Identifikasi Risiko dan Risk Register

dr. Hervita Diatri, [Link](K)

Komite Mutu, Keselamatan, dan Kinerja RSCM/FKUI
Bantu saya…
Bantu saya…
Risiko ada di sekitar kita…
Kembali ke Laptop…
Siklus Manajemen Risiko
Identifikasi Minimal 1 tahun
risiko

Manajemen Menyusun
tuntutan prioritas
terkait risiko

Investigasi Melaporkan
insiden risiko

Manajemen
risiko
 Data Risiko di Unit Kerja
Unit Pelayanan/Departemen Klinis Unit Penunjang – Non Klinis
• Laporan insiden • Laporan insiden
• Komplain • Komplain
• Survei kepuasan pelanggan • Survei kepuasan pelanggan
• Survei kepuasan pegawai • Survei kepuasan pegawai
• Survei kepuasan peserta didik • Survei kepuasan peserta didik
• Temuan JCI, ISO, SPI • Temuan JCI, ISO, SPI
• Capaian indikator medik • Capaian indikator JCI
• Capaian indikator JCI • Capaian KPI
• Capaian KPI • Hasil tracer
• Hasil audit klinik • Laporan kegagalan sistem
• Hasil CMRR
• Hasil tracer Koyanmas
• Hasil pembahasan kasus sulit
• Laporan kematian
• Temuan ronde manajemen
 Data Risiko di Unit Kerja
Unit Penunjang – Non Klinis • Botol formalin pecah dan
tumpahan cairan menggenang
• Laporan insiden di lantai dekat kamar operasi
• Komplain • Ruang tunggu pasien tercium
• Survei kepuasan pelanggan bau sampah
• Makanan pasien dimakan oleh
• Survei kepuasan pegawai tikus
• Survei kepuasan peserta didik • Lemari penyimpanan B3 tidak
tersedia
• Temuan akreditasi dan SPI • Kotak penampung jarum
• Capaian indikator JCI mudah sobek dan bocor
• Incenerator mengeluarkan
• Capaian KPI asap hitam
• Hasil tracer • Pemeriksaan mutu air minum
tidak dapat ditunjukkan
• Laporan kegagalan sistem
• Pengurasan tank 100% tidak
sesuai jadwal
• Mesin incinerator rusak
 Tabel Identifikasi Risiko
CONTROLLABILITY
DAMPAK (D) PROBABILITAS (P) SKORING
(C) Rankin
NO Kategori Risiko Akar Masalah
g
(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)
 Tabel Identifikasi Risiko
CONTROLLABILITY
DAMPAK (D) PROBABILITAS (P) SKORING
(C) Rankin
NO Kategori Risiko Akar Masalah
g
(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)
 Kategori Risiko
(Bedasarkan perubahan chapter QPS 11 Standar JCI edisi 6)
Kategori Risiko Akar masalah Definisi Operasional Kategori Risiko
Pencapaian Visi dan Misi* Segala risiko yang akar masalahnya
menyebabkan hambatan dalam
pencapaian visi dan misi
Capaian indikator* Segala risiko yang akar masalahnya
menyebabkan hambatan dalam
Strategi*
pencapaian target indikator
Pengembangan dan Segala risiko yang akar masalahnya
Pengelolaan Teknologi terkait perencanaan pengembangan,
Informasi* implementasi dan pemantauan
penerapan sistem teknologi informasi
 Kategori Risiko
(Bedasarkan perubahan chapter QPS 11 Standar JCI edisi 6)
Kategori Risiko Akar masalah Definisi Operasional Kategori Risiko
Terlaksananya Rencana Segala risiko yang akar masalahnya
Strategis* terkait pelaksanaan, penyesuaian, dan
perubahan rencana strategis
Penyusunan dan Segala risiko yang akar masalahnya
Pelaksanaan Rencana terkait pelaksanaan, penyesuaian, dan
Pengembangan* perubahan rencana pengembangan
Penyusunan dan Segala risiko yang akar masalahnya
Pelaksanaan Program terkait pelaksanaan, penyesuaian, dan
Operational*
Kerja* perubahan program kerja
Penyusunan dan Segala risiko yang akar masalahnya
Pelaksanaan Program terkait pelaksanaan, penyesuaian, dan
Mutu* perubahan program mutu
Penurunan atau Segala risiko yang akar masalahnya
Pencegahan Insiden terkait insiden yang terjadi pada pasien
Keselamatan terhadap dan staf
Pasien dan Staf
 Kategori Risiko
(Bedasarkan perubahan chapter QPS 11 Standar JCI edisi 6)
Kategori Risiko Akar masalah Definisi Operasional Kategori Risiko
Pemeliharaan Alat dan Segala risiko yang akar masalahnya
Sistem Teknologi terkait pemeliharaan, kalibrasi dan upaya
Informasi penjaminan fungsi alat-alat baik medis
maupun non medis serta sistem
teknologi informasi yang sedang berjalan
Financial Program Retensi Segala risiko yang akar masalahnya
(Menjaga Aset) Pegawai* terkait retensi pegawai
Ketersediaan dan Segala risiko yang akar masalahnya
Kapasitas Sumber Daya terkait ketersediaan dan kapasitas segala
jenis sumber daya yang diperlukan di
rumah sakit, termasuk sistem keamanan
dan keselamatan
 Kategori Risiko
(Bedasarkan perubahan chapter QPS 11 Standar JCI edisi 6)

