain uji logika komputer untuk tujuan audit.
Pemrosesan batch. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa dan
diakumulasikan sepanjang waktu dan diproses bersama-sama. Keunggulan proses
batch, yaitu pertama, organisasi bisa meningkatkan efesiensinya dengan
mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch tanpa memproses
setiap peristiwa secara terpisah. Kedua, pemrosesan batch memungkinkan
pengendalian atas proses transaksi. Sehingga pemrosesan batch memungkinkan
efesiansi manajemen dalam hal transaksi dalam jumlah besar.

4. Mengetahui perbedaan sistem batch dengan sistem real time serta dampak
dari teknologi ini pada proses transaksi
Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi menjadi dua bagian, sistem
batch dan sistem real time dimana perbedaan keduanya sebagai berikut;
ü Jeda Waktu. Pemrosesan batch memerlukan jeda waktu antara kegiatan
ekonomi dengan waktu pencatatannya, contohnya adalah pemrosesan gaji yang
dibayar secara periodik. Sistem real time akan memproses kejadian ekonomi
ketika saat terjadinya, sebagai contoh sistem pemesanan tiket pesawat oleh calon
penumpang secara langsung.
ü Sumber Daya. Sistem batch menggunakan sedikit sumber daya karena
sistem ini dapat menggunakan file berututan yang disimpan dalm pita magnetis.
Sistem real time menggunakan file akses langsung sehingga memerlukan
peralatan yang mahal seperti cakram magnetis.
ü Efesiensi Operasional. Sistem real time memproses sejumlah besar transaksi
setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisienan karena satu transaksi dapat
mempengaruhi beberapa akun dan tidak semua akun ini perlu diperbarui secara
real time. Pemrosesan sistem bacth dapat mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang
tidak diperlukan saat proses pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional.
Perusahaan harus mempertimbangkan penggunaan sistem real time dan sistem
batch dalam hal efesiensi dan efektivitas. Jika akses informasi penting secara
langsung, maka sistem real time yang tepat. Akan tetapi bila waktu dalam
pemrosesan informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan dan efesiensi
operasional dapat dicapai, maka sistem batch-lah yang lebih tepat.
Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif
Sistem Modern dan Sistem Warisan
 System warisan memiliki beberapa fitur, yaitu aplikasi berbasis
mainframe, berorientasi pada batch, system warisan menggunakan file datar
dengan basis data hierarkis untuk penyimpanan data. System ini mengutamakan
lingkungan pengguna tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara
menyeluruh di dalam organisasi. System modern, cenderung berbasis klien-server
(jaringan) dan memproses transaksi secara real time. Namun, saat ini system
modern banyak yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch,
berbeda dengan sebelumnya dimana system modern menyimpan transaksi dan file
utama dalam tabel basis data relasional.

Pembaharuan File Master dari transaksi

Pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau
beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi. Prosedur
pembaharuanmencakup langkah-langkah;
a) System membaca record penjualan
b) Untuk mencari file utama AR dan melacak AR yang sesuai, digunakan nomor
akun
c) Prosedur pembaruan AR dengan menghitung saldo pelanggan baru dengan
menambah nilai tersimpan dalam filed jumlah fatur dari record pesanan penjualan
dengan nilai field saldo saat ini dalam record utama AR
d) Selanjutnya digunakan nomor persediaan untuk mencari record yang sesuai
dalam file utama persediaan
e) Program mengurangi niali jumlah yang terjual dalam record transaksi dari nilai
field jumlah yang dimiliki dalam record persediaan
f) Record pesanan penjualan yang baru dibaca dan langkah di atas diulangi.
Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data
Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau
alamat yang ditentukan oleh nilai kunci primernya. Pembaruan record harus
terjadi di tempatnya karena hanya ada satu lokasi valid yang ada untuk setiap
record. Teknik pembaruan destruktif yaitu teknik pembaruan dimana tidak
menyediakan salinan cadangan dari file master yang asli, sehingga hanya nilai
saat ini yang tersedia bagi pengguna. Maka, jika file utama rusak, maka tidak ada
 cadangan untuk mengonstruksi kembali file tersebut. Oleh karena itu, prosedur
pembuatan cadangan harus diimplementasikan untuk mempertahankan record
akuntansi yang memadai.
Jika file master terhapus setelah proses pembaharuan, ada dua langkah
yang harus dilakukan, pertama, program pemulihan khusus menggunakan file
cadangan untuk menciptakan versi prapembaharuan dari file utama, kedua, proses
pembaruan file diulangi dengan menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk
memulihkan file masterke kondisinya saat ini.
Pemrosesan Batch dengan menggunakan pengumpulan data secara real
time
Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah;
a) Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang
berkaitan dengan akun pembeli dan item yang dibeli.
b) Kemudian system memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record
file pembantu piutang dan memperbarui saldo akun untuk merefleksikan jumlah
pelanggan.
c) System selanjutnya memperbaiki jumlah yang ada di record persediaan untuk
merefleksikan pengurangan persediaan, sehingga menyebabkan informasi terbaru
ke staf lainnya mengenai ketersediaan persediaan.
d) Selanjutnya record penjualan ditambahkan ke file pesanan penjualan yang
diproses secara batch pada akhir hari kerja. Sehingga akun buku besar umum
akan diperbaharui secara batch.
Setiap penjualan pelanggan mempengaruhi record akuntansi seperti piutang
dagang pelanggan (buku besar pembantu-unik), item persediaan (buku besar
pembantu), pengawasan persediaan (GL-umum), pengawasan piutang dagang,
penjualan, dan harga pokok penjualan.
Pemrosesan Real-Time
Sistem real time memproses transaksi pada saat terjadi. System ini
menggunakan teknologi LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area
Network) sehingga memungkinkan pendistribusian informasi ke seluruh
organisasi. System real time memiliki keuntungan yaitu memungkinkan
perusahaan mengetahui perputaran, pengurangan, dan persediaan persediaan;
 peningkatan produktivitas, penagihan pelanggan serta perbaikan kepuasan
pelanggan.