Definisi Operasional Kategori

Kategori Risiko Akar masalah
Risiko
Compliance (Kepatuhan Kepatuhan terhadap Segala risiko yang akar
terhadap Hukum dan Undang – Undang* masalahnya terkait
Peraturan)* ketidakpatuhan terhadap undang-
undang yang berlaku
Kepatuhan terhadap Segala risiko yang akar
Peraturan Pemerintah* masalahnya terkait
ketidakpatuhan terhadap
peraturan pemerintah yang
berlaku
Kepatuhan terhadap Segala risiko yang akar
Kebijakan dan SPO yang masalahnya terkait
ada di RS ketidakpatuhan terhadap
kebijakan dan SPO yang berlaku di
RS
 Kategori Risiko
(Bedasarkan perubahan chapter QPS 11 Standar JCI edisi 6)
Kategori Risiko Akar masalah Definisi Operasional Kategori Risiko
Reputation* Survei Budaya* Segala risiko yang akar masalahnya
berhubungan dengan butir-butir penilaian
survei budaya
Survei Pegawai* Segala risiko yang akar masalahnya
berhubungan dengan butir-butir penilaian
survei pegawai
Survei Kepuasan Segala risiko yang akar masalahnya
Pelanggan Eksternal* berhubungan dengan butir-butir penilaian
survei kepuasan pelanggan eksternal
Survei Kepuasan Segala risiko yang akar masalahnya
Pelanggan Internal* berhubungan dengan butir-butir penilaian
survei kepuasan pelanggan internal
Survei Kepuasan Peserta Segala risiko yang akar masalahnya
Didik* berhubungan dengan butir-butir penilaian
survei kepuasan peserta didik
Komplain Pasien* Segala risiko yang akar masalahnya
berhubungan dengan komplain pasien
 Kategori Risiko
(Bedasarkan perubahan chapter QPS 11 Standar JCI edisi 6)
Kategori Risiko Akar masalah Definisi Operasional Kategori Risiko
Pelayanan Pasien Ketersediaan Prosedur Segala risiko yang akar masalahnya
Pelayanan* terkait ketersediaan pengaturan/
prosedur pelayanan di RS
Pemenuhan Kebutuhan Segala risiko yang akar masalahnya
Berdasarkan Asesmen terkait pemenuhan kebutuhan pasien
Pasien berdasarkan asesmen pasien
Ketersediaan Informasi Segala risiko yang akar masalahnya
terkait cara penyediaan informasi yang
terbaru dan akses untuk mendapatkan
informasi
Komunikasi dan Segala risiko yang akar masalahnya
Kontinuitas Pelayanan terkait kelancaran alur pelayanan
pasien, termasuk hal-hal yang
berhubungan dengan komunikasi dan
kolaborasi layanan
 Tabel Identifikasi Risiko
CONTROLLABILITY
DAMPAK (D) PROBABILITAS (P) SKORING
(C) Rankin
NO Kategori Risiko Akar Masalah
g
(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)
 Primbon...
Level DESKRIPSI CONTOH DESKRIPSI
1 Insignificant Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil
2 Minor  Cedera ringan
 Dapat diatasi dengan pertolongan pertama, kerugian keuangan
sedang
3 Moderate  Cedera sedang
 Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis atau
intelektual secara reversibel dan tidak berhubungan dengan
penyakit yang mendasarinya
 Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
4 Major  Cedera luas/berat
 Kehilangan fungsi utama permanen(motorik,sensorik,
psikologis, intelektual)/irreversibel, tidak berhubungan dengan
penyakit yang mendasarinya
 Kerugian keuangan besar
5 Cathastropic  Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit
yang mendasarinya
 Primbon

Level Frekuensi Kejadian Aktual

1 Sangat Jarang Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun
2 Jarang Dapat terjadi dalam 2 – 5 tahun
3 Mungkin Dapat terjadi tiap 1 – 2 tahun
4 Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun
5 Sangat Sering Terjadi dalam minggu/bulan
 Primbon