6. Mengenali Skema Pemberian Kode Data yang Digunakan dalam Sistem

Informasi Akuntansi

Sistem dengan Kode

Pemberikan kode pada data dalam system informasi akuntansi, berguna
untuk mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang tidak memungkinkan
untuk diatur, menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi proses
transaksi, mengidentifikasi transaksi-transaksi unik dan akun-akun dalam file, dan
mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
Skema Pemberian Kode Numeric dan Alfabetis
· Kode Berurutan (Sequential Codes). Kode ini menyajikan bagian-bagian dalam
beberapa pemesanan secara berturut-turut (kenaikan atau penurunan). Aplikasi
umum kode berurutan numeric adalah penomoran sumber dokumen. Kode
berurutan ini mendukung rekonsiliasi transaksi batch seperti penjualan
pemesanan, penyelesaian proses akhir. Kelemahannya, kode berurutan ini tidak
membawa informasi di luar urutan pesanannya. Selain itu, skema kode berurutan
susah diubah dan tidak bisa disisipi item baru.
· Kode Block ( Block Code ). Kode Blok adalah variasi dari kode berurutan yang
sebagian kelemahannya diperbaiki kembali. Kode blok ini digunakan untuk
menyajikan keseluruhan kelas item dengan membatasi setiap kelas ke spesifik
bagian dalam skema pemberian kode. Aplikasi umum kode blok ini adalah
pembuatan bagan akun-akun yang merupakan dasar untuk buku besar umum.
Kelebihannya, kode blok ini dapat disisipi kode baru dalam sebuah blok tanpa
harus meninjau kembali seluruh struktur kode. Kelemahannya sama seperti kode
berurut yaitu informasi tidak dapat disajikan dengan segera.
· Kode Kelompok (Group Codes). Kode kelompok digunakan untuk menyajikan
item-item kompleks atau kegiatan menyangkut dua atau lebih bagian data yang
berhubungan dan focus pada zona yang memiliki arti spesifik. Keunggulannya
yaitu, memfasilitasi perwakilan dari sejumlah besar data yang beragam, struktur
 data yang kompleks dapat diwakilkan dalam betuk hierarki yang logis dan lebih
mudah diingat oleh manusia, dan mengizinkan analisis detail adan pelaporan
keduanya dalam sebuah kelas item and melewati perbedaan kelas-kelas item.
Akan tetapi karena kode blok dapat menyajikan informasi yang beragam, system
ini cenderung melebihi kapasitas penggunaan, serta informasi yang berubah-ubah.
· Kode Alfabet (Alphabetic Codes). Kode ini digunakan untuk banyak tujuan
yang sama dengan kode numeric. Kode alphabet ini dapat menyajikan nomor item
dalam jumlah besar yaitu 26 variasi setiap field. Kelemahannya karena
menyajikan dalam kode numeric sehingga sulit mengetahui arti dari kode-kode
yang telah dirut, dan pengguna akan kesulitan mensortir data yang diberi kode
secara alphabet.
· Kode Mnemonic (Mnemonic Codes). Kode mnemonic adalah karakter alphabet
dalam bentuk akronim, singkatan dan kombinasi lainnya yang menyampaikan
makna. Kode Mnemonic tidak memerlukan pengguna untuk mengingat arti karena
akan tersampaikan dengan sendirinya informasi item yang diminta. Akan tetapi,
kode mnemonic memiliki batas untuk menyajikan item-item dalam kelas.