Level Controllability Keterangan

1 Easy Mudah untuk dikontrol

2 Moderate Easy Agak mudah untuk dikontrol

3 Moderate Difficult Agak sulit untuk dikontrol

4 Difficult Sulit untuk dikontrol

Mari Mencoba
Setelah kita dapat prioritas untuk
masing-masing kategori…
What Next?
 Risk Register
Memuat informasi 4 langkah kunci:
1. Identifikasi risiko
2. Evaluasi derajat beratnya risiko
3. Menerapkan solusi yang mungkin untuk
setiap risiko
4. Pemantauan dan analisis efektivitas setiap
langkah yang diambil
 Manfaat Melakukan Ini…
• Dokumentasi risiko secara komprehensif

• Memfasilitasi komunikasi terkait risiko dan detil

risiko

• Dokumentasi semua pengetahuan risiko

• Mempermudah menetapkan prioritas risiko-risiko

spesifik
 Register Risiko
Mencakup semua informasi jawaban dari:
1. What: Apa risikonya?
Formulir Risk Register
 Register Risiko
Mencakup semua informasi jawaban dari:
1. What: Apa risikonya?
2. Who: Siapa yang bertanggung jawab?
Formulir Risk Register
 Register Risiko
Mencakup semua informasi jawaban dari:
1. What: Apa risikonya?
2. Who: Siapa yang bertanggung jawab?
3. When: Risk Register mencakup tanggal kapan
risiko diidentifikasi atau terakhir direview
Formulir Risk Register
 Register Risiko
Mencakup semua informasi jawaban dari:
1. What: Apa risikonya?
2. Who: Siapa yang bertanggung jawab?
3. When: Risk Register mencakup tanggal kapan
risiko diidentifikasi atau terakhir direview
4. How Much: Biaya risiko dan biaya
penanganan risiko?
Formulir Risk Register
 Register Risiko
Mencakup semua informasi jawaban dari:
1. What: Apa risikonya?
2. Who: Siapa yang bertanggung jawab?
3. When: Risk Register mencakup tanggal kapan
risiko diidentifikasi atau terakhir direview
4. How Much: Biaya risiko dan biaya
penanganan risiko
5. How: Bagaimana risiko ditatalaksana?
Formulir Risk Register
Mari Mencoba…
Langkah 1
 Langkah 1...

Risiko bencana akibat penyimpanan B3 yang kurang

Objek Penilaian Risiko
memadai
Tujuan Menjamin keselamatan staf, pasien, keluarga, serta
pengunjung
Lokasi Ruang Rawat Inap Gedung A
Pemilik Risiko Manajemen Gedung A
Langkah 2
 Langkah 2....

Penanggung Jawab Tanda Tangan

Penilaian Tanggal
Dinilai oleh 01-Apr-17 PJ Sarana Prasarana Gedung A -
Widya Larasati
Dievaluasi oleh 03-Apr-17 Koordinator Administrasi dan
Keuangan - dr. Mayangsari
Disetujui oleh 08-Apr-17 Kepala Gedung A - dr. Astuti
Giantini
Langkah 3
 Langkah 3....

Deskripsi Risiko Dampak Penyebab

B3 berpotensi Kebakaran yang a. Jumlah lemari

menimbulkan bencana di mengakibatkan kerusakan penyimpan B3 kurang
RS bila tidak disimpan properti dan tutupnya memadai
secara memadai pelayanan di RS b. Kepatuhan staf dalam
membatasi jumlah B3
yang disimpan
Langkah 4
 Langkah 4....

Upaya Kontrol yang Saat Ini

Efektivitas Tingkat Risiko
Dilakukan
a. menyediakan lemari a. kurang efektif di Dampak SB
khusus untuk beberapa area berisiko Kemungkinan SJ
penyimpanan B3 di b. kurang efektif
masing-masing area karena kepatuhan staf Level T
b. menentukan batasan dan sistem
jumlah maksimal pengawasan masih
penyimpanan B3 di berjalan kurang baik
masing-masing ruangan
 Dampak
No Kriteria Finansial Keselamatan Properti Bisnis

<0,1% Tidak ada cedera Tidak ada Terhenti

1 Ringan sekali
masalah kurang dari 6
(RS) jam
0,1% < x < 0,5% Cedera Ringan, dapat diatasi dengan Rusak sedikit, Terhenti 6 –
2 Ringan (R)
pertolongan pertama mudah untuk 12 jam
diperbaiki oleh
unit kerja
0,5% Cedera Sedang/ Berkurangnya fungsi Rusak, masih Terhenti 12 –
3 Sedang (S)
motorik/ sensorik/ psikologis/ dalam kendali 24 jam
intelektual secara semi permanen tidak untuk perbaikan
berhubungan dengan penyakitnya oleh unit kerja
0,5% > x > 1% Cedera Luas/ Kehilangan fungsi utama Rusak berat, Terhenti 1-3
4 Berat (B)
permanen (motorik, sensorik, perbaikan hanya hari
psikologis dan intelektual), secara dapat dilakukan
permanen, tidak berhubungan dengan oleh korporat
penyakitnya
>1% Kerusakan fatal, Terhenti
5 Sangat Berat
Kematian yang tidak berhubungan sulit untuk lebih dari 3
(SB) dengan perjalanan penyakitnya diperbaiki hari
 Kemungkinan
NO KRITERIA PENILAIAN KEMUNGKINAN
FREKUENSI PERSENTASE
1. Sangat Jarang Terjadi dalam lebih dari 5 <10%
(SJ) tahun
2. Jarang (J) Terjadi dalam 2-5 tahun 10% < x < 40%

3. Sedang (Sdg) Terjadi tiap 1-2 tahun 40% < x < 60%

4. Sering (S) Terjadi beberapa kali/ 60% < x < 80%

tahun
5. Sangat Sering Terjadi beberapa kali/ 80% < x < 95%
(SS) bulan
 Kriteria Peringkat/Level/Pita Risiko
RATING RATING DAMPAK
KEMUNGKINAN Ringan Ringan Sedang Berat Sangat
Sekali (R) (S) (B) Berat
(RS) (SB)
Sangat Sering ( SS ) M M T T T
Sering (S) R M M T T
Sedang (Sdg) R M M T T
Jarang (J) R R M M T
Sangat Jarang (SJ) R R R M T
• T = Tinggi
• M = Menengah
• R = Rendah
Langkah 5
Langkah 5....
 Mengenal Sikap Kita…
• Avoid Risk : Menghindari Risiko
• Accept Risk : Menerima Risiko
• Mitigate Risk : Berusaha untuk menurunkan risiko
• Transfer Risk : Memindahkan tanggung jawab
manajemen risiko pada pihak lain.

Ada risiko yang membutuhkan lebih dari 1 strategi.

 Transfer risiko
• Memindahkan proyek ke pihak ketiga yang dapat melakukannya
sebagian atau keseluruhan dengan segala risikonya.

• Paling baik digunakan pada situasi yang akan menimbulkan lebih

banyak kerusakan daripada reduksi nilai-nilai yang paling
diharapkan.

Contoh:
• Melakukan subkontrak atau outsource keseluruhan proses yang
terkait dengan risiko tersebut.
• Melakukan kerjasama dengan pihak ketiga dalam pelaksanaan
proses bisnis terkait.
• Tetap melaksanakan proses bisnis terkait, tetapi mengalihkan risiko
yang terjadi ke pihak lain (asuransi, garansi keuangan, atau kontrak)
 Mitigasi risiko
Mengurangi peluang terjadinya risiko atau dampak
kerugian

• Mengurangi probabilitas terjadinya pemicu risiko

terkait. Ini dapat dilaksanakan melalui peningkatan
kontrol melalui pelatihan, prosedur kendali mutu, dll

• Mengurangi dampak yang timbul, bila risiko tersebut

memang terjadi. Ini dapat dilakukan melalui antisipasi
atau menyediakan cadangan/ sumber daya lebih untuk
bagian-bagian yang terkena dampak risiko.
 Menerima risiko
• Memilih dengan sadar untuk menerima risiko
yang ada karena dampaknya jauh lebih kecil
dibandingkan dengan manfaatnya dan juga
dampak risiko tersebut masih dalam
kemampuan untuk mengambil risiko.
 Menghindari risiko
• Dilaksanakan melalui eliminasi bisnis terkait, atau
melakukan alternatif lain yang tidak terkait
dengan risiko tersebut. Alasan melakukan hal ini:
dampak risiko bila terjadi jauh melampaui
kemampuan organisasi untuk menanggungnya
dan biaya untuk menanggulangi risiko terkait jauh
lebih besar daripada manfaat yang diperoleh.

 Dengan mengubah tujuan

Langkah 6
 Langkah 6....

Penanggung
Tujuan Sasaran Rencana Kegiatan Jadwal
Jawab
Dampak/ a. menetapkan area Koordinator Minggu Pertama Mei
Kemungkinan prioritas untuk Administrasi dan 2017
mendapatkan lemari Keuangan
penyimpanan B3 yang Gedung A
sesuai
b. melakukan Koordinator Terus Menerus
pembatasan jumlah Administrasi dan
pengambilan B3 Keuangan IAL
c. melakukan PJ Sarana dan Terus Menerus
supervisi berkala Prasarana
penyimpanan B3 di Gedung A
masing-masing area
Level R
Langkah 7
Langkah 7....
Menjawab Pertanyaan Surveior

• Tiga risiko terbesar di unit kerja Anda

• Apa yang dilakukan untuk mencegah
terjadinya risiko tersebut
 hervita94@[Link]
08567942962/081219902803